INNKJØPSREGLEMENT FOR

Transkript

1 INNKJØPSREGLEMENT FOR DOVRE LESJA LOM SEL SKJÅK VÅGÅ KOMMUNAR

2 INNHALDSLISTE Innleiing 3 1. MÅL FOR INNKJØPSARBEIDET Ansvar Grunnleggjande prinsipp for innkjøp Etiske prinsipp for innkjøp RETNINGSLINER FOR DEI ENKELTE KJØP Små eingongskjøp Innkjøp mellom kr og kr Rammeavtaler Leveranse innafor rammeavtaler Unntaksreglar ORGANISERING AV INNKJØPSARBEIDET Avrop GRUNNLEGGJANDE KRAV TIL INNKJØPSARBEIDET Kven krava gjeld for, formål med krava Prosedyrar Lover, forskrifter og vedtak Inhabilitet Fortruleg saksbehandling Avrop/bestilling Leverandørrelasjonar Leverandørkontakt Personlege kjøp AVTALER/KONTRAKTAR Løpande kontraktar Rammeavtaler Kjøpsavtaler Oversikt over avtaler SPESIELLE VILKÅR Tenestekjøp Miljøinnkjøp Undersøkingsplikt, screening Etisk handel 6.5 Barnearbeid Skatteattest.. 6 Side 2 av 6

3 Innleiing Reglementet utdjupar forhold som ikkje er regulerte i forskrifta til lov om offentlege innkjøp av Mål og strategi for innkjøpsarbeidet 1. Mål for innkjøpsarbeidet Målet for innkjøpsarbeidet i kommunen er å kjøpe og forvalte dei varer og tenester det er behov for på ein måte som fører til mest mogleg effektiv ressursutnytting for heile kommunen. 1.1 Ansvar Rådmannen ved dei innkjøpsansvarlege i kommunen er ansvarleg for samordning av alle innkjøp i kommunen. Rådmannen ved dei innkjøpsansvarlege i kommunen har fagleg ansvar for det totale innkjøpsarbeidet. Dette inneber fastlegging av regelverk, opplæringstiltak osv. Reglementet gjeld for alle tilsette i kommunen. 1.2 Grunnleggjande prinsipp for innkjøp For innkjøp gjeld følgjande retningsliner: Alle innkjøp skal ha sitt grunnlag i vedtatt plan og budsjett Alle innkjøp skal skje i samsvar med vedtatt rutine i kommunen Innkjøp skal følgje gjeldande lover og forskrifter. Kravet kommunen har til helse, miljø og tryggleik skal følgjast Innkjøpsavtaler som er inngått og gjort gjeldande av kommunen, skal nyttast. 1.3 Etiske prinsipp for innkjøp Alle som arbeider med saker etter denne instruksen, skal setja strenge krav til integritet og etikk for verksemda si. Ein skal heve respekten for innkjøpsarbeidet ved å ta avstand frå og kjempe mot all uetisk forretningspraksis. Høg forretningsetisk standard skal også prege dei interne forholda. Ærlegdom og open haldning skal prege rapportering, forslag og informasjon. Alle skal arbeide for ordningar og avtaler som sikrar både effektiv konkurranse og nødvendig kontinuitet. Det er også viktig å sikre nødvendig fridom til å kunne skifte leverandør når forholda tilseier at dette bør gjerast. Ingen leverandør skal få urettmessige fordelar framfor andre. Ingen medarbeidar skal kunne oppnå personlege fordelar av innkjøpa til kommunen. Det skal gjevast korrekt og objektiv informasjon om den kommunale verksemda. Ingen medarbeidar i kommunen som deltar i eller gjer kommunale innkjøp, kan vera involvert i forhold som kan påverke handlefridom og dømmekraft. Alle medarbeidarar som deltar i kommunale innkjøp, skal informere sin nærmaste overordna om reell eller mogleg inhabilitet. Medarbeidarar som deltar i kommunale innkjøp, pliktar å vera fortrulege i forhold til den informasjonen leverandørar gir om prisar, spesifikasjonar og andre forhold som betyr noko for val av leverandør. Alle leverandørar skal få korrekt informasjon, høfleg mottaking og behandling i forhold til god forretningsskikk. Ingen av dei tilsette i kommunens må personleg forplikte seg i forhold til leverandørar. Gåver som reiser tvil om integritet eller som kan gi slikt inntrykk, skal ikkje aksepterast. Side 3 av 6

4 Ingen medarbeidar skal gi opplysningar om andre tilbod eller leverandørar, heller ikkje opplyse om prisnivå eller økonomiske rammer kommunen har vurdert utover det som er opplyst i utlysingsteksta. Moderate former for gjestfridom og sosialt samvær høyrer med til høfleg forretningsomgang. Graden av dette må ikkje utviklast slik at det påverkar valet av leverandør eller gir andre grunn til å tru det. 2. Retningsliner for dei enkelte kjøp 2.1 Små eingongskjøp Slike kjøp skal avgrense seg til akutte småkjøp som ikkje kan planleggjast eller førast opp på ein samlefaktura. 2.2 Innkjøp mellom kr og kr Kjøp etter denne regelen er ein ny del av lova og forskrifta. Det skal innhentast tilbod frå minimum tre leverandørar. Det skal førast protokoll for dette innkjøpet. I eit innkjøpssamarbeid bør ein sjekke ut om fleire kommunar er aktuelle i forhold til planlagt innkjøp, da ein bør søkje å utnytte volumfordelane som eit innkjøpssamarbeid gir. Kommentar: Formålet med denne regelen er at det ved kjøp i denne storleiken ikkje skal setjast i verk større prosedyrar enn det som kan forsvare kostnaden. Det skal likevel leggjast vekt på konkurranseprinsippet; di større beløp, di viktigare er dette. Etter lova skal det etablerast konkurranse frå første krone. Dei etiske reglane gjeld for alle kjøp uansett storleik. For innkjøp over kr gjeld eigne, nasjonale reglar. 2.3 Rammeavtaler Er leveransane basert på rammeavtaler, skal val av leverandør skje etter konkurranse. Konkurransen skjer etter lov og forskrift om offentlege innkjøp. 2.4 Leveransar innafor rammeavtaler Varer og tenester som ligg innafor ei inngått rammeavtale, skal rekvirerast i samsvar med rammeavtala. Det er berre unntaksvis ved tvingande grunnar at ein kan gå utanom rammeavtala. Grunnen må kunne dokumenterast. Ei rammeavtale er eit bindande dokument for både kjøpar og leverandør, det er derfor nødvendig at føresegnene i rammeavtala blir overhaldne. 2.5 Unntaksreglar Ved akutte behov, som ikkje har vore moglege å sjå på førehand, kan direkte kjøp gjerast. Det må kunne dokumenterast at dette har vore nødvendig. Kommentar: Uttrykket ikkje har vore moglege å sjå på førehand betyr i dette tilfelle f.eks. brann, maskinhavari, flom osv. 3. Organisering av innkjøpsarbeidet Det er eit krav til den enkelte å samarbeide. Det er grunn til å tru at betre samarbeid gir stordriftsfordelar i heile innkjøpsprosessen. Rammeavtaler som blir gjort gjeldande for heile eller delar av kommunen, er eit viktig verkemiddel for å kunne nytte dei fordelane det samla innkjøpsvolumet representerer for kommunen og innkjøpssamarbeidet. Rammeavtaler sikrar også ei samordna og rasjonell åtferd overfor leverandøren. 3.1 Avrop Alle avrop på rammeavtaler skal skje etter avtalte rutinar. Side 4 av 6

5 4. Grunnleggjande krav til innkjøpsarbeidet 4.1 Kven krava gjeld for, formål med krava Dei grunnleggjande prinsippa for innkjøp i kommunen gjeld for alle tilsette i kommunen. Dette dokumentet skal medverke til felles og korrekt åtferd i leverandørmarknaden. 4.2 Prosedyrar Val av prosedyrar skal skje etter Lov om offentlege innkjøp og vedtatt forskrift til lova og dette reglementet. 4.3 Lover, forskrifter og vedtak Alle som arbeider med innkjøp i kommunen, skal gjera seg kjende med lover og forskrifter og etterleva dei vedtak som er relevante i samband med dette. 4.4 Inhabilitet Alle medarbeidarar som deltar i innkjøpsarbeidet, skal informere sin overordna om reell og mogleg inhabilitet, slik som eigarinteresser, familieforhold, nært personleg vennskap eller liknande i forhold til leverandørar eller representantar for leverandørane. 4.5 Fortruleg saksbehandling Ein skal hindre at saksbehandling når det gjeld innkjøpsarbeidet blir kjent for uvedkomande. Spreiing av slik informasjon skal avgrensast til det strengt nødvendige. Konkurranseelementa til tilbydar skal ikkje offentleggjerast, jf. lov om offentlegheit i forvaltninga 6-2a med forskrift til offentlegheitslova, kapittel 5 punkt 12, og forvaltningslova Avrop/bestilling Avrop/bestilling av varer og tenester, som er avtalefesta gjennom rammeavtaler, skal skje utan at konkurransemomentet blir trekt inn. 4.7 Leverandørrelasjonar Leverandørkontakt All kontakt med leverandørar skal berre skje ut frå interessene til kommunen. Kontakta skal skje i samsvar med etiske retningsliner omtala i punkt Personlege kjøp Tilsette i kommunen må ikkje utnytte si stilling til å oppnå særlege fordeler ved eigne kjøp frå leverandørane til kommunen, og skal ikkje ta imot gåver, ytingar, pengar eller andre fordelar. Dette gjeld likevel ikkje gåver av liten og uviktig verdi, så som reklamemateriell, blomster o.l. 5. Avtaler/kontraktar 5.1 Løpande kontraktar Løpande kontraktar bør ikkje inngåast over ein uforholdsmessig lang periode. Tilrådd tidsrom er 2 år. Det skal gjerast avtale om ein gjensidig frist for oppseiing (f.eks. 3 mndr.). Ved mishald skal det vera mogleg å seia opp kontrakten straks. 5.2 Rammeavtaler Rammeavtale er ei tidsavgrensa avtale med ein eller fleire leverandørar, sjå pkt Kommunen forpliktar seg ikkje til noko bestemt kjøpsvolum. Alle avrop/bestillingar skal kunne dokumenterast skriftleg. 5.3 Kjøpsavtaler Kjøpsavtale er ei skriftleg avtale med ein leverandør om eit bestemt enkeltkjøp. Side 5 av 6

6 5.4 Oversikt over avtaler Rådmannen v. innkjøpsansvarleg har ansvaret for at det til kvar tid eksisterer ajourførte oversikter over inngåtte avtaler. 6. Spesielle vilkår 6.1 Tenestekjøp Ved bruk av konsulentar skal desse underskrive vanleg teieplikterklæring. Det skal i tillegg avkrevjast erklæring om at dei ikkje har interesser i eventuelle avgjerder om innkjøp som følgje av engasjementet deira. 6.2 Miljøinnkjøp Det skal under planlegginga av det enkelte innkjøp takast omsyn til livssykluskostnader og miljøkonsekvensar, jf. lov om offentlege innkjøp. 6.3 Undersøkingsplikt ( screening ) På område der det er relevant og mogleg skal det gjerast etiske vurderingar. Dette kan gjelde finansielle plasseringstenester, eksempelvis overskotslikviditet og pensjon ( screening ). 6.4 Etisk handel På område der det er mogleg skal det nyttast etisk handel. Eksempel på dette kan vera Havelar kaffi, som er dyrka av kaffibønder som får minstepris for den kaffien dei sel. 6.5 Barnearbeid Så sant mogleg skal det før og under kontraktsinngåing og i kontraktsperioden undersøkjast om barnearbeid førekjem i vareproduksjonen. 6.6 Skatteattest Alle leverandørar skal avkrevjast skatteattest. Side 6 av 6