KONKURRANSEGRUNNLAG. Konsulent- og rådgjevingstenester ANSVARLEG PERSON. Arve Tokvam Dagleg leiar INNBYDAR

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Konsulent- og rådgjevingstenester ANSVARLEG PERSON Arve Tokvam Dagleg leiar INNBYDAR Lærdal Næringsutvikling AS Postboks Lærdal INNKJØPSPROSEDYRE Open anbodskonkurranse KONTRAKTSTYPE Rammeavtale Tilbodsfrist: kl

2 1 Tilbodsinnbyding Denne konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen 8. september Dei reglane som skal gjelda for gjennomføringa av dette kjøpet, går fram av lov og forskrift om offentlege anskaffingar og supplerande reglar nedanfor. Følgjande innkjøpsprosedyre er vald: Open anbodskonkurranse i samsvar med Forskrift om offentlege anskaffingar 14-1 (over terskel). Tilbodet med vedlegg skal vera skrive på norsk og gitt på grunnlag av dei dokumenta som er opplyst i konkurransegrunnlaget. Tilbodet skal innehalda alle dei opplysningar som denne innbydinga stiller krav om, og følgja same inndeling/nummerering som konkurransegrunnlaget sitt vedlegg 1 (Tilbodsskjema). Ufullstendige tilbod kan bli forkasta. Tilbodet skal vera underskrive og sendast/leverast i lukka sending merka Tilbod konsulent- og rådgjevingstenester i eitt sett skriftleg tilbod og eitt sett elektronisk tilbod på minnepenn. Tilboda skal sendast til: Lærdal Næringsutvikling AS Postboks Lærdal Tilbodet skal vera oss i hende seinast fredag 24. oktober 2014 kl Vi gjer merksam på at det er tilbydar sitt ansvar at tilbodet når fram i tide. For seint innkomne tilbod vil verta avvist. Det vil ikkje finna stad offentleg opning der tilbydarar kan møta opp. Dei innkomne tilboda vil bli opna av to representantar frå oppdragsgjevar. Tilboda vil bli protokollført. Tilbod som ikkje er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkasta. All kommunikasjon, inklusive spørsmål og avklaringar osv., skal vera på norsk. Tilbod pr. e-post vert ikkje akseptert. Tilbydaren må vedstå tilbodet sitt i 3 månader etter tilbodsfrist. Lærdal, 8. september 2014 Arve Tokvam Dagleg leiar 2

3 2 OPPLYSNINGAR OM OPPDRAGSGJEVAR OG UTLYSINGA 2.1 Oppdragsgjevar Lærdal Næringsutvikling AS Postboks Lærdal 2.2 Kontaktperson Arve Tokvam Dagleg leiar Dersom tilbydar finn at konkurransegrunnlaget ikkje gjev tilstrekkeleg informasjon, eller ved behov for avklaringar, kan tilbydar stilla skriftleg spørsmål for å få tilleggsopplysningar. Tilleggsopplysningar kan gjevast seinast 10 dagar før utløpet av tilbodsfristen. Slike tilleggsopplysningar vert sendt til alle som har motteke konkurransegrunnlaget. 2.3 Framdriftsplan Aktivitet Dato Kunngjering i DOFFIN-databasen 8. september 2014 Siste frist for spørsmål 16. oktober 2014 kl Frist for innlevering av tilbod 24. oktober 2014 kl Innstilling på vald tilbydar Veke 45 Karensperiode (innstilling vert sendt ut elektronisk) 10 dagar Inngåing av avtale (planlagt) Veke 48 Vedståingsfrist 3 månader etter tilbodsfrist 2.4 Innleiing Det er ønskjeleg med tilbod frå leverandørar som oppfyller krava i dokumentet, og som kan gje tilbod på ei eller fleire av tenestegruppene. Lærdal Næringsutvikling AS tek atterhald om å kunne velja ulike leverandørar for kvar av tenestegruppene. Oppdragsgjevar har rett til å nytta eksisterande rådgjevingsfirma for tidlegare gjennomførte prosjekt, og for prosjekt som allereie er starta opp. Det vert vidare teke atterhald om at dersom leverandør ikkje kan tilfredstilla krava i eit oppdrag kan andre leverandørar veljast. I tillegg vert det teke atterhald om å kjøpa mindre ad-hoc oppdrag hjå andre leverandørar. 3

4 2.5 Grunnlag for utlysinga Formålet med utlysinga er å inngå ein eller fleire rammeavtalar for konsulent- og rådgjevingstenester. Rammeavtalane gjeld for ulike nye prosjekt initiert av Lærdal Næringsutvikling AS. Det er høve til å gje tilbod på ei eller fleire av tenestegruppene, sjå tilbodsskjema (vedlegg 1) 2.6 Omfang Kontrakten sin verdi er vurdert til inntil kr ,- samla for alle tenestegruppene i kontrakten si løpetid, som er inntil 3 år. Vi presiserer at dette er overslag basert på eigen kjennskap til pris og planlagt aktivitet. Verdien fordeler seg slik på dei ulike tenestegruppene: Tenestegruppe Område Stipulert verdi 1 Prosjektleiing og prosjektrådgjeving ,- 2 Bedriftsrådgjeving ,- 3 Analyse- og utgreiingsarbeid ,- 4 Arkitekt- og teikningstenester ,- 1. Prosjektleiing og prosjektrådgjeving Lærdal Næringsutvikling AS arbeider mykje med prosjekt. I hovudsak førestår vi prosjektleiing med eigne ressursar, men ved behov ynskjer vi å engasjera eksterne konsulentar til dette. I ein del prosjekt kan det i tillegg vera aktuelt for oss å kjøpa rådgjevingstenester knytt til gjennomføring av prosjekt. Prosjektarbeidet vil i stor grad vera knytt til gjennomføring av forstudiar og forprosjekt. 2. Bedriftsrådgjeving Bedrifter i Lærdal kommune som ynskjer bedriftsrådgjeving som del av sitt utviklingsarbeid søkjer ofte om tilskot frå oss til dette. I ein del tilfelle kan det vera aktuelt at slik bedriftsrådgjeving vert koordinert gjennom oss, og difor ynskjer vi å ha ein rammeavtale på dette. Det handlar om ulike former for rådgjeving knytt til bedrifter sine behov, t.d. innanfor organisasjon, leiing, økonomi, IT og marknad. 3. Analyse- og utgreiingsarbeid I vårt arbeid med å leggja til rette for og skapa utvikling i næringslivet, er det ofte behov for å utføra diverse kartleggings-, analyse- og utgreiingsarbeid, t.d. strategiske analysar, samfunnsanalysar, næringsanalysar, men og meir spesifikke analysar innanfor ulike område. Innafor denne tenestegruppa høyrer også utgreiingar av litt meir fagleg art, som grunnlag for saker og utviklingsprosjekt vi jobbar med. 4. Arkitekt- og teikningstenester I ulike prosjekt har vi behov for å utarbeida overordna planskisser og bygningsmessige skisser som grunnlag for å visualisera og laga kostnadsoverslag for løysingar, hovudsakleg i ein forstudie- og forprosjektfase av prosjekt. 4

5 2.7 Varigheit Avtalen trer i kraft når avtalen vert underteikna, og skal vara i 2 år med opsjon for forlenging av avtalen i inntil 1 år. Totalt vil avtalen kunne gjelda for 3 år. Oppdragsgjevar vil seinast 1 månad før kontraktperioden går ut, gje melding til leverandør om opsjonen blir nytta. Dersom oppdragsgjevar ikkje gjev melding om prolongering, vert avtalen avslutta etter 2 år. 2.8 Informasjon om regleverket Vi rår til at den enkelte tilbydar gjer seg kjent med rammevilkåra for offentleg innkjøp. Informasjon kan ein finna hjå Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI): eller i sjølve regelverket hjå lovdata: og html&emne=ANSKAFFELSER*& 2.9 Innkjøpsprosedyre Dette tilbodet vert gjennomført som «Open anbodskonkurranse» i samsvar med del III i forskriftene til Lov om offentlege anskaffingar 14-1: Etter at tilboda er mottekne, vil det bli vurdert om leverandørane tilfredsstiller kvalifiseringskriteria i konkurransegrunnlaget. Dei leverandørane som ikkje tilfredsstiller kvalifiseringskriteria, vil ikkje koma vidare i konkurransen. Vi vil deretter evaluera tilboda til dei leverandørane som blir kvalifisert. Ved denne innkjøpsprosedyren kan det ikkje gjennomførast forhandlingar om tilboda. Det kan berre gjennomførast samtalar for å avklara eventuelle uklare forhold, eller for å få/gje tilleggsinformasjon. 3 KRAV TIL TENESTA Sjå vedlegg 1. 5

6 4 REGLAR FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 4.1 Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon av kvalifikasjonskrava Leverandøren sine kvalifikasjonar vil bli vurdert ut frå følgjande dokumentasjon (vedlegg til tilbodet): Generelle krav Krav til dokumentasjon: Attest for betalt skatt og trygdeavgift, ikkje eldre enn 6 månader frå tilbodsfrist Attest for betalt meirverdiavgift, ikkje eldre enn 6 månader frå tilbodsfrist HMS/miljø eigenerklæring Firmaattest frå Brønnøysund Økonomisk og finansiell kapasitet Krav til dokumentasjon: Leverandøren sitt årsrekneskap for dei 2 siste åra med årsmeldingar Balanse- og resultatrekneskap med revisorrapport skal leggjast ved for at oppdragsgjevar skal vurdera tilbydar si økonomiske stilling Sosial dumping Etter forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlege kontraktar gjeldande frå er det forbode mot sosial dumping i offentleg kjøp, herunder krav til arbeidsstandardar og forsvarleg arbeidsmiljø. Arbeidstakarane skal vera sikra normale lønns- og arbeidsvilkår. Tilbydar skal leggja ved stadfesting på at arbeidarane er sikra lønns- og arbeidsvilkår. Tilbydarar som ikkje kan leggja ved slik stadfesting vil bli avvist Underleverandørar Krav til dokumentasjon: Overslag over kor stor del av kontrakten som kan verta utført av underleverandør. Gje opp namn på underleverandørar og kva tenester desse utfører. Me stiller same krav til dokumentasjon av alle kvalifikasjonskrava i kapittel 4 til underleverandørar, som til tilbydar Språk og lovverk Tilbydar skal opplysa om oppfylling av fylgjande krav: Rådgjevaren forstår norsk og kan gjera seg forstått på norsk, både skriftleg og munnleg Tilbydar skal følgja gjeldande lover, forskrifter, norsk standard og tariffavtalar Tilbod som ikkje inneheld lovpålagte og førespurte attestar kan avvisast. 6

7 4.2 Tildelingskriteria Ut frå dei vekta kriteria som er lista opp nedanfor, vil Lærdal Næringsutvikling AS velja det økonomisk mest fordelaktige tilbodet. Vedtaket om val av tilbydar vert gjort av dagleg leiar Pris og kostnader (50%) Sjå punkt 4.1 i tilbodsskjemaet (vedlegg 1) Kompetanse og service (50%) Sjå punkt 4.2 i tilbodsskjemaet (vedlegg 1) 4.3 Forkasta tilbod Er det sakleg grunn tek oppdragsgjevar seg rett til å forkasta tilboda. Oppdragsgjevar sender brev om forkasta tilbod, med grunngjeving. Forkasta tilbod vil ikkje bli returnert til tilbydar. 4.4 Kostnader ved utarbeiding av tilbod og eventuelle møte Alle kostnader i samband med utarbeiding av tilbod og eventuelle møte skal i heilskap dekkast av den einskilde tilbydar. 4.5 Utforming av tilbod Det er viktig at tilbodet er utforma i samsvar med konkurransegrunnlaget. Tilbod som avvik frå disposisjon og ikkje inneheld dei opplysningar, oppgåver m.m. som vi har førespurt, kan avvisast. 4.6 Tilleggsopplysningar Dersom tilbydar finn at konkurransegrunnlaget (med vedlegg) ikkje gjev tilstrekkeleg informasjon, eller ved behov for eventuelle avklaringar, må tilbydar stilla spørsmål skriftleg innan fristen, sjå punkt 2. Tilleggsopplysningar kan oppdragsgjevar gje inntil 7 dagar før utløpet av tilbodsfristen. Opplysningane vil oppdragsgjevar eventuelt senda til alle tilbydarane som har motteke konkurransegrunnlaget. 4.7 Signatur og fullmakt Ved innlevering av tilbod må tilbydar opplysa om komplett namn og adresse som er registert på vedkomande firma. I tillegg skal det opplysast registreringsnummer frå firmaregisteret i Brønnøysund. Tilbodet skal vera signert av person eller personar med fullmaktsmynde. Tilbodet skal vera på norsk. 7

8 4.8 Kontraktstildeling og kontrakt Oppdragsgjevar sitt vedtak om innstilling til val av leverandør, vil bli sendt skriftleg til alle deltakarane i konkurransen i rimeleg tid før kontraktsignering. Informasjonen vil innehalda ei grunngjeving for valet og frist for leverandørar til å klaga over vedtaket. Dersom det ikkje kjem inn klager innan klagefristen som er oppgitt i brev, legg oppdragsgjevar til grunn at uaktuelle tilbydarar respekterer utfallet. Det vil verta inngått avtale/kontrakt med den/dei leverandør(ar) som får sitt/sine tilbod godtekne. Oppdragsgjevar sine kontraktvilkår utgjer ein obligatorisk del av avtalen/kontrakten. Der det ikkje er samsvar mellom konkurransegrunnlaget og kontraktvilkåra, gjeld konkurransegrunnlaget. 4.9 Atterhald Eventuelle atterhald til konkurransegrunnlaget, inkludert vedlegg, skal tilbydar spesifisera i punkt 6 i tilbodsskjema (vedlegg 1). Dersom oppdragsgjevar ikkje tek omsyn til atterhalda, må leverandøren skildra kva konsekvensar dette får, og prissetja konsekvensane. Tilbydar kan ikkje gjera endringar i tilbodet eller kalla tilbodet tilbake etter tilbodsfristen. Oppdragsgjevar tek atterhald om å kunne fordela delavtalar mellom fleire leverandørar, godta heile eller delar av eit tilbod, forkasta alle tilboda samt å avlysa konkurransen fullstendig, dersom det ligg føre sakleg grunn. Oppdragsgjevar tek atterhald om å kunne gå ut og førespørje pris hjå fleire tilbydarar ved enkeltkjøp/prosjektkjøp som overstig kr ,-. 5 KONTRAKTVILKÅR Kontraktvilkåra skal saman med konkurransegrunnlaget danna grunnlag for endeleg kontrakt, med atterhald om mindre praktiske justeringar/tilpassingar. Følgjande kontraktvilkår vert lagt til grunn for avtalen: 5.1 Bakgrunn Avtaleperioden vert i samsvar med konkurransegrunnlaget punkt Pris Prisane skal i utgangspunktet vera faste i avtaleperioden og innehalda alle krav, vilkår, dokumentasjonar og opplæring som er nedfelt i dette konkurransegrunnlaget. Prisane vert i samsvar med tilbodsskjemaet punkt

9 5.2.1 Prisjustering i avtaleperioden Etter eitt år vil prisane kunne reforhandlast dersom tilbydar kan dokumentera at prisane i marknaden for den aktuelle tenestegruppa har endra seg. Dersom marknadsprisen for ei tenestegruppe går ned med 5% eller meir, er leverandøren pliktig til å endra prisen utan å bli minna om det frå kjøparen. Lærdal Næringsutvikling AS skal alltid godkjenna eventuelle prisendringar før dei trer i kraft. 5.3 Leveringsvilkår Tinga teneste skal leverast i samsvar med avtale for kvart oppdrag/prosjekt Reklamasjon Tenester som avvik frå krav/vilkår i avtalen fører til reklamasjon. Reklamasjon skal skje straks og seinast 5 dagar etter at avvik er oppdaga. Leverandøren skal då, utan diskusjon, foreta omlevering utan kostnadar for kjøparen. 5.4 Betalingsvilkår og fakturering Faktura frå leverandør kontant per 30 dagar etter fakturadato. Faktura skal ikkje innehalda noko form for gebyr eller tillegg. 5.5 Oppseiing Dersom vilkåra i avtalen ikkje vert overhaldne av partane, kan avtalen omgåande seiast opp av den lidande part. Oppseiinga skal skje skriftleg. Lærdal Næringsutvikling AS kan heva avtalen med omgåande verknad dersom: Leverandør kjem i insolvenssituasjon Leverandør gjer seg skuldig i straffbare forhold Det føreligg vesentleg misleghald Prisane i avtalen endrar seg svært ugunstig i høve til andre leverandørar i marknaden 5.6 Konflikt Partane sine rettar og plikter etter avtalen vert bestemt i sin heilskap av norsk rett. Usemje om verknad, innhald eller gjennomføring av denne avtalen skal prøvast løyst ved forhandlingar. Fører ikkje forhandlingane fram, kan kvar av partane krevja saka avgjort med endeleg verknad ved norske domstolar. Partane vedtek Indre Sogn Tingrett som verneting. Lærdal, Arve Tokvam Dagleg leiar 9