Internkontroll og helhetlig virksomhetsstyring

Transkript

1 Internkontroll og helhetlig virksomhetsstyring

2 Kommunestyret 23 medlemmer Formannskapet 7 medlemmer Planutvalget 7 medlemmer Tjenestekomiteen 7 medlemmer Kontrollutvalget 5 medlemmer Klagenemnda 5 medlemmer Ordfører Rådmann Enhet Enhet Enhet Enhet Enhet Enhet Enhet Enhet

3 Ansvarsfordeling POLITIKERNE har visjonene prioriterer og fastsetter målene gir rammene = Kommuneplanen = Strategiplan = Økonomiplan og budsjett ADMINISTRASJONEN finner tiltakene gjennomfører dem = Daglig drift rapporterer på resultatene = Tert.rapport / Årsmelding

4 Organisasjonskart Rådmann Kommunalsjef Kommunalsjef To-nivåmodell 15 enheter 400 årsverk Strategigruppe med rådgivere innenfor: Økonomi Plan og miljø Personal Kvalitet og internkontroll Folkehelse Kultur og informasjon Skoleutvikling Gausdal ungdomsskole og VO Follebu skole Serviceenhet Familie og helse NAV Fjerdum skole Engjom skule Kulturskole og ungdomsarbeid Teknisk enhet Hab-/rehabenheten Forset skole Barnehagene Landbrukskontoret i Lillehammer-reg. Follebu omsorgssenter Forset omsorgssenter

5 SAMMENHENGEN MELLOM SYSTEMENE Legge STRATEGIER måle på RESULTATER Helhetlig styring og riktig utvikling gjennom bruk av styringskort og lederavtaler Fokus: Måloppnåelse DEN KOMMUNALE ORGANISASJONEN PROSESSER beste praksis Kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen Fokus: Riktig utførelse STANDARDER og SYSTEMATIKK RISIKO-vurdering AVVIKS-kontroll Etterlev lover og regler Fokus: Unngå feil

6

7 Rapportering Kommunal egenkontroll Rapportering

8 Hva er rådmannens ansvar? Kommuneloven 23 Øverste leder for den kommunale eller fylkeskommunale administrasjonen Plikter å sørge for at sakene er forsvarlig utredet Har møte- og talerett i alle kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer, med unntak av kontrollutvalget Har ansvaret for at vedtak i folkevalgte organer blir fulgt opp Sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover og forskrifter, og at driften er betryggende kontrollert 8

9 INTERNKONTROLL KOMMUNELOVEN 23 Rådmannens oppgaver og myndighet. KVALITETSFORSKRIFTEN 3 Kommunen skal etablere et system av prosedyrer som sikrer at: den enkelte bruker får de tjenester vedkommende har behov for til rett tid helhetlig, samordnet og fleksibelt tjenestetilbud brukeren medvirker ved utforming eller endring av tjenestetilbudet INTERNKONTROLLFORSKRIFTEN 1. Forskriften skal bidra til faglig forsvarlige tjenester og at LOVEN oppfylles gjennom krav til systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid 4. Skaffe oversikt over områder hvor det er fare for svikt Utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av loven Foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring 5. Internkontrollen skal dokumenteres. Dokumentasjonen skal til enhver tid være oppdatert og tilgjengelig

10 Viktig og vanskelig Internkontroll på dagsorden over tid. Organisasjonslæringen handler om arenaer, struktur og kultur. Vi arbeider med mer formalisering, og da særlig dokumentasjon. Det er jo ikke nok at dokumentene finnes heller. De skal være oppdaterte, vedlikeholdes, være kjent og bli fulgt. Vi arbeider med enkle risikovurderinger - Lean: for å finne ut hva som er viktigst å ta tak i først.

11 Hva handler internkontroll om?

12 Internkontroll er: Systematiske tiltak som sikrer at virksomhetens aktiviteter 1. planlegges 2. organiseres K K P U 3. utføres 4. vedlikeholdes i samsvar med krav i lov eller forskrift

13 ORDEN I EGET HUS 1. Godt nok? 2. IK på dagsordenen 3. Formalisering er retningslinjer som er: Oppdaterte, vedlikeholdt, kjent og fulgt 4. Det viktigste først 5. Lederansvaret er: A. Tilrettelegging: - organisering, metoder og verktøy B. Gjennomføring: - hva er IK hos oss? C. Oppfølging: - styringssystem, årshjul, rapportering 6. Kultur for fornying, forenkling og forbedring Hva verker og hva virker?

14 Som rådmann er min oppgave å 1. Tilrettelegge ved å organisere, klargjøre forventninger og se til at vi har metoder og verktøy Lean, årshjul, felles maler osv. «Ny som leder i Gausdal kommune» Heldagsmøter «workshops»

15 METODIKK for internkontroll 2 4V Viktig, Vanlig, Vanskelig, Variasjon Risikoanalyse: Sannsynlighet? Konsekvens? = Risiko??? Revisjon ISO revisjosmetodikk eller forenkla metoder Eksterne revisjoner fører gjerne til bedre internkontroll (i hvert fall for en periode) Faste møter med fast agenda («Mandagsmøtet») Prosessanalyse / Verdistrømsanalyse 5S Sortere Systematisere Skinne Standardisere Sikre Tavlemøter 5 15 min. fast tid og sted hver uke (2.hv./3.hv. uke) = Lean = Lean = Lean Skolevandring rektor observerer systematisk i klasserommet + + +

16 «4 V» Viktig Vanlig Vanskelig Variasjon Hva må kontrolleres og kvalitetsforbedres? Viktig at det fungerer, uheldig / farlig om det skjer feil Noe som skjer / utføres ofte og/eller av mange personer Noe som er komplisert og utføres sjeldent, der det lett gjøres feil Rutiner som utføres forskjellig mellom personer, avdelinger, etc. altså «privat praksis» ( «Privat praksis» handler ikke om individuell behandling )

17 Prioritering: TIDKREVENDE ressurskrevende HØY RISIKO ( haster ikke ) HASTER LAV RISIKO

18 ARBEIDSPROSESSANALYSE Analyser måten å legge opp arbeidsgangen på: tidstyvene Finn og fjern BRUKERVERDI ARBEIDSPROSESSEN MÅL Inn / journalføring Kontroll / fordeling Saksbehandling Ekspedering Ajourhold av systemer PROSESS PROSESS PROSESS PROSESS PROSESS AKTIVITET 1 AKTIVITET 1 AKTIVITET 1 AKTIVITET 1 AKTIVITET 1 AKTIVITET 2 AKTIVITET 2 AKTIVITET 2 AKTIVITET 2 AKTIVITET 2 AVVIK 3 PROBLEM 3 AKTIVITET 3 AVVIK 3 AVVIK 4 AKTIVITET 4 PROBLEM 4 AKTIVITET 5

19

20 Som rådmann er min oppgave å 2. Ta ansvar for gjennomføring: legge lista sammen med lederende mine: Hva er god internkontroll hos oss? Rådmannen må ta ansvar for at sektorovergripende reglement og retningslinjer som skal gjelde alle enheter og medarbeidere er på plass.

21 KS-nettverket: SEKTOROVERGRIPENDE INTERNKONTROLL Dokumenter som må være på plass for å ha en sektorovergripende internkontroll 1. Delegeringsreglementet fra kommunestyret til rådmannen 2. Administrative fullmakter fra rådmannen 3. Økonomireglementet 4. Finansreglementet 5. Anskaffelsesreglementet 6. Personalhåndbok 7. Etiske retningslinjer 8. Lederavtaler 9. HMS internkontroll 10. Krise og beredskap 11. Rutiner for systematisk avvikshåndtering 12. Strategisk kompetansestyring 13. Arkivplan 14. Datasikkerhet og personopplysninger 15. Oversikt over avtaler

22 Fgldfld «Særskilte forventninger for 2016 (.) 4. Internkontroll; videreutvikle og følge opp handlingsplanen for planområdet Til vurdering: - Hva er mine lederoppgaver og lederutfordringer knyttet til disse 4 temaene?»

23 ÅRSHJUL = til hjelp i planleggingen SYSTEMATIKK = REGELMESSIGE GJENTAKELSER Helse-/oms.-lovens kap.9

24 Som rådmann er min oppgave å 3. Følge opp! Det kan gjøres ved å synliggjøre internkontrollen i styringssystemet ved å ha internkontrollaktiviteter i årshjul og vise fram resultater. Vi arbeider med å sikre at rapporteringen fungerer utfra prinsippet: Vesentlig og viktig. Prosesser og dokument: - handlingsplan for internkontroll - planområde - lederavtale - tertialrapport - årsmelding

25 Rapportering: Tertialrapport Årsberetning Årsmelding

26 INTERNKONTROLLDAGEN 28. okt Thon hotel Skeikampen Kaffe og rundstykker fra Innledning ved rådmannen INTERNKONTROLL PLENUM GRUPPEARBEID idedugnad/analyse GRUPPEROM Kaffe og frukt settes fram til gruppearbeidet INFORMASJONSSIKKERHET PLENUM GRUPPEARBEID idedugnad/analyse GRUPPEROM Lunsj i ¾ time SAMLING i plenum PLENUM a) PRIORITERING GRUPPEROM b) HANDLINGSPLAN og MØTEPLAN Kaffe og kake OPPSUMMERING og vegen videre PLENUM SLUTT for IK-samlingen Rådmannen møter enhetslederne om Strategiplanen og budsjettet Slutt vel hjem

27 Viktig Vanlig Vanskelig Variasjon RISIKOVURDERING enk gjennom alle situasjonene for tjenesteyting inn de viktigste og vanligste handlingene / handlingskjedene der brukerne er involvert hvor er det fare for svikt/lovbrudd? kriv opp på gule lapper PRIORITERING rioriter i matrisen PLANLEGGING ag handlingsplan i prioritert rekkefølge eslutt hvilke møter som skal være IK-arenaer

28

29

30 Planområder I styringssystemet (vedtatt av kommunestyret) er det valgt inndeling i disse planområdene Planområder: 1) Administrative fellestjenester 2) Næring og miljø 3) Skole 4) Barnehage 5) Kultur og fritid 6) Teknisk drift 7) Bygg/eiendom/areal 8) Interkommunalt samarbeid 9) Barn og familie 10) Sosiale tjenester og sysselsetting 11) Helse 12) Omsorg 13) Generelle utgifter og inntekter

31 Rapportering