INNKJØPSHANDBOK KVINNHERAD KOMMUNE

Transkript

1 INNKJØPSHANDBOK KVINNHERAD KOMMUNE

2 1. Oppbygging av handboka Denne handboka er utarbeida for å sikre at alle anskaffingar i Kvinnherad kommune vert gjennomført effektivt og i samsvar med gjeldande lover og forskrifter. Handboka er meint å vera eit hjelpemiddel for den som skal gjennomføre anskaffinga. Hovudfokuset er korleis ein best kan gjere gode innkjøp for kommunen. Kapittel 1 til 4 gir overordna føringar. Kapittel 5 og 6 er felles for alle typar anskaffingar. Kapittel 7 beskriv korleis vi gjennomfører anskaffingar under kunngjøringsgrensa Kapittel 8 beskriv prosessen for anskaffingar over den nasjonale kunngjøringsgrensen. 2. Overordna føringar 2.1 Formål Føremålet med lov om offentlige anskaffingar er etter 1: Loven skal fremme effektiv bruk av samfunnets ressurser. Den skal også bidra til at det offentlige opptrer med integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.. Målsettinga med denne handboka er å bidra til: at ein følgjer regelverket at ein får utarbeid gode nok grunnlag til å få gode tilbod frå dei beste leverandørane at ein vel det økonomisk mest fordelaktige tilbodet at ein innkjøpsfaglig sett gjennomfører gode kjøp for kommunen at anskaffingane skjer på en effektiv og ressursoptimal måte Kvinnherad kommune har som et sjølvsagt hovudprinsipp at vi alltid skal følgje dei lover og regler som gjelder for offentlige anskaffingar. Brot på regelverket om offentlege anskaffingar kan medføre at kommunen får avgjersler mot seg i KOFA (Klagenemnda for offentlige anskaffingar) eller i domstolane. 2.2 Lover, forskrifter og styringsdokumenter Styringsdokumenter er: Lov og forskrift for offentlige anskaffingar (heretter kalt LOA/FOA). Innkjøpsreglementet for Kvinnherad kommune 2.3 Dokumentering Innkjøpsprosessen går frå behovet vert spesifisert og fram til leveransen er følgt opp, herunder garanti og reklamasjon. I heile denne prosessen skal anskaffinga dokumenteras, dette gjeld uansett anskaffingas økonomiske verdi.

3 Skissa ovanfor angir alle fasane i en anskaffingsprosess samt alle vesentlege forhold og viktige avgjerder. Alle dokumenter skal arkiveras i tråd til kommunens generelle arkiveringsrutiner. 2.4 Føring av anskaffelsesprotokoll LOA og FOA gjeld for alle anskaffingar med estimert verdi over kr ekskl.mva. For alle disse anskaffingane skal oppdragsgjevar bevare dokumentasjon som grunngir viktige avgjersler i anskaffinga, til dømes kven som vart inviterte til å gje tilbod, kvifor nokon vart avviste og kva som gjorde at ein valde den leverandøren ein inngjekk kontrakt med. Dokumentasjonen kan vere samla i ein anskaffingsprotokoll eller på ein annan oversiktleg og fornuftig måte. Protokollen for anskaffinga vil vere sentral i forbindelse med behandling av eventuelle klagar. I klagesaker er det oppdragsgjevar som har bevisbyrden. Anskaffingsprotokollen kan i den samanheng bli gjort tilgjengelig for leverandører. Ein må derfor formulere seg på en slik måte at det egner seg for å gjerast offentleg. Kvinnherad kommune skal for alle anskaffingar over kr nytte protokollmalar. Disse vil bli utarbeidd i løpet av våren Fram til det føreligg malar, skal alle som driv innkjøp nytta dei protokollane som fylgde som vedlegg til FOA06 og som er utvikla av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Det finnest to malar, ein for verdi mellom kr og kr , og ein for verdi over kr Føring av protokoll skal påbyrjast ved starten av anskaffinga og førast gjennom heile anskaffingsperioden. Ved kontrahering skal protokollen verta ferdigstilt og signert. 2.5 Miljø LOA pålegg oppdragsgjevarar å ta omsyn til miljømessige konsekvensar av anskaffinga. Det skal i tillegg så langt det er mogleg stillast konkrete miljøkrav til leveransen. Det er eit mål at miljøbelastninga knytt til kommunens anskaffingar skal minimerast og styring av innkjøp er ein av dei viktigaste innsatsfaktorane for å oppnå det målet. Dette betyr at oppdragsgjevar under planlegging av ei anskaffing må vurdere kva for miljøutfordringar som knytt seg til den spesifikke anskaffinga og ta omsyn til dette i konkurransegrunnlag og/eller kravspesifikasjon. Dette medfører at det skal vurderas kva krav og kriterier som bør stillas til produktet/tenesta, leverandøren og/eller avtalegjennomføringsperioden men det medfører også at det skal vurderas om ein i det hele tatt skal gjennomføre anskaffinga. Er nye innkjøp naudsynt, eller er det mogleg å gjenbruke eller reparere? 2.6 Etikk Alle anskaffingar skal gjennomførast i samsvar med grunnleggjande etiske prinsipp. Ein kvar som representerer Kvinnherad kommune skal mellom anna: sørgje for å handsame alle likt, ha blikk for heilskapen som blir til gjennom kommunens verksemd, ha ei romsleg og sjenerøs omgangsform,

4 handsame alle med respekt og omsorg, opptre på en tillitvekkande måte, sjå til at alle involverte parter får naudsynt informasjon og handsame all sensitiv informasjon med respekt og ikkje formidle informasjon til andre enn den som har krav på slik informasjon, sørgje for openheit og innsyn i dokumentasjonen knytt til anskaffingar 2.7 Offentlegheit For ålmentas innsyn i dokumenter knytt til offentlige anskaffingar gjeld reglane i offentleglova og forvaltningsloven. Det kan berre gjeras unntak frå offentligheit for dokumenter/opplysningar dersom det finnes heimel for det i lov eller i medhald av lov. 2.8 Gildheit For alle kommunens anskaffingar er det viktig å legge vekt på følgjande: oppdragsgjevars gildheit, jf. reglane i forvaltningsloven og kommuneloven, at oppdragsgjevar ikkje skal inngå kontrakt med ein leverandør som har delteke i førebuinga av anskaffinga og med det fått ein urimeleg konkurransefordel som ikkje kan avhjelpast med mindre inngripande tiltak enn avvising. Ein tilsett i Kvinnherad kommune kan ikkje delta i konkurransar eller inngå avtale med ein leverandør der han sjølv gjer teneste. Det same gjelder firma som heilt eller i overveiande grad vert eigd av en eller fleire av kommunens tilsette. Ein tilsett i kommunen kan ikkje opptre som konsulent eller som representant for tilbydar ved anskaffingar. 3. Definisjonar I denne innkjøpshandboka meinast med: Anskaffing Avrop Doffin EØS-terskelverdi Konkurransegrunnlag Kjøp, kontrahering, leie eller leasing av varer, tenester eller bygg og anlegg. Leie og leasing er inkludert, uavhengig av om oppdragsgjevar ved utløpet av avtaleperioden skal ha rett til å kjøpe avtalegjenstanden eller ikkje. Med avrop vert meint kvar enkelt tinging som vert gjort under rammeavtaler i rammeavtalens avtaleperiode og innanfor rammeavtalens omfang. Nasjonal database for kunngjøring av anskaffingskonkurransar. Grense fastsett av EU. Dersom anskaffingas estimert totale verdi overstig denne grensa, skal anskaffinga som hovudregel utlysast både i DOFFIN og TED. Kundens skildring av anskaffinga og anskaffingsprosessen, angir leveransens omfang og spesifikasjonar, vilkår for konkurransen og

5 Kunde/Oppdragsgjevar Kvalifikasjonsgrunnlag: Kvalifikasjonskrav Leverandør Nasjonal terskelverdi Rammeavtale Samkjøpsavtalar TED Tilbod Tilbydar Tildelingskriterier avtalevilkår. Grunnlaget for at leverandørane kan inngi tilbod. Heile eller delar av kommunen, den/dei einig/ar som i anskaffingas dokumenter er definert som kunden/oppdragsgjevar. Kundens skildring av kva for krav som vert stilt til leverandørar for å få anledning til å inngi tilbod. Beskriver kort kva anskaffinga omfattar. Grunnlaget for at leverandørane kan inngi søknad om deltaking i konkurransen. Vert berre nytta ved begrensa anbodskonkurranse og konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdi. Minimumskrav til leverandørene, herunder til leverandøranes tekniske kvalifikasjonar og finansielle og økonomiske stilling. Krava skal sikre at leverandørane er egna til å kunne oppfylle avtalepliktene og skal stå i forhold til den ytinga som skal leveras. Krava skal ikkje diskriminere leverandørane på grunnlag av nasjonal eller lokal tilhøregheit. Leverandør, tenesteytar eller entreprenør. Grense fastsatt av Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD). Dersom anskaffingas estimerte totale verdi overstiger denne grensa, skal anskaffinga lysas ut i DOFFIN. Avtale inngått mellom éin eller fleire einingar og éin eller fleire leverandørar som fastset vilkåra for dei kjøp (avrop på avtalen) som skal gjennomføras i løpet av avtaleperioden. Rammeavtaler som er inngått i samarbeid med andre kommunar og/eller andre offentlege verksemder/etatar. EUs database for kunngjering av anskaffingskonkurransar. Bindande løfte (muntleg eller skriftleg) frå tilbydar til oppdragsgjevar om å levere varer og/eller ytingar etter nærare gitte vilkår ved ei anskaffing.. Leverandør som inngir tilbod i en anskaffingskonkurranse. Krav som har tilknytning til avtalegjenstanden, f.eks. kvalitet, pris, teknisk verdi, estetiske og funksjonsmessige eigenskapar, miljøeigenskapar, driftskostnader, rentabilitet, kundeservice, teknisk bistand, eller tid for levering eller ferdigstilling. 4. Rammeavtaler 4.1 Overordna om rammeavtaler Dersom eit planlagt innkjøp kan gjerast som avrop under ei allereie inngåtte inngått rammeavtale, skal det vurderast om å nytte rammeavtalen.

6 Rammeavtale er en avtaletype der Leverandøren forpliktar seg til å levere bestemte varer og/eller tenester til nærare bestemte vilkår når Kunden har behov for det; Rammeavtalen medfører i utgangspunktet ingen økonomisk forplikting for Kunden. Forplikting for Kunden oppstår når det vert gjort avrop under rammeavtalen. 4.2 Det finnes ulike typar rammeavtaler. 1. En rammeavtale med ein enkelt leverandør. 2. En rammeavtale med fleire leverandører om den same ytinga, der alle vilkåra er fastlagt i rammeavtalen. 3. En rammeavtale med fleire leverandører om den same ytinga, der ikkje alle vilkår er fastlagt i rammeavtalen. Rammeavtaler med fleire leverandører om den same ytinga vert kalla for parallelle rammeavtaler. Vilkåra for å avrope på rammeavtalene skal oppgis både i konkurransegrunnlag og avtale og avrop foretas enkelt ved å sende/plassere ei tinging. Rammeavtaler som nemnt i punkt 3 ovanfor krev i tillegg ytterligare avtale mellom partane kvar gang det vert gjort avrop på avtalen. Rammeavtaler kan normalt ikkje inngåas for meir enn fire år. Det er anbefalt å inngå rammeavtaler for eit år av gangen med ein automatisk forlenging eit år av gangen inntil tre gongar. 4.3 Bruk av inngåtte rammeavtaler Før eit avrop på ein rammeavtale skal føretakast, skal følgjande vurderas først: Er rammeavtalen fortsatt gyldig? Sjekk om avtalen fortsatt er innanfor varigheitsperioden, eventuelt om avtalen har blir forlenga i samsvar vilkår i avtalen. Er behovet omfatta av den produkt-/tenestemessige ytinga som kjem fram i rammeavtalen? Ein rammeavtale med ein leverandør inneber ikkje nødvendigvis at ein kan kjøpe alt som denne leverandøren kan levere. Det avgjørande er kva som er sagt i kunngjeringa at kommunen skal kjøpe på rammeavtalen, eventuelt med tillegg i avtalen. Er avropet innanfor den økonomiske ramme som er gitt i kunngjeringa/konkurransegrunnlaget? Sjekk at volumet kommunen har kjøpt så langt på avtalen ikkje har overskride det omfanget som ble opplyst i kunngjeringa. Er avropet så stort at det bør kunngjerast som ei eiga anskaffing? Sjekk kva avtalens vilkår seier om dette. For større kjøp kan det vera innkjøpsfagleg gunstig å gjennomføre ny konkurranse. 5. Val av anskaffingsprosedyre 5.1 Overordna om valet av prosedyre Dersom behov for anskaffing oppstår og det ikkje fins rammeavtaler som kan nyttast må det gjennomførast ei anskaffing i samsvar med LOA/FOA. Før sjølve anskaffingsprosessen startar, er det naudsynt å fastsette kva for anskaffingsprosedyre som skal nyttast. Valet beror på omfanget og kompleksiteten på det som skal

7 kjøpast. Spesielt er det viktig å være klar over forskjellen i FOA dersom anskaffingas estimerte verdi er over nasjonal terskelverdi eller over EØS terskelverdi. Skjematisk oversikt går fram av flytskjema som er vedlegg 1 til denne handboka. 5.2 Tilgjengelege prosedyrar Dei mest vanlige anskaffingsprosedyrar som kan nyttas er: Direkte anskaffing: Open tilbodskonkurranse Avgrensa tilbodskonkurranse: Open anbodskonkurranse: Begrensa anbodskonkurranse: Konkurranse med forhandling: Anskaffingsprosedyre som hovudsakeleg kan nyttast for anskaffingar under den nasjonale terskelverdi. Oppdragsgjevar inviterer minst tre leverandører til å inngi tilbod. Kan i enkelte, svært spesielle tilfeller også gjennomførast ved større anskaffingar. Anskaffingsprosedyre der alle interesserte leverandører kan gi tilbod, og som tillet dialog/forhandling med tilbydarane dersom oppdragsgjevar ynskjer det. Anskaffingsprosedyre som der berre dei leverandørar som er prekvalifisert av oppdragsgjevar kan gi tilbod. Alle inviterte prekvalifiserte leverandørar kan gi tilbod, og oppdragsgjevar kan ha dialog/forhandling med tilbydarane dersom oppdragsgjevar ynskjer det. Anskaffingsprosedyre der alle interesserte leverandører kan gi tilbod, men som ikkje tillet forhandling. Denne prosedyren kan brukas for alle anskaffingar over EØS-terskelverdi. Anskaffingsprosedyre som der berre dei leverandørar som er prekvalifisert av oppdragsgjevar kan gi tilbod og som ikkje tillet forhandling. Denne prosedyren kan brukas for alle anskaffingar over EØS-terskelverdi. Anskaffingsprosedyre der oppdragsgjevar gjennomfører forhandlingar med tilbydarane, kan nyttes for alle anskaffingar under EØSterskelverdi. For anskaffingar over EØSterskelverdi kan prosedyren berre nyttas i særlege tilfeller. Følgjande prosedyrar kan også nyttast i visse høve, men krev at den som er ansvarlig for gjennomføring har særleg kompetanse innanfor offentlige anskaffingar og kjennskap til korleis prosedyrane skal gjennomføras. Konkurranseprega dialog: Anskaffingsprosedyre kor oppdragsgjevar i en eller

8 fleire rundar fører ein dialog med leverandørar om alternative løysingar før det vert gjeve konkurrerande tilbod. Dynamisk innkjøpsordning Plan- og designkonkurranse: Elektronisk auksjon: Ein fullstendig elektronisk prosess for å foreta ordinære anskaffingar. Ordninga er avgrensa i varigheit og er open i gyldigheitsperioden for alle leverandørar som oppfyller kvalifikasjonskrava, og som har levert eit rettleiande tilbod som er i tråd med konkurransegrunnlaget. Anskaffingsprosedyre som gjer det mogleg for oppdragsgjevar gjennom ein konkurranse, med eller utan premiering, å få utarbeida ein plan eller design som deretter vert kåra av en jury. Juryens avgjerd kan være bindande eller innstillande. Vert nytta for eksempel på områda arealplanlegging, byplanlegging, arkitekt- og ingeniørarbeid eller datahandsaming. Ein elektronisk prosess der det etter ei første fullstendig vurdering av tilboda vert gjennomført ein gjentakande prosess kor prisar eller nye verdiar for visse element i tilboda kan justeras. Visse bygge- og anleggsavtaler og tenesteavtaler som omfattar intellektuelle tenester, som for eksempel prosjektering av arbeid, kan ikkje rangeras med metodar for automatisk vurdering, og kan derfor ikkje gjerast til gjenstand for elektroniske auksjoner. 6. Evaluering Uansett kva for anskaffingsprosedyre som vert følgd skal tilbydaren alltid evaluerast (kvalifiserast) før tilbodet blir evaluert. Ved en avgrensa tilbodskonkurranse, avgrensa anbodskonkurranse, konkurransepreget dialog eller ved kjøp etter forhandlingar med forutgåande kvalifisering (2-trinnsprosess) vil desse to evalueringane skje heilt separat. Først mottas søknad om kvalifisering, og tilbydaren blir evaluert. De utvalde tilbydarane inviteras så til å inngi tilbod. Når tilbod så blir mottatt blir den tilbydde leveransen evaluert. Ved open tilbodskonkurranse eller open anbodskonkurranse (1-trinnsprosess) treng ein ikkje å evaluera kvalifikasjonane før ein evaluerer tilboda. 7. Direkte anskaffingar 7.1 Overordna om direkte anskaffingar Direkte anskaffingar, dvs. direkte kontakt til ein eller fleire leverandører, kan som hovudregel berre nyttast for anskaffingar som ikkje overstig kunngjeringsgrensa (NOK ,- ekskl. mva.). I visse svært spesielle høve kan vi også gjennomføre direkte anskaffing sjølv om anskaffinga overstiger kunngjøringsgrensa.

9 Det gjeld ikkje formkrav til gjennomføring av ei slik anskaffing, det er ingen krav til utforming av konkurransegrunnlag. Det er heller ingen karenstid og tilbyderane har ikkje krav på å få opplyst klagefrist. Det er likevel viktig å vera merksam på at LOA og FOAs del I likevel gjelder for alle anskaffingar. Det inneber at det gjeld krav om konkurranse uansett anskaffingas størrelse og alle leverandører som har tapt en konkurranse har krav på informasjon for kvifor deira tilbod ikkje vant. Kravet om forutbereknelegheit inneber også at tilbydarane må få vete kva som vil verte lagt til grunn for vurderinga av tilbodet. 7.2 Kommunens prosedyrar for gjennomføring av direkte anskaffing LOA og FOA gjeld ikkje for anskaffingar under kr Kvinnherad kommune pliktar difor ikkje å følgje reglane for disse anskaffingane. Kommunen vil likevel søkje å opptre etter følgjande retningsliner: Anskaffingar under kr 5000 For anskaffing under kr kan vi i prinsippet kjøpe direkte på enklaste måte utan å spørje nokon noen men det er anbefalt å sjekke marknaden Anskaffingar mellom kr 5000 og kr For anskaffingar mellom NOK 5.000,- og ,- tilrådas ein å hente inn tilbod frå meir enn ein leverandør, eller finne beste kjøp på en shoppingportal. Vert anskaffingar gjort etter slike nettsøk kan utskrift av nettsida nyttast som dokumentasjon på konkurranse. Denne dokumentasjonen skal arkiverast i tråd til kommunens arkivrutiner. Ved forespurnad til minst tre, skal forespurnaden og tilbod arkiverast Anskaffing mellom kr og For slike anskaffingar gjelder følgjande: Forespurnad sendast minst tre leverandørar eller konkurransegrunnlaget skal leggjast ut på kommunen sin nettstad, eller kunngjerast i egna publikasjon. Kunngjøre på forenkla måte i DOFFIN tilrådast Det skal utarbeidast eit skriftlig konkurransegrunnlag. Anskaffinga skal dokumenteras og arkiveras i tråd med kommunens arkivrutiner 8. Anskaffingar over kunngjøringsgrensen 8.1 Innleiing Dette kapitlet gjeld anskaffing av varer og tenester over den nasjonale terskelverdi. Denne type anskaffingar skal kunngjerast. Kunngjeringa vert føreteke på to forskjellige måtar avhengig av anskaffingas estimerte totale økonomiske verdi: 1. for anskaffing med verdi under EØS-terskelverdi skal det kunngjerast nasjonalt (DOFFIN). 2. for anskaffingar med verdi over EØS-terskelverdi skal det kunngjerast både nasjonalt (DOFFIN) og innanfor EU (TED). DOFFIN sørgjer for overføringa til TED men vi må utarbeide både norsk og engelsk versjon av kunngjøringsteksten. Konkurransegrunnlaget og avtalen kan (og bør) likevel vera berre på norsk. 8.2 Utarbeiding av kvalifikasjonskrav Formålet med å kvalifisere leverandører er å sikre at leverandørene er i stand til å påta seg leveransen og/eller for å snevre inn talet tilbod ein ønskjer å motta. Det er tidkrevjande å evaluere tilbod og det er ikkje alltid hensiktsmessig å komme i en situasjon der man må

10 evaluere for eksempel 20 tilbod, i slike døme kan det være lurt å gjennomføre en forutgåande kvalifisering (2-trinns prosess). Ved avgrensa tilbodskonkurranse, avgrensa anbodskonkurranse og konkurranse med forhandling er det eit krav at oppdragsgjevar skal gjennomføre en forutgåande kvalifisering. Kvalifikasjonsgrunnlaget inneheld dei krava som leverandøren må tilfredsstille for å bli kvalifisert til å inngi tilbod. Kvalifikasjonskrava er derfor noko heilt anna enn tildelingskriteriene som vert brukt ved vurdering av tilboda. Kvalifikasjonskrava skal være knytta til leverandøren og ikkje til eigenskaper ved sjølve leveransen. Det er viktig at krava er relevante ved at de står i et rimelig og fornuftig forhold til det som skal leveras. Den informasjonen/dokumentasjonen som vert nytta for å evaluere tilbydaren bør ikkje i tillegg verte nytta til å evaluere tilbodet. Aktuelle kvalifikasjonskrav kan omfatte leverandørens organisasjon, finansielle, økonomiske og juridiske stilling, kvalifikasjonar og kapasitetar, miljøforhold, o.a. Kvalifikasjonskrava er å betrakte som absolutte minimumskrav som må være oppfylt for at en leverandør skal kunne delta i konkurransen. Hensikt med kvalifikasjonskrava er mellom anna å: unngå å få tilbod frå useriøse eller ikkje-relevante leverandører, avgrense talet tilbydarar, spare leverandører som ikkje har en reell sjanse til å vinne konkurransen frå å bruke tid på tilbodsarbeid og FALLGRUVER KVALIFIKASJONSKRAV Oppgitte kvalifikasjonskrav avviker frå det ein eigentlig ønskjer å legge vekt på for å kvalifisere leverandørene. Oppgitte kvalifikasjonskrav er knytta til leveransen framfor til leverandøren. Oppgitte kvalifikasjonskrav burde vært tildelingskriterium (spesielt ved tenestekjøp). Kvalifikasjonskrava vert endra vesentlig etter at kunngjeringa er føreteke utan at det vert laga ny kunngjøring. Kvalifikasjonskrava er for mange/for krevjande, noe som fører til at vi ikkje får nok søkare. Det er oppgitt ein uklar terskel som gjer det vanskeleg å evaluere. Husk at du skal kunne svare ja elle nei på om kravet er oppfylt Det er uklart om det er oppstilt eit kvalifikasjonskrav eller eit dokumentasjonskrav. Ver tydeleg på om det du skriv er eit kvalifikasjonskrav eller om det er eit krav til kva slags dokumentasjon som skal leggast frem for å visa at ein er kvalifisert. spare oppdragsgjevar for unødvendig evalueringsarbeid 8.3 Utarbeiding av krav til leveransen Kravspesifikasjonen vil inngå som en del av konkurransegrunnlaget, vanlegvis som et vedlegg. Kravspesifikasjonen angir oppdragsgjevarens mål, behov og krav til leveransen, og vil danne grunnlag for løysningsskildring i leverandørene gir i sine tilbod. Kravspesifikasjonen er derfor et sentralt element i tillegg til konkurransegrunnlaget.

11 Krava må være knytta til gjenstanden/tenesta som skal leveras og kan ikkje være knytta til leverandøren som sådan. Eventuelle krav til leverandøren må leggast inn som kvalifikasjonskrav. Kravspesifikasjonen bør utformas på en slik måte at det er lett for leverandørene å svare på den, og at det er lett for oppdragsgjevaren å evaluere leverandørenes svar. Krava kan vere funksjonelle eller beskrive nærmare kva for ytingar (så som funksjonalitet, omfang, yting, kvalitet, tilgjengelegheit) som leveransen skal oppfylle. FALLGRUVER KRAVSSPESIFIKASJON Krava er ikkje målbare/etterprøvbare Krava er urealistiske Krava er mangelfulle og/eller dårlig strukturert Krava angir andre løysingar heller enn behov (oppdragsgjevaren bør spørje ut frå sitt behov, leverandøren svare ut frå si løysning) Enkelte kravområder får for stor vekt, andre for lite Det er viktig å være tydeleg på om tilbydaren skal akseptere krava eller om ein også skal dokumentere at krava er oppfylt. Seier du ikkje noko skal tilbydaren ikkje dokumentere dette i tilbodet. For viktige krav bør ein derfor vurdere om ein eksplisitt skal be om dokumentasjon i tilbodet. 8.4 Utarbeiding av konkurransegrunnlag Konkurransegrunnlaget med vedlegg er den underlagsinformasjon oppdragsgjevaren kunngjer på DOFFIN for at dei skal være i stand til å utarbeide et tilbod. Innhald og omfang av konkurransegrunnlaget vil avhenge av type anskaffing og kva for avtaletype det er snakk om. Tildelingskriteriene er grunnlaget for tilbodsevalueringa og skal oppgis i konkurransegrunnlaget. Valg, utforming og vekting av tildelingskriteriene må gjeras med omhu og på en slik måte at alle hensikter ved tilbodsevalueringa vert ivaretatt. 8.5 Kunngjøring av anskaffinga Offentlige anskaffingar over kunngjøringsgrensen (NOK ,-) skal som hovudregel kunngjeras. Kunngjering skal skje direkte på internett i DOFFIN-databasen ( Ved kunngjering over EØS-terskelverdien sørgjer DOFFIN for overføring til TED-databasen (engelsk versjon). Informasjon om kvalifikasjonskriteriene skal framkomme i kunngjeringa. Det er ikkje godt nok at denne informasjonen framkjem i konkurransegrunnlaget sjølv om det blir lagt ut i kunngjeringa samtidig. For å unngå motstrid, tilrådas det å kopiere inn teksten frå konkurransegrunnlaget 8.6 Aksept eller avvising av tilbyder Reglane om avvising av tilbydarar, og framgangsmåten, er for del II- anskaffingane (dei nasjonale) regulert i FOA 9-5 og 9-7. For del III-anskaffingane finn ein liknande men noko strengare regler i FOA kapittel Planlegge tilbodsevaluering

12 Formålet med tilbodsevalueringa er: å velge det tilbodet som best tilfredsstiller oppdragsgjevarens behov og er økonomisk mest fordelaktig basert på tildelingskriteria å ivareta omsynet til forutberekneligheit, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet og tildele avtale på grunnlag av objektive og ikkje-diskriminerande tildelingskriterier. Det er viktig å starte planlegging av tilbodsevalueringa allereie før kravspesifikasjonen og konkurransegrunnlaget vert ferdigstilt. Dette for å sikre at ein brukar hensiktsmessige krav og vel riktige tildelingskriterier. FALLGRUVER TILDELINGSKRITERIER Bruker et tildelingskriterium der evalueringa er basert på same informasjon/dokumentasjon som allereie er nytta ved vurderinga av kvalifikasjonskriteriene. (Bør unngås for å redusere risiko for ulovlig overlapp) Kriteriene er lite målbare, gjør det vanskelig å måle tilboda opp mot kvarandre. Kriteriet er lite eller ikkje relevant i forhold til kjøpsobjektet må tilpassast for kvart kjøp. Viktige kriterium blir utegløymd. Ein nyttar for mange kriterier og «utvatnar» det som er viktig Kriteriene blir vektlagt uhensiktsmessig, spør deg sjølv; "kor viktig er dette eigentleg?" 8.8 Tildelingskriteria Viktige moment ved utforming og bruk av tildelingskriteriene er: For anskaffingar under EØS-terskelverdien er det ikkje krav om vekting av tildelingskriteriene, men dei skal gis i prioritert rekkefølgje. For anskaffingar over EØS-terskelverdien skal alle tildelingskriterier oppgis enten i konkurransegrunnlaget eller i kunngjeringa med opplysninger om den relative vektinga for kvart av kriteriene. Vektinga kan angis innenfor et område med et passande maksimalt utslag (for eksempel kan eit kriterium ha 10-20% vekt). Dersom det av påviselige grunner ikke er mulig å foreta en vekting kan kriteriene i staden oppgis i prioritert rekkefølge der det viktigaste kriteriet står først. Krava må ikkje forveksles med kvalifikasjonskrav. Kvalifikasjonskrav er retta mot eigenskaper ved leverandøren, mens tildelingskriterier er retta mot eigenskapar ved den tilbydde ytinga. De kan ikkje endras etter kunngjeringa. De må være formulert på en slik måte: at leverandørene under utarbeidelse av tilbodet kan forstå kva oppdragsgjevaren vil verdsette når tilbodet evalueres (forutberegnelighet). at oppdragsgjevaren er i stand til å utøve en saklig skjønnsutøvelse under evaluering av tilboda (gjennomsiktighet). at dei ikkje diskriminerer enkelte leverandører (objektive kriterier). 8.9 Spørsmål knytta til konkurransegrunnlaget I konkurransegrunnlaget skal det vera angitt tilbodsfristar og retningslinjer som gjelder fram mot innlevering av tilbod. Begge parter må rette seg etter fristane som er regulert gjennom

13 FOA. Det bør ikkje gis for kort tilbodsfrist, sjølv om anskaffinga haster. Det er viktig at tilbyderane gis anledning til å levere tilbod med god kvalitet, for kort frist kan føre til slurvete og dårlige tilbod. Det kan også føre til at det må gis forlenging av fristen eller at det må gjennomføras en ny tilbodsrunde. All vesentlig tilleggsinformasjon til konkurransegrunnlaget skal gjerast tilgjengeleg for alle interessenter samtidig. Dette gjer ein ved å utarbeide spørsmålsliste og/eller revidere konkurransegrunnlaget og legge dokumenta ut på DOFFIN. Dersom rettingar, suppleringar eller endringar kommer så seint at det er vanskeleg for tilbyderane å ta omsyn til det i tilbodet, skal tilbodsfristen forlengast. Her igjen er det viktig at tilbyderane får god nok tid til å innarbeide endringane slik at vi får gode tilbod. Oppdragsgjevaren kan også på eige initiativ supplere/revidere konkurransegrunnlaget underveis for å gi det best mulig underlaget for tilbodet. Nye versjonar skal leggas ut på DOFFIN Tilbodskonferanse - synfaring Dersom det er ønskeleg kan det gjennomførast ein tilbodskonferanse og/eller tilbodssynfaring for alle interessentar. Dette eigner seg spesielt for store anskaffingar. Informasjon om tid og sted bør angis i konkurransegrunnlaget eller på anna vis formidlast til interessentane. En tilbodskonferanse er eit møte oppdragsgjevar held der alle interesserte gis informasjon om anskaffinga. Hensikta med ein tilbodskonferanse er å gi oppdragsgjevaren anledning til å presentere konkurransegrunnlaget og vektlegge vesentlige krav og forhold. En tilbodskonkurranse vil også opne for spørsmål om uklarheter så tidlig som mogleg i prosessen, forutsatt at tilbydarane har lest konkurransegrunnlaget. Ei tilbodssynfaring er eit møte på staden der anskaffinga skal leveras/gjennomføras. Meininga med ein tilbodsbefaring er at tilbyderane kan danne seg et bilete av det fysiske rundt anskaffinga. Det skal skrivast referat frå tilbodskonferanse og tilbodsbefaring Tilbodsopning Etter tilbodsfristens utløp skal de innkomne tilboda opnas samtidig. Opninga skal foretas av minst to representantar for oppdragsgjevar og informasjon om tilboda skal føres inn i anskaffingsprotokollen. Straks etter opning av tilbod skal alle originaltilbod med vedlegg arkiveras. Etter arkivforskrifta har oppdragsgjevaren plikt til å journalføre alle inngående og utgående dokumenter som etter offentleglova regnes som saksdokument. Alle tilbod må vurderas om de skal unnatakas offentligheit. Oppdragsgjevar har etter offentleglova heimel for, inntil leverandør er vald, å skjerma alle tilbod frå offentligheit dersom omsyn som taler for unntak veg tyngre enn omsyn som taler for innsyn. Oppdragsgjevar pliktar å unnata offentligheit all informasjon om tekniske innretningar og framgangsmåtar samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmelighalde av omsyn til den som opplysninga gjeld. Einingspriser reknast normalt som forretningshemmeligheiter, mens totalpris normalt ikkje er det. I tillegg bør alle tilbod og protokoll unntas offentlighet fram til valg av leverandør er gjort. Ved bruk av åpen eller begrenset anbudskonkurranse er det normalt ikke behov for å unnta alle tilbod i si heilhet men tilbodene vil høyst sannsynlig inneholde informasjon som vi plikter å unndra offentlighet som følge av taushetsplikt.

14 Ved bruk av konkurranse med forhandling bør det vurderas å unnta frå offentligheit også kven vi har fått tilbodet fra og kor mange tilbod vi har mottatt. Av konkurransemessige omsyn vil det i forhandlingsfasen være spesielt viktig at tilbyderne ikkje veit kven dei konkurrerer med. Opplysningar om innhaldet i tilbodet skal det alltid bevarast taushet om medan konkurransen pågår. Etter at tilbod er valgt derimot bør tilboda nedklassifiseres, men ver fortsatt oppmerksom på taushetsbelagte opplysningar Aksept eller avvisning av tilbod Reglane om avvising av tilbod, og framgangsmåten, er for del II- anskaffingane (dei nasjonale) regulert i FOA 9-4, 9-6 og 9-7. For del III-anskaffingane finn ein liknande men noko strengare regler i FOA kapittel 24. FALLGRUVER I EVALUERINGSFASEN Ved evalueringen av kriterier der det skal utøvas stor grad av skjønn er det viktig å sjå til at ingen får fordeler framfor andre evalueringen må være objektiv. Evaluering av tilbod vert gjort mot andre kriterier enn de tildelingskriterier som er angitt i konkurransegrunnlaget. Tildelingskriteriene vert vekta eller prioritert i strid med konkurransegrunnlaget 8.13 Tilbodsevaluering I ein open eller begrensa anbudskonkurranse skal tilbod vurderes og avtale tildelas utan noen form for forhandlingar. Avklaringar kan gjerast, men i utgangspunktet skal tilboda samanliknas og vurderas opp mot konkurransens tildelingskriterier som de var ved tilbodsopninga. Tilboda skal ikkje forbetrast Ved kjøp etter forhandlinger etterfølges innledande evalueringsfase av ein forhandlingsfase. Fokuset i evalueringsfasen er å sikre at tilboda er samanliknbare. Evaluering og forhandlinger gjennomføres ofte parallelt. Frå dei resultat ein kjem fram til etter evalueringa, bør det som ein avsluttande gjennomgang foretas ein rangering av tilboda for kvart enkelt tildelingskriterium. For kvart kriterium skal det beste tilbodet gis den høgaste score (normalt 10), dei øvrige tilboda skal gis en score i forhold til det beste tilbodet. Kvar enkelt score skal grunngjevast, alle tilbod skal evalueres opp mot det beste tilbodet for kvart enkelt kriterium. Det skal gis en score samt en forklaring på kvifor dette tilbodet fikk lavare score enn det beste. For å kvalitetssjekke evalueringa av kvart kriterium er det lurt å stille følgjande type spørsmål: Kan vi stå inne for denne rangeringa? Har vi grunnlag for å skilje leverandørene på dette kriteriet? Har vi tilstrekkelig grunngjeving for å støtte opp under rangeringa?

15 8.14 Avklaringar I tilbodskonkurransar som fylgjer regelverket del II (under EØS-terskelverdi) kan oppdragsgjevar som utgangspunkt alltid avklare tilbod, eller be om at leverandørane endrar tilboda sjå FOA 9-3. Oppdragsgjevaren må likevel handsame alle leverandørane likt i dialogen. Utgangspunktet ved open og avgrensa anbodskonkurranse er at regelverket ikkje tillét å endre eller forsøke å endre tilboda gjennom forhandlingar. Forhandlingsforbodet skal sikre FALLGRUVER VED AVKLARINGER Avklaringane går over til forhandlingar. Avklaring av manglande prising. Slik avklaring er normalt å ansjå som forhandling. Avklaring av tvil om kva som er inkludert i prisene. Slik avklaring er også ofte å ansjå som en forhandling. likebehandling av leverandørene, gjennomsiktighet og reell konkurranse. Oppdragsgjevar kan likevel skriftleg be leverandørene «ettersende, supplere, avklare eller utfylle mottatte opplysninger og dokumentasjon innen en kort tilleggsfrist dersom opplysningene eller dokumentasjonen synes å inneholde feil eller uklarheter eller dersom bestemte opplysninger eller dokumenter mangler». Det er ein viktig skranke her «ettersending, supplering, avklaring eller utfylling etter første ledd skal ikke medføre at tilbudet forbedres». Der det er klart mest sannsynleg at tilbodet skal forstås på ein måte, og oppdragsgjevar ber leverandøren stadfeste at denne måten å forstå tilbodet på er rett, inneber dette normalt ikkje at tilbodet forbedres. Følgende avklaringer kan gjennomføres: avklare uklarheter og ufullstendigheter dersom dei ikkje er slik at de skal avvises be leverandøren foreta en utdypning og klargjøring om hvordan kravene framsatt i konkurransegrunnlaget, bli ivaretatt. dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringer i den tilbodte løsningen men det må ikke påvirke prisbildet. Dersom oppdragsgjevar blir merksam på åpenbare feil i tilbodet, skal disse rettes dersom det ikkje er tvil om korleis feilen skal rettas. Her må man være veldig sikker på korleis feilen skal rettes for å unngå å ta med et tilbod som egentlig skulle vært avvist Forhandlingar Føremålet med forhandlingane er med utgangpunkt i tilboda, å forhandle seg frem til best mulig leveranse til best mulig pris.

16 Grunnlaget for forhandlingane er leverandørenes tilbod, man kan forhandle om endringar og suppleringar ved alle sider av tilboda, men ikkje kvalifikasjonskriteriene. Det er viktig å ha klart for seg at ein skal forhandle om tilboda, ikkje om konkurransegrunnlaget. Det er adgang til å forhandle bort avvik i tilboda, men ikkje lovleg å forhandle bort krav i konkurransegrunnlaget som inneber at det vert gjort vesentlege endringar i konkurransegrunnlaget. Ved forhandlingar stiller FOA strenge krav til likebehandling, etterprøvbarhet, objektivitet og gjennomsiktighet. Disse krava er det viktig å innfri for at man skal oppnå et best mulig resultat. Det er ingen krav til kva for form forhandlingane skal gjennomførast på. Dei kan gjennomførast pr. e-post, telefon, brev eller med separate møter. Eventuelle møter skal gjennomførast separat med kvar einskild tilbyder. I denne fasen er det viktig at dei ikkje veit kven dei konkurrerer med og kor mange. Forhandlingane skal gjennomførast i same form for alle tilbydarane. Det er viktig å sjå til at tilbyderane i forhandlingane får tilbakemelding knytt til tildelingskriteriene. Tilbyderane vil da få anledning til å forbetre tilbodet på dei punkter kor det er svakast. I tillegg står oppdragsgjevaren sterkare ved eventuelle klager ved at tilbyderne er informert om på kva for områder deira tilbod er svakere enn dei øvrige de har dermed fått en sjanse til å forbetre seg. Oppdragsgjevar plikter å påpeke dei mest sentrale forhold som bør forbedras i tilbodet. Tilbyderne som inviteres til forhandlinger har krav på reelle forhandlingar. Konkurranse med forhandling kan forløpe i flere faser for å redusere det antall tilbod som det skal forhandles om, første reduksjon kan skje før forhandlingane starter. Det inneber at ein ikkje må gjennomføre forhandlingar med alle. Slike reduksjoner skal skje på bakgrunn av tildelingskriterier. I den avsluttende fase skal det likevel være igjen et tilstrekkelig antall tilbod som kan sikre reell konkurranse. Dersom anskaffinga er over EØS-terskelverdi skal dette i så fall oppgis i kunngjeringa eller konkurransegrunnlaget. Dersom det ikke blir opplyst skal alle kvalifiserte tilbydere få en mulighet til å forbedre sitt tilbod Melding om tildeling og karensfrist Oppdragsgjevars avgjerd om kvem som skal tildeles avtale skal skriftlig meddelas samtidig til alle tilbydarane i rimeleg tid før avtale inngås. Med avtale inngås menes det tidspunktet da avtalen er underteikna av begge parter. For anskaffingar over EØS-terksel er kravet minimum 10/15 dagar avhengig av korleis meldinga vert sendt ut. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget, med det valgte tilbodets relative fordel, og opplyse om karensperioden. Det skal også angis en frist for leverandører til å klage over beslutningen. Avslags-/tildelingsbrevet bør sendes ut pr. e-post i undertegnet, skannet versjon for å kunne korte ned fristen Handsaming av klage Uansett om anskaffingsprosessen er gjennomført i henhold til reglar, retningsliner, kunngjeringer og konkurransegrunnlag vil ein kunne komme i situasjonar kor ein eller fleire av de involverte leverandørene klager på eit eller fleire trinn i prosessen. De typiske tidspunktene for klager er når informasjon om kven som er kvalifisert er sendt ut til alle søkerne, ved avvisning av søknadar eller tilbod, ved eventuell forkasting av tilbod underveis og til slutt når informasjon om kva for tilbod som blei vald er sendt ut til alle tilbyderane.

17 Ei klage skjer vanligvis i følgende trinn: 1. Leverandøren ber oppdragsgjevaren redegjere for ei avgjerd, gjerne med henvisning til oppdragsgjevarens avslagsbrev og eventuelle punkter leverandøren ikkje forstår eller områder kor det er uklart om regler, retningsliner, kunngjering eller konkurransegrunnlaget er fulgt. 2. Oppdragsgjevaren svarar leverandøren. Det er kun nødvendig å svare på dei punkta leverandøren tar opp. Det er viktig å sjå til at det ikkje gis informasjon eller dokumenter som er unntatt offentligheit. Samtidig må man gi tilstrekkelig informasjon/dokumentasjon til at det klart fremgår kordan prosessen er gjennomført og på hvilket grunnlag beslutningane er tatt underveis. 3. Leverandøren vil vurdere oppdragsgjevarens svar for å avdekke om dei vil gå videre med saken eller om svaret avklarar problemstillingane. 4. I den grad leverandøren meiner det er gjort feil fra oppdragsgjevarens side, kan han klage til KOFA eller bringe saka inn for domstolen. I klagesaker som trekk ut i tid er det viktig å sørgje for å få forlenga vedståelsesfristen for alle mottatte tilbod. Dersom ein mottek ei klage på eit innkjøp, tilrådes det å hente inn eit eksternt juridisk råd med ein gong. Slik kan ein få eit betre grunnlag for å ta lovlege skritt framover, til dømes få råd om det rettsleg sett er naudsynt å gjere om avgjerdslen det klages på eller avlysa konkurransen, og elles minimere risikoen for at prosessen dreg ut i tid Avtaleinngåing Avtalen skal utarbeidas i to eksemplar, eit til kvar avtalepart. Avtalesignering skal ikkje finne sted før klagefristen er utløpt. Det er anledning til å inngå avtale sjølv om vedståelsesfristen er utløpt forutsatt at avtaleinngåelsen skjer relativt kort tid etter at fristen utløp. Dersom prosessen tar lenger til enn forventet bør man derfor be om at tilbyderne forlenger fristen slik at tilbodet er gyldig når avtalen undertegnes.