Lean i administrative tjenester. LEAN FORUM NORDVEST 28.April 2015

Transkript

1 Lean i administrative tjenester LEAN FORUM NORDVEST 28.April 2015

2 Enkeltprosesser Verdikjede Vår reise mot kontinuerlig forbedring Forbedringsfokus Verktøyfokus Medarbeiderutvikling Ledelsesfokus 2

3 Fra store, landsdekkende LEAN-prosjekter til raske, lokale forbedringer Store saksbehandlingsprosesser Verdikjedeprosesser Type 1 Type 2 4 ulike prosessforbedringsløp Type 3 Type 4 Støtte- og ledelsesprosesser Raske, lokale forbedringsprosesser 3

4 Mange ledere har fått omfattende leanopplæring gjennom programmet Samling 1 Samling 2 Samling 3 Samling 4 Samling 5 Intro til fase 2 Målstyring del 1 Målstyring del 2 Visualisering Systematisk læring del 2 Introduksjon til /LEAN Gevinstplan del 1 Individuell utvikling del 1 Jakten på nye forbedringer del 1 Gevinstplan del 2 Ledelse i del 1 Kommunikasjon og coachende lederstil Håndtering av motstand Ledelse i del 2 Ledelse i del 3 Prosess og tiltak fra fase 1 Arenaer for kontinuerlig forbedring Problemløsing del 1 Problemløsing del 2 Jakten på nye forbedringer del 2 Prosessutvikling del 1 Prosessutvikling del 2 Tavletrening Systematisk læring del 1 Individuell utvikling del 2 Bli kjent Iverksette tiltak Iverksette tiltak Iverksette tiltak Evaluering fase 2 Introduksjon til lokal planlegging Lokal planlegging Lokal planlegging Lokal planlegging Veien videre og planlegging fase 3 4

5 Programmet for kontinuerlig forbedring Skattedirektør Styringsgruppe Avdelingsdirektører i SKD Regiondirektørers møte Programleder 10 programressurser LEAN-eksperter og prosjektledere Fagråd pr. prosjekt - Konsept og metode - Lederutvikling lokale LEANnavigatører i den enkelte region Prosjekt A Prosjekt B Prosjekt C Prosjekt X 5

6 Fra prosjekt til operativt linjearbeid Hverdagsrasjonalisering, ikke et prosjekt Ingen begrensninger Mange, korte forbedringsprosesser Drives av ledere, lever hos medarbeidere 6

7 Fire fokusområder Utforme standard arbeidsmåter Gjennomføre operative forbedringer Gjennomføre kompetanseutvikling Drive adferdstrening 7

8 Grunnleggende ledestjerner Kundebehov styrer aktivitet Praktiserer erfaringslæring Fokus på det som skaper verdi Selvstendige, initiativrike medarbeidere (empowerment) God flyt i prosessene Synlig ledelse 8

9 God flyt i prosessene Sløsing er fjernet i størst mulig grad Flaskehalser er åpnet Balansere arbeidsmengden (tilpasse etterspørsel og kapasitet) Spesialisering Ressursfleksibilitet 9

10 Synlig ledelse Alle ledere i AT kommuniserer våre mål på en god måte Det legges fokus på visuell ledelse, eksempelvis Tavlemøter Gembawalks (grasrotrunder) Visuelle presentasjoner Alle ledere trener aktivt for å forbedre seg på områdene som beskriver en god lean leder* *Kjennetegn ved god lean ledelse, spiderdiagram 10

11 Kjennetegn ved god lean ledelse 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 Arbeidet organiseres gjennom forbedringsløp og sprinter Et forbedringsløp er en 1500 meter.....en sprint er en 100 meter.....og et forbedringsløp kan ha mange sprinter... 17

18 Forbedringsløpets fire faser Fase 1 Planlegge Fase 2 Fase 4 Fase 3 18

19 Sprintmetoden Utestående punker Tid Råd/støtte Bemanning Oppsummering Baseline Anerkjennelse Oppfølging Plan Informasjon Gjennomføring Teamarbeid/workshops Oppfølgingsliste Evaluering Feiring 19

20 Bygget forbedringsportal 20

21 Effektmål og styringsparametere Tilfredshet Kundetilfredshet Brukertilfredshet Medarbeidertilfredshet Effektivitet Produktivitet Flyteffektivitet Kvalitet Rapporterte avvik Forbedringsforslag 21

22 Evig lean Mål og ambisjoner Helhetlig satsing Kapasitet for endring Langsiktighet 22

23 Forbedringsløp og sprinter - kontinuerlig 2008 Start Egendrevet kontinuerlig forbedring Real lean har ingen mållinje 23