Saksframlegg. Vedlegg: Organisasjonsstrategi, Grunnlag for medarbeidskap og lederskap - Sammen kan vi mer! Delegasjonsreglement, politisk nivå

Transkript

1 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 083/14 Kommunestyret PS /14 Administrasjonsutvalget PS /14 Tjenesteutvalget PS /14 Eldrerådet PS /14 Formannskapet PS /14 Arbeidsmiljøutvalget PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Marianne Moen Knutsen K1-030, K /3693 Organisasjonsstrategi og delegasjonsreglement Administrasjonens forslag til vedtak: Vedlegg: Organisasjonsstrategi, Grunnlag for medarbeidskap og lederskap - Sammen kan vi mer! Delegasjonsreglement, politisk nivå Eldrerådet - 029/14 ER - behandling: Helse og velferdsjef Anne Stapnes og Rådgiver Marianne Moen Knudsen, var til stede for å orientere. ER - vedtak: 1. Ingen bemerkninger ble protokollert.

2 Arbeidsmiljøutvalget - 023/14 AMU - behandling: AMU - vedtak: Tjenesteutvalget - 055/14 Tjen - behandling: Enstemming 9 stemmer. Tjen - vedtak: Administrasjonsutvalget - 004/14 ADM - behandling: ADM - vedtak:

3 Formannskapet - 036/14 FM - behandling: Enstemmig, 9 stemmer FM - vedtak: Kommunestyret - 083/14 KS - behandling: Rådgiver Marianne Moen Knutsen pressisterte endringer i ordllyden i del B, endringer i kursiv Utover de lovpålagte utvalg/ folkevalgte organer som skal opprettes, og som har oppgaver hjemlet i lov, kan kommunestyret selv vedta å opprette faste utvalg. Innenfor samme driftsområde enhet kan rådmannen omdisponere mellom alle driftsposter og eventuelt styrke driftsposter ved bruk av merinntekter. Enstemmig, 21 stemmer. KS - vedtak: Saksopplysninger:

4 Organisasjonsstrategi I meldingssak til kommunestyret ble organisasjonsstrategien, et grunnlag for medarbeiderskap og lederskap i Birkenes kommune, lagt fram. Strategien har vært ute på høring, og innspill er innarbeidet etter vurdering i rådmannens ledergruppe. I meldingen ble det informert om at organisasjonsstrategien ville bli lagt fram for kommunestyret for endelig behandling sammen med delegasjonsreglementet. Delegasjonsreglement Gjeldende delegasjonsreglement for Birkenes kommune ble vedtatt av kommunestyret i 1995, sak 57/ I 2000 ble det foretatt en gjennomgang av reglementet, K-sak 024/ Det ble da ikke foretatt endringer i reglementet, men kommunestyret vedtok at ny evaluering skulle gjennomføres i løpet av våren Delegasjonsreglementet er ikke evaluert etter Det er foretatt endringer i.f.t lovverk og administrativ organisering. Kommunestyret har etter valget i 2011 gitt administrasjonen i oppdrag å revidere delegasjonsreglementet. I kommunestyret ble det fattet følgende vedtak i sak KS-066/13: Det nedsettes en arbeidsgruppe på totalt seks personer; tre politiske representanter og tre fra administrasjon. Politiske representantene er fra administrasjonsutvalget, Anders Christiansen Ap, fra tjenesteutvalget, leder Eva Aabel Retterholt Sp, og fra formannskap/planutvalget ordfører Arild Windsland. Rådmannen velger tre personer som skal representere administrasjonen i arbeidsgruppen. Revidert delegasjonsreglement legges fram for politisk behandling i løpet av 1. halvår Som følge av manglende kapasitet i administrasjonen første halvår, har arbeidet med delegasjonsreglementet blitt ytterligere forsinket. I høst har arbeidet blitt intensivert, og arbeidsgruppen har hatt flere møter og diskutert prinsippene som er lagt til grunn for forslag til nytt

5 delegasjonsreglement. Når administrasjonen har valgt å legge begge disse sakene fram som en sak, er det med forståelsen om at disse sakene er vevd tett sammen, jfr. KS anbefaling. Organisasjonsstrategien er fundamentet for det som skal kjennetegne Birkenes kommune. Et godt delegasjonsreglement skal være med på å konkretisere hvordan Birkenes kommune som organisasjon vil arbeide, og tydeliggjøre hvem som har fullmakt og ansvar for hva mht. de til en hver tid gjeldene lover og forskrifter. Bakgrunn KS utaler følgende om arbeidsgiverpolitikk og ledelse «De største utfordringene for kommunesektoren framover er evne til nyskaping, og tilgang på og forvaltning av egen arbeidskraft. En strategisk arbeidsgiverpolitikk og tydelig ledelse er nøkler for og lykkes.» I refleksjonsheftet «Skodd for framtiden» stilles blant annet følgende spørsmål: Hvilke verdier skal vår organisasjon bygge på og hva skal kjennetegne oss om organisasjon og arbeidsgiver? Hvilke verdier skal prege samspillet mellom politikere, leder, ansatte og tillitsvalgte? Hva skal kjennetegne våre ledere og ansatte, og hvilke forventinger og krav stilles i vår organisasjon? Hvordan skal vi rekruttere, utvikle og mobilisere de beste medarbeidere og ledere? Hvordan skal vi utvikle et godt arbeidsmiljø med utviklingsmuligheter for den enkelte og for oss som organisasjon? Hvordan og på hvilke måter kan vi legge til rette for nye arbeidsmåter og organisering, samt tenke nytt om rekruttering og kompetanse. Hvordan møter vi og innbyggerne framtidas utfordringer? I Birkenes kommune har det ikke vært tilstrekkelig fokus på strategisk arbeidsgiverpolitikk. I tillegg har kommunen hatt et delegasjonsreglement som ikke har blitt revidert på mange år. Med dette som utgangspunkt har administrasjonen utarbeidet to strategisk viktige styringsdokumenter, som begge har avhengighet til hverandre:

6 Organisasjonsstrategien «Sammen kan vi mer» Nytt delegasjonsreglement Organisasjonsstrategi Organisasjonsstrategien «Sammen kan vi mer! er et felles fundament for utvikling av mål, relasjoner, arbeidsmiljø og tjenesteleveranse. Bred involvering av alle bidrar til en felles innsats, for å nå ønsket tilstand, der vi omsetter målene til konkrete handlinger og integrerer det i en helhet til det beste for alle. Gjennom en prosess har ledere og medarbeidere kommet fram til noen viktige prinsipper og satsingsområde. I organisasjonsstrategien som er vedlagt, er 3 satsningsområder «rekruttere og beholde», «kompetanseutvikling» og «lederskap» valgt ut med bakgrunn i våre behov. I tillegg er beste praksis konkretisert som et felles fundament for alt vi gjør. Dette hviler på de verdiene som er valgt etter bred prosess, hvor medarbeidere fra hele organisasjonen deltok: sprek- ekte dyktig. Her er vi ennå i startfasen med å få verdiene integrert i hele organisasjonen og hos den enkelte. En verdigruppe har fått mandat til å gjøre verdiene kjent og brukt i organisasjonen. Verdier og holdninger, erfaringer og ferdigheter utgjør sammen med kunnskap den kompetansen som den enkelte medarbeidere er bærere av og bruker daglig i sin jobbutførelse. Det blir derfor viktig å jobbe strategisk med alle disse tre elementene for å nå kommunens visjon for seg selv som arbeidsgiver og for innbyggerne i kommunen. Delegasjonsreglement I arbeidet med å etablere beste praksis i henhold til organisasjonsstrategien, er delegasjonsreglementet, og utøvelse av dette, et viktig element. Det har vært et klart mål at man skal få et delegasjonsreglement som kan være et godt og effektivt styringsverktøy i det daglige, og som samtidig bidrar til åpne og demokratiske prosesser. Det betyr at et delegasjonsreglement skal være enkelt å finne fram i, både for politikere og ansatte, men også for innbyggere i kommunen. Når man har et klart og godt delegasjonsreglement som ligger åpent, vil det være med til å gi det innsynet den enkelte ønsker og trenger, for å skaffe seg kunnskap om hvor de enkelte sakene avgjøres i en kommune. Dette kan være med å bygge opp tilliten mellom innbyggerne og de som er valgt/ ansatt til å forvalte samfunnets fellesoppgaver i kommunen. Det kan igjen være med på å fortsette å bygge et godt omdømme. Et godt omdømme bygges innenfra. For at reglementet skal fungere etter sin hensikt, er

7 det helt avgjørende betydning at det er tillit mellom politikere og administrasjonen. Det har også vært et viktig prinsipp at man skulle utarbeid et reglement som er enkelt å vedlikeholde/ ajourføre framover, slik at man effektivt kan justere reglementet i tråd med gjeldende vedtak og lovverk. Til grunn for dette forslaget til delegasjonsreglementet ligger et prinsipp om utstrakt bruk av delegasjon. Målet med dette prinsippet er at avgjørelsen skal tas nærmest brukere/ innbyggere og av personer med solid faglig kompetanse. Det fordrer at kommunestyret og det administrative nivå hele tiden, på alle nivåer, arbeider systematisk med kompetanseutvikling. Det er helt nødvendig at man sikrer at man har kompetanse til å utføre de oppgavene som er gitt kommunen gjennom stortingsvedtak og lovverk. Kommunen har i sin organisasjonsstrategi et mål om å gjøre riktige vedtak og utføre jobben rett første gang. Det krever målrettet arbeid med å ha rett fagkompetanse. Selve delegasjonsreglementet: I forslag til delegasjonsreglement har vi valgt å dele delegasjonsreglementet inn i 3 deler: Del A: Mål og overordnede prinsipper vedtas av kommunestyret Del B: Politisk nivå, samt delegering fra polisk nivå til rådmann vedtas av kommunestyret Del C: Administrativt nivå videredelegering fra rådmann vedtas i administrasjonsutvalg Del A Del A inneholder formålet med delegasjonsreglementet og de grunnleggende prinsippene for delegering og gir retningslinjer for hvordan myndighet delegeres, samt bruk av delegert myndighet. Et reglement skal også inneholde tiltak for rettssikkerhet, kontroll og tilbakemelding. Et godt og oversiktlig reglement kan være med på å bygge tillit fra innbyggerne til politisk og administrativt nivå gjennom et åpent og klart reglement. Det kan også være med på å legge til rette for gode og forutsigbare vedtaksprosesser, gjennom tydelige skillelinjer mellom politisk og administrativt ansvar og myndighet. Dette forslaget til delegasjonsreglement legger opp til en endring i forholdet til videredelegering. All delegering tar utgangspunkt i Kommunestyret kan delegere til andre folkevalgte

8 organer og til administrasjonen ved rådmannen. Endringen består i at det bare er kommunestyret som kan delegere til rådmannen og bare rådmannen som kan delegere videre internt i administrasjonen. Dette sikrer mulighet til å ha oversikt over hvilket nivå som til en hver tid har delegert myndighet. Tidligere praksis har vært at det enkelte folkevalgte organ har kunnet videredelegere til administrasjonen ved rådmannen. Del B I del B er det en oversikt over lovpålagte, folkevalgte organer i kommunen som kommunen må ha. Ut over disse lovpålagte utvalg/ folkevalgte organene, kan kommunestyret selv velge å opprette faste utvalg og komiteer og bestemme hvilke oppgaver som skal legges til disse. I tillegg er delegeringen fra kommunestyret til rådmannen en del av del B. Kommunelovens 23 slår fast at administrasjonssjefen/rådmannen er den øverste leder for den samlede kommunale administrasjon, med de unntak som følger av lov, og innenfor de rammer kommunestyret fastsetter. Den sier også noe om at kommunestyret kan gi rådmannen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis kommunestyret ikke har bestemt noe annet. Dersom det er usikkerhet om saken er prinsipiell, skal avgjørelsen om dette tas av ordføreren og rådmannen. Vi har valgt et elektronisk verktøy som kan ivareta behovet for åpenhet og innsyn for alle, tydelighet på hvem som har myndighet til hva og at det er forholdsvis enkelt å vedlikeholde.

9