Hva skal til for å lykkes med 10-FAKTOR? Rådgiver Lisbeth Frydenlund, KS Molde

Transkript

1 Hva skal til for å lykkes med 10-FAKTOR? Rådgiver Lisbeth Frydenlund, KS Molde

2 Prosessen med å gjennomføre medarbeiderundersøkelse Evaluering av prosessen Forberedelser Felles handling og oppfølging Gjennomføring av måling Felles tolkning og forståelse Kilde: Medarbeiderundersøkelsen gjennomført hva nå? s. 27

3 Alt som skjer i forberedelsene får konsekvenser for hva dere får ut av det til slutt Forberedelse Forankring i ledelsen Gjennomføring Analyse og oppfølging Gjennomføringskraft hos lederne Nå starter den egentlige jobben!

4 Framdriftsplan Helhetlig plan for hele løpet Sikre forankring og involvering Konkrete aktiviteter Fleksibel tilnærming Tilpasses ulike deler av organisasjonen

5 Hva må avklares på forhånd? Hvem setter opp/administrerer undersøkelsen? Hvem har ansvar for informasjon til ansatte? Hvem skal ta ut rapporter? Hvem skal ha tilgang til ulike detaljer fra undersøkelsen? Ledere/tillitsvalgte Rekkefølge i formidling/offentliggjøring av resultater er avklart Det er avklart hvem i kommunen som skal ta ut og formidle ulike resultater Offentliggjøring på kommunenivå formidles også til medarbeidere Ansvar og innhold i dypere analyser av resultater er avklart

6 Avklaringer fortsettes.. Det er avklart hva ledere skal gjøre i etterkant av undersøkelsen Evaluering av arbeidet som er utført Hva er god praksis når det gjelder åpenhet og forholdet til media?

7 Partenes rolle og bidrag Vernetjenesten har en nøkkelrolle i kraft av sitt ansvar for alle ansatte i organisasjonen Tillitsvalgte bidra som støttespiller for gode oppfølgingsprosesser informere i sine kanaler Tjenestelederne har hovedansvar for forberedelse, gjennomføring og oppfølging av 10- FAKTOR i egen virksomhet Stab/støtte sikre koordinering av arbeidet, opplæring og framdrift Overordnet ledelse etterspørre gjennomføring, sørge for helhetlige analyser og handlingsplaner som tar opp i seg lavere nivåers analyser og handlingsplaner.

8 Ledernes rolle og ansvar som pådriver og tilrettelegger for å lykkes med 10-FAKTOR Har hovedansvar for forberedelse, gjennomføring og oppfølging av 10 FAKTOR i egen virksomhet Forutsetter evne og vilje til å ta i bruk resultatene og innspillene som kommer for å utvikle arbeidsplassen og seg selv som leder Forutsetter kompetanse i å gjennomføre involverende prosesser der medarbeiderne inviteres til å reflektere over utviklingsområder og egne bidrag, og gjøres medansvarlige når det gjelder mål og tiltak

9 Forberedelse hva kan leder gjøre for å forberede undersøkelsen på en god måte? Informer medarbeiderne 1-2 uker før dere skal gjennomføre undersøkelsen, eks. personalmøte. Evaluering av prosess for siste medarbeiderundersøkelse? Informer om anonymitet, tidsbruk, antall påstander (36) tilrettelegging rundt deltakelse, osv. Forklar kort hva de ti faktorene handler om - at de har dokumentert betydning både for ledelse, motivasjon, resultater og for arbeidsmiljøet. Forklar at det er du som leder og medarbeiderne selv som kan påvirke de faktorene som måles, og at det derfor er dere selv som skal ta tak i oppfølgingen.

10 Forberedelse fortsettes.. Vis gjerne fram noen av metodene du tenker å bruke når dere skal jobbe med oppfølging. Du vil finne beskrivelser av slike metoder under kapittelet om oppfølging i arbeidsheftet. Oppfordre alle varmt til å delta understrek at dette gjør vi først og fremst for vår egen del.

11 Suksessfaktorene 1. Det er avklart hva som er formålet/hensikten med å gjennomføre undersøkelsen, hele organisasjonen er involvert i forarbeidet. 2. Det er tatt stilling til organisasjonens modenhet for å gjennomføre og følge opp 3. Etablerte arenaer er tatt i bruk for å understøtte implementeringen 4. Det informeres fortløpende i forkant, underveis og i etterkant. Dette er avgjørende for å oppnå stor deltakelse og høy svarprosent 5. Det er laget en helhetlig plan for hele løpet som inkluderer faser, aktiviteter, ansvarsfordelinger denne justeres fortløpende ved behov. 6. Forventninger er avklart. Det er kommunisert ut i organisasjonen at medarbeiderne sammen med lederen skal være aktive når det gjelder å tolke resultatet, identifisere aktuelle tiltak og følge opp. 7. Det er gitt tilstrekkelig opplæring til ledere, tillitsvalgte og vernetjenesten. 8. Det etterspørres i linje framdrift, resultat og oppfølging over tid på alle nivåer i organisasjonen.

12 Gjennomføring På arbeidsplasser der ikke alle disponerer en pc, er det viktig å legge godt til rette for at alle kan svare. Det kan for eksempel være å stille pc-er til disposisjon, gi praktisk veiledning og sette av tid til å besvare undersøkelsen. Det er viktig at alle blir hørt! Sette av tid til gjennomføring!

13 Hva gjør du når resultatene foreligger?

14 En ny og annerledes undersøkelse Det er faktoren som har betydning ikke påstandene Derfor krever 10-FAKTOR en annen type oppfølging enn andre medarbeiderundersøkelser Lederen må ha kjennskap til faktorene og sammenhengen mellom dem Lederen og medarbeiderne skal sammen tolke resultatene

15 Informasjon og oppfølging av resultater Formidling av resultater bør skje så raskt som mulig - tidspunktet bør være kjent for alle Rekkefølge på formidling av resultater: Ledere AMU/Tillitsvalgte/HMS-utvalg/verneombud mv. Medarbeidere i tjenesten Folkevalgte Presse/offentliggjøring generelt Medarbeiderdialog om forbedringstiltak

16 Oppfølging Dialog Dialog

17 Verktøy som er gode å bruke Heftet God prosess med sjekklister og utdypende punkter Forberedelse, gjennomføring og oppfølging Arbeidsheftet 10-FAKTOR - hva nå? Arbeidshefte for ledere og medarbeidere Vurderingskrysset IGP- metoden Glansbildemetoden Coaching av/for ledere i par eller i gruppe

18 Hva inneholder arbeidsheftet? Et hjelpemiddel for leder og medarbeidere rettet primært mot ansvarlig leder Supplerer informasjonen som ligger på nettstedet Gir tips og praktiske verktøy til forberedelse, gjennomføring oppfølging

19 Oppfølging og analyse av resultater Arbeidsheftet har konkrete forslag til hvordan du som leder kan jobbe med resultater og tiltak

20 Analysekrysset en god arbeidsmetode Analysekrysset 10-FAKTOR På hvilke to faktorer er vi fornøyde med skåren? Hva er det som gjør at vi skårer bra på disse faktorene? På hvilke to faktorer er det viktig at skåren blir bedre? (prioritert) Hvorfor er det viktig at vi forbedrer oss på disse faktorene?

21 Arbeidsmetode - IGP 1. Hvert gruppemedlem reflekterer først individuelt i to minutter. Hva er bra, og hvorfor? Hva bør bli bedre, og hvordan? Noter ned. 2. Et par minutters innlegg fra hvert gruppemedlem hva er mine innspill? Noter ned innspillene i de rutene de hører hjemme. 3. Refleksjon i gruppa ledet av ordstyrer. Bli enige om hva som skal løftes fram i plenum fra dialogen/diskusjonen i gruppen.

22 Glansbildemetoden

23 Tiltak Tiltaksmatrisen Vanskelig Gjennomførbarhet Lett Stor Kanskje Bør vurdere Quick-wins: Ja Bør gjøre Påvirkning Liten Nei Ikke gjøre Kanskje Kan vurdere

24 Handlingsplan Handlingsplan tiltak med utgangspunkt i målbeskrivelsene Mål faktor 9 Mestringsklima Konkrete kjennetegn på god praksis hva er det vi ser / hva er det vi gjør skriv i presens Tiltak Ansvar Frist Vi har kultur for å samarbeide og gjøre hverandre gode Medarbeiderne Leder Organisasjonen

25 Håndbok i 10-FAKTOR Håndbok for ledere som skal planlegge, gjennomføre og følge opp KS medarbeiderundersøkelse Boka lanseres 27. september i forbindelse med Arbeidslivskonferansen 28. september Påmelding på ks.no

26 Takk for oppmerksomheten!