VANYLVEN KOMMUNE - Kontrollutvalet

Transkript

1 VANYLVEN KOMMUNE - Kontrollutvalet OFFENTLEG MØTEPROTOKOLL Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Rådhuset Møterom 1, 1.etg. Dato: Møtet tok til: 08:00 Møtet slutta: Møtet var inkalla ved utsend sakliste og sakene vart tilgjengeleg på kontrollutvalet si heimeside. Knut Aksel Thunem leia møte. Faste medlemar som møtte: Knut Aksel Thunem Lidvar Kragset Ester Sørdal Klungre Oddvin Kragset Miriam Nystøyl Funksjon Leiar Nestleiar. Fekk permisjon etter sak 36. Medlem Medlem Medlem. Fekk permisjon etter besøk på Myklebust skule i sak 37. Faste medlemar som ikkje møtte: Varamedlemar som møtte: Hallstein Ljoså frå sak 37. Frå Vest kontroll møtte: Jostein Støylen Ida Birgitte Marholm Stilling Dagleg leiar Sekretær Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS møtte: Stilling Halldis Moltu Oppdragsansvarleg revisor finansiell revisjon Frå administrasjonen / politisk hald møtte: Stilling Bjarne Sætrenes Varaordførar. I sak 32 Magne Lundehaug Brannsjef. I sak 33 Andreas Nørve Rådmann. I sak 33, 34 og 35

2 Underskrifter: Vi stadfestar at det som er ført i møteboka er i samsvar med det som vart vedteke på møtet. Knut Aksel Thunem Ester Sørdal Klungre SAKLISTE SAK 27/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN SAK 28/17 GJENNOMGANG AV MØTE PROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE SAK 29/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 SAK 30/17 REVISJONSPLANLEGGING 2017 FINANSIELL REVISJON SAK 31/17 TILSYNSRAPPORT SKULEN SITT ARBEID MED ELEVANE SITT PSYKOSOSIALE MILJØ FISKÅ SKULE SAK 32/17 ORIENTERING HABILITET SAK 33/17 TILSYNSRAPPORT FISKÅ BRANNSTASJON SAK 34/17 LUKKING AV MØTER SAK 35/17 OFFENTLEGHEIT I KOMMUNAL SEKTOR TILBAKEMELDING SAK 36/17 BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET 2018 SAK 37/17 ORIENTERINGSBESØK PÅ KOMMUNALE «EININGAR» I SYVDE. Etter ordinært møte fortsette ein med orienteringsbesøk ved Myklebust skule Vaksenopplæringa Syvde barnehage Syvdetun Biblioteket i Syvde

3 SAK 27/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 1. Innkalling og sakliste vart godkjent. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vart vald Ester Sørdal Klungre. SAK 28/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SIST MØTE Kontrollutvalet godkjenner møteprotokollen frå møtet den Møteprotokollen frå møtet den SAK 29/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknadar til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysing Møteprotokollar til gjennomgang: Kommunestyret: Formannskapet: Arbeidsmiljøutvalet: Driftsutvalet: Eldrerådet: Livsløputvalet: Valstyret: SAK 30/17 REVISJONSPLANLEGGING FINANSIELL REVISJON Kontrollutvalet tek til vitende Revisjonsplanlegging 2017 finansiell revisjon, for Vanylven kommune, utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. - B-dokument. Dokument for revisjonsplanlegging - finansiell revisjon. Motteke (Unnateke off. innsyn, jfr. offl. 24.1, 13.1 jf. fvl. 13 nr 2.) Vert sendt pr. post. Saksopplysningar Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS ved oppdragsansvarleg revisor Halldis Moltu, har utarbeida eit planleggingsdokument for revisjonsarbeidet finansiell revisjon for året Dette for å utføre ein forsvarleg revisjon. Dokumentet er i samsvar med regelverket. Planleggingsdokumentet består av flg. dokument (som er unnateke off. innsyn): - Oppdragsvurdering

4 - Fastsetjing av vestentlegheitsgrense - Bemanning og budsjettert timeforbruk - Selskapsinformasjon - Risikoanalyse I den grad det er nødvendig vil revisor vil gå gjennom dokumentet på møtet, og svare på spørsmål. Møtet vert då lukka. Leiaren tok opp om det var behov for gjennomgang og spørsmål til B-dokumentet, i så fall må møtet lukkast. Under drøftinga kom det fram at det var behov for gjennomgang og spørsmålsstilling. Kontrollutvalet vedtok samrøystes å lukke møtet under orienteringa og spørsmålsstilling til revisor, jf. Kommunelova 31, nr. 2, jf. offl. 24.1, 13.1 jf. fvl. 13 nr. 2. SAK 31/17 TILSYNSRAPPORT SKULEN SITT ARBEID MED ELEVANE SITT PSYKOSOSIALE MILJØ FISKÅ SKULE Kontrollutvalet tek tilsynsrapporten til vitende. 1. Tilsynsrapport Skulen sitt arbeid med elevane sitt psykososiale miljø Fiskå skule Saksopplysningar Viser til vedlegg for meir detaljert informasjon kring saka. Fylkesmannen i Møre og Romsdal har hatt tilsyn med skulen sitt arbeid med elevane sitt psykososiale miljø ved Fiskå skule. Det blei gjennomført felles nasjonalt tilsyn i tida med skulen sitt arbeid med elevane sin rett til eit godt psykososialt miljø, jf. opplæringslova kapittel 9a. Tilsynet med Vanylven kommune er ein vidareføring av det nasjonale tilsynet. Hovudregelen for tilsynet er 9a-1, og dei andre reglane som er kontrollerte, må sjåast i lys av denne. Tilsynet er likevel avgrensa til å berre gjelde skulen sitt arbeid med det psykososiale miljøet. Det overordna målet med tilsynet er å rette fokuset mot og styrkje arbeidet med det psykososiale miljøet ved skulane og skulane si evne til å førebyggje og handtere krenkjande åtferd. Gjennom kontroll med om skulane følgjer lovkrava på dette feltet, skal eventuell lovstridig praksis avdekkjast. Gjennom pålegg om endring skal slike forhold rettast opp. Det blei ikkje funne lovbrot ved skulen. Fylkesmannen har likevel merka seg at skulen kan betre sin praksis på nokre punkt. Dette kjem fram under dei enkelte punkta i rapporten. SAK 32/17 ORIENTERING - HABILITET Kontrollutvalet tek orienteringa frå Bjarne Sætrenes til vitende.

5 Saksopplysning Kontrollutvalet vedtok i sak 23/17 å kalle inn varaordførar Bjarne Sætrenes for å høyre hans forklaring vedkomande hans habilitet som politikar, styremedlem i Børholmen AS, medlem i synergigruppa for fordeling av masse frå skipstunnellen, styremedlem i Vanylven utvikling og varaordførar i Vanylven kommune. Varaordførar Bjarne Sætrenes orientere om sitt syn på habilitet i høve til si rolle i kommunen og funksjonane hans i flg. selskap: Varaordførar, formannskapsmedlem, kommunestyremedlem Børholmen AS styremedlem Synergigruppe for fordeling av masse frå skipstunellen medlem Vanylven utvikling styremedlem Sætrenes gav uttrykk for at han greier å skilje dei ulike rollene han har frå kvarandre, og såg ikkje problemstillinga vedkomande habilitet. Av omsyn til kommunens omdømme må alle politikarar vere forsiktig med rolleblanding og stille spørsmål om eigen habilitet, jf. Forvaltningslova 6 1. ledd (direkte inhabilitet som slektskap og styremedlem m.m.) og 6 2. ledd (andre særeigne forhold som kan gjere ein inhabil). SAK 33/17 TILSYNSRAPPORT FISKÅ BRANNSTASJON 1. Kontrollutvalet tek tilsynsrapporten og orientering frå brannsjefen og rådmannen til vitende. 2. Kontrollutvalet føreset at kommunen følgjer opp pålegga innan oppsette fristar. 1. Tilsynsrapport frå Arbeidstilsynet, av Tilbakemelding frå kommunen til Arbeidstilsynet, av Endeleg tilsynsrapport frå Arbeidstilsynet med vedtak om pålegg, av Saksopplysning Arbeidstilsynet utførte tilsyn ved Fiskå brannstasjon Hensikta med tilsynet er å bidra til at verksemda jobbar systematisk for å unngå at arbeidstakarane utsettast for helseskadeleg eksponering av støv, gass og brannrøyk i ulike arbeidsrelaterte situasjonar. Eksponeringa kan medføre risiko for ulike krefttypar og for luftveislidingar. Risikoen kan reduserast ved å setje i verk hensiktsmessige og nødvendige tiltak. Det blei satt fokus på: Skifte av arbeidskle, samt handtering og oppbevaring og forureina brannkle og brannslangar Reinhald av pusteapparat og utrykkingskøyrety Bruk, reinhald, oppbevaring og vedlikehald av personleg verneutstyr Tilrettelegging for blant anna dusj, vaske- og tørkemoglegheiter Informasjon til og opplæring av feiarar og brannfolk Bedriftshelsetenesta sin bistand i det førebyggjande arbeidet, eksempelvis risikovurderingar og helseundersøkingar Register

6 Forbetringsområde Tilsette får ikkje tilbod om vaksiner. Behovet for dette bør takast opp med bedriftshelsetenesta. Register over tilsette som kan eller er eksponert for kreftframkallande kjemikaliar er påbyrja. Det er laga skjema for registrering og brannsjefen skal legge inn opplysningane i eit elektronisk register. Arbeidstilsynet tilrår at bedriftshelsetenesta hjelper brannvesenet i arbeidet for å sikre at alle nødvendige opplysningar er teke inn i skjemaet. Pålegg Kjemisk helsefare kartlegging og risikovurdering Arbeidsgjevar skal kartlegge og dokumentere førekomsten av kjemikaliar, og på grunnlag av dette vurdere ein kvar risiko for arbeidstakarane si helse og sikkerheit. Verneombod/tilsette sin representant skal medverke. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må ein innan fristen ha motteke: Kopi av verksemda si risikovurdering av kjemisk helsefare. Det må gå fram av risikovurderinga at det er tatt omsyn til dei forhold som er beskrive i forskrift om utføring av arbeid 3-1 bokstav a-k Dokumentasjon som beskriv korleis bedriftshelsetenesta/sakkyndig kompetanse har bidrege i dette arbeidet Beskriving av korleis verneombod/tilsette sin representant har medverka Frist for gjennomføring: Pålegg Kjemisk helsefare tiltak for å redusere risiko Arbeidsgjevar skal gjennomføre tiltak for å fjerne eller redusere helserisiko forårsaka av kjemikaliar og forureiningar i arbeidsmiljøet på den enkelte arbeidsplass. Verneombod/tilsette sin representant skal medverke. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må ein innan fristen ha motteke: Oversikt og beskriving av kva tiltak som er gjennomført Beskriving av korleis verneombod/tilsette sin representant her medverka Frist for gjennomføring: Pålegg Kjemisk helsefare og personleg verneutstyr informasjon og opplæring Arbeidsgjevar skal sørgje for at verneombod og arbeidstakarar som utsettast for farlege kjemikaliar, får nødvendig informasjon og opplæring. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må ein innan fristen ha motteke: Beskriving av kva informasjon og opplæring arbeidstakarane har fått på dei enkelte områda (innhald, varigheit og omfang av opplæringa, og kven som har fått opplæring) Skriftleg stadfesting på at det er sørgja for informasjon og opplæring i riktig bruk av riktig personleg verneutstyr, og om riktig lagring og vedlikehald av verneutstyret Beskriving av kven som har gjeve informasjon og opplæring Frist for gjennomføring:

7 Pålegg Utbetringar av brannstasjonen Vanylven kommune må utarbeide planar og gjennomføre tiltak som sikrar at arbeidslokala ved brannstasjonane vert utforma og innreia slik at dei enkelte arbeidsplassane, inkludert personalrom, tilfredstill krava i forskrift om utforming og innretting av arbeidsplassar og arbeidslokale 2-1 første og andre ledd, 2-14, 3-4, 3-6 og 3-7, jf. arbeidsmiljølova 3-1 første ledd og andre ledd bokstav c og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerheitsarbeid 5 andre ledd nr 6. Vilkår: For at pålegget skal vurderast som oppfylt må følgjande dokumentasjon oversendast: Tidfeste handlingsplanar innan Frist for gjennomføring: Pålegg Utbetringar av brannstasjonen Vanylven kommune må utarbeide planar og gjennomføre tiltak som sikrar at arbeidslokala ved brannstasjonane vert utforma og innreia slik at dei enkelte arbeidsplassane, inkludert personalrom, tilfredstill krava i forskrift om utforming og innretting av arbeidsplassar og arbeidslokale 2-1 første og andre ledd, 2-14, 3-4, 3-6 og 3-7, jf. arbeidsmiljølova 3-1 første ledd og andre ledd bokstav c og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerheitsarbeid 5 andre ledd nr 6. Vilkår: For at pålegget skal vurderast som oppfylt må følgjande dokumentasjon oversendast: Dokumentasjon som viser ferdigstilling innan Frist for gjennomføring: Orientering i møtet Brannsjef Magne Lundehaug og rådmannen orienterte i møtet om kva som blir gjort vidare. SAK 34/17 LUKKING AV MØTER - ORIENTERING Kontrollutvalet tek orienteringa frå rådmannen vedkomande lukking av møter til vitende. Ingen. Saksopplysningar Rådmannen orienterer om arbeidet med forbetring av dei praktiske rutinane for lukking av politiske møte. Rådmannen delte ut forslag til Rutine for lukking av møte i kommunale organ. SAK 35/17 OFFENTLEGHEIT I KOMMUNAL SEKTOR 1. Kontrollutvalet tek rådmannen si tilbakemelding på spørsmåla vedkomande offentlegheit i kommunal sektor til vitende. 2. Kontrollutvalet ber om tilbakemelding vedkomande arkiv innan

8 1. Kommunikasjonsstrategi Vanylven kommune (PS 79/2016) 2. Frå kommuneadvokaten til rådmannen Vedrørende offentlighet/unntak frå offentlighet Saksopplysning Kontrollutvalet retta ein del spørsmål (i feit skrift) i sak 25/17 til rådmannen vedkomande arkiv, dokumentoffentlegheit og møteoffentlegheit. Rådmannen si tilbakemelding (i kursiv) av gir eit greitt bilde av rutinane. Arkiv: 1. Har kommunen ein ajourført arkivplan ihht. arkivforskrifta? 2. Har kommunen lett tilgjengeleg rutineskildring for journalføring og arkivering? 3. Har kommunen tydelege og fullstendige retningsliner og rutiner for registrering av organinterne dokument? 4. Har kommunen rutine for korleis inngåande og utgåande dokument til/frå sakshandsamar skal registrerast i kommunen? Vanylven kommune har hatt tilsyn av Statsarkivet på arkiv og har svarfrist til 31. desember 2017, og eg håper at eg kan få utsett frist på dette punktet med kontrollutvalet til vår arkivar skal svare Statsarkivet. Dokumentoffentlegheit 1. Har kommunen skriftlege rutiner for skjerming av informasjon i postlista? Rådmann og arkivar tok ein gjennomgang av praksisen våren 2016, etter innspel frå Sølvi Brandal. Etter at vi hadde gjennomført oppryddinga, så gav vi følgjande oppsummering til Sølvi Brandal den 18. april 2016: «Vanylven kommune har fått tilbakemeldingar på postlista og innsyn, både frå pressa, kontrollutvalet og andre. Rådmannen har arbeida for å sikre meirinnsyn, dette slik at vi unngår at det ligg mange sakar unnateke offentlegheit på postlista. Det som vi i den seinare tid har opna opp for innsyn i, er arbeidsavtalar, tenesteattest og oppseiingar, der hovudregelen er at desse er offentlege desse vil vere offentlege på postlister som blir publisert frå dags dato. Vi vil sjølvsagt fortsette arbeidet med å gjere postlista meir oversiktlege.» Vi hadde ein dialog med kommuneadvokaten om dette og viser her til brev frå advokaten av 6. april 2016, som vi har lagt ved denne e-posten. Etter denne gjennomgangen har vi no nesten ingen saker som er «skjerma» på postlistene våre, og det er vår arkivar som vurderer dette. Men vi ser at det er behov for å utarbeide skriftlege rutinar, og vil utarbeide slike som vedlegg til vår kommunikasjonsstrategi innan 31. desember Har kommunen skriftlege rutiner for å vurdere informasjon etter prinsippet om meirinnsyn? Vanylven kommune har utarbeid retningsliner for offentlegheit og meirinnsyn, sjå side 14 i vedlagt kommunikasjonsstrategi.

9 3. Har kommunen skriftlege rutiner for handsaming av krav om innsyn? Vi har ikkje eigne retningsliner for handsaming av krav om innsyn, og servicekontoret handterer slike innsyn etter reglane i offentleglova. Vi vil vurdere å ta inn dette under våre retningsliner for offentlegheit og meirinnsyn. Møteoffentlegheit 1. Har kommunen system og rutiner som sikrar kunngjering av politiske møter på ein føremålstenleg måte? Politiske saker blir laget i ephorte og publisering av sakene er ein integrert del av ephorte. Vanylven kommune har gjort tilpassingar som gjer at du kjem rett til kalender med alle politiske møter. Denne kalenderen kjem brukaren rett til ved å trykke «Politikk og Møte» på kommunen sine framside: I tillegg blir det satt inn annonse i lokalavisa og det blir utarbeid kortversjon av dei politiske sakene som også blir publisert på våre heimesider. 2. Kontrollutvalet registrerer at kommunen har skriftlege retningsliner for lukking av møte i folkevalde organ. Kontrollutvalet stiller spørsmål om kvifor desse ikkje er følgde, sjå vedlegg 2 jfr. kontrollutvalssak 24/17. Slik eg vurderer det er grunngjevinga for lukking av møter for kort. Sjølv om det vert vist til kommuneloven, så har heimel til forvaltningslov og/eller offentleglov mangla og i tillegg må det då vere gjort feilvurderingar. 3. Har dei folkevalde motteke tilstrekkeleg opplæring om teieplikt og lukka/opne møter? Vanylven kommune køyrer folkevaldopplæring gjennom KS, men eg vil be ordføraren avklare med politikarene om tilstrekkeleg opplæring er gjeve. SAK 36/17 BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET 2018 Kontrollutvalet ber kommunestyret løyve kr ,- til fri disposisjon for kontrollutvalet i budsjett for Leiar og møtegodtgjersle kjem i tillegg. Ingen. Saksopplysningar Budsjett for Vest kontroll sekretariat for kontrollutval vert vedteke av styret for selskapet (samarbeidet). Dette budsjettvedtaket legg rådmannen inn i kommunebudsjettet. Sekretariatet er det utøvande lekk for kontrollutvalet. Kommunal- og moderniseringsdepartementet skriv mellom anna dette i Kontrollutvalsboka (2016): «Det er avgjerande for godt kontrollarbeid at kontrollutvalsmedlemer blir sette i stand til å utøve vervet sitt på ein god måte: Kommunestyret bør sørge for at det er tilstrekkeleg budsjett til at kontrollutvalsmedlemmene kan delta på kurs og konferanser.»

10 «Kommunestyret er ansvarleg for at kontrollutvalsmedlemmene og varamedlemmene får tilstrekkeleg opplæring i sine kontroll- og tilsynsoppgåver.» «Kontrollutvalet bør sørgje for at medlemmene (både faste og vara) får tilstrekkeleg opplæring. Det vil vere nyttig at utvalet held seg orientert om arrangement i regi av bransjeorganisasjonar og foreiningar, og sjølv tek initiativ til kurs medlemmene har trong for» I tillegg til den grunnleggjande opplæringa er det viktig at kontrollutvalet held seg oppdaterte. Dette er ein kontinuerlig prosess som det må løyvast midlar til. For å gi kontrollutvalet gode arbeidsvilkår må kommunestyret stille naudsynte ressursar til disposisjon. (Kontrollutvalsboka 2016:16) Difor må kontrollutvalet ha sitt eige budsjett som mellom anna skal dekkje opplæring, kurs/konferansar, litteratur m.m. Dette gjer at kontrollutvalet må be kommunestyret om budsjett i 2018 pålydande kr ,-. Dette er same nivå som foregåande år, Større særskilde tiltak/saker slik som gransking og større forvaltningsrevisjonar er halde utan om dette budsjettet. Her gjeld hovudregelen om at kontrollutvalet i førekant søkjer kommunestyret for å få løyvd nødvendige midlar. Budsjettframlegget til kontrollutvalet kan berre endrast av kommunestyret. «Grunnen til at budsjettet til kontrollutvalet er i ei særstilling, er at utvalet skal vere fritt og uavhengig av dei organa som utvalet skal kontrollere. Det er uheldig om administrasjonen eller eit organ som kontrollutvalet skal kontrollere og ha tilsyn med, til dømes formannskapet eller administrasjonsutvalet, får innverknad på budsjettramma til tilsynsorganet. (Kontrollutvalsboka 2016:16) Budsjettframlegget til kontrollutvalet skal uendra følgje det samla budsjettframlegget til kommunestyret, slik at kommunestyret ved budsjetthandsaminga har informasjon om både kontrollutvalet sitt framlegg og formannskapet si innstilling til budsjett. Møtet slutt. Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte