INNKJØPSHÅNDBOK. Håndbok for gjennomføring av anskaffelser (versjon 2.0)

Transkript

1 INNKJØPSHÅNDBOK (versjon 2.0)

2 Innholdsfortegnelse: 1 OPPBYGGING AV HÅNDBOKEN OVERORDNEDE FØRINGER LOVER, FORSKRIFTER OG STYRINGSDOKUMENTER DOKUMENTERING ARKIVERING MILJØ Generelt Forslag til miljøkrav vi kan sette til våre anskaffelser Andre miljøtiltak ETISK HANDEL DEFINISJONER ANSVAR OG FULLMAKTER ANSVAR OG ARBEIDSFORDELING BISTAND FRA INNKJØPSKOORDINATOR ØKONOMISKE FULLMAKTER SIGNATUR AV AVTALER RAMMEAVTALER BRUK AV INNGÅTTE RAMMEAVTALER VALG AV ANSKAFFELSESPROSEDYRE TILGJENGELIGE PROSEDYRER Elektronisk auksjon Dynamisk innkjøpsordning TIDSFRISTER, MILEPÆLER OG AKTIVITETER EVALUERINGSFASER DIREKTE ANSKAFFELSER ANSKAFFELSER UNDER KUNNGJØRINGSGRENSEN PROSEDYRER FOR GJENNOMFØRING Anskaffelser under kr Anskaffelser mellom kr og Anskaffelser mellom kr og Mini-DOFFIN ANSKAFFELSER OVER KUNNGJØRINGSGRENSEN INNLEDNING OPPSTART AV ANSKAFFELSEN Protokollføring Anskaffelsesnummer UTARBEIDE KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Kvalifikasjonskrav Typiske fallgruver - Kvalifikasjonsgrunnlag UTARBEIDE KRAV TIL LEVERANSEN Kravspesifikasjon Funksjonelle krav Typiske fallgruver ved kravspesifisering UTARBEIDE KONKURRANSEGRUNNLAG Generelt Maler for konkurransegjennomføring Krav knyttet til valg av tilbyder (kvalifikasjonskrav) Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriteriene) Typiske fallgruver - Konkurransegrunnlag KUNNGJØRE ANSKAFFELSEN Dato: 6. desember 2013 Versjon 2.0 Side 2 av 34

3 9.7 BEHANDLING AV KVALIFIKASJONSSØKNADER Aksept eller avvisning av tilbyder Tilleggsfrister Kvalifisering og utvelgelse Typiske fallgruver ved kvalifisering GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEPREGET DIALOG Dialogfasen Dialog i faser Fortrolighet Økonomisk godtgjørelse Avslutning av dialogen Tilbudsfasen PLANLEGGE TILBUDSEVALUERING Tildelingskriteriene Typiske fallgruver ved utarbeidelse av tildelingskriterier SPØRSMÅL KNYTTET TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET TILBUDSKONFERANSE - BEFARING Typiske fallgruver i tilbudsfasen TILBUDSÅPNING JOURNALFØRING AKSEPT ELLER AVVISNING AV TILBUD TILBUDSEVALUERING Rangering av tilbudene Evalueringsrapport Typiske fallgruver ved evaluering av tilbud AVKLARINGER Typiske fallgruver ved avklaringer FORHANDLINGER Forhandlingsprosess og reduksjon av antall tilbydere Endringer av konkurransegrunnlaget under forhandlinger Valg av leverandør og dokumentasjon av valget Typiske fallgruver ved forhandlinger MEDDELELSE OM AVTALETILDELING OG KLAGEFRIST BEHANDLING AV KLAGER AVTALEINNGÅELSE KUNNGJØRING AV INNGÅTT AVTALE AVTALEOPPFØLGING FORMÅL BESKRIVELSE AV AKTIVITETEN Informasjon Oppfølging av komplekse avtaler Oppfølging av varekjøpsavtaler Oppfølging av tjenestekjøpsavtaler Reforhandling av avtaler Endring av avtaler Reklamasjoner og garantier Time-/Dagbot Fakturakontroll Avtaleavslutning Opsjon Typiske fallgruver ved avtaleoppfølging Dato: 6. desember 2013 Versjon 2.0 Side 3 av 34

4 1 Oppbygging av håndboken Denne håndboken er utarbeidet for å sikre at alle anskaffelser i kommunen gjennomføres effektivt og i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Håndboken er ment å være et hjelpemiddel for den som skal gjennomføre anskaffelsen. Hovedfokuset er hvordan man gjør gode innkjøp for kommunen. Kapittel 1 til 4 gir føringer for anskaffelser. Kapittel 5 og 6 er felles for alle typer anskaffelser. De videre kapitler er skrevet ut fra hva slags anskaffelse som skal foretas. Kapittel 7 beskriver hvordan vi gjennomfører anskaffelser under kunngjøringsgrensen Kapittel 8 beskriver prosessen for anskaffelser over den nasjonale kunngjøringsgrensen. Kapittel 9 beskriver hvordan avtalen skal følges opp etter avtaleinngåelsen. 2 Overordnede føringer Formålet med lov om offentlige anskaffelser er i henhold til 1: Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Forskriften skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Målsettingen med håndboken er å bidra til: at man følger regelverket at man får utarbeidet god nok dokumentasjon slik at vi får gode tilbud fra de beste leverandørene at man velger det økonomisk mest fordelaktige tilbudet at man innkjøpsfaglig sett gjennomfører gode kjøp for kommunen at anskaffelsen gjennomføres på en effektiv og ressursoptimal måte Lørenskog kommune har som et selvfølgelig hovedprinsipp at vi alltid skal følge de lover og regler som gjelder for offentlige anskaffelser. Brudd på regelverket knyttet til offentlige anskaffelser kan medføre at kommunen blir innklaget til KOFA (Klagenemnda for offentlige anskaffelser), eller få anmerkninger fra Nedre Romerike distriktsrevisjon. Det kan også medføre forsinkelser og økte kostnader fordi kommunen blir stevnet for retten. En innklaging til KOFA kan medføre forsinkelser og KOFA har også mulighet til å kjenne en allerede inngått avtale for ugyldig. 2.1 Lover, forskrifter og styringsdokumenter Styringsdokumenter er: Lov og forskrift for offentlige anskaffelser (heretter kalt LOA/FOA). Innkjøpsreglementet for Lørenskog kommune. Dato: 6. desember 2013 Versjon 2.0 Side 4 av 34

5 2.2 Dokumentering Innkjøpsprosessen går fra behovet spesifiseres og frem til leveransen er fulgt opp, herunder garanti og reklamasjon. I hele denne prosessen skal anskaffelsen dokumenteres, dette gjelder uansett anskaffelsens økonomiske verdi. Skissen ovenfor angir alle fasene i en anskaffelsesprosess samt alle vesentlige forhold og viktige beslutninger. 2.3 Arkivering Alle anskaffelser på over kr inkl. mva. men under kr skal dokumenteres i egen felles arkivsaksmappe som opprettes for ett år av gangen, hver anskaffelse er en journalpost. Denne arkivmappen skal inneholde dokumenter knyttet til alle årets anskaffelser mellom kr og Anskaffelser over kr skal dokumenteres i egen arkivsaksmappe. Det er utarbeidet egen arkivrutine for anskaffelser som er publisert på innkjøpsportalen. Dersom anskaffelsen bestilles via kommunens innkjøpssystem skal likevel konkurransen dokumenteres i henhold til bestemmelsene ovenfor. Avrop på rammeavtaler kan enten dokumenteres som ovenfor med avropsformular i henhold til rammeavtalens bestemmelser, eller via bestilling gjort i innkjøpssystemet (E-handel). 2.4 Miljø Generelt LOA pålegger oppdragsgivere å ta hensyn til miljømessige konsekvenser av anskaffelsen. Det skal i tillegg så langt det er mulig stilles konkrete miljøkrav til leveransen. Det er et mål at miljøbelastningen knyttet til kommunens anskaffelser skal minimeres og styring av innkjøp er en av de viktigste innsatsfaktorer for å oppnå det målet. Miljøkriterier skal derfor stilles i alle kommunenes innkjøp og vi skal velge miljøsertifiserte leverandører framfor leverandører som ikke kan dokumentere miljøvennlig drift, - og/eller som kun fører et begrenset utvalg miljøvennlige produkter. Dette betyr at oppdragsgiver under planleggingen av en anskaffelse, må vurdere hvilke miljøutfordringer som knytter seg til den spesifikke anskaffelse og hensynta dette i konkurransegrunnlag og/eller kravspesifikasjon. Dette medfører at det skal vurderes hvilke krav og kriterier som bør stilles til produktet/tjenesten, leverandøren og/eller avtalegjennomføringsperioden men det medfører også at det skal vurderes om man i det hele tatt skal gjennomføre anskaffelsen. Spør deg selv to ganger om nye innkjøp virkelig er nødvendig er det mulig å gjenbruke eller reparere? Ved innkjøp av materiell som skal vare en stund skal det gjennomføres livsløpsanalyser, hvor produktenes miljøpåvirkning fra vugge til grav skal avklares og om mulig dokumenteres. Det er utarbeidet miljøkrav og kriterier på en rekke områder både i Norge og flere andre land og også fra EUs side. Ved å bruke disse, vil kommunen kunne oppfylle sin lovpålagte plikt til å ta hensyn til miljømessige konsekvenser av anskaffelsen. For å finne egnede miljøkrav kan følgende nettsted benyttes: Dato: 6. desember 2013 Versjon 2.0 Side 5 av 34

6 Pr utgangen av 2012 finnes foreløpig kriterier for følgene produktgrupper: BAE Konvolutter Biler (kjøp og leasing) Kopipapir Bygg og anlegg kopipapir Drosjetjenester Planleggings- og Hoteller prosjekteringstjenester Hotelltjenester Prosjektering av bygg IKT produkter Renholdstjenester Inkontinensartikler Tonerkassetter Klær og tekstiler Trykksaker og trykkerier Kontormøbler Vaskeritjenester Forslag til miljøkrav vi kan sette til våre anskaffelser 1. Krev miljømerking der det er egnet (Svanen, EU-blomsten, Bra Miljöval eller lign.) 2. Krev at produktene skal være primært økologiske / Fair Trade matvareprodukter (merket Ø / FT eller lign.) 3. Be om dokumentasjon for tilbydernes miljøprofil og spør om de er miljøsertifisert (kan være et kvalifikasjonskrav) 4. Krev at produktene skal være av typen lavenergi (A, AA osv.) 5. Krev at produktene skal være støysvake (der det egner seg) 6. Krev at biler, maskiner og redskap skal ha lang holdbarhet og bruke miljøvennlig drivstoff, alternativt EL-utgaver Andre miljøtiltak 1. Velg gjen-/ombruk av materialer ved kassasjon ved å gi det bort til veldedige organisasjoner og lignende 2. Velg miljøvennlige tjeneste- og jobbreiser, og reis kollektivt der det er mulig 2.5 Etisk handel Alle anskaffelser skal gjennomføres i henhold til kommunes etiske retningslinjer. De etiske retningslinjene skal fungere som et støttende verktøy i kommunens daglige virksomhet, og bidra til å utvikle etisk skjønn hos den enkelte medarbeider og i kommunen som helhet. Enhver som representerer Lørenskog kommune skal bl.a: sørge for å behandle alle likt ha blikk for helheten som skapes gjennom kommunens virksomhet ha en romslig og sjenerøs omgangsform behandle alle med respekt og omsorg opptre på en tillitvekkende måte påse at alle berørte parter får nødvendig informasjon og behandle all sensitiv informasjon med respekt og ikke formidle informasjon til andre enn den som har krav på den sørge for åpenhet og innsyn i dokumentasjonen knyttet til anskaffelser Dato: 6. desember 2013 Versjon 2.0 Side 6 av 34

7 Kommunen kan kreve av sine leverandører at varene som anskaffes skal være framstilt under forhold som er forenlig med nasjonal og internasjonal rett: FNs barnekonvensjon, artikkel 32, om barns rett til beskyttelse fra økonomisk utnytting og dets rett til skolegang og personlig utvikling ILOs åtte kjernekonvensjoner: - om forbud mot tvangsarbeid - om retten til å organisere seg og ha kollektive forhandlinger - om forbud mot all forskjellsbehandling i arbeid og lønn - om forbud mot barnearbeid og om fastsettelse av minstealder Arbeidslovgivningen i produsentlandet Hver enkelt ansatt har et personlig ansvar for å påse at kommunens etiske regler blir fulgt. Følgende dokumenter skal benyttes for å sikre at kommunens innkjøp gjennomføres i henhold til innkjøpsreglementet og overstående retningslinjer for etisk handel: Avtalemalene inneholder bestemmelser om etisk handel. Egenerklæring for etterlevelse av etiske avtalevilkår som tilbyderne skal fylle ut og vedlegge tilbudet. Egenrapporteringsskjema for oppfølging av etiske krav som kan benyttes for oppfølgingen av leverandørene etter avtaleinngåelsen. 3 Definisjoner I denne innkjøpshåndboken menes med: Anskaffelse: Avrop: 1-trinnsprosess 2-trinnsprosess DOFFIN: EØS-terskelverdi: Innkjøpsportal: Kjøp, kontrahering, leie eller leasing av varer, tjenester eller bygg og anlegg. Leie og leasing er inkludert, uavhengig av om oppdragsgiver ved utløpet av avtaleperioden skal ha rett til å kjøpe avtalegjenstanden eller ikke. Med avrop menes hver enkelt bestilling som gjøres på rammeavtaler i rammeavtalens avtaleperiode og innenfor rammeavtalens omfang. Anskaffelsesprosess uten forutgående separat kvalifisering. Evalueringen av tilbyder og tilbud skjer etter at tilbudet er mottatt. Først evalueres tilbyderen så evalueres tilbudet. Anskaffelsesprosess med en forutgående separat kvalifisering. Evalueringen av tilbyder og tilbud skjer i to helt atskilte prosesser. Først evalueres tilbyderen så evalueres tilbudet. I en 2-trinnsprosess skjer disse to prosessene helt separat. Tilbyderen evalueres når kvalifikasjonssøknaden er mottatt og tilbudet når det er mottatt. Nasjonal database for kunngjøring av anskaffelseskonkurranser. Dokumenter knyttet til anskaffelsen kan legges ut i basen slik at de som registrerer sin interesse får dokumentene automatisk tilsendt elektronisk. Er i utgangspunktet beregnet for anskaffelser over kunngjøringsgrensen men har også en forenklet kunngjøringsmulighet som kalles Mini-DOFFIN. Beløpsgrense fastsatt av EU. Dersom anskaffelsens anslåtte totale verdi overstiger denne grensen, skal anskaffelsen kunngjøres både i DOFFIN og TED (definert nedenfor). Portal på vårt intranett som gir kort informasjon om hvordan kjøpe. Her finnes link til alle malene. Klikk på handlekurven som står på høyre side av skjermen, følg instruksjonen derfra. Dato: 6. desember 2013 Versjon 2.0 Side 7 av 34

8 Konkurransegrunnlag: Interessenter Kunngjøringsgrensen: Kvalifikasjonskrav: Leverandør: Nasjonal terskelverdi: Oppdragsgiver: Oppdragsgiverens beskrivelse av anskaffelsen og anskaffelsesprosessen, angir leveransens omfang og spesifikasjoner, vilkår for konkurransen og avtalevilkår. Grunnlaget for at leverandørene kan inngi tilbud. Leverandører som har meldt sin interesse for en anskaffelse. Samme som nasjonal terskelverdi. Minimumskrav til leverandørene, herunder til leverandørenes tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle avtaleforpliktelsene og skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres. Kravene skal ikke diskriminere leverandørene på grunnlag av nasjonal eller lokal tilhørighet. Leverandør, tjenesteyter eller entreprenør. Beløpsgrense fastsatt av Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD). Dersom anskaffelsens anslåtte totale verdi overstiger denne grensen, skal anskaffelsen kunngjøres i DOFFIN. Hele eller deler av kommunen; dvs. den/de enheter som i anskaffelsens dokumenter er definert som oppdragsgiver. Den som er ansvarlig for gjennomføringen av den enkelte anskaffelse. Kvalifikasjonsgrunnlag: Oppdragsgiverens beskrivelse av hvilke krav som stilles til leverandører for å få anledning til å inngi tilbud. Beskriver kort hva anskaffelsen omfatter. Grunnlaget for at leverandørene kan inngi søknad om deltakelse i konkurransen. Benyttes ved begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling i en to-trinns prosess. Rammeavtaler: Samkjøpsavtaler: Shoppingportal: TED: Tilbud: Tilbyder: Tildelingskriterier Arkivsystemet Avtale inngått mellom en eller flere sektorer og en eller flere leverandører som fastsetter vilkårene for de kjøp (avrop på avtalen) som skal gjennomføres i løpet av avtaleperioden. Rammeavtaler som er inngått i samarbeid med andre kommuner og eller offentlige virksomheter/etater. Shoppingportal er en katalog over nettbutikker som selger mange forskjellige varer. Eksempler på nettsteder er: og EUs database for kunngjøring av anskaffelseskonkurranser. Er linket opp mot DOFFIN. Bindende løfte (muntlig eller skriftlig) fra tilbyder til oppdragsgiver om å levere varer og/eller ytelser etter nærmere angitte vilkår ved en anskaffelse. Leverandør som inngir tilbud i en anskaffelseskonkurranse. Krav som har tilknytning til avtalegjenstanden, for eksempel kvalitet, pris, teknisk verdi, estetiske og funksjonsmessige egenskaper, miljøegenskaper, driftsomkostninger, rentabilitet, oppdragsgiverservice, teknisk bistand, eller tid for levering eller ferdigstillelse. Kommunens elektroniske sak- og arkivsystem Dato: 6. desember 2013 Versjon 2.0 Side 8 av 34

9 4 Ansvar og fullmakter 4.1 Ansvar og arbeidsfordeling Innkjøpskoordinator har en rådgivende og en kvalitetssikrende rolle overfor kommunens sektorer samt en kvalitetssikrende rolle knyttet til eksisterende rutiner. Dette betyr at innkjøpskoordinatoren skal være: Faglig ansvarlig for utarbeidelse og vedlikehold av rutiner og maler og sørge for tilhørende informasjonsspredning og kompetansebygging. Ansvarlig for å opprette og drive et faglig nettverk (innkjøpsforum) hvor alle som arbeider med anskaffelser skal inviteres til deltagelse for å sikre erfaringsutveksling for å gjøre innkjøpsarbeidet bedre. Involvert i alle anskaffelser over nasjonal terskelverdi. Formidler av kontakt med juridisk kompetanse ved behov. Aktiv med hensyn til å kartlegge nye områder hvor kommunen har behov for avtaler. Ansvarlig for å vurdere forbedringer ved gjennomføring av anskaffelser, herunder vurdere sammenheng med andre rutiner og IT-systemer som kan gi mulighet for effektivisering. Ansvarlig for å gjennomføre kontroller for å analysere avvik og gjennomføre tiltak for forbedringer. Ansvarlig for løpende rapportering av avvik eller feil ved gjennomføring av anskaffelser. Dersom innkjøpskoordinator er uenig i valgt prosedyre eller fremgangsmåte, skal dette dokumenteres og sendes nærmeste leder. 4.2 Bistand fra innkjøpskoordinator I tabellen under er det angitt hvor innkjøpskoordinator må, bør eller kan gi bistand ved de viktigste aktivitetene i de ulike anskaffelsesprosedyrene. Prosess Anskaffelser over kr Anskaffelser under nasjonal terskelverdi Anskaffelser over nasjonal terskelverdi Anskaffelse over EØS-terskelverdi Anskaffelsesprosedyre Kan Kan Bør Skal Utarbeide kravspesifikasjon Utarbeide konkurransegrunnlag Bør kvalitetssikre Bør kvalitetssikre Skal kvalitetssikre Skal kvalitetssikre Bør kvalitetssikre Bør kvalitetssikre Skal kvalitetssikre Skal kvalitetssikre Foreta kunngjøring Kan Kan Skal kvalitetssikre Skal Kvalifisere leverandører Kan Kan Kan Skal kvalitetssikre Evaluere tilbud Kan Kan Kan Skal kvalitetssikre Forhandle/Avklare Kan Kan Kan Skal kvalitetssikre Inngå avtale Skal kvalitetssikre Skal kvalitetssikre Skal kvalitetssikre Skal kvalitetssikre Tabell 1 - Bistand fra innkjøpskoordinator 4.3 Økonomiske fullmakter Fullmakter for anskaffelser følger av kommunens økonomireglement. Det innebærer at alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for kommunen, i dette tilfelle en anskaffelse, skal godkjennes av den som har budsjettansvar. Budsjettansvarlig kan gi egne medarbeidere fullmakt til å bestille. Beslutningen og fullmakten skal dokumenteres. Alle fakturaer knyttet til anskaffelser skal ha henvisning til det saksnummer som anskaffelsen har fått i Arkivsystemet. For øvrig skal kommunens rutiner for fakturering følges, se informasjon om fakturering på innkjøpsportalen. Dato: 6. desember 2013 Versjon 2.0 Side 9 av 34

10 4.4 Signatur av avtaler Avtaler skal undertegnes av øverste leder for den anskaffende sektor. Dersom anskaffelsen gjennomføres av kommunalsjef skal avtalen undertegnes av rådmannen. Dersom avtalen skal dekke flere enn en sektor skal avtalen undertegnes av organisasjonssjef eller rådmann. 5 Rammeavtaler Dersom anskaffelsen omfattes av allerede inngåtte rammeavtaler, skal disse benyttes. Oversikt over alle rammeavtaler som gjelder for kommunen finnes på innkjøpsportalen. Rammeavtale er en avtaletype der Leverandøren forplikter seg til å levere bestemte varer og/eller tjenester til nærmere bestemte betingelser når Kunden har behov for det; Avrop. Rammeavtalen medfører i utgangspunktet ingen økonomisk forpliktelse for Kunden. Forpliktelsen for Kunden oppstår når det avropes på rammeavtalen. Alle rammeavtaler skal som hovedregel inngås for hele kommunen selv om det i utgangspunktet bare er én sektor som har behov for avtalen. Det finnes forskjellige typer rammeavtaler. 1. En rammeavtale med en enkelt leverandør. 2. En rammeavtale med flere leverandører om den samme ytelsen, der alle vilkårene er fastlagt i rammeavtalen. 3. En rammeavtale med flere leverandører om den samme ytelsen, der ikke alle vilkår er fastlagt i rammeavtalen. Rammeavtaler med flere leverandører om den samme ytelsen kalles for parallelle rammeavtaler. Vilkårene for å avrope på rammeavtalene skal oppgis både i konkurransegrunnlag og avtale og avrop foretas enkelt ved å sende/plassere en bestilling. Rammeavtaler som nevnt i punkt 3 ovenfor krever i tillegg ytterligere avtale mellom partene hver gang det avropes på avtalen, det er beskrevet i punkt 5.1 nedenfor. Rammeavtaler kan normalt ikke inngås for mer enn fire år. Det anbefales å inngå rammeavtaler for ett år av gangen med en automatisk forlengelse ett år ad gangen inntil tre ganger. Dette forutsetter at partene har en oppsigelsesmulighet. Alle rammeavtaler skal ha en avtaleansvarlig. Denne er ansvarlig for følgende: legge informasjon om rammeavtalen, samt hvordan den skal benyttes, på intranett. følge med på det økonomiske omfanget som til en hver tid er belastet rammeavtalen gjennomføre ny anskaffelse i god tid før rammeavtalen utløper eller før det økonomiske omfanget er vesentlig overskredet. 5.1 Bruk av inngåtte rammeavtaler Når et avrop på en rammeavtale skal foretas, skal følgende vurderes først: Er rammeavtalen fortsatt gyldig? Sjekk om avtalen er innenfor den kunngjorte varighetsperioden, eventuelt om avtalen har blir forlenget i henhold til bestemmelsene i avtalen. Omfattes behovet av den produkt-/tjenestemessige ytelsen som framkommer i rammeavtalen? En rammeavtale med en leverandør innebærer nødvendigvis ikke at man kan anskaffe alt som denne leverandøren kan levere. Det avgjørende er hva som er sagt i kunngjøringen at kommunen skal kjøpe på rammeavtalen, eventuelt med tillegg i avtalen. Er avropet innenfor den økonomiske ramme som er gitt i kunngjøringen/konkurransegrunnlaget? Sjekk at volumet kommunen har kjøpt så langt på avtalen ikke har overskredet det omfanget som ble opplyst i kunngjøringen. Er avropet så stort at det bør kunngjøres som en egen anskaffelse? Sjekk hva avtalens bestemmelser sier om dette. For større kjøp er det innkjøpsfaglig gunstig å gjennomføre ny konkurranse. Dato: 6. desember 2013 Versjon 2.0 Side 10 av 34

11 Avrop på alle rammeavtaler skal gjennomføres i henhold til rammeavtalens bestemmelser, inkludert bruk av eventuelle maler som er vedlagt rammeavtalen. Siden en rammeavtale normalt ikke binder kommunen til noe bestemt uttak, kan det innebære stor usikkerhet vedrørende rammeavtalens totale omfang. Denne usikkerheten fører til at betingelsene ikke blir like gode som ved enkeltanskaffelser. Derfor er det viktig å benytte seg av avtalemuligheten til å konkurranseutsette større anskaffelser/oppdrag, det vil medføre mer kostnadseffektive og forutsigbare anskaffelser. Det kan gjøres avrop på rammeavtalen helt fram til utløpsdato selv om leveransen skjer etter at rammeavtalen har utløpt forutsatt at avropet er av samme størrelse som normalt og tidspunktet for avrop er i henhold til det reelle behovet. Det er m.a.o. ikke tillatt å hamstre kort tid før rammeavtalen utløper. Det kan ikke gjøres vesentlige endringer i de opprinnelige rammeavtalevilkårene. 6 Valg av anskaffelsesprosedyre Dersom behov for anskaffelse oppstår og det ikke finnes rammeavtaler som kan benyttes må det gjennomføres en anskaffelse i henhold til LOA/FOA. Før selve anskaffelsesprosessen starter, er det nødvendig å fastsette hvilken anskaffelses-prosedyre som skal benyttes. Valget er avhengig av omfanget og kompleksiteten på det som skal anskaffes. Spesielt er det viktig å være klar over forskjellen i FOA dersom anskaffelsens anslåtte verdi er over nasjonal terskelverdi eller over EØS terskelverdi. 6.1 Tilgjengelige prosedyrer Det er syv aktuelle anskaffelsesprosedyrer: 1 Direkte anskaffelse: Da henvender man seg direkte til minst tre leverandører og inviterer dem til å inngi tilbud. For anskaffelser over nasjonal terskelverdi kan denne prosedyren kun anvendes i svært spesielle tilfeller. 2 Åpen anbudskonkurranse gir alle potensielle leverandører mulighet til å levere tilbud, noe som kan skape en bredere konkurranse, men vil også kreve større ressursinnsats for å gjennomføre evalueringen av tilbudene. Åpen anbudskonkurranse er særlig aktuelt når: - anskaffelsen overstiger EØS-terskelverdien - det finnes få leverandører i markedet, - anskaffelsen er enkel og oversiktlig og skal evalueres ut fra lett målbare kriterier, - det ønskes en bredest mulig konkurranse for å få innsikt i hva de ulike leverandørene kan levere for å dekke behovet som ligger til grunn for anskaffelsen. Men behandlingen av flere tilbud vil kreve en økt ressursinnsats (både mht. personell og tid) hos oppdragsgiver. Denne prosedyren kan fritt anvendes uansett anskaffelsens verdi. Åpen anbudskonkurranser kan gjennomføres som en dynamisk innkjøpsordning (DPS) som beskrevet i kapp Begrenset anbudskonkurranse gir alle potensielle leverandører mulighet til å levere inn søknad om å bli prekvalifisert. Etter at søknadene er vurdert ut fra kvalifikasjonskravene, inviteres de utvalgte til å inngi tilbud. Det skal fastsettes en øvre og en nedre grense for antall leverandører som inviteres til å delta. Både nedre og øvre grense skal oppgis enten i kunngjøringen eller i konkurransegrunnlaget. Det skal være mange nok til å sikre reell konkurranse, men likevel ikke mindre enn tre eller fem kandidater forutsatt at det er så mange som oppfyller kvalifikasjonskravene. Grensen på tre gjelder under EØS terskelverdi og fem gjelder over. Nyttig prosedyre for å begrense antall mottatte tilbud. Denne prosedyren kan fritt anvendes uansett anskaffelsens verdi. Dato: 6. desember 2013 Versjon 2.0 Side 11 av 34

12 4 Konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi. Ved bruk av denne prosedyren kan man fritt velge om det skal prekvalifiseres først (2-trinnsprosess) som beskrevet i punkt 3 ovenfor eller samtidig med tilbudsvurderingen (1-trinnsprosess) som beskrevet i punkt 2 overfor. Forskjellen er at det her i tillegg skal gjennomføres forhandlinger. Denne prosedyren kan fritt anvendes for anskaffelser som ikke overstiger EØS-terskelverdi. Dersom 2-trinnsprosess velges skal man fastsette en øvre og en nedre grense for antall leverandører som skal kvalifiseres (inviteres til å inngi tilbud). Både nedre og øvre grense skal oppgis enten i kunngjøringen eller i konkurransegrunnlaget. Det skal inviteres et antall som er tilstrekkelig til å sikre reell konkurranse, men likevel ikke mindre enn 3 kandidater forutsatt at det er 3 som oppfyller kvalifikasjonskravene. Gjennomføres en 1-trinnsprosess fastsettes ingen slik grense for deltakelse, i prinsippet skal alle kvalifiserte tilbydere få sine tilbud evaluert. 5. Konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdi kan bare benyttes i helt spesielle tilfeller og må i så fall begrunnes godt. Slik anskaffelse skal det gjennomføres en forutgående kvalifisering (2-trinnsprosess). Konkurranse med forhandling kan kun benyttes: a. når tilbudene i en forutgående åpen eller begrenset anbudskonkurranse eller konkurransepreget dialog er ukorrekte, eller dersom tilbudene er uakseptable, eller dersom tilbyderne ikke tilfredsstiller kvalifikasjonskravene, b. i særlige tilfeller hvor tjenestens eller bygge- og anleggsavtalens art eller tilknyttede risiko ikke tillater samlet prisfastsettelse på forhånd, c. ved tjenesteavtaler hvor tjenestene som skal leveres er av en slik art at det ikke i tilstrekkelig grad kan fastsettes så nøyaktige spesifikasjoner at valg av det beste tilbudet kan skje etter reglene for åpen eller begrenset anbudskonkurranse. Dette vil i praksis nesten alltid gjelde anskaffelser av en viss kompleksitet fordi det her vil være vanskelig å forutse hvilke funksjonalitets- og tjenesteelementer som må, bør og kan inngå i leveransen, da dette i stor grad avhenger av hvilke løsningsalternativer de ulike leverandørene kan tilby. Tilbud på slike anskaffelser vil sjelden være sammenlignbare uten noen runder med avklaringer og forhandlinger, d. ved bygge- og anleggsavtaler hvor arbeidene skal utføres utelukkende til forsknings-, forsøks- eller utviklingsformål, og ikke for å sikre lønnsomhet eller inntjening av forskningseller utviklingskostnader. Ved konkurranse med forhandlinger skal man også fastsette en øvre og en nedre grense for antall leverandører som inviteres til å delta. Både nedre og øvre grense skal oppgis enten i kunngjøringen eller i konkurransegrunnlaget. Det skal inviteres et antall som er tilstrekkelig til å sikre reell konkurranse, men likevel ikke mindre enn tre kandidater forutsatt at det er tre som oppfyller kvalifikasjonskravene. 6. Konkurransepreget dialog kan bare benyttes ved særlig komplekse anskaffelser over EØSterskelverdien der det er svært vanskelig for oppdragsgiver å beskrive hva som skal anskaffes. Dette kan typisk være særlig komplekse IKT-avtaler og OPS-avtaler. Oppdragsgiver beskriver i kunngjøringen hvilket behov anskaffelsen skal dekke, og hvilke kvalifikasjonskrav som stilles til leverandørene. Det gjennomføres deretter en kvalifisering og oppdragsgiver innleder så en dialog med de kvalifiserte leverandørene om mulige løsninger. Under dialogfasen kan alle aspekter ved avtalen drøftes med leverandørene (inklusive pris). 7. Plan- og designkonkurranse kan benyttes for eksempel på områdene arealplanlegging, byplanlegging, arkitekt- og ingeniørarbeider eller databehandling, og som gjør det mulig for oppdragsgiver gjennom en konkurranse med eller uten premiering, å få utarbeidet en plan eller et design, som deretter kåres av en jury. Juryens avgjørelse kan være bindende eller innstillende. Dato: 6. desember 2013 Versjon 2.0 Side 12 av 34

13 6.1.1 Elektronisk auksjon Hver av prosedyrene i kap. 6.1 kan avsluttes ved hjelp av en elektronisk auksjon: Det er en måte å avslutte konkurranser og tildele avtale på og er ikke en selvstendig prosedyre. Det er en prosess der det, etter en første evaluering av tilbudene, konkurreres om justerte priser og/eller andre verdier som er gjenstand for evaluering. Auksjonen gjør det mulig og automatisk rangere tilbudene etter hvert som nye bud kommer inn. Slike elektroniske auksjoner krever spesiell prosedyre og/eller programvare. Visse bygge- og anleggsavtaler og tjenesteavtaler som omfatter intellektuelle tjenester, som for eksempel prosjektering av arbeid, kan ikke rangeres med metoder for automatisk vurdering, og kan derfor ikke gjøres til gjenstand for elektroniske auksjoner Dynamisk innkjøpsordning En dynamisk innkjøpsordning (DPS) er en ny måte å gjennomføre en åpen anbudskonkurranse på: Det er en fullelektronisk innkjøpsprosess, Ordningen brukes på ordinære anskaffelser som er tilgjengelige på markedet. Ordningen er begrenset i varighet. Ordningen er åpen gjennom hele ordningens varighet (maks. fire år) for alle leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, og som har levert et veiledende tilbud som er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget. En dynamisk innkjøpsordning kan brukes til å anskaffe standardiserte produkter som for eksempel kontorrekvisita. DPS skjer gjennom en tredelt prosess: 1. Oppdragsgiver kunngjør opprettelsen av ordningen. 2. Interesserte leverandører leverer veiledende tilbud som angir om de kan levere de forespurte varene eller tjenestene. Oppdragsgiver må slippe alle kvalifiserte leverandører inn i systemet, og må også slippe inn nye leverandører kontinuerlig. 3. Oppdragsgiver må kunngjøre før hver avtaleinngåelse, for å gi alle interesserte leverandører som ikke er registrert i ordningen muligheten til å bli registrert før avtalen inngås. Oppdragsgiveren inviterer så alle leverandører som er registrert i systemet til å inngi tilbud. Dato: 6. desember 2013 Versjon 2.0 Side 13 av 34

14 6.2 Tidsfrister, milepæler og aktiviteter I figurene 1. og 2. fremkommer tidsfrister, milepæler og aktiviteter for anskaffelsesprosedyrene som er beskrevet ovenfor. Fristene i parentes er de som gjelder dersom dokumentene knyttet til anskaffelsen ikke blir tilgjengeliggjort elektronisk samtidig med kunngjøringen. I en åpen anbudskonkurranse og i en konkurranse med forhandling gjennomført i ett-trinnsprosess (se fig. 2) kvalifiseres leverandørene først etter at tilbud er mottatt. Deretter starter evalueringen av tilbudet. I de andre prosedyrene gjennomføres kvalifisering før konkurransegrunnlaget sendes ut slik at kun kvalifiserte leverandører får anledning til å delta i konkurransen. Den første figuren gjelder for anskaffelser over EØS-terskelverdi, den andre gjelder anskaffelser under EØS-terskelverdi. Dato: 6. desember 2013 Versjon 2.0 Side 14 av 34

15 7 Evalueringsfaser Uansett hvilken anskaffelsesprosedyre som følges skal tilbyderen evalueres (kvalifiseres) før tilbudet blir evaluert. Ved en begrenset anbudskonkurranse, konkurransepreget dialog eller ved kjøp etter forhandlinger med forutgående kvalifisering (2-trinnsprosess) vil disse to evalueringer skje helt separat. Først mottas Søknad om kvalifisering, og tilbyderen blir evaluert. De utvalgte tilbyderne inviteres så til å inngi tilbud. Når tilbud så blir mottatt blir den tilbudte leveransen evaluert. Ved åpen anbudskonkurranse eller kjøp etter forhandling uten forutgående kvalifisering (1- trinnsprosess) skal også evalueringen av tilbyderen skje før evalueringen av tilbudet, men sammenhengende. 8 Direkte anskaffelser Direkte anskaffelser, dvs. direkte henvendelse til en eller flere leverandører, kan som hovedregel kun anvendes for anskaffelser som ikke overstiger kunngjøringsgrensen (NOK ,- eks. mva.). I visse svært spesielle tilfeller kan vi også gjennomføre direkte anskaffelse selv om anskaffelsen overstiger kunngjøringsgrensen jf. FOA Dette anskaffelsesvalget gjelder kun når det ikke finnes rammeavtaler som dekker området. 8.1 Anskaffelser under kunngjøringsgrensen Direkte anskaffelser er unntatt fra FOAs del II og III. Det innebærer at det ikke er noen formkrav til gjennomføringen av anskaffelsen, det er ingen krav til utforming av konkurransegrunnlag, til fastsettelse av kvalifikasjonskrav eller til fastsettelse av tildelingskriterier. Det er heller ingen karenstid og tilbyderne behøver ikke gis mulighet til å klage til kommunen på avgjørelsen. Det er likevel viktig å være oppmerksom på at LOA og FOAs del I likevel gjelder for slike anskaffelser. Det innebærer at det stilles krav om konkurranse uansett anskaffelsens størrelse og alle leverandører som har tapt en konkurranse har krav på en redegjørelse for hvorfor deres tilbud ikke ble valgt - mao. valgt tilbuds relative fordel. 8.2 Prosedyrer for gjennomføring Anskaffelser under kunngjøringsgrensen og andre direkte anskaffelser skal kunne gjennomføres så enkelt som mulig samtidig som de skal tilfredsstille kravene i regelverket for offentlige anskaffelser og kommunens interne regelverk. Dato: 6. desember 2013 Versjon 2.0 Side 15 av 34

16 8.2.1 Anskaffelser under kr Selv om LOA/FOA i utgangspunktet krever at det gjennomføres konkurranse uansett anskaffelsens størrelse, har kommunen valgt å forenkle dette i forhold til anskaffelse under kr For slike kjøp kan vi i prinsippet kjøpe direkte på enkleste måte uten å forespørre noen men det anbefales å sjekke markedet jf. punkt Det finnes flere nettsteder som bistår innkjøpere å sammenligne priser (shoppingportaler). Det kan indirekte handles produkter eller tjenester direkte fra slike nettsteder men kan også benyttes som et verktøy som for å finne det beste kjøp. Innkjøpsportalen gir informasjon om hvilke nettsteder som egner seg. Kravet til dokumentering gjelder også her Anskaffelser mellom kr og For anskaffelser mellom NOK 5.000,- og ,- må man enten hente inn tilbud fra minst tre leverandører eller finne beste kjøp på en av shoppingportalene. Gjennomføres anskaffelser etter slike nettsøk kan utskrift av nettsiden benyttes som dokumentasjon på konkurranseutsettelse. Denne dokumentasjonen arkiveres i henhold til kommunens arkivrutiner. Ved forespørsel til minst tre, skal forespørsel og tilbud arkiveres Anskaffelser mellom kr og For slike anskaffelser gjelder følgende: Forespørsel sendes minst tre leverandører. Kunngjøre på forenklet måte i DOFFIN jf , bør vurderes dersom dette vil kunne heve kvaliteten på tilbud eller skaffe bedre leverandøroversikt. Det skal utarbeides et skriftlig konkurransegrunnlag. Dersom anskaffelsen er over kr skal det føres anskaffelsesprotokoll. Anskaffelsen skal dokumenteres og arkiveres i henhold til kommunens arkivrutiner Dersom kjøpet er komplisert anbefales det å følge framgangsmåten beskrevet i kapittel Mini-DOFFIN DOFFIN har laget en egen forenklet kunngjøring som kalles "Mini-DOFFIN", den kan benyttes for kunngjøringer av alle anskaffelser under kroner uansett hvor små anskaffelsen er. Det tar heller ikke lenger tid fordi vi selv kan bestemme svarfristene. Dette er et nyttig verktøy dersom vi ikke vet hvilke leverandører som har produktet/ tjenesten som vi ønsker. Informasjon om hva vi skal kjøpe kan vi enten legge ut på DOFFIN i eget dokument (forespørsel m/vedlegg som automatisk sendes til de som har meldt sin interesse) eller direkte i kunngjøringen (kun ved enkle anskaffelser). Dato: 6. desember 2013 Versjon 2.0 Side 16 av 34

17 9 Anskaffelser over kunngjøringsgrensen 9.1 Innledning Dette kapitlet gjelder anskaffelse av varer og tjenester over den nasjonale terskelverdi. Denne type anskaffelser må kunngjøres. Kunngjøringen gjennomføres på to forskjellige måter avhengig av anskaffelsens anslåtte totale økonomiske verdi: 1. for anskaffelse med verdi under EØS-terskelverdi skal det kunngjøres nasjonalt (DOFFIN). 2. for anskaffelser med verdi over EØS-terskelverdi skal det kunngjøres både nasjonalt (DOFFIN) og innenfor hele EU (TED). DOFFIN sørger for overføringen til TED men vi må utarbeide både norsk og engelsk versjon av kunngjøringsteksten. Konkurransegrunnlaget og avtalen kan (og bør) likevel være kun på norsk. 9.2 Oppstart av anskaffelsen Protokollføring For slike anskaffelser skal alle relevante hendelser dokumenteres underveis i anskaffelsesprosessen. Dette gjøres i form av en anskaffelsesprotokoll. Mal for protokoll finnes på innkjøpsportalen. Anskaffelsesprotokollen vil være sentral i forbindelse med behandling av eventuelle klager. I klagesaker er det oppdragsgiver som har bevisbyrden. Anskaffelsesprotokollen kan i den sammenheng bli gjort tilgjengelig for leverandører. Man må derfor formulere seg på en slik måte at det egner seg for offentliggjøring. Anskaffelsesprotokollen skal etableres når anskaffelsen starter opp og skal fylles ut gjennom prosessløpet helt frem til avtale er inngått. Det er utarbeidet to forskjellige anskaffelsesprotokoller for anskaffelser over EØS-terskelverdien; Anskaffelsesprotokoll over trinn og Anskaffelsesprotokoll over trinn, den første for anskaffelser uten forutgående kvalifisering (1-trinnsprosess) den siste for anskaffelser med forutgående kvalifisering (2-trinnsprosess) Anskaffelsesnummer Alle dokumenter knyttet til slike anskaffelser skal arkiveres på eget saksnummer i arkivsystemet. Dette gjøres av den som er ansvarlig for gjennomføringen av anskaffelsen eventuelt med hjelp fra sentralt arkiv. Dette saksnummer kan også benyttes som avtalenummer. For mindre anskaffelser vil anskaffelsesprotokollen være det første dokumentet i arkivsaken men for større og/eller kompliserte anskaffelser kan det første dokumentet være et beslutningsnotat/vedtak eller lignende. 9.3 Utarbeide kvalifikasjonsgrunnlag Kvalifikasjonskrav Formålet med å kvalifisere leverandører er å sikre at leverandørene er i stand til å påta seg leveransen og/eller for å snevre inn antallet tilbud man ønsker å motta. Det er tidkrevende å evaluere tilbud og det vil ikke være hensiktsmessig å komme i en situasjon der man må evaluere for eksempel 20 tilbud, i slike tilfeller kan det være lurt å gjennomføre en forutgående kvalifisering (2-trinns prosess). Ved begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling (over EØSterskelverdien) er det et krav at oppdragsgiver skal gjennomføre en forutgående kvalifisering. Kvalifikasjonsgrunnlaget inneholder de kravene som leverandøren må tilfredsstille for å bli kvalifisert til å inngi tilbud. Kvalifikasjonskravene er derfor noen helt annet enn tildelingskriteriene som brukes ved vurdering av tilbudene. Kvalifikasjonskravene skal være knyttet til leverandøren og ikke til egenskaper ved selve leveransen. Det er viktig at kravene er relevante ved at de står i et rimelig og fornuftig forhold til det som skal leveres. Den informasjonen/dokumentasjonen som benyttes for å evaluere tilbyderen kan ikke i tillegg benyttes til å evaluere tilbudet. Dato: 6. desember 2013 Versjon 2.0 Side 17 av 34

18 Aktuelle kvalifikasjonskrav kan omfatte leverandørens organisasjon, finansielle, økonomiske og juridiske stilling, kvalifikasjoner og kapasiteter, miljøforhold, o.a Skatteattester og HMS-erklæring Krav om skatteattester og HMS-erklæring (for tjenesteanskaffelser) er obligatoriske kvalifikasjonskrav som ikke kan fravikes Kvalifikasjonskravene er minimumskrav Kvalifikasjonskravene er å betrakte som absolutte minimumskrav som må være oppfylt for at en leverandør skal kunne delta i konkurransen. Hensikten med kvalifikasjonskravene er bl.a. å: unngå å få tilbud fra useriøse eller ikke-relevante leverandører, begrense antall tilbydere, spare leverandører som ikke har en reell sjanse til å vinne konkurransen fra å bruke tid på tilbudsarbeid og spare oppdragsgiver for unødvendig evalueringsarbeid Eksempler på kvalifikasjonskrav er formulert i malene for kvalifikasjonsgrunnlag og konkurransegrunnlag som finnes på innkjøpsportalen og på "mine maler" fra Word og Excel Typiske fallgruver - Kvalifikasjonsgrunnlag Oppgitte kvalifikasjonskrav avviker fra hva man egentlig ønsker å kvalifisere leverandørene etter. Oppgitte kvalifikasjonskrav er knyttet til leveransen fremfor leverandørene. Oppgitte kvalifikasjonskrav burde vært tildelingskriterium (spesielt ved tjenestekjøp). Kvalifikasjonskravene endres vesentlig etter at kunngjøringen er foretatt uten at ny kunngjøring foretas Kvalifikasjonskravene er for mange/for krevende, noe som fører til at vi ikke får nok søkere. 9.4 Utarbeide krav til leveransen Kravspesifikasjon Kravspesifikasjonen vil inngå som en del av konkurransegrunnlaget, vanligvis som et vedlegg. Kravspesifikasjonen angir oppdragsgiverens mål, behov og krav til leveransen. Maler for kravspesifikasjon finnes på innkjøpsportalen. Innholdet må tilpasses den enkelte anskaffelse. Malen finnes i flere forskjellige versjoner, avhengig av anskaffelsens størrelse og kompleksitet Funksjonelle krav Kravspesifikasjonen skal inneholde oppdragsgiverens mål, behov og krav til leveransen og vil danne grunnlag for løsningsbeskrivelsen leverandørene gir i sine tilbud. Kravspesifikasjonen er derfor et sentralt element i tillegg til konkurransegrunnlaget. Kravene må være knyttet til gjenstanden/tjenesten som skal leveres og kan ikke være knyttet til leverandøren som sådan. Eventuelle krav til leverandøren må legges inn som kvalifikasjonskrav. Kravspesifikasjonen bør utformes på en slik måte at det er lett for leverandørene å besvare den, og at det er lett for oppdragsgiveren å evaluere leverandørenes besvarelse. Kravene kan være funksjonelle eller beskrive nærmere hvilke ytelser (så som funksjonalitet, omfang, ytelse, kvalitet, tilgjengelighet) som leveransen skal oppfylle. Så langt som mulig skal krav formuleres slik at leveransen kan følges opp i henhold til avtalte mål og kvalitetsparametere. Dato: 6. desember 2013 Versjon 2.0 Side 18 av 34

19 9.4.3 Typiske fallgruver ved kravspesifisering Kravene er ikke målbare/etterprøvbare Kravene er urealistiske Kravene er mangelfulle og/eller dårlig strukturert Kravene angir løsninger heller enn behov (oppdragsgiveren spør ut fra sitt behov, leverandøren svarer ut fra sin løsning) Kravene er på siden av behovet Enkelte kravområder får for stor vekt, andre for lite 9.5 Utarbeide konkurransegrunnlag Generelt Konkurransegrunnlaget med vedlegg er den underlagsinformasjon oppdragsgiveren enten kunngjør på DOFFIN (1-trinns prosess), eller sender til kvalifiserte leverandører (2-trinnsprosess), for at de skal være i stand til å utarbeide et tilbud. Innhold og omfang av konkurransegrunnlaget vil avhenge av type anskaffelse og hvilken avtaletype som er valgt. Ved gjennomføring av prosedyrer som krever forutgående kvalifisering (2-trinnsprosess) bør konkurransegrunnlaget være ferdig utarbeider før kvalifikasjonssøknadene blir levert inn for ikke å forsinke prosessen Maler for konkurransegjennomføring Det er utarbeidet utfyllende maler for konkurransegjennomføring som er tilgjengelig på innkjøpsportalen. Der finnes det også en enkel forklaring på hvordan man selv kan hente alle malene direkte fra Word og Excel Krav knyttet til valg av tilbyder (kvalifikasjonskrav) I en 1-trinnsprosess vil disse kravene framkomme i konkurransegrunnlaget mens i en 2- trinnsprosess vil de framkomme i kvalifikasjonsgrunnlaget. Se for øvrig kapittel Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriteriene) Grunnlaget for tilbudsevalueringen, tildelingskriteriene, skal oppgis i konkurransegrunnlaget. Valg, utforming og vekting av tildelingskriteriene må gjøres med omhu og på en slik måte at alle hensikter ved tilbudsevalueringen ivaretas. Generelle krav til utforming av tildelingskriteriene er nærmere beskrevet i kapittel Typiske fallgruver - Konkurransegrunnlag Viktige krav blir utelatt eller kravene får feil prioritering. Viktighetene av kravene blir feilvurdert noe som kan føre til at man må avvise et svært godt egnet tilbud fordi man satte et mindre viktig krav som et må-krav. Kravspesifikasjonen er uten krav til leverandørens svar eller mangler format som gjør det vanskelig å sammenligne tilbudene. Ingen eller mangelfull spesifikasjon av hvordan tilbudet totalt sett skal utformes, noe som gjør det vanskelig å sammenligne tilbudene. Dato: 6. desember 2013 Versjon 2.0 Side 19 av 34

20 9.6 Kunngjøre anskaffelsen Offentlige anskaffelser over kunngjøringsgrensen (NOK ,-) skal som hovedregel kunngjøres. Kunngjøringer gjøres direkte på internett i DOFFIN-databasen ( Ved kunngjøringer over EØS-terskelverdien sørger DOFFIN for overføring til TED-databasen (engelsk versjon). Brukerveiledning ligger tilgjengelig på Kunngjøring bør foretas så raskt som mulig for ikke å miste tid, fortrinnsvis så snart kvalifikasjonsgrunnlaget (2-trinn) eller konkurransegrunnlaget (1-trinn) er ferdig utarbeidet og godkjent. Etter kunngjøringen, har leverandørene en frist på å melde sin interesse for å delta i konkurransen. Fristen skal være angitt i kunngjøringen og settes som hovedregel til samme dato som innleveringsdato for kvalifikasjonssøknad/tilbud. Fristene framkommer i figuren i punkt 6.2. Konkurransegrunnlaget (1-trinnsprosess) eller kvalifikasjonsgrunnlaget (2-trinnsprosess) med vedlegg legges ut på DOFFIN tilgjengelig for alle. Opplysninger om dette framkommer tydelig i kunngjøringen. Informasjon om kvalifikasjonskriteriene skal framkomme i kunngjøringen. Det er ikke godt nok at denne informasjonen framkommer i konkurransegrunnlaget selv om det blir lagt ut i kunngjøringen samtidig. For å unngå motstrid, anbefales det å kopiere inn teksten fra konkurransegrunnlaget inn i kunngjøringen der det skal gis informasjon om kvalifiseringen og evalueringen. 9.7 Behandling av kvalifikasjonssøknader I god tid før søknadsfristen utløper skal det gis informasjon til resepsjonen om hva det ventes søknader på og når fristen er. Resepsjonen skal påføre mottakstidspunkt og gi ut kvittering til de som ønsker det. Søknaden skal leveres på papir men kan i tillegg leveres elektronisk pr. e-post eller pr. fax. Det er den versjonen som er mottaker i hende først som avgjør om innleveringsfristen er overholdt. Det innebærer at det ikke kan anses som for sent levert selv om papirversjonen ankommer etter fristens utløp dersom søknaden har ankommet pr. e-post eller fax før søknadsfristens utløp. Dersom søknaden er merket på en slik måte at det ikke er mulig å forstå at dette er en søknad skal den avvises jf. FOA (1) b eller (1) b. Etter søknadsfristens utløp skal de innkomne søknadene åpnes samtidig. Det skal være to representanter for oppdragsgiveren til stede og informasjon om søknadene skal føres inn i anskaffelsesprotokollen. Dersom tid og sted for åpningen er angitt i kvalifikasjonsgrunnlaget eller i kunngjøringen så må dette følges. Det er derimot ikke noe krav om at tid og sted oppgis og det anbefales ikke. Umiddelbart etter søknadsåpning skal alle søknader legges inn i arkivsystemet. Alle søknader må vurderes om de skal unntas offentlighet. Oppdragsgiver har etter offentleglova hjemmel for, inntil leverandør er valg, å unnta alle søknader fra offentlighet dersom hensyn som taler for unntak må anses å veie tyngre enn hensyn som taler for innsyn. Oppdragsgiver plikter å unnta offentlighet all informasjon om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. I tillegg bør alle søknader unntas offentlighet fram til valg av leverandør er gjort. Dato: 6. desember 2013 Versjon 2.0 Side 20 av 34