Framtidig organisering Samling 25. januar Seniorrådgiver Kristine C. Hernes, KS-Konsulent

Transkript

1 Framtidig organisering Samling 25. januar 2018 Seniorrådgiver Kristine C. Hernes, KS-Konsulent

2

3 Noen høydepunkthistorier ved starten. Hva er din lille høydepunkthistorie hva har du gledet deg over i det siste som har med byggingen av ny kommune å gjøre? Velg ut en høydepunkthistorie fra gruppa vær klar til å fortelle i tilfelle dere blir trukket ut

4 Hva er hensiktsmessig organisering for å møte framtidens utfordringer?

5 God repre senta sjon God oppgaveløsning God styring Innbyggerne Folkevalgte Administrasjonen Godt lokaldemokrati med høy tillit har vi når innbyggerne kjenner seg godt representerte, de folkevalgte setter dagsorden, styrer ressursbruken og er ombud for innbyggerne, og kommunen leverer det som er lovet

6 Som folkevalgt har du fire roller Representasjonsrollen innbyggere enkeltindivid el gruppe (ombud) Styringsrollen fatte vedtak, kontrollere Lederrollen - sette dagsorden, finne løsning på utfordringer, skape aksept for valgte løsninger, utvikle lokalsamfunn, fronte Arbeidsgiverrollen - Utøves av kommunestyret som kollegialt organ, lokal arbeidsgiverpolitikk, arbeidsgiverstrategi

7 Borgerundersøkelsen, Sentio Research Oktober 2017

8 De samfunnsmessige, administrative og politiske utfordringene kaller på en styrking av det lokalpolitiske lederskap. Politisk lederskap handler om å: 1. Fange opp og beskrive lokale problemer og utfordringer som krever kollektiv handling 2. Gi retning til problemløsningen og bidra aktivt til utviklingen av nye løsninger 3. Mobilisere støtte og oppslutning til gjennomføringen av nye løsninger.

9

10

11 Hva sier kommuneloven?

12 Kommunestyret bestemmer Kommuneloven 6: Ingen andre enn kommunestyret, samlet møte, kan ta avgjørelser på vegne av kommunen (Med mindre noe annet er sagt uttrykkelig i lov eller forskrift eller kommunestyret selv har delegert myndigheten videre)

13 Hva sier kommuneloven? 10. Faste utvalg. Komiteer. 1. Kommunestyret og fylkestinget kan selv opprette faste utvalg for kommunale og fylkeskommunale formål eller for deler av den kommunale eller fylkeskommunale virksomhet. Slike utvalg skal ha minst tre medlemmer. 2. Kommunestyret og fylkestinget fastsetter selv området for de faste utvalgs virksomhet. Slike utvalg kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov. 3. Kommunestyret og fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. 4. Utvalget kan gi lederen eller et arbeidsutvalg myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet. 5. Kommunestyret og fylkestinget kan opprette komiteer til forberedende behandling av saker og til å utføre særskilte verv. Slik komité kan også tildeles myndighet til å avgjøre enkeltsaker som har direkte tilknytning til komiteens oppdrag. 6. Kommunestyret og fylkestinget kan selv når som helst omorganisere eller nedlegge faste utvalg og komiteer. En komité kan også omorganiseres eller nedlegges av det organ som har fått myndighet til å opprette vedkommende komité

14 Faste utvalg, jfr 10 Ment å bestå fra år til år. Oppgaver av mer varig karakter Eks hovedutvalg: det faste utvalget har en hel sektor som saksområde. Utvalg med tverrgående ansvar: Sektorovergripende saksområde. Formål med faste utvalg: Avlaste kommunestyret utnytte og utvikle sakkunnskap hos de folkevalgte, trekke innbyggerne inn i politisk arbeid Utvalgene har ingen lovbestemte oppgaver (unntatt administrasjonsutvalget), men kan få delegert avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov. Kan også gis utvidet myndighet i hastesaker ( 13).

15 Hvordan involvere innbyggerne i beslutningsprosessen? «Komiteer til forberedende behandling» - Kommuneloven 10-5 Gir anledning til å velge inn andre relevante aktører og berørte parter fra lokalsamfunnet Fleksibel organisering som åpner for andre aktører enn de folkevalgte Kan gis enklere saksbehandlingsregler Midlertidig varighet Kan gis avgjørelsesmyndighet i enkeltsaker innenfor komiteens oppdrag Nye ideer Ny kompetanse Samskaping Nye løsninger

16 Nærdemokratiutvalg - kommunedelsutvalg 12 Kan opprettes for deler av kommunen Kommunestyret velger selv medlemmer, eller vedtar valg fra kommunedel kan delegeres noe beslutningsmyndighet, sånn som i bydelene i Oslo. eller være rådgivende utvalg som skal representere de enkelte lokalområdene inn mot kommunestyret

17 Hva er hensiktsmessig organisering for å møte framtidens utfordringer?

18 Flere veier til god lokaldemokratisk styring hvilken vei velger dere? Nesten alle måter å organisere på fungerer i kommuner med høy grad av tillit både hos folk og folkevalgte! Godt lokaldemokrati fire dimensjoner «Pålitelig, ansvarlig, effektivt og borgernært»

19 MER demokratisk MINDRE Tradisjonelle vurderinger politisk organisering Sentralisert: Helhetlig styring, generalistrolle, få som deltar, få organer, lav lokalkunnskap, høy innflytelse versus. Desentralisert: Fragmentert styring, «politisk spesialisering», mange kan delta, mange politiske organer, høy lokalkunnskap, lav innflytelse Grunnleggende antakelse: Politisk makt utøves gjennom politiske organer. Makt er en gitt størrelse som skal fordeles.

20 INNFLYTELSE STYRING Alternative vurderinger politisk organisering Sentralisert: Helhetlig styring, generalistrolle, få som deltar, få organer, lav lokalkunnskap, høy innflytelse Kombinert med. Mangfold i arenaer og arbeidsformer: Fragmentert og spesialisert påvirkning, mange kan delta, effektiv deltakelse, høy lokalkunnskap, tilfredsstillende innflytelse Grunnleggende antakelse: Politisk innflytelse må være mulig for mange flere innbyggere og samarbeidspartnere enn vi kan nå gjennom politiske organer. Kunnskap, informasjon, og kanal for å hevde interesser er «ubegrensete» maktkilder.

21 Arbeidsprinsipper Det skal alltid planlegges for hvordan innbyggerne skal involveres i en sak.

22

23 Hva slags ordninger finnes? Sivilsamfunn 1. Frivillige organisasjoner med et bestemt geografisk nedslagsfelt Velforeninger, beboerforeninger Funksjon: * Fri og uavhengig * Ivareta interesser * Fellesskap- og identitetsskapende * Varierende relasjon til kommunen 2. Foreningsbasert lokalutvalgsmodell Nærdemokratiorgan (strukturert relasjon med kommunen) (Arena for sivilsamfunnet innenfor bestemte geografiske områder) Grendeutvalg, lokalsamfunnsutvalg, utviklingslag Funksjon: * Informasjon * Initiativ * Diskusjonsfora * Link mellom folkelig engasjement og representative organer * Fellesskap- og identitetsskapende 3. Organ med delegert beslutningskompetanse og tjenesteansvar (et ytre ledd av kommunen) Bydeler Funksjon: * Delegert ansvar for budsjett eller tjenester * En viss beslutningskompetanse

24 Sandnes og Forsand

25

26 «Fremtidens politikere må jobbe på en annen måte fordi vi sitter med et annet samfunn rundt oss. Vi har kompetente innbyggere, vi har høy endringstakt i lokalsamfunnet, og trenger derfor i større grad drøftinger og undring og debatt for å skape forståelse og tillit til demokrati». Sitat fra Svelvik

27 Behovet for å styrke lokal politisk ledelse gjennom samskapelse med innbyggerne? Eksempel fra Svelvik Tre oppgaveutvalg i sving i løpet av våren 2017 Oppgaveutvalget fem politiker og ti innbygger Ansvar: drøfte og utvikle strategier innen hhv omdømme, velferdsteknologi og friluftsliv. 10 innbyggerne rekruttert basert på forhåndsdefinert behov for ulik type kompetanse Mål å bringe politikere tidligere inn i prosess hvor politikk utvikles, fungert som arena for samskapt politikkutvikling styrker politisk lederskap Politikernes roller: representasjon/ombud, ledelse og styring, arbeidsgiver En kombinasjon av samfunnsmessige, styringsmessige, politiske og demokratiske faktorer ligger til grunn for forsøket med å etablere oppgaveutvalg i Svelvik Endringer skjer raskt tro på at innbyggerne har kompetanse og ressurser og samfunns/politisk engasjement

28 Erfaringer fra Gentofte kommune

29 Fem trender som påvirker administrativ organisering og arbeidsformer Alt som kan bli digitalisert vil bli digitalisert. Store endringer i arbeidsoppgaver og arbeidsprosesser/kommunikasjon/samhandling som følge av digitalisering fører til raskere organisasjonsendringer. Økt vekt på helhet og koordinering. Større ledergrupper. Også for å ivareta organisasjonskompetanse og kontinuitet fra alle kommunene som skal slås sammen. Se organisasjonen fra bruker og innbygger. Flyteffektivitet sett fra bruker. Flere stabsledere i toppledergruppene i en overgangsfase for å sikre «systembygging»? Fra styringssvikt til styringsforenkling. Hvor få mål kan vi ha? Dialogbasert styring. Tillitsmodell økt vekt på gode styringsprosesser. Mer styring på kvalitet, mindre på tiltak. Samskaping innbyggerinvolvering, andre måter å samhandle på administrativt verksted med tillitsvalgte, fagadministrasjon og ledelse

30 Workshop

31 Workshop Vi tar utgangspunkt i intensjonsavtalen. Hvilke mål har betydning for den politiske og administrative organiseringen? Hvilke strukturer og arbeidsformer møter disse målene best?

32 Vi jobber i grupper Oppdraget: A. Ta utgangspunkt i intensjonsavtalen: Hvilke mål har betydning for den politiske og administrative organiseringen? B. Hvilke strukturer og arbeidsformer møter disse målene best? Arbeidsmetode: 1. Velg ordstyrer og sekretær. 2. Jobb individuelt i 5 minutter. Hvilke tanker gjør du deg om A. og B. Skriv ned. 3. Ta runden rundt bordet på A. Hver og en kan presentere sine tanker i inntil 2 minutter. Når dere har gått runden kan dere bruke resten av tiden til felles drøfting. 4. Ta deretter runden rundt bordet på B. Hver og en kan presentere sine tanker i inntil 2 minutter. Når dere har gått runden kan dere bruke resten av tiden til å utforme innspill. NB: Trenger ikke få ha full enighet på gruppa for å spille inn. 5. Vi oppsummerer i plenum.

33 Et godt samspill for å bygge en ny kommune

34 Hva er samspill? Godt samspill betyr å gjøre hverandre gode og bidra til at den enkelte lykkes Hege Hvammen, servicesjef, Flytoget Samspill er kommunikasjon og deltagelse i hverandre Henning Rye, professor Universitetet i Oslo I samspill med andre sitter vi selv med nøkkelen til å gjøre hverandre store og sterke eller til å ta rotta på hverandre. Mennesker må bli møtt med respekt og tillit I et samspill skal vi med egen personlighet og atferd gi effektive og gode løsninger som bidrag til optimal samhandling med andre. Kjennetegnet er holdninger! Ingrid Hole, daglig leder Optimal kompetanse og karriere Ola Winswold, Arbeidstilsynet Kilde: Wenche Aarseth, forsker SINTEF/ NTNU

35 På lag eller motspillere? I noen kommuner snakker man om å spille på samme bane, mens i andre snakker man om å være i samme båt. eller

36 55bea1defcc47b324bb1c1fc0638/5 4c563aecd54

37 Hvilke verdier skal prege prosessen med bygging av ny kommune? 25.januar 2018

38 Godt samspill forventninger til hverandre Hva må administrasjonen gjøre for å spille de folkevalgte gode? Hva må de folkevalgte gjøre for å spille administrasjonen gode?

39 Sekretær: Koble deg til WIFI-nettverket, åpne nettleseren din og skriv inn adressen Klikk på + tegnet og skriv 1. Jobb først individuelt 2. Del på gruppa, en og en får ordet. Sekretær logger underveis. 3. Drøft dere fram til felles svar skriv så mye dere vil skriv inn i Padlet

40 Takk for i dag! Seniorrådgiver Kristine C. Hernes kristine.hernes@ks.no