1. Generelt om økonomireglementet Bakgrunn Formålet med økonomireglementet Oppdateringer... 3

Transkript

1 KRAGERØ KOMMUNE ØKONOMIREGLEMENT v edtatt av Kragerø kommunestyre 11. mai

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Generelt om økonomireglementet Bakgrunn Formålet med økonomireglementet Oppdateringer Kommunens plan- og økonomisystem Grunnleggende styringsprinsipp Kommuneplanens samfunnsdel og øvrige planer Økonomiplan og årsbudsjett Rapportering i løpet av året Årsregnskap og årsberetning Investeringsprosjekter Bevilgninger Rapportering Øvrige bestemmelser Rådmannens fullmakter Videredelegering Datasystemer Kompetanse Internkontroll

3 1. Generelt om økonomireglementet 1.1 Bakgrunn Reglementet er utarbeidet med hjemmel i Lov om kommuner og fylkeskommuner av , Kapittel 8 Økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og rapportering med tilhørende forskrifter på økonomiområdet. Reglene som fremkommer i dette reglementet kan være mer detaljerte enn de som fremkommer i overordnede lover og forskrifter. Som en del av kommunens regler tilknyttet økonomi har kommunestyret tidligere vedtatt: - Finans- og gjeldsforvaltningsreglement ( ) - Delegasjonsreglement ( ) - Anskaffelsesreglement for Grenlandskommunene (2011) - Etiske retningslinjer ( ) I tillegg berører rådmannens administrative delegasjonsreglement en rekke økonomiske bestemmelser. Hvis bestemmelser i dette reglement er/eller kommer i konflikt med til enhver tid gjeldende lover eller forskrifter, viker reglementets bestemmelser for disse. 1.2 Formålet med økonomireglementet Økonomireglementet skal sikre at kommunens planlegging, rapportering og oppfølgning er tilfredsstillende ut fra behovet om økonomisk styringsinformasjon ved at: - kvaliteten i budsjettet og rapporteringen er i samsvar med kommunens behov for planleggings- og styringsinformasjon - kommunen har økonomi- og delegasjonsbestemmelser som sikrer betryggende kontroll - samspillet mellom politisk og administrativ ledelse er tilfredsstillende for å sikre god økonomistyring og oppfølgning i kommunen - det er tilstrekkelig kunnskap i kommunens administrative og politiske ledelse om budsjettering og rapportering Økonomireglementet skal bidra til effektiv og forsvarlig økonomiforvaltning i kommunen som sikrer god ressursutnyttelse og god kontroll ved at: - kommunens økonomiforvaltning holder god etisk standard og til enhver tid etterlever gjeldende lover, forskrifter og andre regler - de viktigste arbeidsprosessene og økonomirutinene vurderes og dokumenteres - viktige fullmakter, ansvarsforhold og delegeringer avklares og gjøres skriftlig 1.3 Oppdateringer Økonomireglementet er en del av kommunens internkontrollsystem Kommunestyret skal behandle dette reglementet i sin helhet minst en gang i hver valgperiode. 3

4 Rådmannen har ansvaret for at oppdaterte versjoner av kommunens reglementer og rutiner på økonomiområdet er lett tilgjengelig gjennom et elektronisk verktøy 2. Kommunens plan- og økonomisystem 2.1 Grunnleggende styringsprinsipp Kragerø kommune praktiserer netto rammebudsjettering på kommunalområdene og eventuelle øvrige budsjettområder. Rammebudsjettet bevilges av kommunestyret. Det bevilgede budsjett er fordelt på kostra funksjoner som samsvarer med kommunens pålagte rapporteringen til statlige myndigheter, jf. Forskrift om kommunal rapportering fra Hovedutvalgene har myndighet til å endre bevilgninger mellom kostra funksjoner innenfor sitt ansvarsområde. d) Øvrige busjettendringer innenfor kommunalområdene/budsjettområdene kan gjøres administrativt. e) Budsjettendringer av kostra funksjoner av ikke prinsipiell karakter kan også gjøres administrativt innenfor kommunalområdene/budsjettområdene. ) Kragerø kommune har mål og resultatstyring som grunnleggende styringsprinsipp 2.2 Kommuneplanens samfunnsdel og øvrige planer Behovet for planarbeid vurderes en gang i valgperioden i forbindelse med behandlingen av planstrategien. Planstrategien skal beskrive kommunens utfordringer og definere kommunens planbehov i henhold til Plan og bygningslovens kapittel 10. Planstrategien evalueres årlig. Kommuneplanens samfunnsdel utarbeides iht. Plan og bygningslovens kapittel 11 og har som formål å definere langsiktige overordnede målsettinger og hovedprioriteringer for kommunen som helhet. Kommuneplanens langsiktige del har et 12 års perspektiv og utarbeides slik at den tilfredsstiller kravene i Plan- og bygningsloven 2.3 Økonomiplan og årsbudsjett Økonomiplanen, som har et 4 års perspektiv, har som formål å realisere målsettinger i kommuneplanen og øvrige planer, planlegge gjennomføringen av nye tiltak, og føre kontroll med kommunens ressurstilgang og ressursbruk. De økonomiske rammene vil være avgjørende for når prioriterte tiltak kan realiseres. 4

5 Økonomiplanen skal være fullstendig, omfatte hele kommunens virksomhet og inneholde alle kjente utgifter og inntekter. Årsbudsjettet er identisk med første året i økonomiplanen. d) Økonomiplanen rulleres hvert år. Forslag til arbeidsprosess legges frem for Formannskapet på våren. Rådmannens grunnlag for budsjett og økonomiplan behandles av hovedutvalg og relevante råd før Formannskapet avgir sin innstilling til kommunestyret. e) Formannskapets innstilling skal ligge til offentlig høring i minst 14 dager før kommunestyrets behandling. Budsjett og økonomiplan skal vedtas i kommunestyret innen f) Kommunestyret vedtar budsjett og økonomiplan med detaljering som er angitt i budsjettforskriften. Budsjettskjema 1B (fordeling av driftsrammene) vedtas som netto rammeoverføringer til kommunalområdene og andre budsjettområder. Netto rammeoverføringer er fordelt på kostra funksjoner. Budsjettskjema 2A vedtas med fordeling på inntekter og utgifter samt finansiering av det samlede investeringsbudsjett. Budsjettskjema 2B vedtas med fordeling av inntekter og utgifter på det enkelte investeringsprosjekt. g) Rådmannen kan justere kommunalområdenes og budsjettområdenes rammer som følge av det årlige lønnsoppgjøret. h) Endringer i forhold til opprinnelig budsjett vedtatt av kommunestyret, presenteres som budsjett i rapporteringen gjennom året, mens betegnelsen «opprinnelig budsjett» beholdes på det vedtatte budsjettet før budsjettåret starter. 2.4 Rapportering i løpet av året Gjennom året skal rådmannen rapportere budsjett/regnskap til kommunestyret: -Tertialrapport Tertialrapport 31.8 Rådmannens eventuelle forslag til endringer skal som minimum ivareta at budsjettet samlet er i balanse ved årets slutt. Gjennom tertialrapportene rapporteres det på status mål og tiltak. Som hovedregel skal budsjettjusteringer og tilleggsbevilgninger behandles i tertialrapportene. 5

6 Innen 30.6 i det påfølgende år, utarbeider rådmannen en fullstendig rapport på måloppnåelsen og de gjennomførte tiltakene for å nå målene som legges frem til politisk behandling. d) Ved vesentlig avvik skal rådmannen umiddelbart rapportere til Kommunestyret. e) Budsjettavvik som har vesentlige konsekvenser utover årets budsjett, skal medføre forslag til revidert økonomiplan hvis avviket medfører fare for at økonomiplanen ikke er i balanse. Øvrige budsjettavvik som har konsekvenser utover årets budsjett, tas inn i det administrative arbeidet knyttet til kommende års budsjett og økonomiplan. 2.5 Årsregnskap og årsberetning Rådmannen har ansvaret for at kommunens økonomistyring og regnskapsførsel til enhver tid er iht. lover og regler, herunder at frister for avleggelse av årsregnskap og årsberetning holdes. Hvis eventuelle strykningsbestemmelser kommer til anvendelse, har rådmannen fullmakt til å bestemme rekkefølgen av disse hvis fremgangsmåten ikke går frem av lover og forskrifter. Kommunestyret disponerer regnskapsmessig overskudd og dekker inn regnskapsmessig underskudd. I regnskapssaken kan rådmannen foreslå grunngitte avsetninger til disposisjonsfond innenfor kommunalområdene basert på kommunalområdets resultat. d) Tilsvarende kan rådmannen foreslå, på bakgrunn av kommunalområdets resultat, grunngitt redusert ramme for kommunalområdet i det pågående budsjettåret. e) Kommunen baserer låneavdragene på lovens minimumsavdrag. Inntil kommunen kommer ned på gjennomsnittlig lånegjeld for sin kommunegruppe, skal rådmannen gjennom tertialrapporteringene vurdere mulighetene for ekstraordinære nedbetalinger vurdert ut fra kommunens økonomiske situasjon. 3. Investeringsprosjekter 3.1 Bevilgninger Kommunestyret bevilger netto utgifter til investeringsprosjekter. Faktisk refundert mva. kompensasjon er ikke del av netto utgifter, men er en del av den samlede finansieringen av det samlede investeringsbudsjettet. Bevilgningene gis gjennom årsbudsjettet og økonomiplanen, og endringer skjer i hovedsak gjennom tertialrapporteringene. Investeringsprosjektene er beskrevet i budsjett og økonomiplan og er vedtatt med den beskrivelsen som er gitt. 6

7 Avslutning av investeringsprosjekter skjer gjennom tertialrapporteringen. 3.2 Rapportering Rapportering på gjennomføring av investeringsprosjektene skjer gjennom tertialrapporteringene 4. Øvrige bestemmelser 4.1 Rådmannens fullmakter Rådmannen har fullmakt til å gjennomføre vedtatte låneopptak. Rådmannen har fullmakt til å avskrive uerholdige krav når disse er kurante og under 1 mill.kr. 4.2 Videredelegering Rådmannen kan videredelegere sine fullmakter i henhold til dette reglement. Det er en forutsetning at rådmannen utarbeider retningslinjer og at videredelegering skjer innenfor budsjettrammer, mål, tiltak og andre politiske føringer vedtatt av kommunestyret. Delegeringen skal være skriftlig. Rådmannen har ansvaret for at det foreligger oppdaterte administrative reglementer og rutiner på hvordan de ulike delene av økonomifunksjonen skal utøves forsvarlig og med god internkontroll. 4.3 Datasystemer Rådmannen har ansvaret for at kommunen har moderne og effektive datasystemer på økonomiområdet. Rådmannen har ansvaret for at ansatte har god kompetanse i bruk av datasystemene. Kommunen skal ha elektroniske løsninger som bidrar til rasjonelle og kostnadsbesparende arbeidsprosesser, gir god tilgang til relevant styringsdata og trygg utveksling av data med eksterne parter. 4.4 Kompetanse Rådmannen har ansvaret for at ledere og medarbeidere i administrasjonen har riktig kompetanse på lover, forskrifter, reglementer, rutiner og datasystemer på økonomiområdet slik at økonomifunksjonen ivaretas på en forsvarlig og god måte. - det skal gis opplæring til nye medarbeidere i det de gis fullmakter og ansvar på økonomiområdet - det skal regelmessig avholdes internopplæring i aktuelle tema for ansatte på økonomiområdet 7

8 Kommunestyret har det overordnede ansvaret for kommunens økonomi. Kommunestyret har ansvar for at folkevalgte får god opplæring på sentrale tema om kommunal økonomi slik at de kan utøve sine verv iht. til dette reglement på en tilfredsstillende måte. 4.5 Internkontroll Rådmannen har ansvaret for at det skal foreligge et kvalitetskontrollsystem som understøtter god kvalitet og kontroll, og forhindrer misligheter og andre uønskede hendelser. 8