Utvalgssak Møtedato Formannskapet 21/ Kommunestyret 31/

Transkript

1 TINN KOMMUNE Arkiv: Saksnr.: 2019/483-1 Saksbeh.: Rune Engehult Dato: Saksfremlegg SAKSFRAMLEGG Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 21/ Kommunestyret 31/ Rådmannens innstilling: Behandling i Kommunestyret : Formannskapets innstilling ble enstemmig vedtatt, Vedtak i Kommunestyret Tinn kommunestyre igangsetter et forstudie knyttet til Næringsvennlig kommune. 2. Rådmannen får fullmakt til å organisere forstudiet i tråd med Innovasjon Norge sin veileder. 3. Kommunestyret får framlagt sluttrapport for forstudiet før det tas stilling til oppstart av 4. Dersom prosjektet videreføres med forprosjekt og hovedprosjekt skal kommunens del av Behandling i Formannskapet : Rådmann Rune Engehult orienterte kort. Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Formannskapet Tinn kommunestyre igangsetter et forstudie knyttet til Næringsvennlig kommune. 2.Rådmannen får fullmakt til å organisere forstudiet i tråd med Innovasjon Norge sin veileder. 3.Kommunestyret får framlagt sluttrapport for forstudiet før det tas stilling til oppstart av 4.Dersom prosjektet videreføres med forprosjekt og hovedprosjekt skal kommunens del av 1. Tinn kommunestyre igangsetter et forstudie knyttet til Næringsvennlig kommune. 2. Rådmannen får fullmakt til å organisere forstudiet i tråd med Innovasjon Norge sin veileder.

2 3. Kommunestyret får framlagt sluttrapport for forstudiet før det tas stilling til oppstart av 4. Dersom prosjektet videreføres med forprosjekt og hovedprosjekt skal kommunens del av Innledning: Næringsvennlig kommune er et analyse- og utviklingstilbud som Innovasjon Norge tilbyr omstillingskommuner. Ordningen skal styrke kommunen som tilrettelegger og samarbeidspartner for lokalt næringsliv. Næringsvennlig kommune er et verktøy som hjelper kommunen med å kartlegge hvor godt egne tjenester og service overfor næringslivet fungerer, hva som er de viktigste forbedringspunktene og hvilke tiltak som best kan gjøre kommunen til en bedre samarbeidspartner for næringslivet. Tilbudet omfatter både kartlegging, planlegging og iverksetting av forbedringstiltak, inklusiv effektmåling. Fakta: Tinn kommune fikk i 2015 status som omstillingskommune som følge av nedleggelsen av Rjukan sykehus. Omstillingsprogrammet går fram til Innovasjon Norge følger prosjektet tett og har tilbudt kommunen verktøyet Næringsvennlig kommune. Prosessen starter med en forstudie med kartlegging av kommunenes tjenester og service ovenfor næringslivet, slik at konkrete tiltak kan iverksettes. Målgrupper er lokalt næringsliv, relevante medarbeidere i kommunene og politisk ledelse. Etter forstudien videreføres arbeidet normalt med: - Tiltak som kan gjennomføres i driften uten ytterligere utredninger. - Et eller flere forprosjekt med planlegging av forbedringstiltak på prioritert områder. - Et hovedprosjekt med gjennomføring av konkrete forbedringstiltak. Ett år etter hovedprosjektet gjennomføres en effektmåling med ny kartlegging for å måle resultater og peke på eventuelt fortsatte/nye forbedringspunkter. Det er et mål at kommunen i etterkant av prosjektet skal arbeide kontinuerlig med forbedringer på området, slik at deres tilrettelegging blir et varig fortrinn for lokal næringsutvikling. Forstudien og forprosjektfasen inngår i verktøyet Næringsvennlig kommune, mens gjennomføring av tiltak i hovedprosjektet er kommunens ansvar. Forstudiet gjennomføres på ca. 3 måneder. Arbeidet utføres av ekstern rådgiver med noe intern bistand. Det anslås ca dagsverk for ekstern rådgiver, og en kostnadsramme på kr. eks. merverdiavgift og reisekostnader. Etter forstudie og før videreføring i forprosjekt, bør administrativ ledelse i kommunen ta stilling til anbefalinger fra forstudien og: - Definere ambisjonsnivå og konkrete mål for forbedringsarbeidet.

3 - Prioritere hvilke tiltak som kan iverksettes snarlig og direkte i driften. - Velge ut de forbedringsområder som skal omfattes av forprosjektet. - Avklare hvem som skal være intern prosjektleder i forprosjektet, og avsette nødvendige ressurser. Rådmannens anbefaling for videre arbeid forankres politisk og angir rammer for forprosjektet. Forprosjektet tar 4-9 måneder å gjennomføre. Arbeidet utføres hovedsakelig av medarbeidere internt, med støtte fra ekstern prosessveileder. Ressursbehovet er ca. 30 % stilling internt i prosjektperioden, og en kostnadsramme på ca. kr til ekstern rådgiver eks. merverdiavgift og reisekostnader. Resultater fra forprosjektet drøftes i ledergruppen med hensyn til budsjettering av ressurser for videreføring. Videreføring i hovedprosjekt forankres politisk. Hovedprosjektet har som mål å styrke kommunen som tilrettelegger og samarbeidsparter for lokalt næringsliv ved å iverksette tiltak som bidrar til: - Å øke tilfredsheten med kommunale tjenester og service. - Å etablere bedre struktur for samarbeid og dialog mellom kommune og næringsliv. - At kontinuerlig forbedring på området er blitt en integrert del av kommunal drift. Hovedprosjektet omfattes ikke av tjenesten Næringsvennlig kommune. Fasen er imidlertid kritisk for at kommunen skal videreutvikle sin tilretteleggerrolle. Hovedprosjektet gjennomføres normalt på ett år. I denne fasen vil kostnadene være en kombinasjon av interne arbeidstimer og eventuelle eksterne kostnader knyttet til forbedringstiltak. Et anslag kan være en ramme på ca. kr i faktiske utlegg. Organisering Næringsvennlig kommune organiseres som et prosjekt. Prosjektansvarlig er rådmannen i kommunen, som må ha sterkt eierskap til satsingen. En ekstern rådgiver engasjeres til å være prosjektleder for forstudiet, og det utpekes intern prosjektmedarbeider(e) for å bistå denne. Forprosjektet ledes av intern prosjektleder, med ekstern rådgiver som prosessveileder. Det skal oppnevnes en styringsgruppe som består av rådmann, sentrale mellomledere i kommuneadministrasjonen, ordfører, representanter for de ansattes organisasjoner og næringslivsrepresentanter. Det er naturlig at styringsgruppen fra forstudien fortsetter gjennom hele prosjektet. I tillegg kan ansatte, politikere og næringslivsfolk involveres i arbeidsgrupper eller referansegrupper. Økonomi Dersom kommunestyret vedtar at Tinn kommune skal gjennomføre prosjektet Næringsvennlig kommune har rådmannen avklart med styret for omstillingsprogrammet at de vil finansiere utgiftene knyttet til ekstern rådgiver og faktiske kostnader. Kommunen må selv finansiere kostnader knyttet til intern prosjektleder/prosjektmedarbeidere. Innovasjon Norge dekker 50 prosent av kostnadene knyttet til forstudie og forprosjekt. Budsjett Finansiering

4 Forstudie: Ekstern prosjektleder Forprosjekt: Ekstern prosjektleder Intern prosjektleder Hovedprosjekt: Intern prosjektleder Forstudie Innovasjon Norge Omstillingsprogrammet Forprosjekt: Innovasjon Norge Omstillingsprogrammet Disposisjonsfond omstillingsmidler (næring) Hovedprosjekt: Disposisjonsfond omstillingsmidler (næring) Totalt Vurdering: I kommuneplanens samfunnsdel (vedtatt juni 2017) er næringsutvikling et av sju fokusområder. Næringsutvikling er av avgjørende betydning for kommunens utvikling og opprettholdelse/økning av befolkningen. Dette blir konkretisert ytterligere i Strategisk næringsplan (vedtatt september 2018) der det heter at Tinn skal være en av Norges mest spennende kommuner for næringsetablering. Næringslivet skal oppfatte kommunen og næringsselskapet (RNu) som attraktive samarbeidspartnere. Det er viktig at næringsapparatet framstår som offensivt, handlekraftig og resultatorientert. Strategisk næringsplan peker på en rekke strategier for å nå kommunens mål. Rådmannen mener at verktøyet Næringsvennlig kommune er et godt virkemiddel for å dokumentere, utvikle og måle både den løpende samhandlingen mellom næringsapparatet og næringslivet, samt de ulike tiltakene som blir gjennomført. Samlet sett vil kostnaden med dette prosjektet være ca kroner pluss lønnsutgifter til intern prosjektleder. Innovasjon Norge vil dekke 50 prosent av kostnadene til ekstern prosjektleder og direkte kostnader i forstudie og forprosjekt. Styret for omstillingsprogrammet har sagt seg villig til å finansiere den andre halvparten. Kommunens finansieringsansvar er således knyttet til lønnsutgifter til intern prosjektleder i forprosjekt og hovedprosjekt, samt faktiske kostnader i hovedprosjektet. Rådmannen foreslår at dette blir finansiert fra disposisjonsfondet ved å bruke av midler avsatt til Dersom kommunestyret vedtar rådmannens innstilling vil hele disposisjonsfondet som er avsatt til omstillingsmidler (næringsformål) være disponert. Tinn kommunestyre har forpliktet seg til å delfinansiere omstillingsprogrammet med kroner i 2019 og 2020 (kommunestyresak 102/17) uten at det er spesifisert hvor midlene skal tas fra. Rådmannen gjør oppmerksom på at dersom denne forpliktelsen skal innfris, samtidig som prosjektet næringsvennlige kommuner skal gjennomføres, må tidligere øremerkede fondsavsetninger frigjøres for å finansiere omstillingsprogrammet. Rådmannen vil komme tilbake til dette i en egen sak. Omfanget av intern prosjektledelse er så stort at rådmannen ser det som nødvendig at denne ressursen blir frikjøpt fra andre løpende arbeidsoppgaver. Rådmannen ser det som viktig at prosjektledelsen blir rekruttert internt for å kunne beholde kompetansen og erfaringen i organisasjonen etter at prosjektet er gjennomført. Dette er i tråd med forutsetningene fra Innovasjon Norge.

5 Etter innspill fra omstillingsstyret anbefaler rådmannen at prosjektet Næringsvennlig kommune også får ansvar for å utrede hvordan omstillingsprogrammet skal videreføres i løpende drift når programmet er ferdig i Konklusjon: Rådmannen anbefaler at Tinn kommune gjennomfører en forstudie som første trinn av et tre-trinns prosjekt knyttet til verktøyet Næringsvennlige kommuner fra Innovasjon Norge. Rådmannen organiserer prosjektet i tråd med veilederen til Innovasjon Norge. I tillegg får prosjektet ansvar for å utrede hvordan omstillingsarbeidet skal videreføres i ordinær drift etter programperioden. Kommunestyret får framlagt status/resultat for hvert trinn og er det organ som formelt beslutter om en skal gå videre til neste trinn. 1 Næringsvennlig kommune - veileder