Anbodsgrunnlag Rammeavtale laboratorietjenester Kommunalteknisk avdeling Flå, Nes, Gol, Hemsedal, Ål og Hol kommune.

Transkript

1 Anbodsgrunnlag Rammeavtale laboratorietjenester Kommunalteknisk avdeling Flå, Nes, Gol, Hemsedal, Ål og Hol kommune Generell del (Utarbeida med bakgrunn i Norsk vann sin rapport ) 1 Oppdraget 1.1 Oppdragsgivar Kommunalteknisk avdeling i Flå, Nes, Gol, Hemsedal, Ål og Hol kommune innbyr til open anbodskonkurranse i samband med laboratorietjenester for analyse av vann- og avløpsprøver. Kvar kommune vil inngå separate kontrakter med leverandøren. Leverandørens fakturering skal være til den enkelte kommune. 1.2 Anskaffelsens formål Det er utarbeida eigen kravspesifikasjon. Sjå vedlegg Kontraktsvilkår Avtaleforholdet regulerast av vedlagte kontraktsvilkår. Sjå vedlegg Kunngjering Konkurransen blir kunngjort på DOFFIN og TED-databasen. 1.5 Tilleggsopplysningar oppdragsgjevars kontaktperson Dersom leverandør finn at konkurransegrunnlaget ikkje gir tilstrekkeleg informasjon, kan det skriftleg bes om tilleggsopplysningar ved å ta kontakt med: Namn: Hallgrim Berg Postadr.: Kommunalteknisk avdeling Gol kommune, Gamlevegen 4, 3550 Gol Epost: hallgrim.berg@gol.kommune.no Spørsmål om tilleggsinformasjon må være framsett innan 8 dagar før tilbodsfristens utløp. Oppdragsgjevars svar (inkludert spørsmålet) sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Skriftleg henvending om tilleggsopplysningar sendast pr. E-post eller brev, og merkast tilleggsopplysningar laboratorietjenester Hallingdalskommunane Laboratorietjenester for Hallingdalskommunane. 1

2 1.6 Rettingar, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget. Innan tilbodsfristens utløp har oppdragsgjevar rett til å gjera rettingar, supplering og endring av konkurransegrunnlaget når dette ikkje er av vesentleg karakter. Rettingar, supplering eller endring skal umiddelbart sendast alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysningar som oppdragsgjevar gir på forespørsel frå ein leverandør, skal umiddelbart også gis til alle dei andre. Tilbakemelding vil i første rekke bli gitt pr. E-post. Dersom rettingar, supplering eller endringar som nemnt i første ledd kjem så seint at det er vanskeleg for leverandør å ta omsyn til det i tilbodet, skal det fastsettast ein forholdsmessig utviding av tilbodsfristen. Alle leverandørar skal varslast om den nye fristen. 2 Alminnelege reglar for gjennomføring av konkurransen 2.1 Reglar for konkurransen Anskaffelsen er omfatta av Lov om offentlig anskaffelse av 16. juli 1999 nr 69 og Forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjeld forskriftas del I og II/III. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følgjer prosedyra open anbodskonkurranse. Dette er ei anskaffelsesprosedyre som opnar for at alle interesserte leverandørar kan gi tilbod, men som ikkje tillet forhandlingar. 2.3 Opplysningsplikt Oppdragsgjevar skal gje skriftleg melding med ei kort grunngjeving dersom: Førespurnaden om å få delta i konkurransen eller tilbodet vert avvist. Oppdragsgjevar forkastar alle tilbod eller avlysar konkurransen. Leverandøren kan skriftleg be om ei nærmare grunngjeving for Kvifor hans førespurnad om deltaking er forkasta Kvifor tilbodet er avvist Kvifor tilbodet ikkje vart valt Oppdragsgjevar plikter å svare på førespurnaden etter seinast 15 virkedagar. 2.4 Offentlegheit For allmenn innsyn i tilbod og anskaffelsesprotokoll gjeld lov av 19. juni 1970 nr 69 om offentligheit i forvaltninga. Innsynet kan avgrensast med heimel i forskrift av 14. februar 1986 prk. V nr 12 gitt i medhald av offentligheitslova. Laboratorietjenester for Hallingdalskommunane. 2

3 2.5 Teieplikt Oppdragsgjevar og hans ansette plikter å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysningar om tekniske innretningar og framgangsmåtar eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betyding å hemmeleghalde, av omsyn til den opplysninga angår. 2.6 Habilitet Ved behandling av saker som omfattas av denne forskrift, gjeld reglane om habilitet i forvaltningslova 6 til 10 og kommunelova 40 nr Krav til leverandøren 3.1 Obligatoriske og ufråvikelege krav Norske leverandørar skal framlegge skatteattestar for meirverdiavgift frå skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedet av kemner/kommunekasserar (skjema RF-1244) i kommunen der leverandøren har sitt hovudkontor. Attestane skal leverast innan tilbodsfristens utløp, og dei skal ikkje være eldre enn 6 månader rekna frå tilbodsfristens utløp. Det skal også vedleggast HMS-eigenerklæring i samsvar med vedlegg 2 til FOA. Leverandørar som ikkje leverer desse innan fristen (inkludert ein ev. tilleggsfrist), skal avvisast, jf FOA. 3.2 Absolutte kvalifikasjonskrav Oppdragsgjevar stiller følgjande absolutte kvalifikasjonskrav til leverandør og eventuell underleverandør: Kvalifikasjonskrav 1. Tilbyder skal være eit lovlig etablert selskap 2. Det kreves at tilbyder har god soliditet slik at ein har økonomisk evne til å gjennomføre avtala. 3. Leverandøren skal være akkreditert i samsvar med NS-EN ISO/IEC Alle analysetjenester som krev akkreditering etter angitte forskrifter (parameter og kvantifiseringsgrense), skal inngå i akkrediteringa. Dokumentasjonskrav Firmaatest evt. Stiftelsesdokument for nyetablerte firma Kopi av foretakets årsregnskap (siste årsberetning til Brønnøysund-registeret inkl. revisors beretning) evt. Budsjett for nyetablerte firma. Godkjente akkrediteringspapirer. Analyser som ikkje er akkreditert må dokumenterast med data frå intern kvalitetskontroll. Laboratorietjenester for Hallingdalskommunane. 3

4 3.3 Absolutte tekniske krav ved gjennomføring av oppdraget. Oppdragsgjevar stiller følgjande absolutte tekniske krav ved gjennomføring av oppdraget: Det skal utarbeidast prøvetakingsprogram for kvar kommune. Der det i avløpsforskrifta, drikkevannsforskrifta og gjødselsvareforskrifta er spesifisert bestemte analysemetodar må desse følgjast. Laboratoriet skal ha analyseberedskap som spesifisert. Tilbyder skal kunne rapportere analyseresultata elektronisk og det må være mogleg å importere data direkte i Excel. All kommunikasjon mellom tilbyder og oppdragsgjevar skal være på norsk. Laboratoriet skal låne ut all nødvendig prøveemballasje inkludert transportemballasje. 4 Krav til tilbodet 4.1 Tilbodets utforming og levering. 1. Tilbodet skal være skriftleg og innehalde komplett utfylt tilbodsskjema, dette skal være datert, underteikna av person med fullmakt til å inngå kontrakt på vegne av firmaet og stempla med firmaets namn. 2. Tilbodet skal være merka: tilbod laboratorietjenester for Hallingdalskommunane. 3. Tilbodet skal oversendast i lukka og anonym sending. 4. Tilbodet skal være på norsk 5. Tilbodet kan leverast direkte til leveringsadressa, eller sendast med post, jf pkt Tilbodet skal leverast i eit eksemplar. 7. Tilbodet kan ikkje leverast med elektronisk middel. 4.2 Tilbodsfrist Siste frist for innlevering av tilbodet er: , kl Tilbodet skal då væra oppdragsgjevar i hende på innleveringsstaden, jf pkt 4.4. For seint innkomne tilbod vil bli avvist. 4.3 Vedståelsesfrist Leverandøren er bunde av tilbodet til: Innleveringstad Tilbodet sendas/leverast til: Postadresse: Gol Kommune Kommunalteknisk avdeling Gamlevegen Gol v/hallgrim Berg Tilbod som vert sendt med post skal postleggast i så god tid at det er oppdragsgjevar i hende innan tilbodsfristens utløp. Laboratorietjenester for Hallingdalskommunane. 4

5 4.5.1 Tilbodsskjema Tilbodsskjema, vedlegg 2, skal fyllast ut med alle delprisar og summar. Tilbodsskjema skal være datert, underskreve av person men fullmakt til å inngå kontrakt på vegne av firma og stempla med firmaets namn Prisregulering Prisane skal indeksregulerast etter konsumprisindeksen. Fyrste regulering er Fakturering Kvar kommune skal fakturerast kvar for seg. Fakturaer skal også spesifiserast for den enkelte teneste; Vann, avløp, slam og renovasjon. 4.6 Atterhald Atterhald skal gå klart fram i tilbodsskjema for å være gyldig. Atterhald skal være presise og eintydige slik at oppdragsgjevar kan vurdere dei utan kontakt med tilbydar. Merknadar til anbodsteksten og mengdefortegning kan førast inn på den aktuelle staden i dokumentet, men skal i så fall også listas opp i tilbodsskjema med henvising til sidetal og nummer på den aktuelle posten. Atterhald som ikkje let seg kostnadsberekne, vil kunne føre til at tilbodet vert rekna som ufullstendig og avvisast. 4.7 Alternative tilbod Det er ikkje høve til å levere alternative tilbod. 4.8 Tilbod på deler av oppdraget Det er ikkje høve til å gje tilbod på delar av oppdraget. 4.9 Endre og tilbakekalle tilbod Eit tilbod kan tilbakekallast eller endrast inntil tilbodsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftleg. Endring av tilbodet er å betrakte som eit nytt tilbod og skal utformast i samsvar med punkt Komplette tilbod skal bestå av Fullstendig utfylt tilbodsskjema. Eventuelle atterhald skal gå tydleg fram av tilbodsskjema. Dokumentasjon på kvalifikasjonar. a. Skatte- og mva attestar b. HMS-Eigenerklæring c. Firmaattest d. Erklæring om foretakets omsetning dei siste åra, som har betydning for denne kontrakta. e. Dokumentasjon på akkrediteringsstatus og fagleg kompetanse. Tilbodsbeskriving, som viser at leveransen oppfyller fastsette krav til: a. Opplegg for analyseberedskap. b. Opplegg for rapportering av analyseresultat. Laboratorietjenester for Hallingdalskommunane. 5

6 5 Oppdragsgjevars handsaming av tilboda 5.5 Registrering av tilbod Tilboda skal påførast tidspunkt for når dei kjem inn. 5.6 Tilbodsopning Tilbodsopning finn stad , kl Opninga skal gjerast av minimum to representantar for Hallingdalskommunane. Leverandørar har ikkje høve til å være til stades ved opninga. 5.7 Avvising av leverandør Oppdragsgjevar har plikt til å avvise leverandørar som ikkje har sendt inn skatteattestar innan angitt frist (inkl. ev. tilleggsfrist) og dei leverandørar som ikkje oppfyller dei faste og kunngjorde kvalifikasjonskrava. Oppdragsgjevar kan avvise leverandørar som ikkje har sendet inn øvrig etterspurt dokumentasjon. Oppdragsgjevar kan i tillegg avvise leverandørar av andre årsaker, jfr. FOA. 5.8 Avvising av tilbod (obligatoriske/valfrie avvisingsgrunnar) Obligatoriske avvisingsgrunner Oppdragsgjevar plikter å avvise tilbod når det: a. Ikkje er innlevert innan fastsett frist b. Ikkje er levert i samsvar med pkt. 4.1 nr. 1 og 3 c. Inneheld avvik frå konkurransegrunnlaget som er i strid med FOA d. På grunn av atterhald eller feil, uklare- og ufullstendige forhold eller liknande kan medføre tvil om korleis tilboda skal bedømmast i forhold til dei andre. Valfrie avvisingsgrunnar Oppdragsgjevar kan avvise tilbod når det: a. Ikkje inneheld alle dei opplysningar som er kravd. b. Ikkje oppgjer prisen slik som forutsett i konkurransegrunnlaget. c. Verkar unormalt lave i høve til tjenesten som tilbys d. Ikkje er signert. 5.9 Avklaring Det er ikkje lov å endre tilbod eller forsøke å endre tilbod gjennom forhandling, men det er lov til følgjande avklaring av tilboda: Klarlegge uklare forhold, såframt det ikkje er av ein slik art at tilbodet skulle vore avvist. Når det gjeld løysingar og arbeidsmetodar som leverandøren sjølv foreslår, kan oppdragsgjevar be leverandøren komme med nærmare forklaring av korleis krava i konkurransegrunnlaget vert ivaretatt. Dersom det av funksjonelle grunnar er nødvendig, kan det gjerast mindre justeringar i dei løysingane som leverandøren har sett fram. Laboratorietjenester for Hallingdalskommunane. 6

7 5.10 Retting av openbare feil Dersom oppdragsgjevar vert oppmerksam på openbare feil i tilbodet, skal desse rettast dersom det ikkje er tvil om korleis feilen skal rettast Utskrift av anskaffelsesprotokoll, avviste og forkasta tilbod Leverandørane vil ikkje få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkasta tilbod vil ikkje bli returnert. 6 Avslutning av konkurransen 6.5 Avlysing av konkurransen og totalforkasting Oppdragsgjevar tek atterhald om å kunne avlyse konkurransen dersom det er sakleg grunn for det, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglande politisk godkjenning. Oppdragsgjevar kan forkaste alle tilbod dersom resultatet av konkurransen gir sakleg grunn for det. 6.6 Tildelingskriterier Tildelinga skjer på bakgrunn av hvilket tilbod som er økonomisk mest fordelaktig, basert på følgjande kriterier: Pris. Vekt 70% Opplegg for rapportering av analyser og analyseberedskap. Vekt 20% Leveringstid analyser. Vekt 10% 6.7 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgjevars avgjerd om kven som skal tildelast kontrakt, skal varslast skriftleg til alle deltakarar samtidig i rimeleg tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått meinast tidspunktet då leverandør og oppdragsgjevar (alle kommunane som omfattast av leveransen) underteiknar kontrakta. Meldinga skal innehalde ei grunngjeving for valet og gi ein frist for leverandørane til å klage på avgjerda. 6.8 Kontraktas varigheit Leveransen er planlagt starta og kontrakta varer deretter i 3 år med opsjon for utviding med 1 år. Vedlegg: Vedlegg 1, kravspesifikasjon Vedlegg 2, tilbodsskjema Vedlegg 3, kontraktsvilkår Laboratorietjenester for Hallingdalskommunane. 7