Kontrollutvalget i Bambie kommune. Postboks BVÄ Tlt Rapport om revisjon av regnskapet for Bambie kommune for 2014

Transkript

1 I TELErVARK KOMMUNEREVISJON IKS Kontrollutvalget i Bambie kommune Hoyedkontor. Postlioks 2805, 3702 Skien Tl: Fax: eposc post-tkrtekomrev.no wwwtekomrcvjio Ved Telemark kontrollutvalgssekretariat Distnktskontor: Postboks8j,3833 Bo Postboks BVÄ Tlt Fax: Fareokiregisteret MVA Vår ref.: 15/SO2finl Deres ref.: Arkivkode: Rapport om revisjon av regnskapet for Bambie kommune for 2014 Kommuneloven 78 nr. 5 sier at revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Denne rapporten er utarbeidet for å forklare vår revisjon av årsregnskapet bedre enn det som fremgår av revisjonsberetningen. Rapporteringen tar også utgangspunkt i dokumentet «Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon», som tidligere er lagt fram for kontrollutvalget og angir revisors fokusområder for regnskapsåret Revisjonsberetningen Revisjonsberetningen er datert 27. mars 2015 og er en såkalt normalberetning. Dette betyr at vi ved revisjon av årsregnskapet ikke har avdekket vesentlige feil eller mangler som krever forbehold eller presiseringer i revisjonsberetningen. Arsregnskapet Årsregnskapet ble framlagt av rådmannen 19. februar 2015 og inneholdt alle pliktige oversikter iht. forskrift om årsregnskap og årsberetning og kommunal regnskapsstandard (KRS) nr. 6. Vi aksepterte i år at ikke notene ble levert samtidig, på bakgrunn av ekstra arbeid i forbindelse med endring av regnskapssystem i Det ser ut som om Økonomi- og regnskaps-avdelingen har taklet overgangen til nytt regnskapssystem godt. Det samme gjelder lønnsavdelingen. Vi har ikke avdekket vesentlige feil eller mangler med hensyn til registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger, jf. forskrift om årsregnskap og årsberetning 2 og lov om bokføring. Driftsregnskapet Driftsregnskapet viser et negativt netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr lnvesteringsregnskadet lnvesteringsregnskapet viser et resultat i balanse (udekket/udisponert på kr0). lnvesteringsveilederen, som kom høsten 2011, presiserer både felles finansiering for investeringsprosjektene, men ikke minst understreker veilederen at investerings budsjettet og regnskapet er ettårig. Det betyr at budsjetteringen for denne delen av I

2 I TrLEPAMQK KOMMUNEREVISJON 11(5 2 årsregnskapet også skal følge regnskapsåret. Bamble kommune har ikke klart å etterleve dette. Det er til dels store avvik mellom regnskap og endelig budsjett, noe som i hovedsak skyldes at enkelte av prosjektene ikke har hatt slik framdrift som planlagt i Dette burde vært justert i budsjettet, senest i kommunestyrets møte i desember. Vi anbefaler at kommunen har jevnlig gjennomgang av framdriften av investeringsprosjektene, og at kommunen på den måten retter seg etter regnskapsreglene og veilederen for investeringer. Her er det viktig med god dialog mellom økonomiavdelingen og den enkelte prosjekteier. Vi vil følge opp dette i Felles finansiering følges i stor grad, og prosjekter som har overskredet bevilgningen tas opp i regnskapssaken. Dette er en ryddig framgangsmåte, hvor tilleggsbevilgning gis av kommunestyret, som er den instansen med myndighet til å øke rammene for investeringer. Balanseregnskapet Balansen gir informasjon om kommunens eiendeler, gjeld og egenkapital. Det er derfor viktig at denne til enhver tid viser mest mulig riktige verdier Vi har kontrollert at administrasjonen har foretatt en gjennomgang av balansepostene iht. bokføringslovens krav til dokumentasjon. Etter vår mening foreligger det god dokumentasjon av balansepostene. Bamble kommune har foretatt en grundig verdivurdering av balansepostene ved overgang til nytt regnskapssystem og ryddet opp i enkelte gamle feil i balansen, spesielt det som gjelder anleggsmidler, som er overført til ny anleggsmodul. Det er foretatt nedskriving av enkelte anleggsmidler, noe som også omtales i note 8 om anleggsmidler Rådmannen mener at det nå ikke er anleggsmidler som er for høyt vurdert og at akkumulert avskrivning er korrekt. Balansen inneholder fremdeles en del gamle bundne fond, og vi foreslår at disse gjennomgås, for å se om det er mulig med en opprydding også i disse. Økonomisk situasjon Netto resultatgrad (forholdet mellom netto driftsresultat og driftsinntekter) er negativ for første gang på tre år, noe som ikke er en god utvikling. I forhold til nivået staten v/teknisk beregningsutvalg har satt for en sunn økonomi, som er 1% %, er dette en alvorlig utvikling, og særlig hvis det fortsetter slik. Rådmannen kommenterer også denne situasjonen i sin årsberetning. Brutto driftsresultat har vært negativt de tre siste årene, noe som indikerer at selve driften av kommunen er for høy. Gjeldssituasjon viser at investeringene i større grad enn vanlig er finansiert ved bruk av lån, noe som har ført til en forholdsvis stor økning i lånegjeld per innbygger. Bambie ligger likevel lavere enn sammenlignbare kommuner i KOSTRA-gruppe 8. Kommunen har fokus på låneopptak, og tar ikke opp mer lån enn det er behov for, men likevel er det en stor Økning i Likviditetsgraden (forholdet mellom omløpsmidler og kortsiktig gjeld) er fremdeles innenfor det anbefalte, men den har sunket en del fra 2014.

3 , I KOMMUNEREVISJON IKS 3 Fondsmidler: Bamble kommunes disposisjonsfond er redusert med kr 13,2 mill, og utgjør nå kr 108,4 mill., mens ubundet investeringsfond er gått opp med noe over kr11 mill. Samlet fondssituasjon er stabil med samlet fond pà vel kr 374 millioner og viser kun en liten endring. Vi viser for øvrig til rådmannens egne analyser av den økonomiske situasjonen i årsberetningen. Budsjettkontroll Revisor skal i henhold til forskrift om revisjon 3 se etter at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett og om det foreligger gyldige bevilgninger for den bruk av midler som regnskapet viser. Vi har kontrollert at opprinnelig budsjett og budsjettreguleringer i regnskapet er i henhold til de vedtak som er fattet i kommunestyret og at årsregnskapet er i samsvar med dette, Vi har ikke funnet vesentlige avvik. De fleste budsjettendringer gjøres i forbindelse med tertialrapportene, noe som gjør det hele ganske oversiktlig. Vi viser til det vi tidligere har kommentert om budsjettendringer i investeringsregnskapet og gjentar at det må bli bedre og mer realistisk i framtida. Avsetning av salgsinntekter i investeringsregnskapet er nedfelt i Økonomireglementet, men i den grad salgsinntekter er budsjettert, bør avsetningen også budsjetteres. Vi har sett eksempler på at vedtatte budsjettendringer ikke er registrert i regnskapssystemet, noe som kan tyde på at rutinen for budsjettreguleringer kan forbedres. Det er tatt opp et høyere beløp formidlingslån fra Husbanken enn justert budsjett, noe som også er omtalt i rådmannens årsberetning og i forslag til vedtak i regnskapssaken. Finansforvaltning Vi har kontrollert om kommunens finansrapportering er i henhold til vedtatt finansreglement, jf. forskrift om finansforvaltning. Vi har også kontrollert om finansplasseringene er i henhold til strategien i finansreglementet. Vi har ikke funnet vesentlige avvik. Finansplasseringene er dokumentert med oversikter fra kommunens rådgiver, og det er kun en liten del av plasseringene på kr 278 millioner som er bekreftet fra utstederen av verdipapirene. Omløpsmidlene er såkalte markedsbaserte finansielle omløpsmidler, og disse skal vurderes til virkelig verdi. Svingningene i verdien har stor betydning for kommunens driftsregnskap og får direkte konsekvens for netto driftsresultat. Oversikt over plasseringene vises i note 12 til regnskapet og er omtalt i årsberetningen. Årsberetningen Vi fikk fremlagt utkast til årsberetning 20mars Vi har kontrollert at regnskapstallene er konsistente med årsregnskapet og at den inneholder pliktige opplysninger i henhold til kommuneloven 48 nr. 5, forskrift om årsregnskap og årsberetning 10 og KR5 nr. 6. Årsberetningen gir etter vår mening en god beskrivelse av den økonomiske situasjonen i Bamble kommune og inneholder alle pliktige opplysninger for øvrig. Årsberetningen er stor og for 2014 er den lovpålagte delen omfattet av del 1, mens årsregnskap og noter er del 3. Del 2 er kommunalsjefområdenes årsrapporter og er ikke en del av det lovpålagte som revisor omtaler i revisjonsberetningen.

4 n.k TELEMARK KOMMUNEREVISJON IKS 4 Rådmannens Økonomiske internkontroll KRD ga i 2009 ut 85 anbefalinger til hvordan man kan styrke egenkontrollen i kommunene og fylkeskommunene. Denne er fulgt opp med diverse litteratur på området. Rådmannens internkontroll er en viktig del av egenkontrollen og er med på å sikre kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen, at lover og regler etterleves og at uønskede hendelser unngås. Den økonomiske internkontrollen vil også ha betydning for kommunens økonomistyring. Mangler ved internkontrollen vil kunne medføre risiko for feil i årsregnskapet og også kunne medføre økt risiko for økonomiske misligheter. Revisor skal i henhold til forskrift om revisjon 3 se etter at kommunen har ordnet den økonomiske internkontrollen på en betryggende måte og med forsvarlig kontroll. Dersom det avdekkes feil og mangler i de interne rutinene, skal revisor rapportere dette til kontrollutvalget. Bambie kommune har delegert mye til den enkelte virksomhet og dette skal være med på å ansvarliggjøre den enkelte leder. I enkelte tilfeller er vårt inntrykk at dette har gått litt langt, og at manglende kontroll og samordning kan ha den konsekvens at kommunen går glipp av tilskuddsmidler, for eksempel tilskudd til ressurskrevende tjenester og psykisk utviklingshemmede. Rådmannen har i årsberetningen et avsnitt om den økonomiske internkontrollen. Denne beskriver at kommunen har gode rutiner på de fleste områder. Vi har sett enkelte eksempler på manglende etterkontroll for å påse at rutinene fungerer som de skal. I løpet av 2014 har vi vært på virksomhetsbesøk i ulike kommunale enhetene, og har ikke avdekket alvorlige brudd på lover, regler og rutiner. På denne måten får revisor et godt innblikk i de flere virksomhetene, og dette er noe vi vil fortsette med. Vi får også observert tilstedeværelsen av anskaffelser i regnskapet på denne måten. Vi har sett at det vi pekte på som svakheter etter regnskapet for 2013 i all hovedsak er oppfylt i Kommunens administrasjon viser stor vilje til å etterleve lover og regler og bruker ressurser på å holde seg oppdatert på de ulike områdene. Høsten 2014 behandlet og vedtok kommunestyret revidert økonomireglement. Her ble det endret på forhold som var svakt i det forrige reglementet, Forvaltningsrevisjon I Bamble har det i 2014 vært forvaltningsrevisjon som gjelder samhandlingsreformen. Dette var et samarbeidsprosjekt mellom fire av Grenlandskommunene og prosjektet ble presentert i KU Prosjektet for byggesaksbehandling og kommunen som arbeidsgiver er av ulike grunner blitt utsatt. Misligheter Det er viktig at kommunen har rutiner for å forebygge og avdekke misligheter. Vi har årlig møte med kommunens ledelse, med fokus på etiske retningslinjer, saksbehandlingsregler, antikorrupsjon mv. Vi har også kontinuerlig fokus på dette i vår revisjon av regnskapet. Ved planleggingen av revisjonsåret 2014 hadde revisor møte med hele rådmannens ledergruppe om dette temaet, og fikk inntrykk av at de alle har fokus på dette viktige arbeidet. Vi har for øvrig vært i dialog med administrasjonen i enkelte saker det siste året, noe som kontrollutvalget er informert om.

5 B TELEMARK KOMMUNEREVISJON IKS 5 Særattestasjoner og rådgivning Vi utfører årlig en del attestasjonsoppgaver for kommunen. Noen attestasjoner blir utført i henhold til lov og forskrift og andre i henhold til krav fra eksterne tilskuddsgivere. Felles for dem alle er at vi følger internasjonale standarder for attestasjonsoppdrag. Følgende særattestasjoner er gjennomført det siste året: Mva. kompensasjon, 6 terminer Spillemiddelregnskap Refusjon for enslige mindreårige flyktninger Psykisk utvikiingshemmede Ressurskrevende tjenester Tilskudd til rekruttering av fastlege Rentekompensasjon for Stathelle barneskole og kirkebygg Tilskudd til: o Barnefattigdom o Frisk Bris o Kronikergrupper o Boligsosialt arbeid o Videreutdanning i psykisk helsearbeid Vi yter også rådgivningstjenester til administrasjonen, I 2014 har det vært i form av løpende enke ltspø rsmå I. Oppsummering Vi mener framstillingen ovenfor kan være et godt grunnlag for kontrollutvalgets oppfølging av regnskapsrevisjonen for Vi mener at årsregnskapet ikke inneholder vesentlige feil eller mangler og anbefaler at dette fastsettes som Bamble kommunes årsregnskap for Skien, 13. april 2015 Telemark kommunerevisjon 11(5 Kfei\Ekman oppdragsansvarlig revisor/ statsautorisert revisor Lisbet Fine oppdragsrevisor kopi til: rådmannen økonomisjef