En samtale mellom ordfører og økonomisjef

Transkript

1 Veileder budsjettering av investeringer, avslutning av investeringsregnskapet og prosjektregnskap NKK Kommuneregnskap november 2011 Kl. 12:15 15:00 BDO v/øyvind Sunde Telemarksforsking v/ailin Aastvedt Denne presentasjonen er kun ment som støtte til fremleggelse av prosjektets arbeid, og er ikke ment som selvstendig dokument uten tilhørende muntlig presentasjon. Kun den overleverte prosjektrapporten representerer prosjektets leveranse. En samtale mellom ordfører og økonomisjef Side 2 1

2 Skyggeregnskap Lånefinansiere Bestilt, levert, gjenstår, faktura Tilleggsbevilgninger Omdisponeringer Det går ikke an å si Kostnadsoverslag at man ikke har fått Avvik og besparelser informasjon om Økonomiplan det. Ubrukte bevilgninger Renter på lån Renteinntekter i driften Øremerkede lån Omfordeling av finansiering Side 3 Innhold 1. Formål og rammer 2. Planlegging Økonomiplan og årsbudsjett for investeringer 3. Rapportering Løpende Avslutning av investeringsregnskapet 4. Prosjektregnskapet 5. Vedtak 6. Hvorfor legge om? Side 4 2

3 Formål og premisser Utgangspunktet for arbeidet med veilederen 1. Investeringsbudsjettet er ettårig 2. Årsbudsjettet er bindende for underordnede organer 3. Investeringsbudsjettet må reguleres ved behov for å tilfredsstille krav til balanse og realisme 4. Alle midler er frie og anses som felles finansiering av investeringsporteføljen, unntatt øremerket finansiering fra andre 5. Begrepet udekket/udisponert gjelder samlet for investeringsbudsjettet (og ikke for enkeltprosjekter) Side 5 Økonomiplanlegging og rapportering i løpet av året Investeringsramme økonomiplan årsbudsjett perioderapportering årsrapportering - prosjektrapportering Årsbudsjett Økonomiplan Prosjektregnskap Årsregnskap og noter Kostnadsramme investeringsprosjekter: Setter den økonomiske rammen for prosjektet, og gir grunnlag for økonomiplanlegging. Økonomiplan: Formålet er å planlegge kommunens framtidige virksomhet. Årsbudsjett: Formålet er å gi bevilgninger og vedta finansiering. Årsregnskap: Viser faktisk tilgang og bruk av midler, gir grunnlag for kontroll mot bevilgninger, vurdering av effektivitet og evne til bærekraftig utvikling. Perioderegnskap: Gir grunnlag for å vurdere avvik i forhold til budsjett og å treffe tiltak. Prosjektregnskap: Viser hva som er påløpt og sammenholdes mot kostnadsrammen. Side 6 3

4 Hovedpunktene i presentasjonen Budsjett og regnskap Prosjekter 1. Økonomiplanen viser hvert års investeringer i planperioden, samt finansiering 2. Årsbudsjettet for investeringer viser årets bevilgning til investeringer, nivået for bindende budsjett og finansiering Prognosen viser endringer i året Investeringsbudsjettet må justeres ved endringer i forutsetningene 3. Løpende rapportering viser hvor mye som er påløpt, og som sammenholdes mot bevilgningene Avvik er forskjellen mellom budsjett og regnskap 4. For flerårige investeringer vedtas det en kostnadsramme Kostnadsrammen justeres ved endringer i forutsetningene 5. Løpende rapportering viser hvor mye som er påløpt i prosjektet, og som sammenholdes mot kostnadsrammen Avvik gir grunnlag for å vurdere prognosene 6. Sluttregnskapet viser hva prosjektet kostet totalt Avvik er forskjellen mellom regnskap totalt og justert kostnadsramme. Side 7 Økonomiplan og årsbudsjett Ailin Aastvedt 4

5 Økonomiplan KRAV: -REALISTISK -HVA INNEBÆRER DETTE? -INVESTERINGSUTGIFTENE MÅ FORDELES PÅ DE ENKELTE ÅR I ØKONOMIPLANEN Side 9 Økonomiplan Bygger på skjema 2A Økonomiplan 20x1-20x4 Budsjett Sum Investeringer med finansiering 20x1 20x2 20x3 20x4 20x1-x4 1 Investering i anleggsmidler Utlån og forskutteringer Avdrag på lån Avsetninger Finansieringsbehov Finansiert slik: 7 Bruk av lånemidler Inntekter fra salg av anleggsmidler Tilskudd til investeringer Mottatte avdrag utlån og refusjoner Andre inntekter Sum ekstern finansiering Overført fra driftsbudsjettet Bruk av avsetninger Sum finansiering Udekket/udisponert Side 10 5

6 Økonomiplan Bygger på skjema 2B Budsjett Sum 20x1 20x2 20x3 20x4 20x1-x4 1 Til investering i anleggsmidler Fordelt slik: a Bygging av skole A b Bygging av skole B c Bygging av sykehjem A d Bygging av sykehjem B e VA-investeringer f IKT-investeringer Sum investeringer i anleggsmidler Side 11 Årsbudsjett Skjema 2B -Bindende plan; bevilgningsvedtak Budsjettskjema 2B Budsjett Budsjett Regnskap Investeringsbudsjett 20x1 20x1-1 20x1-2 Til investering i anleggsmidler Fordelt slik: Bygging av skole A Bygging av sykehjem A Renseanlegg A Renseanlegg B VA-ledning A VA-ledning B Pumpestasjon Forprosjektering nytt vannverk Ettårig og årsavhengig IKT-investeringer Sum investeringer i anleggsmidler Side 12 6

7 Rammebudsjettering Bevilgningene i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer OGSÅ fordeling i 2B Budsjettskjema 2B Budsjett Budsjett Regnskap Investeringsbudsjett 20x1 20x1-1 20x1-2 Til investering i anleggsmidler Fordelt slik: Undervisning Pleie- og omsorg Teknisk Sentraladministrasjonen Sum investeringer i anleggsmidler Side 13 Perioderapportering og budsjettjustering Avvik og prognose for året Endringer skal rapporteres til kommunestyret Regnskap per x1 Fordelt slik: Budsjett Regnskap Avvik fra 20x1 pr 31.8 x1 budsjett Prognose 20x1 a Bygging av skole A c Bygging av sykehjem A e VA-investeringer f IKT-investeringer Sum investering i anleggsmidler Side 14 7

8 Budsjettjustering Det skal foretas nødvendige endringer i budsjett gjennom året Også når avvik skyldes tidsforskyvelse i prosjektet Investeringsbudsjett Fordelt slik: Budsjett Prognose Budsjett- 20x1 20x1 justering Bygging av skole A Bygging av sykehjem A VA-investeringer IKT-investeringer Sum investering i anleggsmidler Økt bruk av lån Side 15 Rebudsjettering - Kravet til realistisk budsjettering gjelder for hvert budsjettår Totalramme skole A: 110 mill. Budsjett Budsjett Budsjett Sum 20x1 20x2 20x3 20x1-x3 Bygging av skole A Etter budsjettjustering: Bygging av skole A Uten budsjettjustering: Bygging av skole A Summen av årsbudsjett kostnadsrammen for prosjektet. Side 16 8

9 Årsregnskapet og regnskapsavslutningen Ailin Aastvedt Avsetning av midler til ubundet investeringsfond Salg av anleggsmidler og avsetning, alternativt ikke gjennomført salg Regnskap Budsjett Regnskapsskjema 2A 20x1 20x1 1 Investering i anleggsmidler Avsetninger Finansieringsbehov Finansiert slik: 7 Bruk av lånemidler Inntekter fra salg av anleggsmidler Tilskudd til investeringer Sum ekstern finansiering Overført fra driftsbudsjettet Bruk av avsetninger Sum finansiering Udekket/udisponert 0 0 Midler fra drift: Kan ikke avsettes til ubundet investeringsfond Regnskap 20x1 Budsjett 20x Side 18 9

10 Finansiering av investeringsregnskapet Frie inntekter og føres etter hva som er nødvendig for full finansiering Regnskapsskjema 2A Regnskap Budsjett 20x1 20x1 1 Investering i anleggsmidler Avsetninger Finansieringsbehov Finansiert slik: 7 Bruk av lånemidler Inntekter fra salg av anleggsmidler Tilskudd til investeringer Sum ekstern finansiering Overført fra drift Årets investeringsinntekter (tilskudd og salg av anleggsmidler m.m.) 2. Overføring av forskriftsbestemt merverdiavgiftskompensasjon (tom 2013) 3. Bruk av bundet investeringsfond 4. Bruk av lånemidler 5. Bruk av ubundet investeringsfond 6. Bruk av disposisjonsfond direkte i investeringsregnskapet 7. Overføring fra drift til investeringsregnskapet 14 Bruk av avsetninger Sum finansiering Udekket/udisponert 0 0 Side 19 Udekket i investeringsregnskapet Konsekvenser for avsetning til ubundet investeringsfond Regnskap Budsjett Regnskapsskjema 2A 20x1 20x1 1 Investering i anleggsmidler Avsetninger Finansieringsbehov Finansiert slik: 7 Bruk av lånemidler Inntekter fra salg av anleggsmidler Tilskudd til investeringer Sum ekstern finansiering Overført fra drift Bruk av avsetninger Sum finansiering Udekket Regnskap Budsjett 20x1 20x Side 20 10

11 Udisponert i investeringsregnskapet Konsekvenser for overføring fra driftsregnskapet Regnskap Budsjett Regnskapsskjema 2A 20x1 20x1 1 Investering i anleggsmidler Avsetninger Finansieringsbehov Finansiert slik: 7 Bruk av lånemidler Inntekter fra salg av anleggsmidler Tilskudd til investeringer Sum ekstern finansiering Overført fra drift Bruk av avsetninger Sum finansiering Udisponert Regnskap Budsjett 20x1 20x Ikke finansiering i investeringsregnskapet ut over det som er nødvendig Side 21 Note til årsregnskapet Krav og tilleggsopplysninger Investeringsoversikt som viser større pågående prosjekter knyttet til nybygg og anleggsinvesteringer Antatt ferdig- Regnskaps- Sum Note om investeringer Oppstarts- stillelses- ført Regnskaps- regnskapsår Investeringsprosjekter 20x1 år tidligere år ført i år ført Bygging av skole A 20x1 20x Bygging av sykehjem A 20x1-1 20x VA-investeringer 20x1-2 20x IKT-investeringer 20x1-1 20x Sum prosjekt Side 22 11

12 Prosjektregnskaper Øyvind Sunde Hva er et investeringsprosjekt? Holmenkollen nasjonalanlegg skal være ferdig til prøve-vm i mars 2010 Budsjett 2008 og økonomiplan mill. Usikkerhetsanalyse september 2008 Kostnadsramme 1,2 mrd. Kvalitetssikring august 2009 Kostnadsramme 1,8 mrd. Sluttregnskap Årsberetning 2010: Kostnadsrammen holder Side 24 12

13 Konklusjoner På bakgrunn av estimater i et kostnadsoverslag vedtar kommunestyret en kostnadsramme for investeringsprosjektet Investeringsprosjekter følges opp løpende gjennom året og ved årsslutt, og gir grunnlag for å vurdere utgiftene opp mot vedtatt kostnadsramme, samt gir grunnlag for budsjettoppfølgingen Investeringsprosjekter avsluttes med å sette opp et sluttregnskap, hvor avvik i forhold til kostnadsrammen framgår Sluttregnskapet kan vise prosjektspesifikk finansiering, og salderes med generell finansiering Sluttregnskaper behandles av kommunestyret eller bemyndiget organ Eventuelle overskridelser eller besparelser i prosjektet behandles gjennom bevilgningssaker Side 25 Prosjektregnskap løpende oppfølging Kostnadsrammer, påløpte utgifter og prognoseendringer Løpende etter behov Prosjektregnskap per mnd/år Påløpt Regnskap Regnskap Investeringsprosjekter Opprinnelig Justert tidligere år hittil i år Utgifter Kostnadsrammer Bygging av skole A Bygging av sykehjem A VA-investeringer IKT-investeringer Per Prosjektregnskap 20x1 Påløpt Regnskap Regnskap Investeringsprosjekter Opprinnelig Justert tidligere år i år Utgifter Kostnadsrammer Prognoseendringer Prognoseendringer Bygging av skole A Bygging av sykehjem A VA-investeringer IKT-investeringer Side 26 13

14 Sluttregnskap skole A og sykehjem A Kostnadsrammer, regnskap og avvik, samt finansiering Sluttregnskap for investeringsprosjektet: Bygging av skole A Opprinnelig Justert Regnskap Avvik Utgifter Investeringsutgifter Prosjektpesifikk finansiering Kostnadsrammer Øremerket tilskudd Formålslån Annen generell finansiering Sum finansiering Sluttregnskap for investeringsprosjektet: Kostnadsrammer Bygging av sykehjem A Opprinnelig Justert Regnskap Avvik Utgifter Investeringsutgifter Prosjektpesifikk finansiering Øremerket tilskudd Bundet driftsfond Annen generell finansiering Sum finansiering Side 27 Vedtak knyttet til investeringer og lån Øyvind Sunde 14

15 Forslag til vedtak Økonomiplan Investeringsbudsjett 1. Forslag til økonomiplan for perioden 20x1 20x4 vedtas. 2. Rådmannen får fullmakt til å innarbeide de økonomiske konsekvensene av det vedtatte årsbudsjettet i økonomiplanen. 1. Forslag til investeringsbudsjett vedtas, jf skjema 2A og 2B vedlagt, herunder mål og premisser for bevilgningene. 2. Rammen for opptak av lån settes til x,x mill. i 20x1. For resterende bruk av lån i budsjettet (y,y mill.) benyttes ubrukte lånemidler z,z mill. 3. Rådmannen delegeres fullmakt til å ta opp lån og godta rentebetingelsene og øvrige betingelser for nye lån, samt undertegne lånedokumentene. Avdragstiden tilpasses bestemmelsene i kommuneloven 50 nr 7 Side 29 Forslag til vedtak Løpende rapportering Årsregnskap og udekket/udisponert 1. Kommunestyret tar tertialrapport per x1 til orientering. Hvis behov for budsjettjusteringer: 2. Tilleggsbevilgninger/merinntekter/ omdisponeringer som fremgår av vedlegg x, vedtas. 3. Rammen for låneopptak 20x1 økes med x,x mill. til y,y mill. (Eventuelt bruk av ubrukte lånemidler økes til z,z mill.) 1. Kommunestyret vedtar det framlagte årsregnskap 20x1. (som implisitt omfatter investeringsregnskapet) 1. Investeringsregnskapets udekkede beløp på x,x mill. føres opp til inndekking på investeringsbudsjettet for 20x2. 2. Investeringsregnskapets udisponerte beløp på x,x mill. føres opp til disponering på investeringsbudsjettet for 20x2. Side 30 15

16 Forslag til vedtak Prosjektregnskaper Sluttregnskap 1. Kommunestyret tar fremlagte regnskapsrapport knyttet til investeringsprosjekter per xx.xx.20x1 til orientering. 2. Kommunestyret vedtar følgende endringer i kostnadsrammene: a) Investering a) økes med x,x mill. til xxx,x mill. b) Investering b) reduseres med y,y mill. til yyy,y mill. 3. For endringer i kostnadsrammene som får konsekvenser for årets bevilgninger og finansiering, vises det til egen sak om budsjettjusteringer, sak xx/20x1. 1. Kommunestyret tar sluttregnskapet for investeringsprosjektet nn til orientering. Det viser påløpt utgift på i alt xxx,x mill. mot justert kostnadsramme på yyy,y mill., dvs en overskridelse/besparelse på zz,z mill. Side 31 Hvorfor legge om? Ailin Aastvedt 16

17 Fra en som har prøvd: Fra mitt ståsted har omleggingen vært udelt positiv. Regnskapsavslutningen har blitt betydelig enklere og langt mer oversiktig. Fått fokus bort fra finansieringssiden og ryddet i balansen. Rart dette ikke ble gjort for lenge siden... Konklusjon: -Letter årsavslutningen betydelig -Bedre rapportering og oppfølging -Lettere å forstå avviksrapportering Bedre styring! Side AILIN AASTVEDT