SAKSFREMLEGG. Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv 033 Arkivsaksnr. 18/301

Transkript

1 SAKSFREMLEGG Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv 033 Arkivsaksnr. 18/301 Saksnr. Utvalg Møtedato / Formannskapet / Kommunestyret POLITISK STRUKTUR Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommune vedtar å evaluere politisk struktur i tidsrommet 1. mars 1. november Formannskapet gjennomfører tiltaket og legger en rapport inklusive forslag til endringer og tiltak fram for vedtak av kommunestyret innen utgangen av Vedlegg Ingen. Bakgrunn Struktur Rakkestad kommunestyre vedtok «Politiske styringsdokumenter » i møte den 16. juni 2011, som sak nr. 32/11. En organisasjonsstruktur som i hovedsak er den samme i dag, ble etablert med virkning fra (valgperioden ). Den ser ut som følger:

2 Kommunestyre (25) Kontrollutvalg (5) Formannskap (9) Administrasjonsutvalg (13) Arbeidsmiljøutvalg (10) Kultur- og oppvekstutvalg (7) Helse- og omsorgsutvalg (7) Teknikk-, miljø og landbruksutvalg (7) Byggekomite (5/6) Ungdomsråd Integreringsråd Funksjonshemmedes råd Eldreråd Viltråd Representanttall i parentes. Ved sak nr. 24/13 og 9/17 møter og ble det organisatoriske opplegg revidert. Likevel er hovedtrekkene de samme som da modellen trådte i kraft for sju år siden. Rådmannen gjorde endringer i administrativ struktur fra Kommunalsjefer ble tatt bort som ledelsesledd. I dag har kommunen tre administrative nivå. Rådmannen, stabs- og seksjonsledere og enhetsledere. Om formålet bak denne revisjonen, vises til redegjørelse i budsjett 2018 og økonomiplan Rakkestad kommune har effektivisert sin administrasjon med 12,5 15 årsverk blant annet som et resultat av de administrative tiltak i Type struktur Rakkestad kommunes politiske nivå er bygget opp etter formannskapsmodellen. Formannskapet er valgt blant kommunestyrets representanter og er som kommunestyrets arbeidsutvalg, innstillingsorgan og operativt driftsstyre og planorgan kommunens sentrale folkevalgte kollegium. For Rakkestad kommune har formannskapet fungert i samsvar med forutsetningene i

3 Alternativet til formannskapsmodellen, er parlamentarisme. Det er i virkeligheten en uaktuell struktur for kommuner som Rakkestad. Myndighet Etter kommuneloven er hele kommunens myndighet lagt til kommunestyret. Kommunestyret kan delegere myndighet i det omfang lovgivningen tillater og for øvrig slik som det selv vurderer som effektivt og formålstjenlig til andre folkevalgte organer og rådmannen. I Rakkestad kommune har kommunestyret den politiske lederfunksjon. Det fastsetter politisk dagsorden, har en strategisk og samfunnsutviklende rolle og beslutter i de større strategiske og samfunnsutviklende sakene. Kontrollutvalget er kommunestyrets kontrollorgan med kommunens virksomhet. Formannskapet behandler økonomiplan, budsjett og årsmelding, uttaler seg på kommunens vegne lokalt og overfor regionale og sentrale myndigheter og er ansvarlig for nærings-utvikling, eiendoms- og formuesforvaltning og vedtar de mindre og mellomstore strategiske og samfunnsutviklende sakene. Dessuten er formannskapet valgstyre og klagenemnd på vedtak fattet av underordnede kommunale organer. Formannskapet innstiller til kommunestyret i de fleste saker som det får til behandling. Kultur- og oppvekstutvalget, helse- og omsorgsutvalget og teknikk-, miljø- og landbruksutvalget er sektororganer på sine områder, og behandler og beslutter i saker som ikke har tverrsektorielle konsekvenser eller virkninger utover det vedtatte budsjettet. Disse kollegiene innstiller direkte til kommunestyret i de saker hvor de ikke har avgjørelses-myndighet. Byggekomiteen behandler og følger opp de større bygge- og anleggsprosjekter i kommunen og rapporterer til kommunestyret både på enkelttiltak og for prosjekter samlet. Rakkestad kommune opererer med fem bruker- og interesseutvalg ungdomsråd, eldreråd, integreringsråd, funksjonshemmedes råd og viltråd som uttaler seg til de saker som er til behandling i de ordinære beslutningsorganer. Rådmannen er kommunens operative ledd og har blitt tildelt myndighet til å avgjøre enkelt-saker, kurante og ikke prinsipielle spørsmål og saker som er av en formell og gjennomførbar karakter. Arbeidsdelings- og delegasjonsreglementer Et viktig element av organisasjonsstrukturen, er arbeidsdelings- og delegasjonsreglementer internt i det politiske miljø, mellom de politiske organer og rådmannen og på administrativt plan. Uten at de er tilpasset de politiske modellene og overensstemmende med politiske og organisatoriske preferanser og ulike lokale behov, vil kommunen ikke fungere som ønsket.

4 Arbeidsdelings- og delegasjonsreglementene bør altså revideres samtidig med den politiske strukturen. I øyeblikket har Rakkestad kommune følgende slike styringsdokumenter: - Arbeidsdelings- og delegasjonsreglement for politisk nivå av Økonomireglement av Finansreglement av Reglement for møter og saksbehandling av Reglement for godtgjørelse til folkevalgte av Arbeidsdelings- og delegasjonsreglement for rådmannen av Rådmannen fastsatte i 2017 ny administrativ modell (tre nivåer: Rådmannen, stabs- og seksjonsledere og enhetsledere) og etablerte nytt internt administrativt arbeidsdelingsog delegasjonsreglement fra Seksjonslederne har frihet til, innen vide rammer, å bygge opp sine systemer slik som det er formålstjenlig. Administrativt arbeidsdelings- og delegasjonsreglementet består av følgende deler: - Delegasjon av myndighet etter særlover. - Delegasjon av myndighet i personalsaker. - Delegasjon av myndighet i økonomisaker. - Attestasjons- og anvisningsreglement. Som rådmannen oppfatter det, fungerer de nye reglementene i overenstemmelse med forutsetningene. Rådmannens vurderinger Rådmannen evaluerte og endret administrativ modell fordi den var nærmere ti år gammel og omgivelser og økonomiske og andre rammebetingelser er andre i dag enn på det tidspunkt. I de siste et to år har Rakkestad kommune foretatt store regulære kutt i sin administrasjon som har rammet ledelse- og ledelsesfunksjoner, saksbehandling spesielt til politisk nivå og plankapasitet. Tiltak er satt i verk. Rådmann og Teknikk, miljø og landbruk etablerte fra nyttår felles saksbehandlingsressurser og korps som innebærer at disse organisatoriske enheter disponerer til sammen 2 års-verk som juridiske rådgivere til disse oppgavene. Rådmannen kanaliserer for sin del denne kapasitet til saksbehandling for politisk nivå. Plan- og prosesskompetanse til rådmannens stab tenkes rekruttert i første halvår Med disse ressursene på plass, mener rådmannen at dette nivås bærekraft og stabilitet er reetablert. Politisk struktur er ikke evaluert på ca. åtte år. Rådmannen mener kommunen bør foreta en grundig gjennomgang av eksisterende modell. Den er gammel, kommunen som

5 organisasjon er endret og omgivelser og samfunnet i en helhet har andre forventninger til og stiller det offentlige på helt andre prøver enn for bare kort tid siden. Ikke minst påvirker kommune- og fylkesreformen allerede kommunens manøvreringsrom og situasjon mye allerede. Den politiske strukturen er moden for en revisjon. Rådmannen tar initiativ til å gjennomføre prosjektet i tidsrommet 1. mars 1. november Formannskapet bør gis i oppgave å legge fram et forslag til politisk modell for for kommunestyret. Rådmannen er sekretariat for formannskapet i prosjektet.