Økonomireglement for Sarpsborg kommune. Utkast

Transkript

1 Økonomireglement for Sarpsborg kommune Utkast

2 Innhold 1. Innledning Formål Omfang Finansielle måltall Driftsbudsjettet Bystyret Formannskapet Kommunedirektøren Finansielle måltall Investeringsbudsjettet Bystyret Formannskapet Kommunedirektøren Finansielle måltall Fond Bystyret Formannskapet Kommunedirektøren Over- og underskudd i virksomhetene Bruk av overskudd Inndekning av underskudd Spesielle forhold Finansielle måltall Årsregnskap og årsrapport Sarpsborg kommunes økonomiprinsipper... 8

3 1. Innledning 1.1 Formål Formålet med økonomireglementet er å beskrive kommunens overordnede økonomibestemmelser og fullmakter samt bidra til en forsvarlig økonomistyring. Økonomireglementet vil bidra til å: Sikre en effektiv og forsvarlig økonomiforvaltning i Sarpsborg kommune. Sikre tilstrekkelig styringsinformasjon og gi de folkevalgte et godt beslutningsgrunnlag. Legge til rette for en best mulig utnyttelse av kommunens ressurser i samsvar med kommunestyrets beslutninger. Redusere risikoen for avvik fra fastsatte mål på økonomiområdet. Sikre at kommunen følger kommuneloven, forskrifter og andre økonomibestemmelser. Klargjøre det ansvar og den myndighet som henholdsvis de politiske utvalgene og kommunedirektøren har for kommunens økonomi. 1.2 Omfang Reglementet gjelder for alle politikere og ansatte i Sarpsborg kommune og andre som opptrer på vegne av kommunen, og endres ved behov av bystyret. 1.3 Finansielle måltall Finansielle måltall fastsettes av bystyret. Måltallene fastsettes utfra kommunens økonomiske situasjon. De finansielle måltallene skal ligge til grunn for utarbeidelse av budsjett og økonomiplanene. I årsberetningen skal måltallene vise den økonomiske utviklingen. 2. Driftsbudsjettet 2.1 Bystyret Bystyret behandler i løpet av juni utkast til handlingsplan for kommende fireårsperiode som legges ut til offentlig ettersyn. Bystyret skal innen utgangen av året vedta et samlet budsjett og økonomiplan for hele kommunens virksomhet for kommende periode. Årsbudsjettet utgjør en selvstendig del av økonomiplanen hvor bystyret fatter bindende vedtak. Bystyret vedtar budsjettet som en nettoramme. Endringer utover vedtatte rammer skal bare foretas av bystyret med unntak av de fullmakter som bystyret selv har vedtatt. Endringer på budsjetterte frie inntekter og finanstransaksjoner i tabell 1A kan kun gjøres av bystyret. Bystyret behandler årsmelding, årsregnskap og tertialrapporter. Bystyret vedtar skatter, avgifter og andre betalingssatser.

4 2.2 Formannskapet Bystyret delegerer til formannskapet sin avgjørelsesmyndighet i henhold til kommunens delegeringsreglement. Formannskapet er kommunens overordnede planutvalg med økonomiansvar. Utvalget innstiller i alle saker hvor ikke annet er bestemt. Formannskapet disponerer formannskapets tilleggsbevilgningskonto. Formannskapet har myndighet til å ettergi beløp over kroner når kravet anses for uerholdelig/tap er konstatert, jf. reglement for behandling av tap på fordringer. Saker av vesentlig strategisk eller økonomisk betydning sluttbehandles av bystyret. Fordelingskomiteen fastsetter saksgang. 2.3 Kommunedirektøren Kommunedirektøren har myndighet til å disponere budsjettet innenfor de rammer som er vedtatt av bystyret. Endringer innenfor rammene må ikke medføre endringer av prinsipiell karakter. Myndigheten gjelder både inntekter og utgifter. Kommunedirektøren har myndighet til å foreta endringer i budsjettet som følge av organisatoriske endringer som medfører flytting av oppgaver og ansvar. Kommunedirektøren gis fullmakt til å foreta alle enkeltinnkjøp innenfor driftsbudsjettet. Kommunedirektøren skal etter første og andre tertial forelegge bystyret tilstandsrapporter som på rapporteringstidspunktet viser forventet avvik for året sett i forhold til de mål og premisser som er vedtatt i handlingsplan og årsbudsjett. Vesentlige avvik skal kommenteres særskilt med angivelse av hvilke tiltak som iverksettes. Avvik av vesentlig betydning for kommunens drifts- og investeringsbudsjett skal uten ugrunnet opphold rapporteres til bystyret. Kommunedirektøren gis myndighet til: Å frafalle kommunal pant for lån, samt frafalle prioritet når det ikke medfører økt tapsrisiko for kommunen Å iverksette rettslig inkasso for kommunens krav Å avtale nedbetalingstid på kommunale krav utover forfall Ettergi beløp under kroner når kravet anses for uerholdelig/tap er konstatert. Jf. reglement for behandling av tap på fordringer Kommunedirektørens øvrige myndighet innenfor økonomiområdet fremkommer i egne reglement som bl.a.: Anskaffelsesstrategi og anskaffelsesreglement Finansreglement Forvaltning av kommunens aktiva Å foreta innkjøp av maskiner og utstyr m.v. innenfor budsjettets rammer og/eller etter nærmere retningslinjer Å foreta innkjøp av boliger, bygg og eiendommer i samsvar med politisk vedtatte retningslinjer

5 Å selge kommunal eiendom som ikke har allmenn interesse forutsatt at salget skjer til høystbydende etter offentlig kunngjøring. Kommunedirektøren kan dessuten beslutte å selge eiendommer direkte uten kunngjøring, men da likevel til markedsverdi, dersom eiendommen kun kan utnyttes hensiktsmessig sammen med tilliggende eiendom eller det foreligger forkjøpsrett på eiendommen. Å foreta salg av kommunens aktiva i samsvar med politisk vedtatte retningslinjer Å selge festetomter i henhold til retningslinjer vedtatt av bystyret. Å underskrive avtaler om kjøp og salg av kommunal eiendom forutsatt at det foreligger en beslutning om kjøp eller salg i samsvar med delegeringsreglementet 2.4 Finansielle måltall Finansielle måltall økonomi MÅL: God kommuneøkonomi Måltall Netto driftsresultat i % av brutto driftsinntekter 1,75% Samlet avsetning i budsjettet av brutto driftsinntekter 0,5% 3. Investeringsbudsjettet I KRS (kommunal regnskapsstandard) 4 er en investering definert som en anskaffelse av eiendeler som er bestemt til varig eie eller bruk, og som er av vesentlig verdi. Som varig eie anses at eiendelen må ha en økonomisk levetid på minst tre (3) år. Grensen for vesentlig verdi er fastsatt til kr I KRS 4, 3.1, 7. ledd presiseres det at utgifter til prosjektering av en konkret investering, klassifiseres som investeringsutgifter. Utgifter til utarbeidelse av planer som er pålagt etter plan- og bygningsloven og annen generell planlegging av investeringer, er ikke utgifter av investeringsmessig karakter. Ved første gangs investering/nybygg skal alle utgifter som er en del av byggeprosjektet aktiveres og avskrives, jf KRS 2. Investeringer vurderes uavhengig av regnskapsperiode. Ved egenproduksjon av eiendeler skal innsatsfaktorene inngå som del av anskaffelseskost i samsvar med KRS nr. 2, anskaffelseskost og opptakskost for balanseposter. Utgifter som påløper ved blant annet prosjektering og forundersøkelser til en konkret investering, kan klassifiseres som investeringsutgift fra og med det året det foreligger vedtak om at investeringen skal gjennomføres. Dette innebærer også at investeringen må tas med i årsbudsjett/ økonomiplan, og at det er fremmet bevilgning med finansiering. Årlige bevilgninger skal avsluttes hvert år i forbindelse med avleggelsen av årsregnskapet. Der bevilgningene skal overføres til neste års budsjettår, skal det fremkomme som en rebevilgning. Med årlige bevilgninger menes her investeringsmidler som har en gjentakende karakter. Det kan være eksempelvis oppgradering av veier, kjøp av nye biler og lignende. 3.1 Bystyret Bystyret fastsetter investeringsbudsjettet som en brutto ramme per investeringsprosjekt. Endringer utover vedtatt ramme i investeringsprosjekter skal kun foretas av bystyret.

6 Bystyret skal prioritere rekkefølge for bruk av finansieringskilder, samt vedtar låneopptak i årsbudsjettet. For investeringer skal fremdriften og økonomiske forhold kommenteres. Alle investeringsprosjekter over 10 mill. kr skal rapporteres og avsluttes med prosjektregnskap i egen sak til bystyret. Investeringer med en anskaffelseskostnad under 10 mill. kr avsluttes i forbindelse med regnskapsavleggelsen eller tertialrapporteringen. 3.2 Formannskapet Formannskapet kan forta prinsipielle beslutninger i investeringssaker, såfremt dette er innenfor økonomisk ramme og formål gitt av bystyret. 3.3 Kommunedirektøren Investeringer vil normalt bli foreslått i kommunedirektørens budsjettforslag i forbindelse med rullering av økonomiplan. Budsjettet skal være fullstendig og fullfinansiert, og investeringsprosjektet igangsettes i budsjettåret. Der det skal gjennomføres forprosjekt, skal bevilgning være inntatt i årsbudsjett før planleggingen igangsettes. Bare i rene unntakstilfeller, der kommunedirektøren mener det er hensiktsmessig, skal investeringsprosjekter kunne fremmes utenom rullering av økonomiplanen. Bevilgning og finansiering skal da skje innenfor gjeldende budsjettår. Kommunedirektøren skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Kommunedirektøren skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Ved større byggeprosjekter er det direktør teknisk som skal ha budsjett- og rapporteringsansvar for hele byggeprosjektet. Dette inkluderer delprosjekter som eventuelt tjenesteprosjekt, IKT og andre delprosjekter som inngår i byggeprosjektet. Direktør teknisk har ansvar for å vurdere behov for delprosjekter, i samråd med kommunedirektør innenfor formålet med utbyggingen. Videre har direktør teknisk ansvar for å rapportere for prosjektet samlet. 3.4 Finansielle måltall Finansielle måltall økonomi MÅL: God kommuneøkonomi Måltall Netto lånegjeld i % av brutto driftsinntekter. <75% Egenfinansiering av investeringsporteføljen ekskl. VARF pr økonomiplanperiode av netto investeringsbehov. 10%

7 4. Fond 4.1 Bystyret Bystyret vedtar bruk og avsetning av disposisjonsfond og investeringsfond. Bystyret vedtar hvert år i forbindelse med behandling av årsregnskapet det samlede beløp som stilles til disposisjon for virksomheter med overskudd. Dersom kommunens regnskap går i balanse eller med underskudd, skal bystyret i forbindelse med vedtak på årsregnskapet ta stilling til om virksomhetenes samlede overskudd for regnskapsåret, helt eller delvis, skal overføres til virksomhetenes fond fra kommunens generelle disposisjonsfond. Dersom årets regnskapsmessige overskudd ikke dekker virksomhetenes samlede overskudd fullt ut, gjelder tilsvarende. Bystyret skal vedta bruk av virksomhetenes fond. Bruk av fondsmidler til investeringsformål skal godkjennes av bystyret. Ettergivelse av underskudd for virksomhetene avgjøres av bystyret, jf. dog pkt Formannskapet 4.3 Kommunedirektøren Over- og underskudd i virksomhetene Virksomhetene kan opparbeide et akkumulert (oppspart) overskudd på inntil 3 % av brutto driftsutgifter slik dette fremkommer av kommuneregnskapet per Akkumulert overskudd fremkommer som disposisjonsfond i kommunens regnskap. Disposisjonsfondet kan ikke tilføres nye midler ved avslutning av årsregnskapet dersom det allerede overstiger 3 % av brutto driftsutgifter. Virksomhetens akkumulerte underskudd overføres til påfølgende år for inndekning, med mindre underskuddet ettergis helt eller delvis med hjemmel i punkt Kommunedirektøren har fullmakt til å fastsette virksomhetenes over/underskudd for regnskapsåret Bruk av overskudd Overskudd kan benyttes av virksomheten innenfor kommunens generelle reglement og bestemmelser. Overskuddsfond kan ikke disponeres av virksomheten til å pådra kommunen varig økte driftsutgifter Inndekning av underskudd Underskudd skal primært dekkes inn året etter at det har oppstått. En virksomhet kan imidlertid inngå avtale med kommunedirektøren om inndekning over et tidsrom på inntil 3 år i de tilfeller hvor inndekning over ett år vil ha vesentlige negative følger for tjenestetilbudet Spesielle forhold Kommunedirektøren kan ettergi et underskudd, helt eller delvis, i de tilfeller hvor underskuddet skyldes forhold som ligger utenfor virksomhetens reelle påvirkningsmulighet. Kommunedirektøren kan på samme måte, helt eller delvis, inndra et overskudd som er et resultat av utenforliggende forhold og ikke god virksomhetsstyring.

8 4.4 Finansielle måltall Finansielle måltall økonomi MÅL: God kommuneøkonomi Måltall Udisponert disposisjonsfond av brutto driftsinntekter >4% Årlig avsetning investeringer av brutto driftsinntekter 0,25% 5. Årsregnskap og årsrapport Kommunen skal utarbeide årsregnskap og årsrapport i henhold til kommunelovens økonomibestemmelse. Årsregnskapet skal være avlagt innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Regnskapet er offentlig fra det tidspunkt det er avlagt. Regnskapet sendes over til revisor senest 15. februar. Kontrollutvalget skal avgi en uttalelse til regnskapet. Til kontrollutvalget skal det foreligge signert regnskap og årsberetning. Uttalelsen fra kontrollutvalget skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til denne før formannskapet avgir sin innstilling til bystyret. Bystyret skal behandle årsregnskapet og årsrapporten innen 30. juni i året etter regnskapsåret. 6. Sarpsborg kommunes økonomiprinsipper Finansielle måltall samlet Finansielle måltall økonomi MÅL: God kommuneøkonomi Måltall Netto driftsresultat i % av brutto driftsinntekter 1,75% Samlet avsetning i budsjettet av brutto driftsinntekter 0,5% Netto lånegjeld i % av brutto driftsinntekter. <75% Egenfinansiering av investeringsporteføljen ekskl. VARF pr økonomiplanperiode av netto investeringsbehov. 10% Udisponert disposisjonsfond av brutto driftsinntekter >4% Årlig avsetning til investeringer av brutto driftsinntekter 0,25%

9 Økonomiprinsippene Kommunens langsiktige planlegging skal ha mål om en bærekraftig økonomisk utvikling som ivaretar nåtidens behov uten å stå i veien for at fremtidige generasjoner klarer å ivareta sine (generasjonsprinsippet). Det skal over driftsbudsjettet årlig avsettes et beløp som egenkapital i årets/fremtidige investeringer. Beløpet skal minimum tilsvare forventet utbytte til kommunen fra eierskap i selskaper, og ikke være under 0,5 prosent av budsjetterte brutto driftsinntekter for kommunen. Kommunens egenandel til investeringer skal være 10% på samlet investeringsportefølje ekskl. VARF. Kommunen skal til enhver tid ha et udisponert disposisjonsfond på minst 4% av brutto driftsinntekter. kr som buffer ved et eventuelt driftsunderskudd og til investeringsformål. Beløpet kommer i tillegg til de fondsavsetninger som er knyttet til over-/underskudd på virksomhetene. Kommunen skal ha en netto lånegjeld som ikke overstiger 75% av brutto driftsinntekter og samtidig ivaretar generasjonsprinsippet. Kommunens økonomiplan for de fire neste årene skal ses i lys av det investerings- og driftsbehov kommunen vil ha i et perspektiv på inntil 8 år. Kommunen skal ha myndiggjorte virksomhetsledere med ansvar for og myndighet til å disponere tildelte driftsrammer.