ALPROLED Gruppe_1: Spørsmål 1: Hva skiller et prosjekt fra andre typer arbeidsformer? [s ]

Transkript

1 ALPROLED Gruppe_1: Spørsmål 1: Hva skiller et prosjekt fra andre typer arbeidsformer? [s ] Den skiller seg fra det rutinemessige. Mål og rammer kan angis for den. Den er ofte tverrfaglig. Den krever normalt innsats fra flere avdelinger. Spørsmål 2: Hva er nytteverdien av å jobbe i et prosjekt? [s.55-62] Bedre løsninger Kommunikasjon Læring Fleksibilitet Utvikling av organisasjonen Arbeidsmåten i seg selv Bedre i seg selv og bedre aksept og forståelse for dem. På tvers av fag, enheter og nivåer Gjennom samarbeid på tvers I tid, kapasitet og kompetanse Et bidrag til å utvikle tenkning og refleksjon omkring organisering. En hensiktsmessig form, som personer kan finne seg til rette og utvikle seg i. Gruppe_2: Spørsmålet er til kapittel 3 i Nylehn. I et prosjektarbeid kan man jobbe ut ifra flere faser; Innledende fase, startfase, arbeidsfase og

2 avslutningsfase. Ta utgangspunkt i en fase og utdyp denne. Bruk gjerne eksempler. [Se kapittel 3 i Nylehn, Faser i arbeidet] Gruppe_3: Spørsmål 1: Hvilke aktører er alltid like aktuelle å betrakte som en del av omgivelse i et prosjekt? Svar: s Oppdragsgiveren; siden en slik aktør er ikke alltid like enkel å identifisere, bør hver prosjektleder sørge for at noen er villige til å ta på seg denne rollen. Basisorganisasjonen: i et prosjekt utføres oppgavene ofte av personer som har en tilhørighet og oppgaver i basis, og de kommer i tillegg til prosjektet. Fremtidige brukere/ og de som skal videreføre prosjektet. Spørsmål 2: Hvorfor kan man si at et prosjekt kan i prinsippet representere noe desentraliserende og demokratiserende? Svar: s

3 Prosjektet er stilt ved siden av en basisorganisasjon, det trenger ikke å være formet etter samme logikk. Ved å sette av et stykke arbeid til en gruppe overlater basisorganisasjonen en del av kontrollen til gruppen. Gruppen må få et visst handlingsrom til å utføre oppgaven, men det er ikke slik at basisorganisasjonen fraskriver seg ansvar for utfallet om noe skulle gå galt. Gruppe_4: Spørsmål til kapittel 5, gruppe: 1. Nevn tre prosesser i prosjektledelse og utdyp én av dem. 2. Nevn minst fem kvaliteter ved en prosjektleder. Gruppe_5: Kapittel 6, Nylehn 1. Hvilke forhold bør legges til rette for å utvikle et godt fungerende team/prosjektgruppe? 2. Hvilke muligheter gir et prosjekt for å opprette velfungerende grupper? Gruppe_6: Forklar kort forskjellen på byråkratisk og spontant samarbeid.(s )

4 Hva gir grunnlag for konflikt i organisasjoner? (s ) Gruppe_7: Spørsmål Nylehn kap Hva menes med negativ avslutning av et prosjekt? At et prosjekt ikke fullføres, men det er ikke alltid kritikkverdig. Det kan også være uttrykk for noe positivt. Det finnes flere årsaker til dette; se tabell 8.2, side Hvilke hovedtyper av prosjektevaluering finnes det, og hva er hensikten med de? Prosessevaluering konsentreres mer om veien enn målet. Gjøres for å se om det ble arbeidet hensiktsmessig og innenfor gode former. Summativ evaluering finne ut om noe som er tilbakelagt. Gjennomføres etter prosjektet er avsluttet. Hensikten er å finne ut om hva som ble gjort og oppnådd. Summativ evaluering forbindes ofte med resultater og ressursbruk.

5 Formativ evaluering mest forbundet med prosessen underveis i et prosjekt. En formativ resultatevaluering kan være et utgangspunkt for å se om det bør arbeides annerledes med prosjektet. Gruppe_8: Spørsmål fra gruppe 8. Westhagen, prosjektarbeid utvikling og endringskompetanse. Kapittel 2. Forklar styringsfunksjonene, tegn styringssløyfen og beskriv dynamikken i den. [s. 31] Styring er å sette mål, planlegge hvordan målene skal nås, og å følge opp utførelsen. Styringssløyfen er delt i målformulering, planlegging og oppfølging. Målformulering er å beslutte og beskrive hva prosjektet skal resultere i. Planlegging er å bryte målene ned i delmål og oppgaver, og å samordne aktiviteter og ressurser over tid, slik at de oppsatte målene kan nås med minst mulig ressursbruk. Oppfølgning er å periodevis registrere(måle) hva som har skjedd i prosjektet i og i omgivelsene,

6 sammenholde med plan og forutsetninger, og om nødvendig velge korrigerende tiltak. Korrigerende tiltak; justere utførselen, korrigere plan, korrigere mål. Dermed blir målformuleringen, planleggingen og oppfølgingen funksjoner som utgjør et sammenhengende hele, der en funksjon ikke har noen hensikt uten at den er knyttet til de andre. Nevn noen viktige forhold som karakteriserer en organisasjon. [s ]. Den formelle organisasjonen av prosjektet sier noe om fordeling av myndighet, ansvar og arbeidsoppgaver. Dette går både på prosjektets interne og eksterne oppbygging og forholdet mellom prosjektet og bedriftens faste organisasjon. Struktureringsprinsipp har inndeling etter; funksjon, produkt, marked etc. Hirarki; antall nivåer, kontrollspenn. Ansvar og myndighet; hvem har ansvar for hva, hvem kan formelt bestemme hva. Arbeidsdeling og rutiner; hvem gjør hva, og hvordan.

7 Gruppe_9: Spørsmål 1: Nevn tre måter prosjekter kan oppstå i en bedrift/organisasjon. Svar: Prosjektideer kan i hovedsak oppstå på tre måter: 1: Som en spontan idé hos en person eller gruppe i organisasjonen 2: Ved systematisk analyse av bedriftens situasjon - bedriftsutviklingsprosess 3: Ved forespørsel utenfra (potensiell kunde, oppdragsmulighet) Prosessen fra en idé oppstår til et vedtatt prosjekt foreligger kan kalles for initieringsprosessen. Svaret på denne oppgaven finnes i Westhagen kapittel 3, side Gruppe_10: 4.5 Test deg selv Hva kjennetegner godt formulerte mål? Svar: Godt formulerte mål kjennetegnes ved at de er; - operasjonelle - resultatbeskrivende

8 - noe å strekke seg etter - aksepterte - i samsvar med myndighet [se s ] Gruppe_11: Spørsmål 2: Beskriv hovedtråden i planleggingsprosessen, og gi en vurdering av hva du mener er de mest kritiske punktene i denne. Svarene er hentet fra side i Westhagen. Hovedtråd: Figur 5.2 s 68. Kritiske punkter kan være tid som er satt av til arbeidet, samt kostander forbundet med prosjekt. Dette begrunnes med tidligere erfaringer, der det er tendenser til at prosjekt vokser underveis og det da verken er nok tid, penger eller menneskelige ressurser til å gjøre prosjekt ferdig. Gruppas begrunnelse for å velge denne problemstillingen er at vi mener god gjennomføring av et prosjekt er avhengig av god planlegging. Les videre side 67_69 etter å ha reflektert på spørsmålet.

9 Gruppe_12: Westhagen: Prosjektarbeid - Kapitel 6 Oppfølging og avslutning. Spørsmålet er tatt fra 6.10 Test deg selv s 105 Spørsmål 1: Beskriv kortfattet hva hovedelementene i oppfølgingsfunksjonen er. Hva er det i hovedsak man gjør når man følger opp et prosjekt? Svar: Hovedelementene i oppfølgingsfunksjonen består i å Registrere og rapportere om status i prosjektet, dvs info om resultater, fremdrift, kostnader, prosjektets situasjon generelt Identifisere avvik fra mål og planer, og forklare årsakene Definere og iverksette korrigerende tiltak Når man følger opp et prosjekt innebærer det å foreta målinger underveis for å kartlegge om prosjektet er i rute. Dersom det ikke er tilfelle kan det foretas endringer ved utførelsen, endringer ved den opprinnelige planen eller endringer av målet. [side 88-89]

10 Det man i hovedsak gjør når man følger opp et prosjekt er følge opp det formelle: Kvalitet kvaltitetsgjennomgang og kvalitetsrevisjon Fremdrift - Gantt-skjema Ressursbruk/kostnader Finne forbruksgrad og ferdiggrad Og det uformelle: Oppfølging av prosjektgruppen, arbeidsmåte og personers velvære [Side ] Spørsmål 7: Hva bør skje i avslutningen av et prosjekt og hvorfor? Svar: Avslutningen av et prosjekt omfatter to viktige aspekter: Sørge for en skikkelig overlevering av prosjektresultatet god medvirkning fra brukere/interessenter gjennom hele prosjektet og bygge en bro mellom prosjektet og brukerne o Medvirkning

11 o o o o o o o Ansvarsplassering Dokumentasjon (enkle veiledere) Presentasjonsmøte Opplæring Støttepersoner (superbrukere) Orakeltjeneste (tilgang til spesialister) Brukerevaluering Gjøre en evaluering av prosjektprosessen med sikte på individuell og organisasjonsmessig læring o Unngå at samme feil blir gjort igjen o Samle gode holdepunkter og fremgangsmåter for målformuleringer, organisering, planlegging prosjekthåndbok for senere bruk o Evalueringsseminar [side ] Gruppe_13: Hva er de viktigste fordelene og de største utfordringene ved matriseorganisering? [Se ss ] Det som er blant de største fordelen ved matriseorganisering er god koordinering, som fører til god ressursutnyttelse, som igjen fører til god produkt/ kundefokusering. Ved at deltagerene i prosjektet

12 hentes ut til den delen av et prosjekt der vedkommende har kunnskaper og kan bidra i prosjektet, vil dette være ressursbesparende både i tid vedkommende bruker, og man får ekspertisen på produktet. Dette kan igjen føre til at tiden på prosjektet går ned. Personen kan også delta i flere prosjekter parallelt. Ved å bruke ekspertisen akkurat der det er nødvendig, og ikke noe mer, vil sannsynligvis være til fordel for kunden med et mer effektivt prosjekt og raskere resultat. Ulempene er at det i matriseorganisasjoner ofte blir to ledere å forholde seg til; leder i basisorganisasjonen og prosjektlederen. Disse skal være likestilte, og det krever at man er villig til å løse konflikter, som bruk av personalet, som like partnere, ikke ved bruk av formell autoritet. Dette krever et gjensidig og ansvar og selvdisiplin, og gode samarbeidsevner Flott! Bøkene blir på denne måten identifisert, og en blir interessert i å lese det som er viktig. Takk for innsatsen.