INNKJØPSREGLEMENT KVINNHERAD KOMMUNE

Transkript

1 INNKJØPSREGLEMENT KVINNHERAD KOMMUNE

2 1. Bruksområde Dette reglementet gjeld for kjøp av varer, tenester og bygg- og anlegg som vert føreteke av kommunen, med dei unntak som følgjer av lov og forskrift om offentlige anskaffingar (LOA/FOA). Den som skal foreta innkjøp på vegne av kommunen skal følgje dette reglement. 2. Føremål Føremålet med reglementet er å gje rammer og retningsliner for kommunens anskaffingsprosessar slik at desse vert gjennomført effektivt og med god kvalitet. Reglementet skal sikre at alle anskaffingar i Kvinnherad kommune vert gjennomført i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffingar (LOA/FOA). 3. Ansvar Rådmannen er ansvarleg for å gjennomføre alle kjøp innanfor vedtatt budsjett og i samsvar med dette reglement. Rådmannen skal sjå til at innkjøpsfagleg kompetanse og kapasitet vert sikra til ei kvar tid. 4. Fullmakt Mynde til å signere avtaler for kommunens kjøp går fram av kommunens delegerings, attestasjons- og anvisningsreglement. 5. Generelle reglar 5.1 Overordna Alle anskaffingar skal, i den grad det er relevant og mogleg, føretakast ut frå ei totaløkonomisk vurdering. Dette betyr at det ikkje berre er anskaffingskostnaden som skal leggast til grunn, men at ein også skal taka omsyn til også miljø, service-, bruks-, avhendings- og tilleggskostnader (levetidskostnader) som anskaffinga fører med seg. Dei viktigaste prinsippa for gjennomføring av innkjøp er: Konkurranse - Alle anskaffingar skal i utgangspunktet vera gjenstand for konkurranse. Likebehandling - alle skal handsamas likt. Forutbereknelegheit - prosessen må gjennomføras slik det er sagt at den skal gjennomføras. Gjennomsiktigheit ein skal vera opne om det som vert gjort. Etterprøvbarheit - heile prosessen må dokumenterast slik at ettertida kan sjå korleis den er gjennomført. 5.2 Universell utforming Oppdragsgjevar skal under planlegginga av den einskilde anskaffinga ta omsyn til universell utforming, jf. diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. Dette inneber at det ved alle innkjøp der det er relevant og mogeleg skal stillast krav som: fremjar likestilling og likeverd for å sikre like moglegheiter og rettigheter til samfunnsdeltaking for alle, uavhengig av funksjonsevne, hindrar diskriminering på grunn av nedsett funksjonsevne, 5.3 Miljø Offentlege oppdragsgjevarar skal i tråd med LOA ta omsyn til miljømessige konsekvensar av anskaffinga under planlegging av den einskilde anskaffing. Dette medfører at det skal vurderas kva for krav og kriterier som bør stillast til produktet/tenesta, leverandøren og/eller avtalegjennomføringsperioden. 5.4 Gildheit

3 For alle kommunens anskaffingar er det viktig å legge vekt på følgjande: oppdragsgjevars gildheit, jf. reglane i forvaltningsloven og kommuneloven, at oppdragsgjevar ikkje skal inngå kontrakt med ein leverandør som har delteke i førebuinga av anskaffinga og med det fått ein urimeleg konkurransefordel som ikkje kan avhjelpast med mindre inngripande tiltak enn avvising. Ein tilsett i Kvinnherad kommune kan ikkje delta i konkurransar eller inngå avtale med ein leverandør der han sjølv gjer teneste. Det same gjelder firma som heilt eller i overveiande grad vert eigd av en eller fleire av kommunens tilsette. Ein tilsett i kommunen kan ikkje opptre som konsulent eller som representant for tilbydar ved anskaffingar. 5.5 Etikk Alle anskaffingar skal gjennomførast i samsvar med grunnleggande etiske prinsipp. Ein kvar som representerer Kvinnherad kommune skal mellom anna:: sørgje for å handsame alle likt, ha blikk for heilskapen som blir til gjennom kommunens verksemd, ha ei romsleg og sjenerøs omgangsform, handsame alle med respekt og omsorg, opptre på en tillitvekkande måte, sjå til at alle involverte parter får naudsynt informasjon og handsame all sensitiv informasjon med respekt og ikkje formidle informasjon til andre enn den som har krav på slik informasjon, sørgje for openheit og innsyn i dokumentasjonen knytt til anskaffingar. 5.6 Offentlegheit For ålmentas innsyn i dokumenter knytt til offentlige anskaffingar gjeld reglane i offentleglova og forvaltningsloven. Det kan berre gjeras unntak frå offentligheit for dokumenter/opplysningar dersom det finnes heimel for det i lov eller i medhald av lov. Meiroffentligheit skal utøvas så langt det er opning for det. Ved vurderingar av meiroffentligheit skal det foretas ei veging av de omsyn som tilseier unntak opp mot allmennhetens behov for innsyn. 6. Definisjonar I dette reglement meinast: Anskaffing Avrop Doffin EØS-terskelverdi Konkurransegrunnlag Kunde/Oppdragsgjevar Kvalifikasjonsgrunnlag: Kjøp, kontrahering, leie eller leasing av varer, tenester eller bygg og anlegg. Leie og leasing er inkludert, uavhengig av om oppdragsgjevar ved utløpet av avtaleperioden skal ha rett til å kjøpe avtalegjenstanden eller ikkje. Med avrop vert meint kvar enkelt tinging som vert gjort under rammeavtaler i rammeavtalens avtaleperiode og innanfor rammeavtalens omfang. Nasjonal database for kunngjøring av anskaffingskonkurransar. Grense fastsatt av EU. Dersom anskaffingas estimert totale verdi overstig denne grensa, skal anskaffinga som hovudregel utlyses både i DOFFIN og TED. Kundens beskriving av anskaffinga og anskaffingsprosessen, angir leveransens omfang og spesifikasjonar, vilkår for konkurransen og avtalevilkår. Grunnlaget for at leverandørane kan inngi tilbod. Heile eller delar av kommunen, den/dei einig/ar som i anskaffingas dokumenter er definert som kunden/oppdragsgjevar. Kundens beskriving av kva for krav som vert stilt til leverandørar for å få anledning til å inngi tilbod. Beskriver kort kva anskaffinga omfattar. Grunnlaget for at leverandørane kan inngi søknad om deltaking i konkurransen. Vert berre nytta ved begrensa anbodskonkurranse og konkurranse med forhandling over EØS-

4 terskelverdi. Kvalifikasjonskrav Leverandør Nasjonal terskelverdi Oppdragsgjevar Rammeavtale Samkjøpsavtalar TED Tilbod Tilbydar Tildelingskriterier Minimumskrav til leverandørene, herunder til leverandøranes tekniske kvalifikasjonar og finansielle og økonomiske stilling. Krava skal sikre at leverandørane er egna til å kunne oppfylle avtalepliktene og skal stå i forhold til den ytinga som skal leveras. Krava skal ikkje diskriminere leverandørane på grunnlag av nasjonal eller lokal tilhøregheit. Leverandør, tenesteytar eller entreprenør. Grense fastsatt av Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD). Dersom anskaffingas estimerte totale verdi overstiger denne grensa, skal anskaffinga utlyses i DOFFIN. Den som er ansvarleg for gjennomføringa av den einskilde anskaffing. Avtale inngått mellom éin eller fleire einingar og éin eller fleire leverandørar som fastset vilkåra for dei kjøp (avrop på avtalen) som skal gjennomføras i løpet av avtaleperioden. Rammeavtaler som er inngått i samarbeid med andre kommunar og/eller andre offentlege verksemder/etatar. EUs database for kunngjering av anskaffingskonkurransar. Bindande løfte (muntleg eller skriftleg) frå tilbydar til oppdragsgjevar om å levere varer og/eller ytingar etter nærare gitte vilkår ved ei anskaffing.. Leverandør som inngir tilbod i en anskaffingskonkurranse. Krav som har tilknytning til avtalegjenstanden, f.eks. kvalitet, pris, teknisk verdi, estetiske og funksjonsmessige eigenskapar, miljøeigenskapar, driftskostnader, rentabilitet, kundeservice, teknisk bistand, eller tid for levering eller ferdigstilling. 7. Gjennomføring av konkurransen 7.1 Tidspunkt for igangsetting Ein anskaffingsprosess kan gjennomføras før budsjettmessig dekning og/eller godkjenning frå politisk hold ligg føre, under føresetnad at det i konkurransegrunnlaget tas uttrykkelig atterhald om at budsjettmesseg dekning og/eller godkjenning frå politisk hold må ligge føre før avtale kan inngås. 7.2 Bruk av inngåtte rammeavtaler Dersom anskaffinga er omfatta av allereie inngåtte rammeavtaler, skal det vurderas om desse skal nyttas. Når eit avrop på en rammeavtale skal foretas, skal følgjande vurderas først: Er rammeavtalen fortsatt gyldig? Sjekk om avtalen er innanfor den kunngjorte varigheitsperioden, eventuelt om avtalen har blir forlenga i samsvar med vilkår i avtalen. Er behovet omfatta av den produkt-/tenestemessige ytinga som kjem fram i rammeavtalen? Ei rammeavtale med ein leverandør inneber ikkje nødvendigvis at ein kan anskaffe alt som denne leverandøren kan levere. Det avgjørande er kva som er sagt i kunngjeringa at kommunen skal kjøpe på rammeavtalen, eventuelt med tillegg i avtalen. Er avropet innanfor den økonomiske ramme som er gitt i kunngjeringa/ konkurransegrunnlaget? Sjekk at volumet kommunen har kjøpt så langt på avtalen ikkje har overskride det omfanget som ble opplyst i kunngjeringa. Er avropet så stort at det bør kunngjeras som ei eigen anskaffing? Sjekk kva avtalens vilkår seier om dette. For større kjøp er det ofte innkjøpsfagleg gunstig å gjennomføre ny konkurranse. Avrop på alle rammeavtaler skal gjennomføras i samsvar med rammeavtalens vilkår. 7.3 Val av anskaffingsprosedyre Val av anskaffingsprosedyre avheng av følgjande faktorar: Anskaffingas totale estimert verdi.

5 Kva som skal kjøpast. Dei mest vanlige anskaffingsprosedyrar som kan nyttast er: Direkte anskaffing: Anskaffingsprosedyre som hovudsakeleg kan nyttast for anskaffingar under den nasjonale terskelverdi. Oppdragsgjevar inviterer minst tre leverandører til å inngi tilbod. Kan i enkelte, svært spesielle tilfeller også gjennomføras ved større anskaffingar. Open tilbodskonkurranse Anskaffingsprosedyre der alle interesserte leverandører kan gi tilbod, og som tillet dialog/forhandling med tilbydarane dersom oppdragsgjevar ynskjer det. Avgrensa tilbodskonkurranse: Anskaffingsprosedyre som der berre dei leverandørar som er prekvalifisert av oppdragsgjevar kan gi tilbod. Alle inviterte prekvalifiserte leverandørar kan gi tilbod, og oppdragsgjevar kan ha dialog/forhandling med tilbydarane dersom oppdragsgjevar ynskjer det. Open anbodskonkurranse: Anskaffingsprosedyre der alle interesserte leverandører kan gi tilbod, men som ikkje tillet forhandling. Denne prosedyren kan brukas for alle anskaffingar over EØS-terskelverdi. Avgrensa anbodskonkurranse: Anskaffingsprosedyre som der berre dei leverandørar som er prekvalifisert av oppdragsgjevar kan gi tilbod og som ikkje tillet forhandling. Denne prosedyren kan nyttas for alle anskaffingar over EØS-terskelverdi. Konkurranse med forhandling: Anskaffingsprosedyre der oppdragsgjevar gjennomfører forhandlingar med tilbyderane, kan nyttes ved dei fleste anskaffingar over EØS-terskelverdi som ikkje gjeld kjøp av hyllevare eller andre ukompliserte anskaffingar. Følgjande prosedyrar kan også nyttast i visse tilfeller, men krev at den som er ansvarlig for gjennomføring har særleg kompetanse innanfor offentlige anskaffingar og kjennskap til korleis prosedyrane skal gjennomføras. Konkurransepreget dialog: Anskaffingsprosedyre kor oppdragsgjevar i en eller fleire rundar fører ein dialog med leverandørar om alternative løysingar før det vert gjeve konkurrerande tilbod. Dynamisk innkjøpsordning: Ein fullstendig elektronisk prosess for å foreta ordinære anskaffingar. Ordninga er avgrensa i varigheit og er open i gyldigheitsperioden for alle leverandørar som oppfyller kvalifikasjonskrava, og som har levert eit rettleiande tilbod som er i tråd med konkurransegrunnlaget. Plan- og designkonkurranse: Anskaffingsprosedyre som gjer det mogleg for oppdragsgjevar gjennom ein konkurranse, med eller utan premiering, å få utarbeida ein plan eller design som deretter vert kåra av en jury. Juryens avgjerd kan være bindande eller innstillande. Vert nytta for eksempel på områda arealplanlegging, byplanlegging, arkitekt- og ingeniørarbeid eller datahandsaming. Elektronisk auksjon:

6 Ein elektronisk prosess der det etter ei første fullstendig vurdering av tilboda vert gjennomført ein gjentakande prosess kor prisar eller nye verdiar for visse element i tilboda kan justeras. Visse bygge- og anleggsavtaler og tenesteavtaler som omfattar intellektuelle tenester, som for eksempel prosjektering av arbeid, kan ikkje rangeras med metodar for automatisk vurdering, og kan derfor ikkje gjerast til gjenstand for elektroniske auksjoner. 7.4 Dokumentering og arkivering Alle anskaffingar skal dokumenterast. Det er den som gjennomfører anskaffinga som er ansvarleg for å sjå til at så skjer. Det skal føras anskaffingsprotokoll for alle anskaffingar over kr ,-. Oppdragsgjevar skal bevare dokumentasjon som kan grunngje viktige avgjersler i ein anskaffingsprosess. Dess større verdi anskaffinga har, dess meir grundig dokumentasjon skal kommunen bevare. Alle dokumenter knytt til anskaffinga skal arkiveras i samsvar med kommunens arkivrutinar. Før tilbodsopninga skal alle mottekne tilbod oppbevaras uopna og trygt slik at uvedkommande ikkje får tilgang til dei. Etter at tilboda er opna, skal originalane i papirversjon leveras til arkiv og den elektroniske versjonen lastast inn i kommunens sak/arkiv system snarast mogleg. 7.5 Kunngjering Alle anskaffingar over nasjonal terskelverdi skal som hovudregel kunngjeras i DOFFIN. Ved kunngjeringar over EØS-terskelverdien skal det også kunngjeras i TED (vert vidaresendt til TED av DOFFIN). Dersom oppdragsgjevar finn det føremålstenleg, kan også anskaffingar under nasjonal terskelverdi kunngjeras i DOFFIN, men i ein enklare kunngjeringsform. Konkurransegrunnlaget eller kvalifikasjonsgrunnlaget kan og bør som hovudregel leggast ut på DOFFIN. 7.6 Handsaming av tilboda Etter tilbodsfristens utløp skal dei innkomne tilboda opnast samtidig, slik det er beskrive i konkurransegrunnlaget eller i kunngjeringa. Det skal være minst to representantar for Kvinnherad kommune til stede. Informasjon om tilboda skal førast inn i anskaffingsprotokollen eller, for anskaffingar under kr , dokumenteras på annan måte. 7.7 Avvising Kvinnherad kommune følgjer reglane i FOA når det gjeld avvising av tilbyder og tilbod. 7.8 Evaluering Mottatte tilbod skal evalueras slik det er beskrive i konkurransegrunnlaget. Evalueringsprosessen er todelt: Evaluering av tilbyderane: Kvalifikasjonskrav vert nytta og i denne evalueringa skal det vurderas om tilbydaren er i stand til å levere. Evaluering av tilboda: Tildelingskriteria vert nytta i denne evalueringa skal det vurderas om tilbodet dekker kommunens krav. Evalueringa skal dokumenteras på ein tydelig og etterprøvbar måte. 7.9 Forhandling/avklaring Ved open eller begrensa anbodskonkurranse kan oppdragsgjevar ikkje forhandle om element ved tilboda etter at disse er levert inn. Oppdragsgjevar kan likevel avklare sider ved tilbodet eller gjennomføre utdjupande og presiserande drøftingar, men det må her utvisast varsemd for å unngå at avklaringane kan sjås som ulovlege forhandlingar. Ved konkurranse med forhandling skal det som hovudregel forhandlas med alle som har inngitt tilbod såframt dei tilfredsstiller kvalifikasjonskrava. Oppdragsgjevar kan bestemme at forhandlingane skal skje i fleire fasar. For kva fase kan ein redusere antalet tilbod det skal forhandles om basert på evaluering av tildelingskriteriene. Den første reduksjonen kan skje i forkant av forhandlingane. For anskaffingar som følgjer forskriftas del III må ein opplyse i kunngjeringa eller konkurransegrunnlaget dersom ein vil ha moglegheit til å redusere antalet tilbydarar som det vert forhandla med.

7 7.10 Melding om tildeling og klagefrist Oppdragsgjevars avgjerd om kven som skal tildelas avtale skal dokumenteras og meldast skriftleg samtidig til alle tilbyderane i rimeleg tid før avtale vert inngått. For anskaffingar som følgjer forskriftas del III er karensperioden angitt til eit bestemt antal dagar (10/15 dagar avhengig av korleis meldinga vert sendt). Meldinga skal innehalde namn på vald leverandør og grunngjeving for valet og angje frist for tilbydar til å klage over tildelinga. Avtale kan ikkje inngås før etter at klagefristen har løpt ut. For anskaffingar over EØS-terskelverdi skal tildelinga kunngjeras i DOFFIN og TED Avlysing Ein konkurranse kan avlysas dersom det ligg føre ein sakleg grunn. Dersom konkurransen vert avlyst skal det sendast melding om avgjerda snarast råd til alle berørte deltakarar.