Hjelp! Jeg er blitt prosjektleder

Transkript

1 Hjelp! Jeg er blitt prosjektleder PROSJEKTLEDERDAGENE APRIL 2019 Synnøve Roald Mobil:

2 2 Synnøve Roald

3 3 Mine tema Hva kjennetegner en god prosjektleder Fallgruver som må unngås Tips til oppstarten av prosjekter

4 4 Prosjektlederens oppgaver Mål Konkrete resultater Prosjektlederen skal sikre framdriften ved å: Utarbeide mål Planlegge arbeidet (hva, når, hvordan) Organisere ressursinnsatsen (hvem gjør hva) Drive teamutvikling: motivering og konfliktløsing Rapportere og informere Foreslå og gjennomføre tiltak ved avvik Ta ansvar for at det skapes resultater

5 5 Prosjektlederen levere ønsket resultat Stupetårn i Hamar Fra 1,5 millioner til 23 millioner Vedtatt i ferdig i 2015

6 6 Startet med en ambisjon om å utbedre kontorbygget i Prinsens gate 26 ved Stortinget for 70 millioner kroner i 2011 Høsten 2013 avgjørelser som blant annet at det skulle bygges en 260 meter lang underjordisk tunnel ble det et milliardprosjekt. I statsbudsjettet for 2017 sto kostnadene for alt oppgitt til hele 1,8 milliarder kroner. Riksrevisjonen gikk inn i saken og kom sommeren 2017 med knusende kritikk av Stortingets administrasjon, presidentskapet og stortingspresident Olemic Thommessen. Nå er prislappen oppe i 2,3 milliarder skattekroner.

7 7 Men hva med alt før planlegging? Er jeg den rette personen til å lede prosjektet? Har jeg mulighet til å lykkes?

8 8 Prosjektklasser Leveranseprosjekter Entydig definert produkt Fokus på ferdigtidspunkt, kostnader og produktivitet Resultatmål nås, men det kan finnes alternative veier Utviklingsprosjekter Fokus på mål Usikkert om målet kan realiseres Alternative veier, alle med usikkerhet Usikkert om resultatet tas i bruk

9 9Interesse Prosjekter inndeling ut fra viktighet Primærprosjekter: Det vi lever av i dag Leveranser til kunder Lovpålagte oppgaver Sekundærprosjekter: For å overleve på sikt! Utvikling av nye produkter / tilbud Investering i produksjonsutstyr og teknologi Tertiærprosjekter Kompetanseutvikling Effektivisering Omorganisering Outsourcing Viktighet

10 10 Organisasjon prosjektet løses i - Hvor endringsvillig er vi? Type organisasjon Prosjektets forankring Endringsvillighet - kultur Myndighet i prosjektet Hvem På hvilket nivå Interesseområder Prosjekter

11 11 Endringsprosjekter? Endringsrommet Forankring Ledelsesinvolvering En del av virksomhetsplaner Organisatorisk aksept Motstand mot endring Ser alle behovet felles oppfatning av problemet Ny handling Pilot Test av løsning Stabilisering Implementering Ta løsning i bruk

12 12 Hva er viktigst i prosjektet? Felles forståelse I prosjektgruppa Med prosjekteier, styringsgruppe Kunde / oppdragsgiver Tid Utgangspunkt for kommunikasjon Skape aksept Kvalitet Rød tråd i all kommunikasjon Ressurs Prosjektstyring Avvikshåndtering Beslutningsalternativer og løsninger Hva prosjektet skal levere

13 13 Hvordan sikre at prosjektet blir noe mer? Skape eierskap / forankring Flere enn prosjektleder som liker prosjektet Ikke mitt, men vårt prosjekt (beslutninger) Synliggjør prosjektet (kommunikasjonsplan) Medvirkning Hvor er målgruppen? Med i planlegging I prosjektorganisasjonen Reell medvirkning (lovpålagt i offentlige planprosjekter) En prosjektplan som gjør gevinstrealisering mulig Forprosjekt Bruke lengre tid Avgrense, utvide Realistisk

14 14 Kjennetegn ved en god prosjektleder Kommunikasjonsevner (lytte og overtale) Organisatoriske evner (planlegge, analysere, beslutte) Teambygging (motivator, fellesskap) Lederegenskaper (lederstiler, forbilde) Mestringsevner (kreativ, løsningsorientert, tålmodig, utholdenhet) Teknologiske evner (digital kompetanse, prosjektstyring) Posner, 1987

15 Ledelse etter seksboksmodellen Hvordan økonomiske, kulturelle og teknologiske krefter griper inn i hverandre Mål prosjektets mål er overordnet Struktur WBS, ansvarsfordeling, beslutningsløsninger Teknikker og metoder estimering, risikovurdering, N/K-analyser, planer Belønning hva som motiverer for å levere. Relasjoner hvordan personer og/eller grupper jobber sammen. Karlsen,

16 16 Oppsummering- Tips Oppgaven (kvalitet) Gjør deg kjent med oppgaven Gjør deg kjent med organisasjonen som oppgaven skal løses i Tid Hva er frister du må forholde deg til? Hvilke frister styrer prosjektet selv? Prosjektleder Ressurser Hvilke personer vil prosjektet disponere Hvilken kunnskap og erfaringer har disse I hvor stor grad er de involvert i andre prosjekter og / eller primær-/kjerneoppgaver