Lederhåndbok for spørreundersøkelser

Transkript

1 Lederhåndbok for spørreundersøkelser

2 Hva kreves av kommunen? Gjennomføring av spørreundersøkelser vil i seg selv skape forventninger, både i forhold til resultater og oppfølging. Det vil bli iverksatt prosesser som vil kreve oppmerksomhet og tid til bearbeiding. Vi må ha en klar, felles vilje til oppfølging når det er besluttet at slike undersøkelser skal gjennomføres.

3 Formålet med medarbeiderundersøkelsen Gi et balansert bilde av faktorer som påvirker medarbeidernes arbeidssituasjon og trivsel Få fram kunnskap om forhold som har betydning for medarbeidernes rolle i å utvikle og effektivisere kommunale tjenester Formålet er handlingsrettet og kartleggingen skal gi grunnlag for å iverksette forbedringstiltak. Disse tiltakene må i stor grad iverksettes på enhetsnivå

4 Formålet med brukerundersøkelser Bidra til forbedring av kommunens tjenester Sammenligne seg selv med seg selv over tid Sammenligne seg selv med andre kommuner og landsgjennomsnittet Standard rapporter på alle enhetsnivåer/ kommunenivåer Styringsinformasjon til alle nivåer i kommunen

5 1. Arbeidsmiljø 2. Verdihåndboka Dimensjoner i medarbeiderundersøkelsen 3. Læring og utvikling 4. Medarbeidersamtale 5. Nærmeste leder 6. Enhetsleder 7. Rådmannsfunksjonen 8. Stolthet over egen arbeidsplass 9. Organisering av arbeidet 10. Lønn og arbeidstid 11. Helhetsvurdering

6 Definisjon av ledernivå i medarbeiderundersøkelsen Nærmeste leder: Med nærmeste leder menes eventuell førstelinjelinjeleder som den ansatte rapporterer til dersom enheten har flere ledernivå, eller enhetsleder dersom enheten ikke har flere ledernivå Overordnet ledelse: Dette er kommunens overordnede administrative ledelse dvs rådmannen og assisterende rådmenn Enhetsleder: Dette er spørsmål som bare ansatte i enheter med flere ledernivå skal svare på

7 Dimensjoner i brukerundersøkelsene Noen dimensjoner er felles for de fleste undersøkelsene mens andre er forskjellige Oppfølgingen av brukerundersøkelsene blir den samme som for medarbeiderundersøkelsen bortsett fra at en også må involvere brukerne, brukerutvalg eller brukerorganisasjoner i prosessen.

8 Resultatene av undersøkelsene skal: Gi den enkelte enhetsleder et grunnlag for en videre prosess på arbeidsplassen omkring konkrete forbedringstiltak når det gjelder arbeidsmiljøet og tjenestene Være et bidrag til å vurdere den enkelte enhetsleders resultatoppnåelse Gi kommunestyret og rådmannen et samlet bilde av medarbeidernes syn på egen arbeidssituasjon og brukernes syn på tjenestene som grunnlag for videreutvikling av en lokal arbeidsgiverstrategi og tjenestestrategi Gi grunnlag for å søke etter sammenhenger mellom medarbeidertilfredshet og brukertilfredshet.

9 Suksessfaktorer? Tydelig definert lederansvar Tålmodighet og langsiktighet Både fokus på enhetens utviklingsområder og positive sider Avgrense problemstillinger og tiltak Oppfølging av tiltak og evt. innarbeide tiltakene i enhetens driftsplan Dialog med medarbeiderne/brukerne

10 Forberedelse Ha møte med alle medarbeiderne evt. representanter for brukerne før undersøkelsen iverksettes Informer medarbeiderne/brukerrep. om hensikt og formål med undersøkelsen Presiser at ingen analyser vil kunne identifisere noen av medarbeiderne/brukerne Oppsummer resultater fra forrige undersøkelse Oppsummer hva som ble gjort etter forrige gjennomgang Har vi nådd de forbedringsmålene vi satte oss? Oppfordre medarbeiderne/brukerrep. til å gi sin ærlige oppfatning i undersøkelsen Gjennomgå utsendt informasjon om praktisk gjennomføring og be flest mulig (ansatte eller brukere) å fylle ut elektronisk skjema

11 Målsettinger for oppfølging etter hver gjennomført undersøkelse Medarbeiderne/brukerne skal sette egne ord på det de synes er viktigst å utvikle og forbedre når det gjelder arbeidsmiljøet eller tjenestene. Medarbeiderne/brukerne skal bli enige om de to mest sentrale områdene i enheten/seksjonen /avdeling der de ansatte/brukerne er tilfreds med situasjonen. Medarbeiderne/brukerne skal bli enige om 1-2 utviklingsområder der enheten/seksjonen/avd. ønsker å bli bedre. Medarbeiderne/brukerne skal komme med forslag til 1-2 konkrete tiltak. Det skal utpekes ansvarlig(e) for gjennomføring av tiltak med tidsfrist. Enhetsleder skal deretter vurdere og presentere egne vurderinger av hva hun/han mener det er viktigst å jobbe videre med.

12 Program for gjennomgang av analysen Tidsanslag ca: 40 min. Gjennomgang av undersøkelsen og resultatet 10 min. Hver enkelt ansatt/brukerrepresentant reflekterer på egen hånd Hva fungerer bra og mindre bra? 30 min. Gruppearbeid Hva fungerer bra og mindre bra i enheten(1 til 2 områder for hver?) Skriv punktene ned på en flippover/ transparent eller lignende som brukes til presentasjon i plenum 30 min. Plenumsarbeid Gruppene presenterer sine synspunkter-diskusjon rundt disse. 20 min. Prioritere tiltak Utarbeide forslag til tiltak knyttet til utfordringer/ forbedringsområder. Tiltak skal oppsummeres i handlingsdelen av enhetens driftsplan: Hva skal gjøres, hvem skal ha ansvar for å følge opp og når skal det utføres. Leder oppsummerer

13 Skjema til individuell refleksjon Område i undersøkelsen Jeg (individ) Vi (gruppe) De (Struktur/ledelse) Hva kan jeg gjøre? Hva kan vi sammen gjøre? Hva kreves av ledelsen? 1. Arbeidsmiljø 2. Verdihåndboka 3. Læring og utvikling 4. Medarbeidersamtale 5. Nærmeste leder 6. Enhetsleder 7. Rådmannsfunksjonen 8. Stolthet over egen arbeidsplass 9. Organisering av arbeidet 10. Lønn og arbeidstid 11. Helhetsvurdering

14 Skjema til gruppearbeid Område i undersøkelsen Hva fungerer bra? Hva fungerer mindre bra? Forslag til tiltak: 1. Arbeidsmiljø 2. Verdihåndboka 3. Læring og utvikling 4. Medarbeidersamtale 5. Nærmeste leder 6. Enhetsleder 7. Rådmannsfunksjonen 8. Stolthet over egen arbeidsplass 9. Organisering av arbeidet 10. Lønn og arbeidstid 11. Helhetsvurdering

15 Oppfølging av brukerundersøkelser Område i Jeg Vi De undersøkelsen (individ) (gruppe) (Struktur/ledelse) Hva kan jeg gjøre? Hva kan vi sammen gjøre? Hva kreves av ledelsen/kommunen?

16 Leders forberedelse til gjennomgangen med ansatte eller brukere Ta deg tilstrekkelig tid til gjennomlesing av egen rapport og noter ned punkter du ønsker å sette søkelys på i gjennomgangen Ta deg god tid til å gjennomgå presentasjonsmaterialet. Er det noe du lurer på, ta kontakt med økonomi- og utviklingsenheten Trenger du en veileder eller sparringpartner, ta kontakt med din rådmann, en annen enhetsleder, evt. fagrådgiver eller kvalitetsrådgiver Ønsker du bistand til gjennomføringen, ta kontakt med de samme Møt med åpent sinn-still spørsmål og lytt til dine medarbeidere eller brukerrepresentanter Fokuser på at dere i fellesskap skal gjennomgå resultatene og at dere også i fellesskap skal komme fram til utfordringer dere selv kan påvirke og gjøre noe med for å gjøre arbeidsmiljøet eller tjenestene bedre

17 Mulige tolkinger av analyseresultatene i medarbeiderundersøkelsen? 1. Organisering av arbeidet: Dårlig organisering av arbeidet er ofte en kilde til stress og virker demotiverende. God organisering kan være en kilde til inspirasjon 2. Innhold i jobben: Det å oppleve å ha meningsfulle oppgaver og få bekreftet egen kompetanse er en sterk motivasjonsfaktor 3. Samarbeid med kollegene: Godt samarbeid med kolleger fører ofte til trivsel 4. Nærmeste leder: God ledelse er en vesentlig motivasjonsfaktor 5. Faglig og personlig utvikling: Tilfredsstillende mulighet til personlig og faglig utvikling gir motivasjon 6. Stolthet over egen arbeidsplass: Å identifisere seg med organisasjonen en arbeider i og dens verdier, sier noe om hvor tilfreds de ansatte er

18 Kjøreregler for analyseprosessen Vær forsiktig med å overtolke eller trekke for bastante konklusjoner av resultatene Vær åpen om at dere i fellesskap skal sette søkelys og ord på resultatene i undersøkelsen. Hensikten er å bli mer bevisst på positive og negative faktorer som påvirker arbeidsmiljøet Vis også oppmerksomhet på områder hvor få medarbeidere/ brukere gir dårlig tilbakemelding. For de det angår kan dette bety mye Ved diskusjon av resultater bruk uttrykk som: Her oppfatter jeg at dere avkrefter/bekrefter denne påstanden-forstår jeg det rett? Blir dette oppfattet som en byrde? Hva har dere konkret tenkt på når dere har svart her? Dette vil jeg gjerne høre mer om. Hva er det som skjer/hva kjennetegner situasjonen når det oppleves slik?