Sluttrapport for forprosjekt og mellomprosjekt Hallingdal lokalmedisinske senter

Transkript

1 Dato xx Saksfremlegg Saksbehandler: Reidar Aasheim Direkte telefon Vår referanse Arkivkode Sluttrapport for forprosjekt og mellomprosjekt Hallingdal lokalmedisinske senter Saksnr. Møtedato Styret ved Vestre Viken HF 029/ Trykte vedlegg: 1. Sluttrapport for forprosjekt og mellomprosjekt (vedlegg nr. 8). 2. Prosjektplan hovedprosjekt (vedlegg nr. 0). 3. Prosjektplaner delprosjekt nr. 1-7 (vedlegg nr. 1-7).. Ingress I saken fremlegges for og mellomprosjekt Hallingdal lokalmedisinske senter og prosjektplan for hovedprosjektet. Hovedprosjektet er delt inn i 7 delprosjekt og prosjektplanene for delprosjektene er vedlagt saken. Forslag til vedtak Styret for Vestre Viken HF slutter seg til styringsgruppen for lokalmedisinsk senter i Hallingdal sitt vedtak av 15. februar 2011 med de forutsetninger som ligger til grunn i prosjektplanen for hovedprosjektet. Drammen, 15. mars 2011 Nils Fr. Wisløff Administrerende direktør Vestre Viken HF Postadresse: Telefon: Beøskadresse: c/o Sykehuset Buskerud HF Telefaks: postmottak@sb-hf.no Grønland 32 B Drammen 3004 Drammen Org.nr.: Bankgiro:

2 2 Bakgrunn Regionrådet for Hallingdal og styret for Vestre Viken HF vedtok i september 2009 sammen å etablere et forprosjekt knyttet til Stortingsmelding nr 47 Samhandlingsreformen: Rett behandling på rett sted til rett tid. Målet med prosjektet var å finne overordnede løsninger for å kunne videreutvikle Hallingdal sjukestugu som et lokalmedisinsk senter med base for: Desentraliserte spesialisthelsetjenester Samhandling mellom spesialisthelsetjenesten og kommunehelsetjenesten Interkommunalt samarbeid om kommunale tjenester innen helse og omsorg Styret i Vestre Viken HF fattet følgende vedtak: Styret for Vestre Viken HF ser positivt på den fremlagte prosjektplan om utvikling og organisering av lokalmedisinsk senter i Hallingdal. Styret ber om at fremdriften av planen sikres og at den fremlegges i det samarbeidsorgan som etableres med alle kommunene i sykehusområdet Vestre Viken for å sikre en helhetlig tilnærming i hele området (styresak 55/2009). Prosjektlederfunksjonen har vært delt mellom Reidar Aasheim på vegne av helseforetaket og Trond Kleppe engasjert av Regionrådet. Kommunehelsesamarbeidet i Vestre Viken HF er seinere etablert, og det er tett dialog mellom prosjektledelsen i kommunehelsesamarbeidet og prosjektledelsen i prosjektet Lokalmedisinsk senter i Hallingdal. Forprosjektet ble gjennomført etter planen med en prosjektperiode på 10 måneder, utvidet med en mellomprosjektperiode på 4 måneder for å utarbeide en fullstendig prosjektplan for et hovedprosjekt. Mellomprosjektet ble avslutta i tråd med planen 1. februar En samla økonomisk ramme for begge prosjektperiodene var kr. Det ble søkt om tilskuddsmidler for forprosjekt og mellomprosjekt ut fra nevnte totalkostnad. Prosjektet mottok i alt kr., derav kr fra Helse og Omsorgsdepartementet og kr fra Helse Sør-Øst. Dette medfører at ca kr av eierne sine bevilgede budsjettmidler på kr ( kr på kvar av prosjekteierne) kan overføres til 2011 til utredningsfasen av hovedprosjektet. Forprosjektet konkluderte med at det var grunnlag for å gå videre med prosjektet med et hovedprosjekt delt inn i en utredningsfase på et år og en gjennomføringsfase over to år. Mellomprosjektet bekrefter dette grunnlaget. Det ligger vedlagt en justert prosjektrapport som felles rapport for forprosjekt og mellomprosjekt (vedlegg 0). Videre er det utarbeidet en prosjektplan for hovedprosjektet (vedlegg 8) og 7 delprosjektplaner (vedlegg 1-7). Konklusjonene i sluttrapporten og prosjektplanen er følgende: 1. Forprosjektet og mellomprosjektet er gjennomført etter den fremdriftsplan og med de ressursene som ble tildelt prosjektet. 2. Det blir etablert et hovedprosjekt med en utredningsfase og en gjennomføringsfase: a. utredningsfasen skal skje frå mars/mai 2011 til mai 2012, og gi endelig forslag om de tiltak som skal inngå i Hallingdal Lokalmedisinske Senter. b. en finansieringsplan for hovedprosjektet må utarbeides så snart statlige finansieringsordninger er fastlagt. c. utarbeide framdriftsplan for gjennomføringsfasen av hovedprosjektet ( ).

3 3 3. Utredningsfasen av hovedprosjektet gis en tidsressurs på inntil 40 månedsverk fram til mai 2011 og en økonomisk ramme for 2011 på kr. Prosjektleder for hovedprosjektet kan engasjeres med inntil 100 % stilling. Hovedprosjektet skal i tillegg deles inn i 7 delprosjekt, med en leder i % stilling for hvert delprosjekt gjennom frikjøp frå eksisterende fagstillinger i kommunene og ved Hallingdal sjukestugu. Prosjektleder og lederne for delprosjektene bør i første omgang engasjeres for del 1 av prosjektperioden (utredningsfasen). Kostnaden blir dekt av eksterne tilskuddsmidler og overført bevilgning fra mellomprosjektet. 4. Prosjekteierne for hovedprosjektet blir som i forprosjektet Regionrådet for Hallingdal og Vestre Viken HF, med ansvar for 50 % av finansieringa på hver av eierne. Det opprettes en styringsgruppe og en prosjektgruppe felles for hele hovedprosjektet, og med arbeidsgrupper etter behov for det enkelte delprosjekt. 5. Eierne skal etablere følgende beslutningspunkt: a. etter sluttføring av utredningsfasen i hovedprosjektet, for endelig vedtak om oppstart av gjennomføringsfasen. b. etter gjennomføringsfasen i hovedprosjektet / før overgang til fast drift. 6. Ved overgang frå prosjekt til driftsfase synes det på nåværende tidspunkt mest formålstjenlig at HLS blir organisert etter 28 i kommunelova, vertskommunesamarbeid. Vurdering Forprosjektet og mellomprosjektet har vært gjennomført med sterk forankring i så vel politisk miljø, fagmiljøet i kommunene og ved Hallingdal sjukestugu, og med brukerrepresentanter og tilsette sine representanter. De forslag som blir lagt fram, er i sterk grad et produkt av de tiltak disse instansene har sett behov for å etablere. Prosjektgruppa tilrår etablering av et 3-årig hovedprosjekt i tråd med forslaget i sluttrapporten, der hovedprosjektet blir delt inn i 7 delprosjekt med de fagområder som er vist i skisse i rapporten. Med en utredningsfase for detaljert planlegging av etableringa og gjennomføringsfasen, vil vedtaket nå bare gjelde hovedprosjektet del 1 (perioden mars 2011 mai 2012 ). Med et nytt beslutningspunkt etter denne perioden, vil eierne få anledning til en endelig vurdering av prosjektet og etablering før del 2 (gjennomføringsfasen) blir iverksatt. Denne saken vil også inneholde framdriftsplan og kostnadsvurdering for de ulike samarbeidspartene i prosjektet. Utredningsfasen av prosjektet må avklare organisasjonsstruktur og finansieringsbehov for gjennomføringsfasen. Styringsgruppa sluttbehandlet sluttrapporten for for - og mellomprosjektet og prosjektplan for mellomprosjekt 15. februar 2011 med følgende vedtak: 1. Styringsgruppa godkjenner sluttrapport for forprosjektet og mellomprosjektet Hallingdal Lokalmedisinske Senter (HLS).

4 4 2. Styringsgruppa tilrår kommunene i Hallingdal og styret for Vestre Viken HF å opprette et 3-årig hovedprosjekt slik det er beskrevet i prosjektplanen for hovedprosjektet og de 7 delprosjektplanene. Hovedprosjektet skal deles inn i: - en utgreiingsfase ( ) og - en gjennomføringsfase ( ) Samarbeidspartene skal godkjenne tilrådingene frå utgreiingsfasen før iverksetting av gjennomføringsfasen. 3. Hovedprosjektet sin utgreiingsfase gis en maksimal ressurstildeling på 40 månedsverk og ei kostnadsramme for 2011 på 1.7 mill kroner, finansiert gjennom overført bevilgning og eksterne tilskuddsmidler. Finansiering frå 2012 må avklares i samband med stortingsbehandlinga av finansieringsordninger og tilskuddsmidler. Prosjektet er planlagt med oppstart i mai/juni 2011, med unntak for delprosjekt 6 og 7 som av utenforliggende årsaker krever oppstart mars/april og som er klarert med eierne. Hovedprosjektleder bør om mulig starte tilsvarende i inntil 60 % stilling. 4. Prosjekteierne for hovedprosjektet er Regionrådet for Hallingdal og Vestre Viken HF, med ansvar for 50 % av finansieringa på hver av eierne. 5. Hovedprosjektet blir etablert med samarbeidsutvalget mellom Vestre Viken HF og kommunene i Hallingdal og ordførerne i Hallingdal som styringsgruppe. Eierne avgjør alternativt om samarbeidsutvalget velger en representativ styringsgruppe utgått fra medlemmene i samarbeidsutvalget, men der ordførerne er representert i styringsgruppa... Som prosjektgruppe skal partene oppnevne følgende: - 3 representanter valgt av Regionrådet for Hallingdal - 3 representanter valgt av Styret for Vestre Viken HF - 2 representanter fra de tilsatte sine organisasjoner - 1 representant frå brukerorganisasjonene Styringsgruppa gir prosjektgruppa myndighet til å peke ut prosjektansvarlig og tilsette prosjektleder for hovedprosjektet. Prosjektledere til delprosjektene frikjøpes fra berørte kommuner eller klinikker i helseforetaket. 6. Eierne vil etablere følgende beslutningspunkt: a. etter utgreiingsfasen i hovedprosjektet / før overgang til gjennomføringsfasen. b. etter gjennomføringsfasen og sluttføring av prosjektet før overgang til fast drift. 7. Kommunene og Vestre Viken HF gir sin tilslutning til frikjøp av ansatte i deltidsstillinger i de to eierorganisasjonene til prosjektlederfunksjoner for gjennomføring av prosjektet. Konklusjon

5 Administrerende direktør forslår på denne bakgrunn at styre slutter seg til vedtak i styringsgruppa av 15. februar 2011 med de forutsetninger som ligger til grunn i prosjektplanen for hovedprosjektet. 5