Kvinnherad kommune Innkjøp. Forvaltningsrevisjon november 2015

Transkript

1 Kvinnherad kommune Innkjøp Forvaltningsrevisjon november 2015

2 «Innkjøp» November 2015 Rapporten er utarbeidd for Kvinnherad kommune av Deloitte AS. Deloitte AS Postboks 6013 Postterminalen, 5892 Bergen tlf: Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

3 Samandrag Deloitte har gjennomført ein forvaltningsrevisjon av innkjøp i Kvinnherad kommune. Føremålet med prosjektet har vore å undersøkje om organisering av innkjøpsfunksjonen i Kvinnherad kommune er føremålstenleg, om rutinar og system er i samsvar med lover og reglar og ev. politiske føringar i kommunen, og om regelverket vert følgt i innkjøpsprosessar. Revisjonen har vurdert organiseringa av innkjøpsarbeidet og regeletterleving i eit utval innkjøp gjennomført av Kvinnherad kommune. Når det gjeld organiseringa av innkjøpsfunksjonane i Kvinnherad kommune, vert innkjøp gjort både gjennom Sunnhordland interkommunale innkjøpsforum, og ved hjelp av eigne ressursar i kommunen. Revisjonen vurderer at organiseringa med ein spesialisert innkjøpsfunksjon gjennom innkjøpsforumet er med på å gjere innkjøpsarbeidet i Kvinnherad meir robust, og sikrar ein betre samla kompetanse. Også innføring av e-handel er eit viktig verkemiddel for å sikre betre kontroll over innkjøpsarbeidet i kommunen. Det er utarbeidd rutinar og retningslinjer for kommunen både gjennom innkjøpsforumet, og nyleg gjennom eigne rutinar for kommunen. Revisjonen vurderer at reglementa og handboka gjev viktige retningslinjer for korleis ein skal gjennomføre innkjøp. Samstundes meiner vi kommunen bør gå gjennom reglement og retningslinjer og syte for at desse er i samsvar når det gjeld krav og forventningar til innkjøpsarbeidet. Revisjonen meiner også at terskelen for når innkjøpskoordinator etter rutinane skal involverast i innkjøp ( ,-), er for høg. Ei så høg grense vil etter revisjonen sin vurdering auke risikoen for manglar og avvik frå regelverket i anskaffingsprosessane. Revisjonen vurderer vidare at ansvar og mynde knytt til innkjøp ikkje går tydeleg nok fram av delegasjonsreglementet. Revisjonen har intervjua leiarar og tilsette i kommunen som har vore involvert i innkjøpsarbeid i relativt stor grad. Desse gjev uttrykk for at dei har tilfredstillande kompetanse om innkjøpsarbeid og regelverk. Trass i dette finn revisjonen at Kvinnherad kommune ikkje har klart å informere leiarar og tilsette i kommunen om reglar, krav og forventningar knytt til innkjøp og bruk av gjeldande avtalar i tilstrekkeleg grad. Dei undersøkte anskaffingsprosessane viser at Kvinnherad kommune ikkje i tilstrekkeleg grad har sikra at dei tilsette kjenner til kva avtalar som er gjeldande, og at dei heller ikkje har sikra at alle innkjøpsprosessar vert gjennomført i samsvar med krav i reglement og regelverk. Gjennomgang av stikkprøvar syner at Kvinnherad kommune i mange tilfelle har brote lov og forskrift om offentlege anskaffingar. I ei rekkje av stikkprøvane har ikkje kommunen konkurranseeksponert anskaffingar i samsvar med krav i regelverket. Dette gjeld både kjøp til ein verdi over , der det er krav om offentleg utlysing av konkurranse, og i mindre kjøp. Det kjem også fram at kommunen i fleire av stikkprøvane som er gjennomgått ikkje har tilstrekkeleg dokumentasjon knytt til anskaffingsprosessane. Revisjonen vurderer at Kvinnherad kommune har ei handtering av rammeavtalar som aukar risikoen for brot på lovverket. Stikkprøvane syner både kjøp utanfor avtaleperiodar, utbetalingar som ikkje er i samsvar med føresetnader i kontraktar og mangelfullt dokumenterte bestillingar frå rammeavtalar. Innanfor teknisk avdeling er det no sett i gong eit arbeid med skjema for bestilling over rammeavtalar, noko revisjonen vurderer er eit føremålstenleg tiltak. Kapittel 1 i rapporten gir ein presentasjon av føremål, problemstillingar og gjennomføring av prosjektet. Kapittel 2 omhandlar organisering og rutinar. I kapittel 3 er resultata av ein stikkprøvegjennomgang knytt til regeletterleving presentert, og i kapittel 4 er det gjeve ein konklusjon med tilrådingar til korleis kommunen kan forbetre sitt arbeid med innkjøp. Som vedlegg ligg høyringsuttale frå rådmannen (1), kommentarar frå revisjonen til uttalen (2), oversyn over stikkprøvar (3) og oversyn over sentralt regelverk og dokumentasjon (4). 3

4 Innhald Samandrag 3 1 Innleiing 5 2 Organisering av innkjøpsfunksjonen 7 3 Regeletterleving 16 4 Konklusjon og tilrådingar 29 Vedlegg 1: Uttale frå rådmannen 31 Vedlegg 2: Merknader knytt til høyringsuttalen 33 Vedlegg 3: Oversyn over stikkprøvar 35 Vedlegg 4: Sentrale dokument og litteratur 36 4

5 1 Innleiing 1.1 Bakgrunn Deloitte har gjennomført ein forvaltningsrevisjon av innkjøp i Kvinnherad kommune. Prosjektet vart bestilt av kontrollutvalet 11. februar 2015 i sak 6/ Føremål og problemstillingar Føremålet med prosjektet har vore å undersøkje om organisering av innkjøpsfunksjonen i Kvinnherad kommune er føremålstenleg, om rutinar og system er i samsvar med lover og reglar og ev. politiske føringar i kommunen, og om regelverket vert følgt i innkjøpsprosessar. Med bakgrunn i føremålet er det utarbeidd følgjande problemstillingar: 1 1. I kva grad er organiseringa av innkjøpsfunksjonen føremålstenleg? a. I kva grad har tilsette som er involverte i innkjøp naudsynt kompetanse, og er det etablert rutinar for opplæring som sikrar dette? b. Har kommunen etablert føremålstenlege system, rutinar og retningsliner for å sikre at innkjøp av varer og tenester i er tråd med regelverk for offentlege innkjøp? c. I kva grad har kommunen eit tilfredsstillande system for å sikre at rammeavtalar vert nytta? 2. Har utvalde innkjøp vorte gjennomført i samsvar med regelverket? a. Er underliggande kontraktar lyst ut eller konkurranseeksponert i samsvar med krav i regelverk for offentlege innkjøp? i. Er korrekt konkurranseform nytta? ii. Er korrekt kunngjering/utlysning nytta? b. Er ev. kjøp innanfor rammeavtalar gjennomført i tråd med avtalane? i. Har rammeavtalane vore gyldige på det tidspunktet kjøpet vart gjort? ii. Er kjøpet/avropet gjennomført i samsvar med reglane fastsett i rammeavtalen? c. I kva grad har kommunen inkludert krav til løns- og arbeidsvilkår hos leverandørar og underleverandørar i utlysing og kontraktar? d. Er ev. avvising av leverandørar gjort på rett grunnlag? e. Er tilbodsevalueringa i. dokumentert og ii. gjennomført på ein føreseieleg måte, med likebehandling av leverandører? f. Er det utarbeidd protokoll for innkjøpet, og er denne i samsvar med regelverket? Avgrensing I dette prosjektet ser vi på Kvinnherad kommune sitt arbeid med å lyse ut konkurransar, hente inn tilbod og inngå kontraktar med eksterne leverandørar. Det inneber at vi ikkje har gått systematisk gjennom og vurdert korleis kommunen følgjer opp inngåtte kontraktar. 1.3 Metode Oppdraget er utført i samsvar med gjeldende standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001), og er gjennomført i tidsrommet mars til oktober Problemstillingane går fram av prosjektplan som vart vedteke av kontrollutvalet. Det er gjort nokre endringar i rekkjefølgja og disposisjonen av problemstillingane, samanlikna med prosjektplanen, for å lette framstillinga i denne rapporten. Alle opphavlege problemstillingar er teke med i rapporten. 5

6 1.3.1 Dokumentanalyse Vi har henta inn dokumentasjon knytt til eksisterande rutinar og prosedyrar knytt til innkjøpsområdet. Dette omfattar retningslinjer og rutinar frå Kvinnherad kommune, retningslinjer og rutinar frå enkelte verksemder i kommunen, samt retningslinjer og rutinar for Sunnhordland interkommunale innkjøpsforum. Sjå oversikt over sentrale retningslinjer og dokumentasjon i vedlegg Intervju Revisjonen har gjennomført fire intervju med tilsette som arbeider med anskaffingar/innkjøp i kommunen. Revisjonen har intervjua innkjøpskoordinator i Kvinnherad kommune, tidlegare innkjøpssjef i Sunnhordland Interkommunale innkjøpsforum og to verksemdleiarar i dei einingane innkjøp vert gjort. I disse intervjua har det vore fokusert på rutinar og prosessar kring innkjøp i kommunen Stikkprøvekontroll Basert på informasjon frå økonomisystemet til kommunen frå 2013 og 2014 har revisjonen plukka ut eit utval på 16 utbetalingar til leverandørar innan ulike kontoartar. Basert på utbetalingane har vi bede kommunen om å få sjå dokumentasjon knytt til den aktuelle kontrakten som ligg bak kjøpet. Nokre av stikkprøvane har utgangspunkt i større enkeltutbetalingar, medan andre er samanlagde utbetalingar ført på ein enkelt kontoart over perioden Sjå vedlegg 3 for eit oversyn over stikkprøvane. Stikkprøvane revisjonen har gått gjennom omfattar både tenestekontraktar og varekontraktar. Det har også vore valt innkjøp som er gjort gjennom bruk av interkommunalt innkjøpssamarbeid og gjennom eige anbod i kommunen. Til sist er det tatt omsyn til å ta med både rammeavtalar og enkeltkjøp. For alle 16 utbetalingane har revisjonen gått gjennom dokumentasjon på konkurranseeksponering av underliggande avtale. For seks av utbetalingane har revisjonen gått gjennom meir omfattande dokumentasjon knytt til anskaffingsprosessen, og for tre av utbetalingane som har basis i rammeavtale, har revisjonen undersøkt om avrop på avtalen har vore gjort på riktig måte Verifiseringsprosesser Oppsummering av intervju er sendt til dei som er intervjua for verifisering og det er informasjon frå dei verifiserte intervjureferata som er brukt i rapporten. Datadelen av rapporten vart sendt til rådmannen for verifisering. Rapporten vart justert på bakgrunn av tilbakemeldingar i verifiseringa, og ny versjon av rapporten vart sendt til kommunen for uttale. Uttale frå rådmannen er lagt ved som vedlegg Revisjonskriterium Revisjonskriterium er dei krav og forventingar som data i forvaltningsrevisjonen vert vurdert opp mot. Kriteria er utleda frå autoritative kjelder i samsvar med krava i gjeldande standard for forvaltningsrevisjon. Alle etatar og organ i kommunen er omfatta av regelverket for offentlege anskaffingar. Dette regelverket byggjer på ulike rettskjeldefaktorar som ein må tolke og vekte for å etablere rettsregelen som gjeld for dei respektive problemstillingane som vil verte nemnt i rapporten. Dette gjeld lov, forarbeid, forskrift, teori, domspraksis, EØS-regelverk og KOFA-avgjerder. Revisjonskriteria som er særleg relevante for dei enkelte problemstillingane i rapporten er presentert i kapittel 3.1, og vidare for kvart av enkelttema som er drøfta i kapittel Sentrale rettskjelder, omgrep og forkortingar i rapporten LOA: Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser FOA: Forskrift 7. april nr. 402 om offentlige anskaffelser Doffin: Den norske nettbaserte databasa for kunngjeringar av offentlege anskaffingar TED (Tenders Electronic Daily): EU sin database for kunngjeringar av offentlege anskaffingar 6

7 2 Organisering av innkjøpsfunksjonen I kva grad er organiseringa av innkjøpsfunksjonen føremålstenleg? 2.1 Revisjonskriterium Internkontroll Etter kommuneloven 23.2 har rådmannen i kommunen eit overordna ansvar for å sikre at den kommunale administrasjonen vert drive på ein forsvarleg måte og i samsvar med regelverket: Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll Organisering I st. meld. 36 ( ) vert det understreka at organiseringa av innkjøpsfunksjonen er viktig. At innkjøpsfunksjonen er organisert på ein god måte er ein føresetnad for at innkjøp kan gjennomførast korrekt og effektivt. I dei ulike fasane av eit innkjøp vil det vere aktivitetar som krev at ressursar frå ulike delar av verksemda er involvert, og dette krev tilstrekkelig kompetanse hos desse. I tillegg er planlegging, behovsdefinering, kontroll og evaluering av innkjøp avgjerande for at innkjøp skal kunne gjennomførast lovleg, dekkje behova til verksemda på ein best mogleg måte og gje eit betre grunnlag ved seinare innkjøp. Det at ein innkjøpsfunksjon er organisert føremålstenleg, inneber at det er gode system og rutinar for å sikre at ein følgjer regelverket og dekkjer dei behova verksemda har, at det er tilstrekkeleg med ressursar til å drive innkjøpsarbeidet og at dei som er involvert i innkjøp har tilstrekkeleg kompetanse. For å gjennomføre offentlege innkjøp på ein riktig og føremålstenleg måte er det naudsynt med tilstrekkeleg kompetanse hos dei som har ansvar for innkjøp. 2 I «Det gode innkjøp» (st.meld. 36) vert det understreka at offentlege verksemder må ha tilstrekkeleg bestillarkompetanse til å kunne definere kva ein har behov for å kjøpe inn og for å vurdere kva for innkjøpsmetode som er mest føremålstenleg. Dette inneber og kunnskap om innkjøpsfaget, leverandørmarknad og regelverket om offentlege innkjøp. I Det gode innkjøp vert vidare internkontroll peikt på som eit viktig verkemiddel for å skjerpe etterlevinga av regelverket om offentlege innkjøp, forvalte ressursar på ein god måte og for å førebyggje korrupsjon og misferd ved offentlege innkjøp Grunnprinsipp i lov om offentlege anskaffingar I lov om offentlige anskaffelser (LOA) 1 går det fram at: Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. I omgrepet forretningsmessighet ligg det at oppdragsgjevar til ei kvar tid skal vurdere korleis han kan oppnå eit mest mogleg fordelaktig kjøp. Vidare inneheld omgrepet eit prinsipp om at ein ikkje skal ta utanforliggjande omsyn i prosessen. Kravet til forretningsmessig praksis gjeld gjennom heile prosessen, frå 2 St. meld. 36 ( ). Det gode innkjøp. 7

8 avgjerda om å starte ein innkjøpsprosedyre til tildeling av kontrakt. Krav til god forretningsskikk og høg forretningsetisk standard inneber at oppdragsgjevar skal opptre som ein aktsam og profesjonell innkjøper på alle stadium av innkjøpsprosessen, innanfor ramma av regelverket om offentlege innkjøp. Sakshandsaminga skal vere sakleg, forsvarleg og ikkje vilkårleg Rammeavtalar Rettleiar om reglane til offentlege anskaffingar forklarer rammeavtalar slik: Ein rammeavtale er ein avtale som er inngått mellom éin eller fleire oppdragsgivarar og éin eller fleire leverandørar. Avtalen har til formål å fastsetje vilkåra for dei kontraktane som skal tildelast i ein gitt periode, særleg med omsyn til pris og eventuelt planlagde mengder. 3 Dersom rammeavtalen er inngått i samsvar med krava i FOA, kan oppdragsgjevar gjere avrop utan å kunngjere anskaffinga. Dette vil kunne gi oppdragsgjevar større fleksibilitet og redusere arbeidsmengda i samband med anskaffinga. Rammeavtalar er regulert i Del II 6-1 og Del III Sentrale krav til avrop frå rammeavtalar er mellom anna knytt til tilleten lengd på avtaleperiodar (i hovudsak ikkje lenger enn fire år) og krav til at avrop må skje i samsvar med føresetnadene som ligg til grunn i rammeavtalen. 2.2 Har kommunen etablert føremålstenlege system, rutinar og retningsliner for å sikre at innkjøp av varer og tenester er i tråd med regelverk for offentlege innkjøp? Datagrunnlag Ansvar og mynde for innkjøp I økonomireglementet for Kvinnherad kommune går det fram at «(a)lle kommunale innkjøp skal skje i samsvar med lover og regler samt samarbeidsavtaler.» Det går også fram at rådmannen har tilvisingsrett for heile den kommunale forvaltninga. 4 Rådmannen kan vidare gjere ei intern delegering av tilvisingsrett, og den som er delegert tilvisingsrett kan delegere denne vidare eitt ledd. Vidare går det fram at verksemdleiarar kan gi attestasjonsrett til ein eller fleire av sine medarbeidarar. I ei eiga sak om delegasjon frå går det fram at rådmannen delegerer ansvar til alle verksemdsleiarar for å tilvise og utbetale utgifter i samsvar med budsjettet. Kommunen har gjort tilgjengeleg eit delegeringsreglement på Internett. Her går det ikkje direkte fram kva mynde eller oppgåver som ligg til ulike leiarnivå når det gjeld innkjøp og tilvising av betalingar. Revisjonen har etterspurt, men ikkje fått oversendt konkrete fullmakter eller delegasjonar som omhandlar einingsleiarane sitt ansvar for innkjøp/kontrahering. 6 Det går fram av intervju at dei ulike verksemdleiarane er ansvarlege for innkjøp til si eining. I intervju vert det opplyst at dei fleste innkjøpa i kommunen vert gjort gjennom Sunnhordland interkommunale innkjøpsforum, der kommunane Kvinnherad, Bømlo, Fitjar, Stord og Tysnes samarbeider om innkjøp til kommunane. I fellestenestene i kommunen er det ei stilling som innkjøpskoordinator. Innkjøpskoordinator jobbar hovudsakleg med rammeavtalar som blir lyst ut gjennom innkjøpsforumet, og har ansvar knytt til e-handelsportalen som vert nytta for ein del av innkjøpa i kommunen. Arbeidet som innkjøpskoordinator utgjer 20% av ei fulltidsstilling. I tillegg til innkjøpa som vert gjennomført av innkjøpsforumet, går det fram av intervju at tekniske tenester (brann, bygg og eigedom og kommunalteknikk) gjennomfører større anskaffingsprosessar på eiga hand, utan at innkjøpsforum tek del i prosessen. Det går fram av intervju at innkjøpsforumet er retta inn mot anskaffing av varer og tenester, og ikkje inngåing av byggje- og anleggskontraktar. 3 «Rettleiar til reglane om offentlege anskaffingar». FAD 2006, s Kvinnherad kommune: Økonomireglement for Kvinnherad kommune. Utdrag s Sak 01/5962-1, signert av rådmannen Revisjonen har fått tilsendt døme på at ein enkelt tilsett er gjeve fullmakt for å kjøpe varer på eit kjøpesenter for kommunen si rekning. Revisjonen har også fått oversendt fullmakt for å ta avgjerder på kommunen sine vegner i interkommunalt innkjøpsforum (gjeld innkjøpskoordinator). Begge desse er signert av rådmannen. 8

9 Sunnhordland interkommunale innkjøpsforum Innkjøpsforumet har eksistert sidan Innkjøpsforumet gjennomfører konkurransar om rammeavtalar og enkeltavtalar på vegner av kommunane. Stord kommune er vertskommune for innkjøpsforumet og har tilsett innkjøpssjef i ei 80 % stilling. Den enkelte kommune har også oppnemnt ein særskilt innkjøpsansvarleg/innkjøpskoordinator som er medlem av det felles innkjøpsforumet. Representanten frå Kvinnherad (innkjøpskoordinator for Kvinnherad kommune) har fullmakt frå rådmannen til å ivareta Kvinnherad kommunes interesser, og gjere val av leverandør på vegner av kommunen i samsvar med retningslinene for innkjøpssamarbeidet. Innkjøpskoordinator fortel i intervju at innkjøpsprosessen føregår slik at innkjøpskoordinator vidareformidlar behov frå heile kommunen til innkjøpsforumet. Leiarar som har behov for å kjøpe inn varer eller tenester kan kontakte innkjøpskoordinator, som så tek behovet vidare til innkjøpsforumet. Tidlegare innkjøpssjef i innkjøpsforumet opplyser i intervju at forumet har minst fire møte i året. I anskaffingsprosessen har innkjøpssjefen ansvar for å gjere forarbeidet til ei utlysing og sende ut informasjon til dei ulike kommunane som vil vere med. Innkjøpssjef utarbeider konkurransegrunnlaget og får innspel frå ei faggruppe beståande av tilsette frå kommunane. Fagpersonar er med på å formulere behovet for innkjøp og å evaluere innkomne tilbod. Innkjøpskoordinator opplyser i intervju at det vert lagt vekt på å ha fagpersonane med i prosessen, og at innkjøpsforumet oppfattar at dei har ei viktig rolle i anskaffingsprosessen. Eksisterande avtalar som må fornyast ligg i ei liste som innkjøpssjefen følgjer med på. Innkjøpssjefen set i gang nye anskaffingsprosessar ved behov, når avtalar er i ferd med å gå ut, og ein har behov for nye. Det er som hovudregel ikkje noko økonomisk oppgjer mellom samarbeidskommunane i innkjøpsforumet i samband med kvar enkelt avtale. Alle deltakarkommunane i innkjøpsforumet betalar inn ein årleg del av kostnaden med å drifte forumet, og alle kommunar deltek i dei ulike faggruppene frå tid til annan. Innkjøpskoordinator i Kvinnherad kommune fortel i intervju at hennar stilling inneber å finne fagpersonar som skal bidra i innkjøpsprosessen, samle inn data om kva behov kommunen har, støtte arbeidet til fagpersonane, og delta på avgjerder knytt til innkjøp i det interkommunale innkjøpsforumet. Innkjøpskoordinator opplyser at sjølve utlysinga av konkurransar gjennom Sunnhordland interkommunale innkjøpsforum fungerer bra, og at dei får dei avtalane dei ønskjer. Dei største utfordingane ligg i oppfølging av avtalane i kommunen, for å sikre at det vert gjeve tilstrekkeleg informasjon om avtalar og sikre at det ikkje vert handla utanfor desse avtalane E-handel Kvinnherad kommune har frå 2012 tatt i bruk e-handel. E-handelssystemet fungerer slik at somme leverandørar som har rammeavtale med kommunen legg inn katalogar for sine varer (alternativt gjev tilgang til eksterne nettbutikkar gjennom e-handelssystemet som er integrert med e-handelsløysinga). Gjennom systemet kan ein søkje opp og bestille varer, og alle avtalte vilkår mellom kommunen og leverandøren ligg i systemet på førehand. Det er to sentrale roller i systemet: bestillar og godkjennar. Bestillaren er den som plukkar ut varer til bestilling, medan godkjennaren godkjenner bestillinga før varene blir sendt ut frå leverandøren. Det er verksemdleiarane som bestemmer kven som får desse rollene. Viss det er ein godkjennar som bestiller, nyttar ein også ein ekstra godkjennar. Per oktober 2015 har kommunen 132 bestillarar og minst to godkjennarar for kvar verksemd. 9

10 Innkjøpssystemet og rekneskapssystemet er integrert slik at det automatisk samanstiller fakturaer med bestillingar. Om prisdifferansen er på meir enn 50 kroner mellom bestilling og faktura, blir betalinga sendt til bestillar for manuell behandling. Innkjøpskoordinator har ansvar for å følgje opp e-handelssystemet. Ho fortel at kommunen er nøgd med systemet, og at det gir gode moglegheiter for oversikt og kontroll over innkjøpsprosessen Rutinar for innkjøp i Kvinnherad kommune Innkjøp i Kvinnherad kommune skal følgje innkjøpsreglementet som er sett for innkjøp i Sunnhordland interkommunale innkjøpsforum 7. Innkjøpsreglement er tilgjengeleg for alle tilsette gjennom intranett. Felles retningsliner for innkjøp i Sunnhordland interkommunale innkjøpsforum Innkjøpsreglement Av Innkjøpsreglementet for Sunnhordland innkjøpsforum går det fram at kommunane har felles retningsliner for innkjøp gjennom innkjøpsforumet, og at dei tilsette i kommunane pliktar å setje seg inn i og utføre innkjøpsarbeid i samsvar med reglementet. Reglementet viser til lov om offentlige anskaffingar om at alle kjøp har krav om konkurranseutsetjing så langt det er mogleg, val av konkurranseform som står i forhold til innkjøpet, at kommunane skal opptre med god forretningsskikk og behandle leverandørar likt og ikkje-diskriminerande. Vidare står det at innkjøp skal gjerast på ein føreseieleg måte og på eit vis som tek omsyn til etterprøvingstilgong. I reglementet står det at dei innkjøpsmetodane som vert nytta er: open anbodskonkurranse avgrensa anbodskonkurranse konkurranseprega dialog konkurranse med forhandling direkte kjøp ved enkel prisinnhenting Innkjøp skjer anten som rammeavtalar eller som enkeltkjøp, der enkeltkjøp er innkjøp som ikkje er dekka av kommunen sine rammeavtalar. I reglementet går det fram at kunngjering av anbodskonkurranse skal lysast ut på forskjellige vis avhengig av verdien på anskaffinga. Anskaffingar over skal kunngjerast i Doffin i samsvar med FOA, og det skal førast protokoll på kjøpet. For anskaffingar mellom og skal konkurransegrunnlag/førespurnad sendast til minst tre aktuelle leverandørar for å sikre konkurranse om innkjøpet. Det skal førast ein enkelt protokoll over innkjøpet. Innkjøpsrettleiar Det er og utarbeidd ein innkjøpsrettleiar for innkjøp i innkjøpsforumet 8. Denne beskriv korleis ein skal gjere korrekte innkjøp og fakturahandsaming, krav til å undersøkje eksisterande avtalar før ein inngår ny avtale. Her er det også sett beløpsgrenser i samband med innkjøp: under : kan gjere direkte kjøp, men må samanlikne prisar mellom 100 og : må føre protokoll og hente inn pris frå minst tre leverandørar over : må lysast ut i Doffin over : må lysast ut i TED-basen For innkjøp over går det fram av rettleiaren at ein skal «[t]a kontakt med innkjøpskontakt/innkjøpssjef i kommunen for utlysing». Av intervju går det fram at teknisk avdeling gjennomfører innkjøp utan å vere i kontakt med innkjøpskoordinator, og det går fram at fleire av stikkprøvane (kap. 4) at fleire av innkjøpa med verdi over er gjort av einingar i kommunen utan involvering frå innkjøpskoordinator. 7 Sunnhordland interkommunale innkjøpsforum: Innkjøpsreglement for kommunane Bømlo, Fitjar, Kvinnherad, Stord og Tysnes for varer og tenester, bygg og anlegg. Udatert. 8 Sunnhordland interkommunale innkjøpsforum: Innkjøpsrettleiar (Rutinebeskrivelse). Udatert. 10

11 Eigne retningsliner for innkjøp i Kvinnherad kommune Teknisk avdeling i Kvinnherad kommune har og utarbeidd eit innkjøpsreglement, ei handbok til innkjøpsreglementet og eit flytskjema for innkjøp. Desse vart utarbeidd i 2015 etter forvaltningsrevisjon av anbodskonkurransen om leige av omsorgsbustader (2014). I intervju vert det opplyst at desse retningslinjene skal vere eit supplement til retningslinjene i innkjøpsforumet. Innkjøpsreglement I intervju vert det opplyst at Kvinnherad «sitt eige» innkjøpsreglement er utarbeidd av teknisk avdeling (kommunalteknisk avdeling og avdeling for brann bygg og eigedom) for alle kommunen sine innkjøp. I reglementet går det fram at «den som skal foreta innkjøp på vegne av kommunen skal følge dette reglement». Reglementet beskriv ulike reglar som ein skal følgje ved innkjøp for å sikre at kjøp vert gjort i tråd med lova, på ein effektiv måte og med god kvalitet. I reglementet vert det understreka at alle dei som har mynde til å gjere innkjøp på vegner av kommunen skal følgje reglementet. Kven som har mynde til å gjere innkjøp og signere avtalar, skal gå fram av delegerings, attestasjons- og tilvisingsreglementet i kommunen. Innkjøpshandbok Det har også vorte utarbeidd ei innkjøpshandbok for kommunen. Denne viser til reglementet som er nemnt over som eit «styringsdokument», medan handboka skal vere eit hjelpemiddel for dei som gjennomfører anskaffingar for kommunen 9. Handboka går gjennom dei overordna føringane for innkjøp, reglane som gjeld for alle type anskaffingar, og dei reglane som gjeld for innkjøp med verdi høvesvis over og under den nasjonale kunngjeringsgrensa. Dersom anskaffinga er omfatta av allereie inngåtte rammeavtalar, skal ein undersøke om desse skal nyttast. Viss det ikkje finst rammeavtalar, må det gjennomførast ei anskaffing i samsvar med LOA/FOA. Val av anskaffingsprosedyre avheng av den totale estimerte verdien av anskaffinga og kva som skal kjøpast. Kva anskaffingsprosedyre ein skal nytte for dei ulike kontraktane står omtalt i flytskjemaet for anskaffingar i Kvinnherad kommune 10. Handboka har eigne prosedyrar for gjennomføring av direkte anskaffing: Anskaffingar under kr 5000: Sjølv om LOA/FOA i utgangspunktet krev at det vert gjennomført konkurranse uansett storleik av anskaffinga, har kommunen valt å la dette gjelde kjøp over Anskaffingar mellom kr 5000 og 25000: For anskaffing mellom kr 5000 og må ein anten hente inn tilbod frå minst tre leverandørar eller finne beste kjøp på ein «shoppingportal». Ved nettsøk kan utskrift av nettsida nyttast som dokumentasjon på konkurranse. Både dokumentasjon på nettsøk og førespurnad til leverandørar skal arkiverast. Anskaffing mellom kr og : Førespurnad skal sendast til minst tre leverandørar, ein skal utarbeide eit skriftleg konkurransegrunnlag og anskaffinga skal dokumenterast og arkiverast i tråd med arkivrutinane til kommunen. Ein kan vurdere kunngjering på forenkla måte i DOFFIN. Det går fram av retningslinjene at alle anskaffingar skal dokumenterast. Uavhengig av økonomisk verdi skal heile anskaffinga dokumenterast frå behovet vert spesifisert til leveransen er fylgt opp. Den som gjennomfører anskaffinga er ansvarleg for dette. Anskaffingsprotokoll skal førast for alle anskaffingar over kr ,-, og kommunen skal nytte protokollmalar som følgjer som vedlegg til FOA. Alle dokument knytt til anskaffinga skal arkiverast i samsvar med kommunens arkivrutinar. Etter at tilboda er opna, skal den elektroniske versjonen lastast inn i kommunens sak/arkiv system snarast mogleg, og papirversjon skal leverast til arkiv. 11 Vidare går det fram av retningslinjene nærare retningslinjer for å dele opp evalueringa av innkomne tilbod ved å først sjå på kvalifikasjonskriteria, og så sjå på tildelingskriteria. Handlingsplan 9 Kvinnherad kommune: Innkjøpshandbok. 10 Flytskjema for anskaffelser i Kvinnherad kommune. 11 Kvinnherad kommune: Innkjøpshandbok. 11

12 Kommunestyret vedtok den at kommunen skulle utarbeide ein handlingsplan for å sikre førebuing og gjennomføring av anskaffingar i Kvinnherad kommune. 12 Vedtaket kom på bakgrunn av forvaltningsrevisjon om anbodskonkurranse om leige av omsorgsbustader, og ein handlingsplan skulle sikre at anbodskonkurransar skjer i samsvar med relevante føresegner i anskaffingsverket. Handlingsplanen skulle vere ferdig til , og skulle vise kva tiltak som skulle setjas i verk for å følgja opp tilrådingane frå revisjonsrapporten, når tiltaka skulle setjast i verk og kven som skulle ha ansvar for iversettinga. Kommunen opplyser at handlingsplanen skulle opp i formannskapet , men at dette formannskapsmøtet vart avlyst, og at saka ved ein feil ikkje kom med på sakslista på neste møte. Kommunen fortel at handlingsplanen no skal opp som sak i formannskapsmøte Vurdering Sunnhordland interkommunale innkjøpsforum spelar ei sentral rolle i innkjøpsarbeidet for Kvinnherad kommune. Revisjonen vurderer at det er positivt at kommunen slik har funne ein måte å standardisere og profesjonalisere innkjøpsarbeidet på. Det går fram at innkjøpsforumet har sentrale retningslinjer som gjev tydelege føringar for innkjøp i kommunane. Når det gjeld innkjøp som vert gjennomført utanom innkjøpsforumet går det fram at teknisk avdeling har utarbeidd eigne rutinar for kommunen som skal nyttast i innkjøpsarbeidet. Revisjonen registrerer at innkjøpsreglementet som er utarbeidd av teknisk avdeling på enkelte område er meir detaljert og til ein viss grad set «strengare» krav enn reglementet for det interkommunale innkjøpsforumet. Til dømes set dei interkommunale retningslinjene krav til utlysing til tre leverandørar for anskaffingar til ein verdi over ,-, medan dei kommunale retningslinjene set tilsvarande krav for anskaffingar til ein verdi av over ,-. Revisjonen merkar seg også at innkjøpsforum sin «innkjøpsrettleiar» seier at terskelverdi for innkjøp som skal lysast ut i TED-databasen er Dette beløpet er utdatert (grensa er per oktober ). Det går fram av innkjøpsrettleiinga som gjeld for innkjøpsforum, at ein skal ta kontakt med innkjøpskoordinator dersom ein skal inngå nye kontraktar over Revisjonen meiner denne grensa er lagt for høgt, fordi det er til dels omfattande krav til innkjøp mellom og Det vil også vere føremålstenleg å ta med innkjøpsfagleg/juridisk kompetanse i vurderinga når ein forventar at kontraktsverdien nærmar seg , for å vere sikker på at verdien er forsvarleg berekna, i samsvar med krav i regelverket. På denne måten vil ein redusere risikoen for at kommunen gjennomfører ulovlege direkteanskaffingar der innkjøp til ein verdi over ikkje vert utlyst. Det går også fram at verksemdene i kommunen i praksis i mange tilfelle let vere å kontakte innkjøpskoordinator, sjølv om beløpet går klart over grensa på Revisjonen meiner difor kommunen bør gjere kravet til involvering av innkjøpskoordinator i anskaffingsprosessen meir tydeleg enn det er i dag. Det vil etter revisjonen sin vurdering vere hensiktsmessig å gå gjennom gjeldande rutinar og retningslinjer, med eit særleg blikk for å sikre at innkjøpsreglementet i Sunnhordland interkommunale innkjøpsforum og Kvinnherad sine eigne retningslinjer (reglement og handbok) er i samsvar, og at det går tydeleg fram kva verkeområde dei har. Vidare vurderer revisjonen at det i nokon grad er utydeleg kva fullmakter for innkjøp som er delegert til ulike leiarnivå, ut frå dei skriftlege delegasjonane og fullmaktene som er sendt over til revisjonen. Revisjonen meiner difor at kommunen bør gå gjennom korleis delegasjonar og fullmakter på dette området er utforma, slik at det er tydeleg kva oppgåver og ansvar som ligg til ulike stillingsnivå, og slik at det er tydeleg kven som har høve til å kjøpe inn på vegner av kommunen. 2.3 I kva grad har tilsette som er involvert i innkjøp naudsynt kompetanse, og i kva grad er det etablert rutinar for opplæring som sikrar dette? Datagrunnlag I intervju går det fram at innkjøpskoordinator opplever at innkjøpsforumet har høg kompetanse knytt til anskaffingsprosessen. Også verksemdleiarane i dei kommunaltekniske verksemdene opplever at dei har 12 Kvinnherad kommune: Vedtak frå kommunestyret den

13 tilstrekkeleg kompetanse til å gjennomføre innkjøp på eiga hand innanfor sine område. I intervju vert det opplyst om at verksemdleiararar og fleire tilsette ved teknisk avdeling har fått opplæring gjennom fleire einog todagarskurs knytt til innkjøpsregelverket dei siste fem åra (seinast i 2015). Verksemdsleiar for kommunalteknikk forklarer at dei får hjelp frå eit advokatkontor til spesielt vanskelege juridiske problemstillingar i innkjøpsprosessen. Også verksemdsleiar for Brann, bygg og eigedom fortel at dei får hjelp frå advokatkontor til enkelte vurderingar i anskaffingsprosessane, særleg knytt til spørsmål om avvising av leverandørar og avlysing av konkurransar. Når det gjeld innkjøpa som vert gjennomført i regi av innkjøpsforumet, fortel innkjøpssjef i Sunnhordland interkommunale innkjøpsforum at innkjøpsforumet bidrar til å auke kompetansen blant deltakarane. Også frå Kvinnherad kommune si side vert det påpeikt at samarbeidet med dei andre kommunane er nyttig, og at medlemane i forumet er gode på å dele kompetansen med dei andre kommunane. Innkjøpskoordinator for Kvinnherad kommune ønskjer meir kunnskap si rolle, og har planar om å ta eit sertifiseringkurs som vert halde i regi av Difi. Reglementet for det interkommunale innkjøpsforumet har eit eige punkt om at kommunane har plikt til å gje alle einingar og innkjøparar tilgang til relevant informasjon knytt til innkjøpsavtalar og reglar for offentlege innkjøp i sin kommune. Innkjøpskoordinator har formidla til leiarar og tilsette at ho er interessert i tilbakemelding om korleis avtalane fungerer, og opplever at ho får mykje tilbakemelding og spørsmål. Det er per i dag ikkje noka formell opplæring av leiarar og tilsette i kommunen knytt til retningslinjer for innkjøp. Men det har vorte gjennomført fleire større og mindre kurs i bruk av e-handelssystemet fleire gonger, første gong i april Det er innkjøpskoordinator som gjennomfører kursa. Ho gjev uttrykk for at ho gjennomfører kurs ved behov, når verksemder spør om det. Til hjelp i opplæringa nyttar ho mellom anna brukarrettleiing utarbeidd av systemleverandøren. I intervju går det samstundes fram at innkjøpskoordinator ønskjer større muligheit til å få informasjon ut til brukarane av avtalane, og arbeide meir oppsøkande mot leiarar og tilsette i kommunen. Samtidig seier ho at det er vanskeleg å få tid til å jobbe tilstrekkeleg med dette Vurdering Det går fram at dei som er intervjua, og som er involvert innanfor innkjøpsområdet i kommunen opplever at dei har tilstrekkeleg kunnskap og kompetanse knytt til innkjøp. Dette gjeld både kommunen sin representant i innkjøpsforumet, og verksemdsleiarar for verksemder innanfor teknisk avdeling. Dette vurderer revisjonen er ein viktig føresetnad for å kunne gjennomføre innkjøpsarbeidet på ein god måte. Det går også fram av intervjua at innkjøpskoordinator ikkje i tilstrekkeleg grad opplever å ha tid til å kunne få ut informasjon til dei tilsette om retningslinjer for innkjøp og kva avtalar som er inngått. Gjennomgangen av innkjøp som revisjonen har gjort (sjå kap. 4) viser også at det er mange tilfelle av innkjøp som har vore i strid med gjeldande regelverk og retningslinjer. Revisjonen vurderer at dette er eit teikn på at det ikkje er tilstrekkeleg kunnskap og kompetanse i kommunen på feltet, og at kommunen difor bør prioritere å arbeide meir med å informere om gjeldande avtalar og retningslinjer. Revisjonen ynskjer også å peike på at gjennomgangen av stikkprøvar (sjå kap. 4.2) syner at det ikkje berre er teknisk avdeling som har gjennomført relativt store anskaffingar på eiga hand. Dersom slike anskaffingar vert gjort utan hjelp frå innkjøpsforumet, meiner revisjonen det er viktig at det vert gjeve opplæring i regelverket også til dei utanfor teknisk avdeling som gjennomfører og står ansvarleg for slike innkjøp. 2.4 I kva grad har kommunen eit tilfredstillande system for å sikre at rammeavtalar vert nytta? Datagrunnlag I intervju opplyser innkjøpskoordinator at ho opplever at kommunen har god oversikt over kva behov ein har for å inngå rammeavtalar på ulike område. Desse behova vert vidareformidla til innkjøpsforumet, som syter for prosessen med å lyse ut og inngå avtalar med leverandørar. 13

14 I reglementet for Sunnhordland interkommunale innkjøpsforum er det understreka at det er den enkelte eininga/tilsette sitt ansvar å gjere innkjøp etter inngåtte avtalar og følgje gjeldande lover. Dette går også fram i innkjøpshandboka utarbeidd av teknisk avdeling. Handboka skildrar vidare at ein skal vurdere om avropet er i samsvar med vilkår i rammeavtalen. 13 Bestillarar frå kommunen har tilgang på rammeavtalane til kommunen gjennom nettstaden til innkjøpsforumet, som og er tilgjengeleg via kommunens intranett. På nettstaden til innkjøpsforum er det muligheit for å undersøke kva avtalar ein har, kor lenge dei varer, kven som er med og kontaktinformasjon til firma. I følgje intervju vert alle avtalar som kommunen har inngått lagra i saks-/arkivsystemet ephorte. I innkjøpsreglementet som gjeld for kommunane i innkjøpsforum, går det fram at det ved bruk av rammeavtalar skal gjerast ei årleg evaluering, «under dette sjå til at kommunen får dei vilkår som er sett i avtalen, og at avtalen vert nytta som forutsett». I intervju går det fram at dette vert gjennomført som årlege statusmøte der ein går gjennom bruken av avtalane, og drøftar eventuelle innspel frå faggruppene knytt til korleis avtalen fungerer. Før eit statusmøte vert det sendt melding rundt til alle kommunar som er med på avtalen, med spørsmål om ein har saker som ein vil ta opp med leverandøren. Kommunane gjev tilbakemelding til avtaleeigar (innkjøpssjef) om eventuelle saker, og om ein ynskjer å delta på statusmøte. På desse statusmøta møter avtaleeigar (innkjøpssjef), leverandør og elles dei som melder inn ynskje å vera med på eit statusmøte. Som vist til i kap. 4.3, har ikkje dette vorte gjennomført for anskaffingane revisjonen har gjennomgått. I nokre av stikkprøvane som er gjennomført i samband med forvaltningsrevisjonen, går det fram at tilsette og leiarar i kommunen har vore usikre på kva rammeavtalar som er gjeldande. Mellom anna vert kjøp utanfor avtale i stikkprøve nr. 2 grunngjeve med at ein leiar hadde misforstått kven kommunen hadde avtale med. Vidare er det i dei stikkprøvane revisjonen har gjennomgått (stikkprøve 1a, 4 og 5) ikkje konkrete retningslinjer knytt til korleis avrop/bestillingar frå rammeavtaleleverandørar skal gjennomførast. I samband med denne forvaltningsrevisjonen har kommunen på eige initiativ utarbeidd malar for bestillingsskjema for fleire av rammeavtaleleverandørane innan det kommunaltekniske området (sjå meir under avsnitt 4.2.). Innkjøpskoordinator opplever, som nemnt i 3.3, at det er utfordrande å gi tilstrekkeleg informasjon om etablerte avtalar til leiarar og tilsette i kommunen. Vidare påpeiker ho at ei av dei største utfordringane i innkjøpsarbeidet er å hindre at det vert handla utanfor etablerte avtalar. Når det gjeld det å følgje opp og kontrollere bruk av avtalane, opplyser innkjøpskoordinator om at e-handel er ein fordel, for då har innkjøpskoordinator større innsikt i varemottak og bruk av dei ulike avtalane. Det går fram av retningslinjene for Sunnhordaland innkjøpsforum at ved bruk av rammeavtalar skal det gjerast ei årleg evaluering av avtalen. Etter det revisjonen kjenner til er dette ikkje dette gjort i samband med dei stikkprøvane der revisjonen har gått gjennom avrop på rammeavtalar. Det går fram av intervju at det har vorte gjennomført ein analyse av innkjøp på ulike kontoartar i samband med innføringa av e-handel, men det er ikkje nokon fast rutine for å overvake i kva grad det skjer kjøp utanfor etablerte rammeavtalar Vurdering Det går fram av retningslinjene for innkjøp at ein skal undersøke kva rammeavtalar som er gjeldande, før ein set i gong ein ny anskaffingsprosess. Det er mogleg å få tilgang til oversikt over gjeldande rammeavtalar via intranett. Saman med innføringa av e-handel er dette viktige kontrollar for å sikre at avrop og bestillingar vert gjennomført i samsvar med avtalevilkår. Samstundes viser forvaltningsrevisjonen at kommunen i praksis framleis har utfordringar med å sikre at leiarar/tilsette veit kva leverandørar ein skal handle frå. Det er slik revisjonen ser det viktig at kommunen syter for at tilsette og leiarar som gjennomfører innkjøp får tilstrekkeleg informasjon om eksisterande 13 Før avrop på ein rammeavtale skal ein vurdere om rammeavtalen framleis er gyldig, om behovet er omfatta av den produkt- /tenestemessige ytinga som kjem fram i rammeavtalen, om avropet er innanfor den økonomiske ramma som er gitt i kunngjeringa/konkurransegrunnlaget og om avropet er så stort at det bør kunngjerast som ei eiga anskaffing. 14

15 avtalar, samt at det vert gjort tydeleg for alle verksemdsleiarar kva steg ein må gå gjennom for å sikre at ein har høve til å kjøpe utanfor gjeldande avtalar. Det er også etter revisjonen si vurdering uheldig at ein i liten grad har formalisert bestillingane over rammeavtalar i dei stikkprøvane revisjonen har sett på. Difor er det positivt at kommunen har sett i gong å utarbeide skjema for bestillingar på avtalar innan det kommunaltekniske området. Revisjonen vurderer at kommunen må undersøke i kva grad det er trong for å etablere tydelege retningslinjer for korleis avropa skal gjennomførast også innan andre eksisterande rammeavtalar der det ikkje er etablert bestillingsskjema eller katalogar for e-handel. Revisjonen registrerer også at kommunen i liten grad gjennomfører faste kontrollar med eige rekneskap for å sikre seg at det vert handla over gjeldande avtalar, og for å avdekkje eventuelle behov for å etablere nye avtalar. Vidare går det fram at det ikkje har vorte gjennomført statusmøte/evalueringar i tilknyting til dei avtalane som er plukka ut i stikkprøvar, noko som tyder på at Sunnhordland interkommunale innkjøpsforum ikkje har implementert reglementet sitt fullt ut på dette området. 15

16 3 Regeletterleving Har utvalde innkjøp vorte gjennomført i samsvar med regelverket? 3.1 Er innkjøp eller underliggande kontraktar lyst ut eller konkurranseeksponert i samsvar med krav i regelverk for offentlege innkjøp? Revisjonskriterium Det er krav til konkurranseeksponering av alle anskaffingar (at alle anskaffingar så langt det er mogleg skal vere basert på konkurranse), jf. LOA 5. «Forholdsmessigprinsippet» tilseier at krava til framgangsmåte hos oppdragsgjevaren aukar proporsjonalt med verdien av anskaffinga (sjå FOA 3-1 (5)). Til større verdi anskaffinga har, til tydelegare er kravet om å hente inn prisar frå fleire leverandørar og til å dokumentere anskaffingsprosessen. Alle anskaffingar over nasjonal terskelverdi ( ,-) skal kunngjeras på Doffin (FOA 9-1 og 18-1). Dette gjeld for både varekjøp, tenestekjøp, og bygge- og anleggskontrahering. Anskaffingar av varer og tenester 14 over EØS-terskelverdi 15 skal òg kunngjerast i EUs TED-database. Dersom ein har lete vere å lyse ut konkurransen når det føreligg plikt etter FOA om å lyse ut, definerer FOA dette som ei «ulovleg direkte anskaffing» ( 4-1 q). I samband med utlysinga skal det følgje forskrift om offentlege anskaffingar utarbeidast eit konkurransegrunnlag der det mellom anna er opplyst om kva som skal anskaffast, kva anskaffingsprosedyrar som er valt, korleis konkurransen skal verte gjennomført og kva kriteria for tildeling av kontrakt er (FOA 8 og 17). I innkjøpsreglementet til Sunnhordland internkommunale innkjøpsforum, som Kvinnherad skal følgje, går det fram at for anskaffingar mellom og skal konkurransegrunnlag/førespurnad sendast til minst tre aktuelle leverandørar for å sikra konkurranse om innkjøpet. (Sjå kap. 3.) 14 For tenesteanskaffingar skil forskrifta mellom prioriterte og uprioriterte tenester. Dei prioriterte tenestene skal følgje del III i forskrifta dersom anskaffinga overstig EØS-terskelverdiane. Uprioriterte tenester er regulerte i del II, men skal tillegg følgje reglane om tekniske spesifikasjonar i 17 3 og kunngjering av konkurranseresultat i 18 3 i del III dersom anskaffinga overstig EØS-terskelverdiane. Det er 16 kategoriar tenestekjøp som vert rekna som prioriterte tenester. Desse går fram av vedlegg 5 til forskrifta. 15 Terskelverdien per var sett til for vare- og tenestekjøp og for byggje- og anleggsarbeid. Frå vart det og

17 3.1.2 Oversikt over utvalde innkjøp Revisjonen har gjennomgått følgjande innkjøp: Innkjøp nr Type vare/teneste Berekna verdi Konkurranseform Kommentarar/avvik frå regelverk 1a Helsevikarar Berekna til 7 mill. Open anbodskonkurranse i Utlyst i Doffin, TED. Avtalen med leverandøren gjekk ut Det går fram av data frå rekneskapssystemet at denne leverandøren har fakturert nesten tre millionar i 2014 etter denne datoen. 16 Kommunen forklarar også at det har vorte kjøpt tenester frå leverandøren i Kjøp etter august 2014 er ulovleg direkteanskaffing (FOA 4-1 q). Brot på grunnleggjande krav til konkurranse i LOA 5 og FOA 3-1 (1), samt kommunen sitt eige innkjøpsreglement, og brot på krav i del to av FOA, bl.a. krav i 9-1 til kunngjering av konkurransen. Brot på grunnleggande krav i LOA 5 om gjennomsiktigheit/ etterprøvingstilgong 1b Helsevikarar Berekna til 8 mill. Open anbodskonkurranse i Utlyst i Doffin. 2 Møblar Ikkje berekna verdi på førehand. Utbetalt mindre enn Direkteanskaffing. Kommunen forklarer at anskaffinga skjedde på grunn av ei mistyding om kven dei handla hjå. Brot på grunnleggjande krav til konkurranse i LOA 5 og FOA 3-1 (1), samt kommunen sitt eige innkjøpsreglement. 3 GPS-utstyr Ikkje berekna verdi på førehand. Utbetalt mindre enn Direkteanskaffing. Kommunen forklarer at aktuelle tilbydarar vert kontakta og tilbod samanlikna. Manglar dokumentasjon på desse tilboda. Brot på grunnleggande krav i LOA 5 om gjennomsiktigheit/etterprøvingstilgong. Brot på grunnleggjande krav til konkurranse i LOA 5 og FOA 3-1 (1), samt kommunen sitt eige innkjøpsreglement. 16 Kommunen presiserer i høyringssvaret at det er om lag to millionar av desse som er knytt til arbeid bestilt etter kontrakten gjekk ut. 17

18 Innkjøp nr Type vare/teneste Berekna verdi Konkurranseform Kommentarar/avvik frå regelverk 4* Byggemateriale Ikkje opplyst berekna verdi protokollen. Open anbodskonkurranse i Utlyst i Doffin. Kjøp av varer som ikkje er omfatta av avtalen er ulovleg direkteanskaffing (FOA 4-1 q). Utbetalt meir enn (overstig sannsynlegvis EØSterskelverdi). Manglar anslått verdi på avtalen i protokoll. Det har vorte handla varar som ikkje er omfatta av kontrakten gjennom avtalen. Brot på grunnleggjande krav til konkurranse i LOA 5 og FOA 3-1 (1), samt kommunen sitt eige innkjøpsreglement, og brot på krav i del to av FOA, bl.a. krav i 9-1 til kunngjering av konkurransen. Manglande dokumentasjon av den berekna verdien av anskaffinga ( 2-3). 5* Tømrarteneste Berekna til 4 mill. (samla verdi på kontrakten for Stord, Kvinnherad, Bømlo og Tysnes) Utbetalt meir enn (overstig sannsynlegvis EØSterskelverdi). Open anbodskonkurranse i Utlyst i Doffin. Uvisst om verdiberekning er forsvarleg, jf. FOA Bil Utbetalt mindre enn Direkteanskaffing. Brot på grunnleggjande krav til konkurranse i LOA 5 og FOA 3-1 (1), samt kommunen sitt eige innkjøpsreglement. 7 Alarmtelefon Utbetalt meir enn (overstig sannsynlegvis EØSterskelverdi). Direkteanskaffing. Ulovleg direkteanskaffing (FOA 4-1 q). Brot på grunnleggjande krav til konkurranse i LOA 5 og FOA 3-1 (1), samt kommunen sitt eige innkjøpsreglement, og brot på krav i del tre av FOA, bl.a. krav i 18-1 til utlysning. 17 Kontrakten gjaldt for perioden 2009 til Kommunen betalte nær på konto for alarmtelefon i 2013 og 2014 til saman. I tillegg er det ført utbetalingar på fleire andre kontoartar (til saman ). Revisjonen går difor ut frå at avtalen har ein verdi over nasjonal terskelverdi ( ,-), og at det er sannsynleg at verdien av avtalen også overstig grensa på 1,6 millionar (EØSterskelverdi). 18

19 Innkjøp nr Type vare/teneste Berekna verdi Konkurranseform Kommentarar/avvik frå regelverk 8 Veterinærtenester Utbetalt mindre enn Utlyst konkurranse i Advokattenester Utbetalt meir enn Digital læringsplattform Utbetalt meir enn Utlyst konkurranse i Avtale som ikkje har vore lyst ut. Ulovleg direkteanskaffing ( 4-1 q). Kommunen opplyser at to tilbydarar vart vurdert. Brot på grunnleggjande krav til konkurranse i LOA 5 og FOA 3-1 (1), samt kommunen sitt eige innkjøpsreglement, og brot på krav i del to av FOA, bl.a. krav i 9-1 til kunngjering av konkurransen. Brot på grunnleggande krav i LOA 5 om gjennomsiktigheit/ etterprøvingstilgong 11 Konsulenttenester Utbetalt meir enn Kontorrekvisita Utbetalt meir enn Lån Utbetalt meir enn Konsulenttenester Utbetalt mindre enn Vegvedlikehald Utbetalt meir enn *same leverandør i stikkprøve 4 og 5 Utlyst konkurranse i Utlyst konkurranse i Kommunen opplyser at låneopptak i 2013/2014 ikkje har vorte kunngjort i Doffin/Ted. Kommunen opplyser at dei har trudd at banktenester var unnateke frå forskrift om offentlege anskaffingar. Avtale som ikkje er konkurranseeksponert. Kommunen opplyser at dei inngikk avtale på bakgrunn av manglande kompetanse på dette området hos dei som dei har rammeavtale med. Kommunen forklarer at avtalen ikkje vert lyst ut fordi den generellerammeavtalen elles dekka behovet for konsulenttenester. Utlyst avtale i Ulovleg direkteanskaffing ( 4-1 q). Brot på grunnleggjande krav til konkurranse i LOA 5, jf. FOA 3-1 (1) og (7), samt brot på krav i FOA del 3 (bl.a. kravet til å kunngjere konkurransen, 18-1). Brot på grunnleggjande krav til konkurranse i LOA 5 og FOA 3-1 (1), samt kommunen sitt eige innkjøpsreglement. Brot på grunnleggande krav i LOA 5 om gjennomsiktigheit/etterprøvingstilgong 19