21/12 ÅRSREKNESKAP OG ÅRSMELDING FOR BØMLO KOMMUNE UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET

Transkript

1 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 24. april 2011 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 21/12 21/12 ÅRSREKNESKAP OG ÅRSMELDING FOR BØMLO KOMMUNE UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET Bakgrunn for saka: Av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 7, framgår det at kontrollutvalet skal gje uttale om årsregnskapet: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet / kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Det er ikkje krav om at kontrollutvalet handsamar årsmeldinga, men denne skal følgja som sakstilfang til saka, og det skal merkast om det er vesentlege avvik mellom årsmeldinga og rekneskapen. Kommunestyret skal vedta både årsrekneskap og årsmelding i same møte. Årsrekneskapen skal vedtakast etter innstilling frå formannskapet. Øvrig saksgang kan kommunen sjølv velja, gjerne at det går fram av eit kommunalt reglement. Mange kommunar praktiserar at det er formannskapet som innstiller overfor kommunestyret også når det gjeld årsmeldinga, sjølv om det ikkje er eit formalitetskrav om at formannskapet handsamar dette dokumentet. Om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) står det i 10 følgjande i Forskrift om årsrekneskap og årsberetning : 10 Regnskapsfrister og behandling av årsregnskap og årsberetning Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar i året etter regnskapsåret.administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Der det er vesentlige avvik mellom utgifter i årsregnskapet og bevilgning til formålet i regulert budsjett, skal det redegjøres for avviket. Tilsvarende gjelder ved avvik mellom Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: elin.molven@.fk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 inntekter i årsregnskapet og regulert budsjett. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet skal vurdere tiltak for å bedre den økonomiske oppfølgingen gjennom året dersom det oppstår vesentlige avvik fra regulert budsjett. Deloitte har avlagt revisjonsmelding dagsett , saman med revisjonsrapport for 2011, datert I revisjonsmeldinga gjev revisor sin uttale om årsrekneskapen for Bømlo kommune for Revisjonsmeldinga viser at driftsrekneskapen viser kr til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr. 0. I fråsegna om årsrekneskapen uttaler Deloitte at: årsrekneskapen er avgjeven i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlege ein dekkande framstilling av den finansielle stillinga til Bømlo kommune per 31. desember 2011 og av resultatet i rekneskapsåret som vart avslutta per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg dei disposisjonar som ligger til grunn for rekneskapen er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpa i årsrekneskapen stemmer med regulert budsjett opplysningane i årsmeldinga om årsrekneskapen er konsistente med årsrekneskapen og er i samsvar med lov og forskrifter leiinga har oppfylt plikta si til å sørgje for ordentleg og oversiktleg registrering og dokumentasjon av kommunen sine rekneskapsopplysningar i samsvar med lov og god kommunal bokføringsskikk i Noreg. Den mottekne revisjonsrapport nr. 11 beskriv resultatet av ei kartlegging og vurdering av dei viktigaste kontroll- og rekneskapsrutinane i kommunen, for å identifisere kor det er størst risiko for feil i rekneskapsrapporteringa. På bakgrunn av denne gjennomgangen har Deloitte gjeve ein del tilrådingar til kommunen på forhold som bør og kan forbetras. Tilrådingane gjeld m.a. dei områda som går fram av desse punkta i rapporten: Det er forbetringspotensiale knytte til at kommunen legger fram underliggjande dokumentasjon av balansepostane i rekneskapet. Det er viktig at kommunen er særleg merksam på dei krav som bokføringslova stiller til dokumentasjonen. Alle betydelege balansepostar skal vere tilfredsstillande dokumentert. Sekretariatet rår til at Bømlo kommune prioriterar å setja fokus på desse forbetringsområda. Om ønskjeleg kan kontrollutvalet og uttala seg om følgjande forhold: Manglar ved den interne kontrollen. Presentasjonen av rekneskapen og årsmeldinga Manglande avstemmingar av lønnsrekneskapen mot kommunerekneskapen. Likviditet (særleg peika på ev. svekka likviditet). Utviklinga i utgifter sett opp mot inntekter. Øvrig økonomisk utvikling, eks. lånegjeld osv. Viktige forhold som ikkje er omtala i rådmannen si årsmelding (i tilstrekkelig grad). Realisme i budsjett (eks. store endringar mellom opphavleg budsjett og justert budsjett Det vert tilrådd at kontrollutvalet denne gongen m.a. innarbeidar følgjande i uttalen sin: rekneskapsmessig resultat netto driftsresultat talmateriale frå revisjonsmeldinga tilrådingar i revisjonsrapport nr. 11 frå Deloitte evt. for seint avlagt rekneskap og eller årsmelding. innhald i årsmeldinga 2

3 Av rekneskapen for 2011 har sekretariatet merka seg eit rekneskapsmessig resultat på kr. 0,-, medan netto driftsresultat er positivt med kr ,-, dvs netto resultatgrad på 1,86 % prosent (Sett opp mot sum driftsinntekter). Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB pr til samanlikning netto resultatgrad på 2,0 prosent i Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. For Bømlo kommune har netto resultatgrad vore slik dei siste åra: 2004 (+1,16 %) 2005 (-1,35 %), 2006 (+2,94 %), 2007 (+0,57 %), 2008 (-1,63 %), 2009 (+1,39 %) og 2010 (+0,80 %) og 2011 (1,86 %). Sjå graf nedanfor. Som vi ser av grafen har Bømlo kommune i år eit dårlegare resultat både i høve tilrådinga frå TBU og i høve landsgjennomsnittet, men betre resultat enn for Netto resultatgrad viser kva ein har igjen etter at alle driftsutgifter, inklusive renter og avdrag er dekka. Eit positivt driftsresultat kan nyttast til å finansiera investeringar eller avsetjast til seinare bruk, noko som gjev handlefridom og evne til å tåla svingingar i økonomien. Bømlo kommune, Netto resultatgrad 7,00 % 6,00 % 5,00 % 5,80 % Årstall Prosent 4,00 % 3,00 % 2,00 % 1,00 % 0,00 % 2,20 % 1,16 % 3,60 % 2,94 % 2,30 % 0,57 % 0,00 % 2,70 % 1,39 % 2,10 % 2,00 1,86 % 0,80 % -1,00 % -2,00 % -1,35 % Bømlo kommune -1,63 % Heile landet Rådmannen skriv også m.a. slik i si årsmelding: Resultatet for 2011 er eit greitt resultat. I forhold til å kunne utvikle eit økonomisk handlingsrom, samt å innfri statlege normtall, er resultatet ikkje godt. Bømlo kommune nådde eit netto driftsresultat på 12.5 millionar kroner, (1,8 % i forhold til netto budsjett) mot eit budsjettert netto driftsresultat i revidert budsjett på 7,9 millionar kroner. Statleg måltall for netto driftsresultat i forhold til netto budsjett, er på 3 %. Det tilsvarar om lag 21 millionar kroner. Skatteinntektene til kommunen vart noko betre enn budsjettert prognose. Drifta av Bømlo kommune har eit meirforbruk på knappe 4 millionar kroner. Det største negative avviket i forhold til budsjett finn me i område for helse og omsorg. Det har vore ein årviss trend, og er ikkje ein god situasjon. Bømlo kommune sitt økonomiske handlingsrom vart ikkje betra gjennom 2011, og kommunen sin likviditet utvikla seg negativt. Dette skapar grunn til bekymring, og me må finne løysing på det. Det handlar kort og godt om kommunen sin evne til å klara sine økonomiske forpliktingar. Me har gjennom 2011 hatt sterk fokus på arbeidet med inkluderande arbeidsliv. Samla sjukefråvær i 2011 var på 6,45 % mot eit fråvær på 7,03 % i Det er ei fin utvikling. Målsettinga er 5,4 %, slik at me har eit godt stykke att. 3

4 Rådmannen opplever det slik at me har eit godt arbeidsmiljø og kommunen sine tilsette trivest i arbeidet sitt. Det er eit godt utgangspunkt for framleis å ha sterk fokus på arbeidet vårt med inkluderande arbeidsliv og slik auka motivasjonen til å gjera ting både betre og kanskje på andre måtar. Rådmannen er likevel ottefull for at kommunen sin vanskelege økonomiske situasjon lett kan påverke denne motivasjonen negativt. Utfordringa vert å finne balansegangen i samspelet mellom ein vanskeleg økonomisk situasjon og motivasjonen / evna til å finna dei tiltak som likevel set oss i stand til å yte gode kommunale tenester. Rådmannen er takksam for at me har flinke og gode medarbeidarar, som kvar dag gjer sitt beste for å produsere gode tenester til det beste for kommunen sine innbyggjarar. Så må me akseptere at me til tider ikkje lukkast like godt med alt. Rådmannen vil takke alle tilsette for godt utført arbeid i Kontrollutvalet har som oppgåve å gje uttale til kommunen sin årsrekneskap. Uttalen vert gjeve med bakgrunn i framlagd årsrekneskap og årsmelding frå administrasjonen og revisjonsmeldinga frå revisor. Kontrollutvalet tek sjølv stilling til kva forhold som skal omtalast i uttalen. Det vil vera naturleg å ta med spesielle forhold som blir omtala i revisjonsmeldinga og eventuelle revisjonsrapportar og nummererte brev. Uttalen skal sendast til kommunestyret, med kopi til formannskapet. Årsmeldinga frå administrasjonen skal utformast i tråd med Kommuneloven 48 nr. 5, som lyder: I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt, og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. I den framlagde årsmeldinga finn ein at nokre tilhøve ikkje er særleg omtala, dette er: tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten Ein omtale i årsmeldinga av tiltak innanfor det påpeika områda, vil vera med å oppfylla intensjonen i lova. Konklusjon: Sekretariatet meiner at kontrollutvalet bør tilrå at Bømlo kommune prioriterer å sette fokus på forbetringsområda som kjem fram av revisjonsrapport nr. 11 frå Deloitte. Kontrollutvalet sin uttale og revisjonsmeldinga er for øvrig to sjølvstendige dokument, som følgjer saka vidare om formannskapet til kommunestyret. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet ber rådmannen om å prioritere å sette fokus på forbetringsområda som kjem fram av revisjonsrapport nr. 11 frå Deloitte. 2. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Bømlo kommune sin årsrekneskap for Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Rådgjevar 4

5 Vedlegg: Forslag til uttale frå kontrollutvalet Revisjonsmelding frå Deloitte dagsett Revisjonsrapport nr. 11 frå Deloitte Årsrekneskap og årsmelding 2011 for Bømlo kommune er send ut separat 5