LEAN ER en arbeidsmåte som tar

Transkript

1 LEAN ABC Andre utgave INNHOLD HVA ER LEAN LEAN STIKKORD FASER I INNFØRINGSPROSJEKTENE LEAN I DAGLIG DRIFT Lean A B C er under kontinuerlig forbedring K:\Bølgen innføringsprosjekt\verktøykasse 2012\Fra A til Å arbeidsbeskrivelse og verktøy\lean ABC andre utgave oppdatert 10-12

2 HVA ER LEAN LEAN ER en arbeidsmåte som tar utgangspunkt i brukernes behov, og hva som kan skape verdi for brukerne. Lean baserer seg på medarbeidernes kompetanse og kunnskap om arbeidsoppgavene. Forbedringsforslagene kommer fra medarbeiderne.

3 LEAN STIKKORD Arbeidsprosess BESKRIVELSE Er en verdikjede som består av et sett sammenhengende aktiviteter som finner sted for å levere en tjeneste Aktivitet Verdikjede Sløseri Forbedringsforslag Overordnet planlegging Lavthengende frukter Juveler Lean i daglig drift P D C A Aktivitet er alle små og store oppgaver/handlinger vi utfører for å levere en tjeneste. Noen eksempler; logge inn på PC, skrive epost, arkivere, hente mappe i arkiv, lete etter noe, hente på lager, dusje en pasient, møtedeltakelse, besvare telefonhenvendelse, drøfte med kollega Verdikjede fordi vi har fokus på aktiviteter som gir verdi for brukeren og vi luker ut sløseri Er aktiviteter som ikke er- eller som i liten grad er verdiskapende for brukeren (kunden/pasienten/eleven/barnet..) Er endringsforslag eller spørsmål fra alle medarbeidere, de har ofte god kjennskap til hvordan ting fungerer Noen ideer krever overordnet planlegging og vil ta tid å innføre Forbedringsforslag som er raske og enkle å innføre og som gir middels effekt Forbedringsforslag som er raske og enkle å innføre og som gir høy effekt Kjennetegn på enheter som har tatt i bruk lean som arbeidsmetode: gjennomfører faste tavlemøter, medarbeidere har to oppdrag; utfører og utvikler. Avdelingen preges av standarder, arbeidsbeskrivelser og arbeidsmetoder. Alle kjenner til P-D-C -A metodikken PLAN -planlegg, DO -test ut, CHECK evaluer-hvordan virket det, ACT iverksett (plan - do - check - act Tavlemøter Er korte møter ved forbedringstavla. Gjennomgang av status avdelingens mål/resultat/tiltak. Her drøftes innkomne forbedringsforslag Forbedringstavle (leantavle) Ei tavle som synliggjør avdelingens mål og resultat, har egen plass til forbedringsforslag og synliggjør miljø- og driftsrelaterte forbedringstiltak. Viser hvor langt i P-D-C -A løpet forbedringsforslaget er kommet. Har egen plass til 5 S revisjon 5 S Sortere -systematisere - skinne -standardisere sikre Arbeidsstandard Gevinster Prosjektgruppe (forbedringsteam) Kortfattet, tydelig beskrivelse som setter rammene for hvordan vi utfører oppgavene i avdelingen. Eksempelvis ettpunktleksjoner Verdi for brukeren medarbeidertilfredshet effektivitet (mer igjen for pengene, arbeider smartere økt kvalitet) Et utvalg medarbeidere som har kjennskap til den utvalgte arbeidsprosessen

4 FASER INNFØRINGSPROSJEKT DE ULIKE FASENE I INNFØRINGSPROSJEKTENE 1 Planlegge 2 Kartlegge (AS IS) Formål- Holde prosjektet på skinner Leder velger arbeidsprosess, prosjektgruppe og beskriver formålet. Samhandler med veileder underveis. Leder = prosjektleder, har ansvar for å reservere møterom og projektor. Leder legger til rette for at ressursene (prosjektgruppa) blir fristilt fra arbeidet når de skal delta i prosjektet Formål- få fram det korrekte bildet avhvordan vi gjør det i dag Gjennomføres med eller uten intervju. Prosjektgruppas medlemmer er sentrale kunnskapsformidlere Gråpapirsesjoner: Arbeidsprosessen beskrives ved hjelp av gule post it lapper på gråpapir som viser detaljene og rekkefølgen i arbeidsprosessen/verdikjeden 3 Forbedre (TO BE) Formål- komme fram til forslag til framtidig arbeidsprosess Søk og finn sløsinga 4 Implementere Formål- få på plass ny løsning Forslag til forbedringstiltak på blå post it. (Alt er tillatt) Forslagene vektes etter innsats og effektmatrise Handlingsplan for forbedringstiltak, estimere innspart tid, ansvar og tidfest Intro og handlingsplan for arbeidsstandarder Intro og gjennomføring / handlingsplan for 5 S 5 Produksjonsstyring Leder avklarer om forbedringene påvirker tjenesteleveransen Når behov; leder utarbeider forslag til ny tjenestestandard (til politisk behandling) 6 Kontinuerlig forbedring Formål- sikre at avdelingen er rustet for arbeidsmetoden i daglig drift Evaluering og rapport Bruk av forbedringstavler Få på plass tavleregler og plan for gjennomføring Gjennomgang av forbedringsforslag Formål- tilbakemelding til prosjektledelsen og rapport ved prosjektslutt Gjennomføres som en del av siste arbeidsøkt «kontinuerlig forbedring Leder (og prosjektgruppe) besvarer spørsmålene i lysbilde

5 LEAN I DAGLIG DRIFT Overgang fra innføringsprosjekt til kontinuerlig forbedringsarbeid i daglig drift Det er kun et utvalg av dine medarbeidere som har deltatt i prosjektgruppa, derfor er det nå tid for å involvere øvrige medarbeidere. Forankring av lean i enheten ligger i lederoppdraget Synes du dette er litt vanskelig? Du er ikke alene om det, du vil bli tryggere etter hvert Be om hjelp når du trenger det, for eksempel fra lederkollega eller prosjektleder for Bølgen Alle som har kjennskap til lean som metode vet at dette må modnes. Gran kommune har valgt å ta i bruk noen få av de mange leanverktøyene som finnes Lean er kultur, og medarbeiderskap, metoden og forståelsen er like viktig som verktøyene Tavlemøter Tavlemøter handler om mål og resultatoppfølging, forbedringsforslag og oppfølging av handlingsplaner Gjennomfør tavlemøter etter planen Når du og medarbeiderne dine er klar for det lar du ledelsen av tavlemøtene gå på rundgang Korte møter (fra 5 til 15 min max) Alle står ved tavla Integrer tavlemøtene i et allerede fastsatt møte Start med status avdelingens mål og resultat Har det kommet opp forbedringsforslag? Si noe om dine forventninger og minn medarbeiderne på at alle har to roller; utfører/utvikler Du har tre handlingsplaner: 1) forbedringstiltak 2) 5 S og 3) innføring av arbeidsstandarder. Gjennomgå status. Gjennomgå status for handlingsplanen med vedtatte forbedringstiltak orienter om endringer /oppdateringer 5S revisjon starter når du har gjennomført 5 S arbeid og når nyetablerte standarder er iverksatt Forbedringsforslag Alle medarbeidere er bidragsytere Alle forslag er velkomne. Prioriter målrettede tiltak. Behandle ideéne etter innsats- og effektmatrisen. Begrens antallet forbedringstiltak for ikke å miste oversikten over effekten. Løft inn nye tiltak etterhvert Flytt forbedringslappene i P D C A rutene for å vise framdrift

6 Forbedringsteam Noen forbedringsforslag kan være av slik en art at de sprenger rammene for tavlemøte. Anbefalingen er at du velger ut forbedringsteam som arbeider videre med dem Utarbeid en plan for gjennomføring, heng opp på tavla for å synliggjøre informasjon underveis Vurder om du har nytte av å ta i bruk fasene fra innføringsprosjektet Handlingsplan for forbedringstiltak Følg opp forbedringstiltakene i handlingsplanen som ble besluttet i innføringsprosjektet Heng opp handlingsplanen på forbedringstavla, da vil alle medarbeiderne følge med og se hvor langt i P-D-C-A løpet forbedringstiltakene er kommet 5 S 5 S revisjon Følg opp handlingsplanen som ble besluttet i innføringsprosjektet Oppslag på forbedringstavla Ajourhold planen 5 S revisjon er tiltak som enheten benytter for å ivareta standardene som er besluttet Start opp med revisjon når 5 s er gjennomført og standarder er på plass Gjennomføres av revisjonsteam på 2-3 medarbeidere Beslutt hvor ofte dere gjennomfører revisjon Resultat av 5 S revisjon og 5 S tiltak henges opp på forbedringstavla Arbeidsstandarder Følg opp handlingsplanen som ble besluttet i innføringsprosjektet Heng opp handlingsplanen på forbedringstavla Ajourhold handlingsplanen Forvent at medarbeidere følger standard som er besluttet Gjennomfør tiltak for å sikre at arbeidsstandardene etterleves for å unngå å falle tilbake til tidligere praksis Problemløsning Når det oppstår problem kan du ha nytte av å ta i bruk problemløsningsmetodikk Det finnes ulike metoder for problemløsning

7 Problemløsningsmetode Eksempel på enkel problemløsningsmetode er «5 hvorfor» Hold fokus på tema Involver medarbeiderne Kommer til bunns og finner den egentlige årsaken til problemet