RAPPORT MED FORSLAG TIL REVIDERING/FASTSETTING AV NYTT DELEGERINGSREGLEMENT

Transkript

1 RAPPORT MED FORSLAG TIL REVIDERING/FASTSETTING AV NYTT DELEGERINGSREGLEMENT Avgitt av oppnevnt arbeidsgruppe, den

2 FASTSETTING/REVIDERING AV DELEGERINGSREGLEMENTET FOR SØNDRE LAND KOMMUNE FORSLAG FRA OPPNEVNT ARBEIDSGRUPPE Bakgrunn. Det vises til Formannskapets møte den , saksnr 39/16 hvor det ble gjort følgende vedtak: 1. Formannskapet vedtar at det igangsettes arbeid for å fastsette nytt delegeringsreglement gjennom at det gjennomføres en revidering av gjeldende delegeringsreglement. 2. Til å gjennomføre arbeidet med forslag til fastsetting/revidering av delegeringsreglementet, oppnevner formannskapet en arbeidsgruppe bestående av: a) Rådmannen b) Tre representanter utpekt av og blant formannskapets medlemmer c) Sekretær utpekt av rådmannen 3. Formannskapet utpeker følgende representanter til arbeidsgruppen: Terje Odden, Mona Tønnesland Tholin og Terje Brenner. 4. Formannskapet vedtar følgende mandat for arbeidsgruppens arbeid: a) Oppfølging/evaluering av arbeidsgruppens anbefaleringer og konklusjoner iht rapport av b) Gjennomgang av gjeldende delegeringsreglement med vekt på kapitlene som omhandler formål, hovedprinsipper og fordeling av myndighet mellom kommunestyret og øvrige folkevalgte organer, samt myndigheten til rådmannen. c) Gjennomgang av selve reglementet med tanke på å rette opp eventuelle feil og mangler, samt behov/ønske om øvrige realitetsendringer. 5. Arbeidsgruppens forslag til revidering/endringer og anbefalinger presenteres i en egen rapport innen Rådmannen utpekte kontorsjef Knut Viset som sekretær for arbeidsgruppen. Arbeidsgruppen har hatt fire møter. Arbeidsgruppens gjennomgang av mandatet. a) Oppfølging/evaluering av arbeidsgruppens anbefalinger og konklusjoner iht rapport av Rapportens anbefalinger og konklusjoner ble gjennomgått hvor arbeidsgruppen er enig om følgende vurderinger: Ad tydeliggjøring av formannskapets rolle overfor kommunestyret, vurderes dette i hovedsak å fungere. Arbeidsgruppen ser foreløpig ikke behov for å følge opp dette punktet ytterligere Ad organisering av dirigentbordet, foreslår arbeidsgruppen ingen endringer utover å vurdere om varaordføreren skal foreta navneoppropene. Ad mer aktiv «markedsføring» av delegeringsreglementet, har arbeidsgruppen ingen tilføyelser eller konkrete endringsforslag 2

3 Ad rapportering til formannskapet om evt. saker som er drøftet mellom rådmann og ordfører om «tvilstilfeller» om en sak anses å være av politisk karakter, er ikke blitt konsekvent etterfulgt. Her foreslår arbeidsgruppen at dette blir tema i de faste møtene mellom rådmann og ordfører. Ad rapportering på status/framdrift vedr. gjennomføring av politiske vedtak i overordnede/større/prinsipielle saker her mener arbeidsgruppen at dette er gjennomført både i forbindelse med tertialrapporteringen og ordførerens orienteringer i formannskapet og kommunestyret. Ad rapportering av administrasjonens overordnede virksomhetsplan. Arbeidsgruppen erkjenner at dette punktet kanskje ikke er blitt fulgt opp fullt ut, og foreslår at rådmannen gjennomfører en statusrapportering av den overordnede virksomhetsplanen i formannskapet, mens kommunalsjefene rapporterer om virksomhetsplanene på kommunalområdenivå til sine respektive komiteer. Ad formannskapets rolle som arbeidsgiver og rapporteringsrutiner fra forhandlingsutvalget her mener arbeidsgruppen at dette punktet ikke er blitt fulgt opp. Arbeidsgruppen foreslår at revidering av kommunens lønnspolitiske handlingsplan for prioriteres og fremmes også for kommunestyret. Videre må det utarbeides rapporteringsrutiner som forutsatt. Dette vil arbeidsgruppen følge opp som tema i sitt neste møte, herunder drøfte både forhandlingsutvalgets rolle og sammensetting. b) ) Gjennomgang av gjeldende delegeringsreglement med vekt på kapitlene som omhandler formål, hovedprinsipper og fordeling av myndighet mellom kommunestyret og øvrige folkevalgte organer, samt myndigheten til rådmannen. Arbeidsgruppen legger til grunn at revidering/fastsetting av delegeringsreglementet for inneværende kommunestyreperiode skjer med utgangspunkt i gjeldende struktur/disposisjon/oppbygging, men med utforming iht ny visuell design. Arbeidsgruppen foreslår ingen endringer i de innledende kapitlene som omhandler bakgrunn/lovhjemmel (kap. 1) og Formål (kap. 2) Arbeidsgruppen ser at det kan være behov for justeringer og presiseringer på noen av punktene i de øvrige kapitlene (spesielt kapitlene 3 6). c) Gjennomgang av selve reglementet med tanke på å rette opp eventuelle feil og mangler, samt behov/ønske om øvrige realitetsendringer. Arbeidsgruppen ble enig om at rådmannen sørger for at det blir gjennomført en administrativ prosess med gjennomgang/kvalitetssikring innen de respektive kommunalområdene. Gjennomføring av oppdraget. Etter en drøftingsrunde, ble arbeidsgruppen enig om at gjennomføring av oppdraget skjer ved at arbeidsgruppen legger fram sine vurderinger og anbefalinger/konklusjoner i en rapport som da fremmes for formannskapet og kommunestyret på vanlig måte, dvs. arbeidsgruppen ser ikke det som nødvendig verken å gjennomføre høringer eller temamøter. 3

4 Arbeidsgruppens forslag til endringer i gjeldende reglement som grunnlag for fastsetting/revidering av nytt delegeringsreglement. Arbeidsgruppen fremmer med dette forslag på følgende endringer med henvisning til de respektive kapitlene 3 10 med forslag om ikrafttreden per : Forslag på endringer i kapittel 3 Hovedprinsipper for utøvelsen av delegeringsreglementet. Pkt. 3.1: Tilføyelse relatert til punktet om: Kommunens målsettinger i vedtatte planer, budsjett og andre styringsdokumenter m.m. Pkt. 3.5 Merknaden vedr. lovlighetskontrollen utgår (er regulert i reglementet for kommunestyret) Pkt. 3.6 Utgår da dette anses å være administrative bestemmelser (jfr. dog punktet om ordførerens fullmakt til å inngå avtaler dette punktet ses i sammenheng med ordførerens myndighet i kap. 9, jfr. rådmannens myndighet i kap. 10.7) Pkt. 3.7 Andre reglementer: Omformuleres til å gjelde Andre reglementer og dokumenter av overordnet karakter m.m. med presisering om at dette bl.a. gjelder og med tilføyelser i opplistingen om at dette også gjelder bl.a. Etiske retningslinjer og strategidokumenter. Forslag på endringer i kapittel 4 Politiske organer. Arbeidsgruppen foreslår at forhandlingsutvalget fortsatt bør ha en politisk representant ved ordfører, men vil samtidig foreslå å tydeliggjøre rådmannens rolle i forhandlingsutvalget. Arbeidsgruppen foreslår i den forbindelse også at rådmannen bør være leder. Når det gjelder sekretærfunksjonen, betraktes dette som et administrativt anliggende som ikke behøver å være omtalt i delegeringsreglementet. Etter dette foreslår arbeidsgruppen følgende endringer i punktet som omhandler forhandlingsutvalget: Søndre Land kommune har et eget forhandlingsutvalg, som består av rådmann, ordfører og ett medlem utpekt av rådmannen. Rådmannen er leder av forhandlingsutvalget. Forhandlingsutvalget er et utøvende arbeidsgiverorgan og er ansvarlig for å gjennomføre lokale lønnsforhandlinger i samsvar med hovedtariffavtalens bestemmelser på bakgrunn av fastsatt overordnet lokal lønnspolitikk. Forhandlingsutvalget rapporterer til formannskapet. Forslag på endringer i kapittel 5 Kommunestyrets ansvar og myndighet. Pkt. 5: Kommunestyrets ansvar og myndighet (generelt) forslag på tilføyelser: Øvrige styringsdokumenter av overordnet karakter Tilføyelse/presisering i pkt. 5.2 Øvrige særlovssaker som avgjøres av kommunestyret relatert til Plan- og bygningsloven: Kommunestyret vedtar planprogram for kommuneplan og kommunedelplan Pkt. 5.3: Arbeidsgiverfunksjonen forslag på tilføyelse i punktet som omhandler kommunens arbeidsgiverpolitikk: herunder kommunens overordnede lønnspolitikk istedenfor som en del av styringsdokumentet (jfr. drøftingene i forbindelse med forhandlingsutvalget) For øvrig viser arbeidsgruppen til vedtak i kommunestyrets møte , sak 11/16, om fordeling av ansvar og myndighet mellom kommunestyret og viltnemnda i saker etter Forskrift om hjortevilt. 4

5 Forslag på endringer i kapittel 6 Formannskapets ansvars- og myndighetsområde. Pkt. 6.2 Formannskapet som arbeidsgiverorgan forslag på endring: Følgende setning flyttes fra kap. 7 Forhandlingsutvalget: Det er formannskapets ansvar å trekke opp kommunens lønnspolitikk slik at kommunen er sikret en tilfredsstillende stabil bemanning og rekruttering på de ulike nivåer. Endringene i pkt. 6.2 foreslås med bakgrunn i å tydeliggjøre at det er formannskapet og kommunestyret og ikke partssammensatt utvalg som er kommunens overordnede arbeidsgiver organ. Videre foreslår arbeidsgruppen følgende endringer i kapittel 6: Tilføyelse i pkt. 6 vedr. formannskapets rolle som planutvalg: Gjelder også kommunens egne reguleringsplaner Tilføyelser/presiseringer vedr. pkt. 6.3 Formannskapet som planutvalg: Vedta planprogram for reguleringsplaner. Videre viser arbeidsgruppen til vedtatte endringer i kommunestyrets møte , sak 10/16 som b l.a. omhandler at kurante dispensasjonssaker etter 20-4 og 20-5 delegeres til rådmannen, samt kurante dispensasjonssaker innenfor byggegrensene til veg og vassdrag og kurante delingssaker. I tillegg foreslås visse øvrige presiseringer/redaksjonelle endringer, samt at overtredelsesgebyr på inntil kr delegeres til rådmannen Forslag til endringer i kapittel 7 Partssammensattutvalg sitt ansvars- og myndighetsområde. Her viser arbeidsgruppen til sitt endringsforslag i kap. 6.2 ovenfor. Kapittel 8 Viltnemndas ansvars- og myndighetsområde. Her viser arbeidsgruppen til vedtak i kommunestyrets møte , sak 11/16, om fordeling av ansvar og myndighet mellom kommunestyret og viltnemnda i saker etter Forskrift om hjortevilt. Kapittel 9 Ordførerens ansvars- og myndighetsområde. Her foreslår arbeidsgruppen at bl.a. fullmakter knyttet til salg og kjøp av eiendom som er delegert til rådmannen, men som står som fullmakter i pkt. 9 under Ordføreren egentlig hører hjemme under pkt Rådmannens myndighet i eiendomssaker. Kapittel 10 Rådmannens ansvar og myndighetsområde. Ad pkt Rådmannens myndighet i eiendomssaker her vises det til de foreslåtte endringene i kapittel 9 ovenfor. Videre foreslås det visse endringer av redaksjonell karakter i pkt Delegert myndighet som rettslig representant som hører hjemme i pkt Videre foreslås følgende endringer mht delegering av myndighet til rådmannen i pkt Delegert myndighet til å treffe vedtak m.v. etter særlovsbestemmelser: Visse bestemmelser etter Matrikkelloven (manglende bestemmelser i delegeringsreglementet som er avdekket etter gjennomført tilsyn) Nye bestemmelser i Plan- og bygningsloven (som følge av lovendringer) bl.a. relatert til byggesaksbehandlingen (dispensasjonsvedtak), samt øvrige bestemmelser som vurderes å være kurante og ikke av prinsipiell karakter. Visse presiseringer vedr. bestemmelser i Vannressursloven og Miljøinformasjonsloven. 5