Kortkurs i prosjektarbeid

Transkript

1 Faglig prosjektnettverksamling for kommuner i Øst Finnmark. Hvordan kan kommunen øke kapasiteten i rus/psykisk helsefeltet ved hjelp av statlige prosjektmidler? Kortkurs i prosjektarbeid Rus- og psykisk helseforum 2018 Prosjektveileder: Elvira Røst

2 Hvorfor prosjekt? Kommunene er linjeorganisasjoner skreddersydd for de oppgavene som virksomheten daglig står over. I dagens virkelighet er det stadig behov for endringer¹. Dagens «verktøykassa» - dere kan etablere prosjekter!²

3

4 Gjennom å se hvilke prosjekter har kommune etablert, kan man danne seg et bilde av hvor godt forberedt virksomheten er på å møte morgendagens utfordringer. (Erling S. Andersen, professor Emeritus, Institutt for ledelse og organisasjon)

5 Innovasjon?

6 Hvordan starte et prosjekt? Behov Idé/ idéutveksling Hvilke typer prosjektmidler har blitt lyst ut fra forskjellige instanser? «Research arbeid» - finns det lignende erfaring i andre kommuner? Formulere mål Forankring

7 Prosjektfaser Behov Prosjektidé Problemstilling 1.Konsept Avklare behov og velge konsept Identifisere gevinster Målsetting Prosjektbeskrivelse Forankring Søknad Hvor vi er? Hvor vi skal? Hvordan kommer vi dit?

8 Definisjon Prosjekt kommer av latinske projicere og betyr (pro = frem, jicere =å kaste) noe som er kastet frem¹. Et tiltak som har karakter av et engangsforetagende med et gitt mål og avgrenset omfang, og som gjennomføres innenfor tids- og kostnadsramme. (Elvenes 1987, Rolstadås 2011)

9 Egenskaper Et prosjekt er en arbeidsoppgave eller et oppdrag med følgende egenskaper: 1. Engangsoppgave Oppgaven ligger utenfor normal rutine og kompetanse. 2. Definert mål Har et mål som er besluttet ut fra en spesifikk situasjon². 3. Egen midlertidig organisasjon Et eget styringsobjekt, «ekstraordinær» og en midlertidig organisasjon innenfor den ordinære organisasjonen som et tillegg til denne.

10 Egenskaper (forts.) 4. Tidsavgrenset Avslutning er planlagt på forhånd¹. 5. Kompleksitet og tverrfaglighet Først når oppgaven er så kompleks at den krever betydelig ressursinnsats fra flere fagområder og/ eller avdelinger er det aktuelt å definere den som et prosjekt².

11 Prosjekttyper 1. Produktutviklings og markedsføringsprosjekter¹ 2. Tekniske byggeprosjekter 3. Systemutviklingsprosjekter 4. Organisasjonsutviklingsprosjekter² 5. Kunnskapsoppbyggende prosjekter

12 Målsetting «Den som vet hvorfor han lever, Kan holde ut et nesten hvilket som helst hvordan» - Nietzsche Mål skal være et middel til å skape motivasjon og begeistring Uten mål er styring IKKE MULIG! Hvor vi er? Hvor vi skal? Hvordan kommer vi dit?

13 Målsetting (forts.) Godt formulerte mål skal: Sikre at prosjektet er i samsvar med kommunens overordnede mål. Skape felles forståelse av oppgaven. Gi et bilde hva prosjektet skal resultere i¹. Skape et motiverende samlingsmerke. Gi grunnlag for å informere omgivelsene.

14 Målsetting (forts.) Formål/ Effektmål o Hva som skal til for å oppnå formålet? Resultatmål/ delmål - målbart o Hva som skal til for å oppnå delmålet?

15 Gode målformuleringer Målbare Det skal være mulig å etterprøve om målet er nådd, og målet skal gi veiledning i det løpende arbeid- Resultatbeskrivende Mål skal beskrive resultater ikke aktiviteter. Noe å strekke seg etter Men ikke være så ambisiøse at de mister troverdighet og slutning. Husk at mål har en tendens til å være selvoppfyllende: Høye mål gir høye resultater. Akseptere De som skal arbeide mot målene må akseptere dem, både intellektuelt og følelsesmessig. Dette klarer vi! I samsvar med myndighet Det tjener ingen hensikt å sette mål for forhold som man ikke selv kan påvirke.

16 Vanlige feil i målformuleringsarbeid Man setter i gang arbeidet før målene er tilstrekkelig klarlagt. Prosjektet er for dårlig avgrenset. Formuleringene er lite operasjonelle (målbare). Ambisjonsnivået er for høyt i forhold til tidsog kostnadsrammer. Man overser betydningen av aksept fra deltakerne*. For dårlig informasjon om målene.

17 Kommunalt rusarbeid kap 0765 post 62 Mål og målgruppe for ordningen Formål: Ordningen skal bidra til varig kapasitetsvekst i det samlede tilbudet til personer med rusproblemer slik at disse sikres et helhetlig, tilgjengelig og individuelt tilpasset tjenestetilbud. Forankring: Opptrappingsplan for rusfeltet ( ) med vekt på styrket innsats ut fra lokale forhold på områdene.

18 Kommunalt rusarbeid. Mål og målgruppe for ordningen (forts.) Økt bruker- og pårørendemedvirkning i tjeneste. Tidlig innsats rettet mot utsatte individer og grupper. Tverrfaglig, ambulant, teambasert behandling og oppfølging. Tjenester knyttet til bolig og oppfølging i bolig. Tiltak rettet mot inkludering i arbeid, aktivitet og utdanningsløp. Lavterskeltjenester. Målgrupper: personer, eller grupper av personer, med rusrelaterte problemer og deres pårørende

19 Kommunalt rusarbeid. Mål og målgruppe for ordningen (forts.) Kommuner kan velge å inngå interkommunalt samarbeid og/ eller med privat, frivillig eller ideell sektor. Tilskudd gis til lønn til stillinger i inntil fire år, med en gradvis årlig nedtrapping. Tilskuddet skal bidra til varig kapasitet i tjenestene og er ikke rettet mot tidsavgrensede prosjekter. Det forventes at kommunene benytter økte rammeoverføringer i opptrapningsplanperioden til å styrke tjenestetilbudet til målgruppen.

20 Prosjektnavn: Prosjektleder: FYLKESMANNEN I FINNMARK Prosjektbeskrivelse PROSJEKTBESKRIVELSE Generell mal 1. Bakgrunn Beskriv problemet/ behovet og hvordan dette henger sammen med kommunens mål og strategier. 2. Forutsetninger og rammer Beskriv hvilke forutsetninger som er gitt, og som må tas hensyn til, og hvilke rammer/regelverk som prosjektet må holdes innenfor. Evt. Hva som ikke skal gjøres. 3. Effektmål Hvilke gevinster/ nyttevirkninger skal prosjektet ha? 4. Resultatmål Hva skal konkret foreligge når prosjektet er ferdig? 5. Organisering Styringsgruppe, referansegruppe, prosjektleder, prosjektgruppe, arbeidsgrupper etc. 6. Faser og oppgaver Hvilke faser (milepæler), og hvilke oppgaver innen hver fase? 7. Fremdriftsplan Når skal de enkelte faser (milepæler) og hele prosjektet være ferdig? 8. Kritiske faktorer og kvalitetssikring Hva er mest avgjørende for at prosjektet skal lykkes? Hva som kan gå galt? Hvordan dette kan forebygges/ avgrenses? 9. Budsjett/ kostnader Hva koster prosjektet i ressursbruk og direkte utlegg?

21 Hvordan skrive en god søknad? Finn ut hvilket tilskudd kommunen ønske å søke om i god tid før søknadsfristen god planlegging. Les nøye regelverk for konkret tilskuddordning. Les søknadsskjema utformet som veileder for søknaden. Definer prosjektmål så konkret som mulig. Definer konkrete resultatmål. Forankring på alle nivå.

22 Forankring Forskning viser at hele 9 av 10 endringsprosesser feiler fordi forankring og opplæring har sviktet. (KS - tjenesteinnovasjon) Forankringsarbeid starter med å identifisere hvem som blir berørt av endringen. Definere konkrete forankringsaktiviteter som skal sørge for at de som blir berørt, blir godt informert, engasjert og motivert^.

23 Prosjektets interessenter individuals and organizations who are actively involved in the project, or whose interests may be positively or negatively affected as a result og project execution or successful project completion. PMI (2013) A guide to the Project Management Body of Knowledge. Newtown Square, Pennsylvania.

24 Prosjektmodell Roller \ Faser Forprosjekt/Konsept Initiering/ planlegging Gjennomføring Avslutning Gevinstrealisering Virksomhetsledelse/ Prosjekteier Gir mandat til styringsgruppe/ prosjektansvarlig. (BP1) Styringsgruppe/ Velger prosjektleder * ber prosjektansvarlig/ (DIFI: om prosjektskisse/ Prosjekteier) prosjektbeskrivelse referansegruppe Prosjektleder Prosjektteam Utarbeider målsetting, prosjektskisse/ prosjektbeskrivelse, forankring, søknad 1. Godkjenner prosjektskisse-gir startsignal for planlegging. 2. Godkjenner prosjektplan og gir startsignal for gjennomføring 1. Lager prosjektplan 2. Setter i gang prosjektet etter godkjent plan. 3.Forankring i og samling av prosjektteamet Tar prinsippielle avgjørelser. Gir styringssignaler dersom det er behov for det underveis. Godkjenner overgang til nye delfaser i store prosjekter. Faglig rådgivning Daglig oppfølging, ansvarlig for fremdrift. Kontrollerer leveranser/delfaser og skriver rapporter til styringsgruppe/ prosjektansvarlig, fornkringsarbeid Prosjektteamet leverer ulike arbeidspakker underveis i prosjektet og gjerne i påfølgende delfaser i store prosjekter, forankringsarbeid. Får godkjent sluttrapport til orientering Godkjenner overgang til av slutningsfasen. Vurderer sluttrapport og godkjenner avslutning. Skriver sluttrapport og ber om godkjenning på at prosjektet kan avsluttes. Innføring av prosjektresultater i ordinær drift. Opplæring av nøkkelpersoner Innføring av prosjektresultater i ordinær drift. Opplæring av nøkkelpersoner Prosjektansvarlig er også ansvarlig for at gevinstene realiseres. Samarbeid med linjeorg. Implementering av gevinster i ordinær drift

25 Prosjektorganisering Styringsgruppe Prosjektansvarlig Prosjektleder Referansegruppe Arbeidsgruppe Samarbeidspartnere

26 2. Planlegging Planer Budsjett Ressurser Bemanning Risikostyring Prosjektlederen lager prosjektplan, samler prosjektteam og forankrer prosjektet hos det. Prosjektansvarlig / styringsgruppe/ referansegruppe godkjenner den

27 Risikoanalyse «Å ta risiko er essensen av økonomisk aktivitet. Entreprenørskap er umulig uten vilje og evne til å ta risiko.» - Peter Drucker Avgjørende: Man forstår den risiko man tar Identifiserer de ressurser og anstrengelser som er nødvendig for å nå det ønskede resultatet Man mobiliserer nok energi i gjennomføringen, Måler resultater underveis for å få tidlig korreksjon på feilaktige beslutninger.

28 Økonomi

29 3. Gjennomføring Statusrapporter Endringer Kvalitet Prognoser Prosjektleder ansvarlig for fremdrift, rapporterer til prosjektansvarlig, referanse-/ styringsgruppe. Prosjektteam leverer ulike «arbeidspakker». Referansegruppe faglig rådgivning. Styringsgruppe - tar prinsipielle avgjørelser, gir styringssignaler, godkjenner overgang til nye delfaser i store prosjekter.

30 Styringssløyfen A styre er: å beslutte hvor man ønsker å komme, å se at man kommer dit. Målformulering Oppfølging Planlegging Innsatsfaktorer Utførelse (styringsobjekt) Resultat

31 Styring Målformulering å beslutte og beskrive hva prosjektet skal resultere i. Planlegging å bryte målene ned i delmål og oppgaver, og samordne aktiviteter og ressurser over tid, slik at de oppsatte målene kan nås med minst mulig ressursbruk. Oppfølging periodevis å registrere (måle) hva som har skjedd i prosjektet og i omgivelsene, sammenholde med plan og forutsetninger, og om nødvendig velge korrigerende tiltak: Justere utførelsen, Korrigere plan, eller Korrigere mål

32 4. Avslutning Evaluering Sluttrapportering Erfaring Plan for videreføring Prosjektleder ansvarlig for evaluering, skriver sluttrapport og ber om godkjenning på at prosjektet kan avsluttes, opplæring av «nøkkelpersoner*». Prosjektteam opplæring av «nøkkelpersoner*». Prosjektansvarlig/ referansegruppe/ styringsgruppe godkjenner overgang til avslutningsfaser.

33 Gevinstrealisering Gevinster er verdier, positive effekter som oppnås ved å implementere nye løsninger i drift. (KS - tjenesteinnovasjon) 1. Unngåtte kostnader (sykehusinnleggelse) 2. Spart tid (redusert saksbehandlingstid) 3. Økt kvalitet (økt egenmestring) Gevinstrealisering handler om aktiviteter som gjennomføres for å oppnå gevinster

34 Prosjektmodell Roller \ Faser Forprosjekt/Konsept Initiering/ planlegging Gjennomføring Avslutning Gevinstrealisering Virksomhetsledelse/ Prosjekteier Gir mandat til styringsgruppe/ prosjektansvarlig. (BP1) Styringsgruppe/ Velger prosjektleder * ber prosjektansvarlig/ (DIFI: om prosjektskisse/ Prosjekteier) prosjektbeskrivelse referansegruppe Prosjektleder Prosjektteam Utarbeider målsetting, prosjektskisse/ prosjektbeskrivelse, forankring, søknad 1. Godkjenner prosjektskisse-gir startsignal for planlegging. 2. Godkjenner prosjektplan og gir startsignal for gjennomføring 1. Lager prosjektplan 2. Setter i gang prosjektet etter godkjent plan. 3.Forankring i og samling av prosjektteamet Tar prinsippielle avgjørelser. Gir styringssignaler dersom det er behov for det underveis. Godkjenner overgang til nye delfaser i store prosjekter. Faglig rådgivning Daglig oppfølging, ansvarlig for fremdrift. Kontrollerer leveranser/delfaser og skriver rapporter til styringsgruppe/ prosjektansvarlig, fornkringsarbeid Prosjektteamet leverer ulike arbeidspakker underveis i prosjektet og gjerne i påfølgende delfaser i store prosjekter, forankringsarbeid. Får godkjent sluttrapport til orientering Godkjenner overgang til av slutningsfasen. Vurderer sluttrapport og godkjenner avslutning. Skriver sluttrapport og ber om godkjenning på at prosjektet kan avsluttes. Innføring av prosjektresultater i ordinær drift. Opplæring av nøkkelpersoner Innføring av prosjektresultater i ordinær drift. Opplæring av nøkkelpersoner Prosjektansvarlig er også ansvarlig for at gevinstene realiseres. Samarbeid med linjeorg. Implementering av gevinster i ordinær drift

35 Prosjektnettverket i Finnmark Nettverkssamling 2019: februar, Thon Hotel Alta Råd og veiledning i fht. søkeprosess samt oppfølging av eksisterende prosjekter «tenkehjelp»: Elvira Røst Tel.: E-post: ero@svk.no

36 Literatur Prosjektarbeid. Utviklings- og endringskompetanse Harald Westhagen m.fl. Målrettet prosjektstyring Erling S. Andersen Prosjektledelse trinn for trinn Svein Arne Jessen Prosjektledelse Jan Terje Karlsen

37