KS Folkevalgtprogram Finnmark Fylkeskommune, 3.dag. Raymond Robertsen Prosessveileder KS

Transkript

1 KS Folkevalgtprogram Finnmark Fylkeskommune, 3.dag Raymond Robertsen Prosessveileder KS

2 Agenda for dagen Gjennomgang av temaer: a) Folkevalgt lederskap b) Samspillet politikk og administrasjon c) Gjennomgang av livsløpet til en sak Løse en casoppgave Avslutter til lunsj

3 Folkevalgt lederskap

4 Som folkevalgt har du fire roller Representasjonsrollen Styringsrollen Lederrollen Arbeidsgiverrollen

5 Representasjonsrollen Partiet Innbyggerne Enkeltindivider eller grupper

6 Styringsrollen Fatte vedtak Kontrollere

7 Egenkontoll

8 Lederrollen Sette dagsorden Finne løsninger på utfordringene Skape aksept for de valgte løsningene Utvikle lokalsamfunnet Fronte

9 Arbeidsgiverrollen Utøves av kommunestyret eller fylkestinget som kollegialt organ Lokal arbeidsgiverpolitikk Arbeidsgiverstrategi

10 Formelle rammer for arbeidsgiverrollen Kommunestyret/fylkesting er øverste myndighet i kommunen Kommunestyret/fylkestinget innehar det overordnede arbeidsgiveransvar og myndighet Kommunestyret/fylkestinget er et kollektivt myndighetsorgan. Den enkelte folkevalgt har ikke arbeidsgivermyndighet Kommunestyrer og fylkesting delegerer myndighet til administrasjonen for å gjennomføre vedtak og planer Rådmannen er administrasjonens øverste ansvarlige Rådmannen svarer ovenfor kommunestyret/fylkestinget for de vedtak og strategier kommunestyret har vedtatt. Administrasjonsutvalget er opprettet for å sikre dialog og medbestemmelse for de ansatte i overordnet styring av kommunen

11 Problemstillinger Konflikter mellom politikere og administrasjon vil kunne oppstå der: det ikke er en klar arbeidsgiverpolitikk det er uklare roller mellom politikere, ansatte og rådmannen der beslutningsprosessene er uklare Begrepet lokalt trepartssamarbeid, med representanter fra de folkevalgte, administrasjonens ledelse og de ansatte, skaper et feilaktig bilde av at det er tre parter i arbeidsgiverspørsmål. Det er bare to parter: De folkevalgte og rådmannen representerer en og samme part kommunen som arbeidsgiver Manglende forståelse av dette medfører at kommunen framstår tvetydig og splittet som arbeidsgiver

12 Kommunestyret/fylkes- tinget vedtar arbeidsgiverstrategien for kommende fire år Gjennom å vedta egen arbeidsgiverstrategi blir politikerne mer bevisste på sitt arbeidsgiveransvar Arbeidsgiverstrategien er rådmannens styringsgrunnlag En egen arbeidsgiverstrategi vil gi de ansatte en forutsigbar arbeidsgiverpolitikk Avklarte og tydelige roller Fylkestingets øverste ansvar tydeliggjøres når arbeidsgiverstrategien vedtas der Den daglige utøvelsen av arbeidsgiverstrategien må ligge hos rådmannen, og understøtte rollen som kommunens øverste administrative leder Forutsigbare og gode beslutningsprosesser De ansattes rett til medvirkning ivaretas gjennom gode og forutsigbare beslutningsprosesser Administrativt samarbeidsutvalg bør behandle alle arbeidsgiverspørsmål av prinsipiell karakter herunder behandle utkast til arbeidsgiverstrategi

13 Hvorfor er arbeidsgiverrollen så viktig? Arbeidsgiverpolitikken avgjørende for å løse to hovedutfordringer framover; Evne til å rekruttere, utvikle og beholde medarbeidere for å løse oppgavene Evne til utvikling og nyskaping

14 Krevende å utøve lederskap i en sammensatt situasjon og rolle?

15 Samspillet med administrasjonen

16 Administrasjon Politikk Hvor tydelig bør skillet mellom politikk og administrasjon være?

17 Hva er rådmannens ansvar? Øverste leder for den kommunale eller fylkeskommunale administrasjonen Plikter å sørge for at sakene er forsvarlig utredet Har møte- og talerett i alle kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer, med unntak av kontrollutvalget Har ansvaret for at vedtak i folkevalgte organer blir fulgt opp

18 Delegering til rådmannen Delegering betyr overføring av myndighet Det er verken hensiktsmessig eller effektivt at de folkevalgte organene skal fatte alle beslutninger selv. Folkevalgte avklarer de prinsipielle spørsmålene. Rådmannen behandler enkeltsakene på grunnlag av dette Delegeringsreglementet skal behandles innen utgangen av det første hele året i perioden.

19 Tiltak for god samhandling Styringsdialog Formelle arenaer for utveksling av informasjon Tydelige vedtak i de folkevalgte organene Gode nok rutiner for rapportering Møteplasser for samtaler mellom de folkevalgte og administrasjonen Formalisert informasjon fra administrasjonen, skriftlige rapporter Samme informasjon til alle folkevalgte til samme tid

20 Godt samspill - tre dimensjoner for å få det til i praksis 1 (individ) vinn/vinn karakter 2 (gruppe) vinn/vinn relasjon 3 (org/system) vinn/vinn avtaler Støttesystemer og prosesser 1. Integritet være til å stole på 2. Balanse mellom mot/tydelighet og omtanke/forståelse 3. Raushet/respekt for uenighet 1.Tillit 2.Gjensidighet 3.Forpliktelse 1. Mål og ønskede resultater 2. Retningslinjer 3. Ressurser 4. Ansvar/roller 5. Konsekvenser/effekter

21 Kunsten å være en tydelig bestiller

22 Ansvar, roller og oppgaver FOLKEVALGTE Levere premisser Velge modell Velge løsning Velge finansiering RÅDMANN Skape valgmuligheter Presentere løsningsalternativer Skissere finansieringsmåter Gjennomføre løsning Evaluere resultat

23 Arbeidsgiveransvaret for rådmann Kommunestyret / fylkestinget er arbeidsgiver for rådmann Ordfører et særlig ansvar, men samtidig søke ordninger lokalt som ivaretar bred forankring i kommunestyre/fylkesting Oppfølging arbeidsgiveransvaret viktig for å bygge tillit, få til et godt samspill og forebygge konflikter

24 TIL DISKUSJON OG REFLEKSJON Hvordan kan du skaffe deg oversikt over mål og resultater for de ulike delene av den kommunale forvaltningen? Hvilke verdier skal kjennetegne oss som organisasjon og som arbeidsgiver? Hvordan blir de folkevalgtes arbeidsgiveransvar synliggjort og forankret? Med hvem og hvordan bør utviklingssamtalen med rådmannen gjennomføres?

25 Livsløpet til en sak

26 Før en sak oppstår (silingsprosessen) Hendelse(r) Uventet/ulykke Ventet Omfang Antallet berørte Størrelsen på konsekvens (berørte x hvor store følger) Handlingsrom for påvirkning Har organisasjonen et ansvar? Kan vi gjøre noe for å forbedre dette? Presidens (rettferdighet) Ressursbruk

27 Avklaringer i videre saksgang (sak sluppet inn) Er dette en kjent problemstilling for organisasjonen (Har skjedd før)? Finnes det prosedyrer for hvordan slike saker håndteres i organisasjonen? Delegasjonsreglement Andre reglement Hvem beslutter å prioritere saken? Hvem har ansvaret for videre oppfølging av saken?

28 Avslutning av en sak Hvem tar endelig beslutning? Delegasjonsreglement Omfanget av saken (prinsipiell, ressursanvendelse, prioriteringer) Fylkesrådmann sørger for iverksettelse av vedtak Evaluere resultat- og måloppnåelse av saken i etterkant. Erfaringer fra evalueringer bidrar til læring, og/eller endring av prosedyrer og/eller reglement

29 RUP Søknad Hendelse? Omfang? Handlingsrom for påvirkning Finnes det prosedyrer for håndtering Hvem ar ansvar for oppfølging Hvem tar endelig beslutning Er det en kjent problemstilling? Gjennomføring Evaluering

30 Avskjedigelse av en person Hendelse? Omfang? Handlingsrom for påvirkning Finnes det prosedyrer for håndtering Hvem ar ansvar for oppfølging Hvem tar endelig beslutning Er det en kjent problemstilling? Gjennomføring Evaluering

31 Nedlegging klasser på videregående skoler Hendelse? Omfang? Handlingsrom for påvirkning Finnes det prosedyrer for håndtering Hvem ar ansvar for oppfølging Hvem tar endelig beslutning Er det en kjent problemstilling? Gjennomføring Evaluering