SUNNHORDLAND INTERKOMMUNALE INNKJØPSFORUM BØMLO, FITJAR, KVINNHERAD, STORD OG TYSNES ÅRSMELDING 2008

Transkript

1 SUNNHORDLAND INTERKOMMUNALE INNKJØPSFORUM BØMLO, FITJAR, KVINNHERAD, STORD OG TYSNES ÅRSMELDING 2008 Organisasjon: Kommunane Bømlo, Fitjar, Kvinnherad, Stord og Tysnes har sidan 1996 hatt ei interkommunal innkjøpsordning med forpliktande samarbeid. Stord kommune er vertskommune for ordninga, og har tilsett felles innkjøpssjef i 80 % stilling, som har ansvar for drift og leiing av innkjøpssamarbeidet. I tillegg er kvar av kommunane i innkjøpssamarbeidet gjennom avtale pålagt å frigje 20% stilling til innkjøp. Som ein del av dette er det etablert interkommunalt innkjøpsforum, der kommunane i innkjøpssamarbeidet har kvar sin representant. Innkjøpsforumet har møter etter behov, og medlemmene i innkjøpsforumet rapporterer til respektive kommunar. Medlemmer i 2008 har vore: Odd Magne Agdestein, Dag Eitrheim Arnfinn Ihle, Jorunn Karin Furdal, Helge Drange Stord kommune (leiar av forumet) Bømlo kommune Fitjar kommune Kvinnherad kommune Tysnes kommune Innkjøpsforumet har hatt 4 ordinære møter i I tillegg har Sunnhordland Interkommunale innkjøpsforum vore vertskap for regionssamling for samarbeidskommunane. Samlinga vart halden på Fitjar Fjordhotell 26 og 27 november, og 20 kommunar var invitert til samlinga. Kommunane som deltok på samlinga representerer eit folketal på ca og rundt tilsette, i praksis alle kommunane mellom Boknafjorden og Bjørnefjorden med tillegg av Hordaland fylkeskommune. Samla er vi ein stor aktør innanfor offentlege innkjøp. Sentrale tema på konferansen var bl.a.: Kommunesamarbeid og korleis næringslivet opplever dette. Næringslivet v/stord næringsråd som var invitert til konferansen, såg kommunesamarbeid på innkjøp som ein utfordring, og offentlege innkjøp sette generelt store krav til det lokale næringsliv, med spesifikke reglar for innkjøp. Utviklingsprosjekt: Elektronisk handel: Det har også i 2008 vore sett fokus på bruk av IKT ved innkjøp. I nye avtalar vert det sett krav til elektronisk tingingssystem.

2 Vi har vidare, saman med Haugalandet, starta eit prosjekt som går på fullelektronisk handel (E-handel). Dette inneber bl.a. at tinging og betaling skal skje elektronisk utan bruk av papirfaktura. Tinging og Betaling skjer då via eigen sentral innkjøpsbase. Direktoratet for forvaltning og IKT har støtta prosjektet, og har halde 4 kursdagar for kommunane våren Målgruppa var kommunale innkjøparar, IKT-medarbeidarar, økonomimedarbeidarar og sentral leiing i kommunane. Det vart registrert ulik interessse/deltaking frå kommunane. Overordna innkjøpsstrategi, innkjøpsreglement og innkjøpsrettleiar: Kommunane i innkjøpsarbeidet har i 2008 vedteke felles innkjøpsstrategi og innkjøpsrettleiar. Gjennom handsaminga i kommunane vart det ved fleire høve fokusert på auka miljøkrav og etisk handel. Det er derfor i 2008 innført skjerpa krav knytt til miljø og etisk/rettferdig handel. Det vert ved alle utlysingar sett miljøkrav og om leverandør kan levera særskilte miljøprodukt. Likeeins vert det sett krav om etisk/rettferdig handel knytt opp mot ILOkonvensjonane, og om leverandør har særskilte dokumenterte etisk rett tilverka produkt i sitt sortiment, t.d. Fairtrademerka eller liknande. Kompetanseoppbygging Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum har som målsetjing å ha høg kompetanse på innkjøp. Det vert derfor bl.a arrangert årlege regionale faglege samlingar/kurs i samarbeid med innkjøpssamarbeidet på Haugalandet, Hardanger Innkjøp og Hordaland fylke. Vi har gjennom dette etablert eit nettverk som er med å styrka innkjøpsfunksjonen i regionen. To av medlemmene i innkjøpsforumet har delteke på den årlege innkjøpssamlinga i KSI sin regi, og medlemmer har elles delteke på kompetansegjevande opplæring innanfor offentlige innkjøp på universitetsnivå. Oppnådde resultat: Kommunane i innkjøpssamarbeidet i Sunnhordland har eit samla årsbudsjett på ca 2 mrd. kroner. Av dette er 20 % innkjøpte varer og tenester, dvs. ca 400 mill kr årleg. Innkjøpssamarbeidet forvaltar ca 75 avtalar fordelt ca 50 varegrupper. Avtalane representerar ein verdi på over ein halv milliard kroner. Det har i 2008 bl.a vore arbeid for at kommunane skal ha felles rutinar med omsyn til innkjøp. Dette gjer samarbeidet enklare og større effektivitet. Det har elles vore lagt ned noko arbeid i kontroll av fakturaer. Dette har medført tilbakebetaling av fleire hundre tusen kroner. Det er elles i 2008 etablert 26 nye rammeavtalar, av dette 5 på nye varegrupper, fleire i samarbeid med våre samarbeidskommunar. I tillegg er det gjennomført ein del enkeltutlysingar på spesifisert produkt/teneste. Oversikt over rammeavtalar ligg ved som vedlegg. Det er eit mål å auka innkjøpsdelen gjennom avrop på rammeavtalar, og redusera tilfeldige innkjøp utanfor avtalar og ulovlege direkteinnkjøp gjennom kompetanseoppbygging.

3 Særskilt klageorgan: Der er for offentlege innkjøp oppretta særskilt statleg klageorgan, Kofa. Innkjøpsamarbeidet er ikkje innklaga til dette forumet i Økonomi: Kostnader med interkommunal innkjøpsordning (Førebels) Sum kostnader kr ,46 Inntekter kr ,19 Til fordeling på kommunane kr ,27 =========== Kostnaden er fordelt på kommunane etter folketal. Målsettingar: Kompetanseoppbygging på innkjøp Auke delen av kommunale innkjøp på rammeavtalar Redusera i transaksjonskostnader Leverandørutvikling Utvikla bruk av IT-teknologi i innkjøpssamanheng Vedlegg: Oversikt over innkjøpsavtalar pr

4

5

6