Konkurranse med forhandling

Transkript

1 Konkurranse med forhandling Hvordan tilrettelegge for gode forhandlinger i tilbudsforespørselen? Anders Hauger Fornebu 15. mars 2018

2 Nærmere om temaet Hvilke rammer setter regelverket for hvordan tilbudsgrunnlaget kan tilrettelegges til forhandlinger? Hvilke deler av tilbudsgrunnlaget må og/eller bør tilpasses til at det er forhandlinger? Lar alle deler seg tilpasse? Hvordan bør en tilpasning gjøres? Hvilken informasjon må eller bør tilbyderne gis og når? Hvilken strategi som bør velges for noen ulike situasjoner.

3 Regelverk Forskrift om offentlige anskaffelser del I og del II Forsyningsforskriften

4 BATNA Plan B Velge en annen leverandør Ha tid til å finne alternativer Starte på nytt? Viktig å starte så tidlig at det er mulig å si nei til dårlige tilbud 4

5 Forberedelser før tilbudsgrunnlaget lages Forberedende undersøkelser FOA 8-1 Dialog med leverandører før konkurransen FOA 8-2 5

6 Åpen eller begrenset konkurranse? Del I - Del II - Forsyningsforskriften Utvelgelse til å bli invitert til å gi tilbud FOA 8-9: «objektive og ikke-diskriminerende kriterier eller regler» Fordeler og ulemper ved begrenset konkurranse Bedre kontroll på hvem som gir tilbud vs. TTT Fordeler og ulemper med åpen konkurranse Kan få inn nye tilbydere i markedet som gir bedre forhandlingskort Ikke et klart foretrukket alternativ avhengig av markedsforhold 6

7 Kvalifikasjonskrav - forhandlinger Er det grunn til å ha andre kvalifikasjonskrav ved konkurranse med forhandlinger? Hensynet til å ha flere tilbydere å forhandle med kan være relevant. Mindre strenge krav enn ønskede krav til leverandøren. Hensynet til at kravspesifikasjonen vil kunne bli mindre presis. Grunn til strengere krav til erfaring/kompetanse? Økt adgang til å bruke «erfaring/kompetanse» i tildelingsomgangen gir imidlertid økte muligheter til å ivareta samme hensyn under forhandlingene.

8 Tilbudsgrunnlagets ulike deler - oversikt Utlysning/forespørsel Konkurransebeskrivelse med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Kravspesifikasjon Kontraktsbetingelser Prisskjema

9 Utlysning/forespørsel til tilbydere Få krav til innhold i regelverk/skjema (Doffin) Viktigst sørg for å få de rette tilbydere interessert Prøv å få med både tilbydere som konkurrerer direkte mot hverandre og tilbydere med alternative profiler Annen løsning eller kvalitet til lavere pris kan gi forhandlingsmuligheter Bør opplysninger om hvor mange man kontaktet eller har fått interesse fra gis ut? Konkurransesensitivt? Likevel nødvendig å opplyse om?

10 Konkurransegrunnlaget ulike scenario Hvorfor konkurranse med forhandlinger? Presse pris? Vurdere ulike varianter av produkter/tjenester på markedet Få «spesialsøm» tilpasset denne leveransen Få tilbydere til å inngå langvarig samarbeid om utvikling av noe helt nytt Ulike behov bør møtes med ulik tilnærming

11 FOA 8-4 Krav til konkurransegrunnlag (2) Konkurransegrunnlaget skal inneholde følgende: a) b) c) hva som skal anskaffes hvilke kontraktsvilkår som gjelder for oppdraget hvorvidt oppdragsgiveren vil inngå en rammeavtale d) hvordan oppdragsgiveren skal gjennomføre konkurransen e) hvilke krav som gjelder for innholdet i og utformingen av en forespørsel om å delta i konkurransen eller et tilbud f) andre opplysninger som er av betydning for utarbeidelsen av en forespørsel om å delta i konkurransen eller et tilbud.

12 FOA 9-3 (3) Muligheter for dialog/ forhandlinger informasjon til tilbydere (3) Oppdragsgiveren skal i anskaffelsesdokumentene opplyse om han planlegger å ha dialog med leverandørene. Dersom oppdragsgiveren planlegger dialog, skal han angi hva dialogen vil gjelde og så vidt mulig beskrive hvordan dialogen vil bli gjennomført. Hva må det opplyses om?

13 Konkurransebeskrivelse - prisforhandlinger Informasjon om at det planlegges forhandlinger? Anbudskonkurranse med etterfølgende prispress gjennom dialog/forhandlinger. Illusjon? om at det skal «forhandles om alle sider ved tilbudene» Åpne opp for tilbydere som tilbyr produkter med lav kvalitet for å presse pris? Muligheter og risiko. Strategi vs. regelverk

14 Kontraktsvilkårene 8-4 (2) bokstav b Skal angi kontraktsvilkårene 8-4 (4) - Frem til signering av kontrakten kan oppdragsgiveren foreta endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. KOFA/rettspraksis Alle avvik fra «skal»-krav er vesentlige. Kontraktsbetingelser er av natur ikke skjønnsmessige. Er det mulig å legge opp til forhandlinger om kontraktsvilkår?

15 Kontraktsvilkårene 9-3 Forhandle om alle sider av tilbudene. Forbehold tilbyder tar uoppfordret Kravet om at kontraktsvilkårene skal følge av konkurransegrunnlaget kan neppe tas helt bokstavelig Konkrete punkter der tilbydere skal gi tilbakemelding i tilbud. Eksempel: Forslag til prisreguleringsklausul. Angi at kontraktsvilkårene er et utgangspunkt for forhandlinger, og at hvert enkelt punkt ikke er absolutt selv om teksten angir det. Hvor fullstendige må kontraktsvilkårene være? Kontraktsvilkårene må ikke endres vesentlig totalt sett.

16 Avvisningsregel 9-6.Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet (1) Oppdragsgiveren skal avvise et tilbud som a) ikke kan anses bindende b) inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene. 9-7.Fremgangsmåten ved avvisning (1) Oppdragsgiveren skal ta stilling til spørsmålet om avvisning snarest mulig. Avvisning kan skje på ethvert tidspunkt i konkurransen når det viser seg at vilkårene for dette er oppfylt. (2) Oppdragsgiveren kan utsette avgjørelsen om avvisning til han har gjennomført en eventuell dialog med leverandøren.

17 Kravspesifikasjon ved annet enn prisforhandlinger FOA Kravspesifikasjoner (1) Kravspesifikasjonene skal angi kravene som stilles til egenskapene til varene, tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene som oppdragsgiveren skal anskaffe. (2) Kravene skal ha tilknytning til leveransen og stå i forhold til anskaffelsens formål og verdi. De kan vise til alle sider av og trinn i livssyklusen til varene, tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene som kontrakten gjelder.

18 Kravspesifikasjon ulike varianter Spesifikasjon av løsning Ulike grader av detaljspesifikasjon/teknisk spesifikasjon Er hver enkelt del av spesifikasjonen absolutt eller ikke? Ytelseskrav Absolutte krav? Funksjonskrav Absolutte krav? Behovsspesifikasjon Kombinasjoner av dette

19 Tildelingskriterier 8-11 Tildelingskriterier (1) Oppdragsgiveren skal velge tilbud på grunnlag av objektive tildelingskriterier som skal angis i prioritert rekkefølge i anskaffelsesdokumentene. (2) Tildelingskriteriene skal ha tilknytning til leveransen. Slike kriterier kan for eksempel være pris, kvalitet, livssykluskostnader, miljø, sosiale hensyn og innovasjon. Tildelingskriteriene skal ikke være så skjønnspregede at de gir oppdragsgiveren en ubegrenset valgfrihet. (3) Oppdragsgiveren kan bruke det samme vurderingstemaet både som kvalifikasjonskrav og tildelingskriterium, forutsatt at vurderingstemaet har tilknytning til leveransen. (4) Oppdragsgiveren skal angi krav til dokumentasjon for hvert tildelingskriterium.

20 Kravspesifikasjon - tildelingskriterier Hvordan få frem klare forventninger eller «myke krav» uten å skrive «skal» eller «må»? Bør Vekt på Vesentlig vekt på Akseptabelt (men ikke uakseptabelt) Osv. Hvordan sikre forståelse av kvalitetsnivåer som er forventet og som bør være på plass men at «overprestasjon» ikke premieres i vesentlig grad? Ta det i forhandlingene? Prioritering av tildelingskriterier utfordring for forhandlingene?

21 Dokumentasjonskrav Vanlig å være (unødvendig) bastant på kravene til dokumentasjon. Ikke gjenstand for forhandlinger i seg selv, men kan føre til unødvendige avvisninger. Del III har regler om at alternativ dokumentasjon må godtas. Hva er den rettslige konsekvensen av at Del II ikke har tilsvarende regler? Ta inn at oppdragsgiver kan godta alternativ dokumentasjon, særlig når det skal være forhandlinger

22 Prisskjema Prisstruktur Viktig å få mest mulig informasjon om prisen på de ulike delene av anskaffelsen. Detaljert prisskjema? Lettere å vurdere enhetspriser opp mot tidligere kunnskap. Lettere å holde tilbydernes ulike deler opp mot hverandre beste tenkelige tilbud er billigst på alle deler ikke bare billigst totalt. Muligheter for å spille konkurrenter opp mot hverandre. Selv med veldig ulik totalpris/løsning. Hvordan få frem «grensekostnad» i en lineær evaluering? Prioritering/vekting av pris der kvaliteten er veldig viktig og budsjett er vedtatt.

23 Under forhandlingene Hvilken informasjon må gis uoppfordret? Hvilken informasjon må gis hvis den etterspørres? Informasjon om innhold i andres tilbud er taushetsbelagt Informasjon om antall tilbydere i forhandlingenes ulike faser Den enkelte tilbyders styrke/svakheter grad av konkretisering?

24 Takk for oppmerksomheten! E-post: tlf: