SAKSFREMLEGG. Saksnummer: 17/111-1 Arkiv: 044 Saksbehandler: Målfrid Kristoffersen DELEGASJONSREGLEMENT FOR VALGPERIODEN , REVIDERT I 2017

Transkript

1 SAKSFREMLEGG Saksnummer: 17/111-1 Arkiv: 044 Saksbehandler: Målfrid Kristoffersen Sakstittel: DELEGASJONSREGLEMENT FOR VALGPERIODEN , REVIDERT I 2017 Planlagt behandling: Kommunestyret Formannskapet Administrasjonsutvalget Hovedutvalg for næring,drift og miljø Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for oppvekst og kultur Administrasjonens innstilling: 1. Kommunestyret vedtar vedlagte delegasjonsreglement for valgperioden , med virkning fra vedtaksdato. 2. Kommunestyret vedtar at omsorgsutvalget for O/K nedlegges med virkning fra 1. januar 2017 og oppgavene overføres til rådmannen. Saksutredning: Vedlegg: Delegasjonsreglement for valgperioden Andre saksdok.: Kommuneloven Forvaltningsloven Særlover og forskrifter Delegasjonsreglement for valgperioden , k-styre 11/3-14 sak 15/13 Reglement for politiske styrer, råd og utvalg , k-styre 21/4-16 sak 36/16 NOU 2016:4 Høring ny kommunelov, k-styre 19/9-16 sak 89/16 Habiliteringstjenesten organisering, k-styre 25/10-16 sak 105/16 Organisering av kommunens ansvar etter viltloven, k-styre 21/ sak 115/16 Bakgrunn:

2 Delegasjonsreglementet er utarbeidet med bakgrunn i kommuneloven, forvaltningsloven, særlover og forskrifter. Vedlagte delegasjonsreglement er en revisjon av delegasjon for valgperioden som kontinuerlig er revidert i forhold til kommunestyrevedtak, sist ). Utgangspunktet i kommuneloven og særlover er at all myndighet er lagt til kommunestyre. Kommunestyret har myndighet til å delegere myndighet gitt i kommuneloven og særlover med unntak av de lovregler der det er brukt uttrykket «kommunestyret selv». I dette delegasjonsreglement er myndighet delegert fra kommunestyret til formannskap/økonomiutvalg, planutvalg, administrasjonsutvalg, hovedutvalg m/underutvalg, ordfører og rådmannen. Delegasjonsreglementet er bygd opp som følger: Kommunestyrets hovedarbeidsområde Delegasjon til formannskapet/økonomiutvalg Delegasjon til planutvalget Delegasjon til administrasjonsutvalget Delegasjon til hovedutvalget for næring, drift og miljø, samt dispensasjonsutvalget, viltnemda(ny jfr K-sak115/16)og rådmannen Delegasjon til hovedutvalget for oppvekst og kultur, samt omsorgsutvalget for oppvekst(foreslås nedlagt) og rådmannen Delegasjon til hovedutvalget for helse og sosial, samt rådmannen Delegasjon til ordfører og hovedutvalgsleder Delegasjon til rådmannen I tillegg til delegasjonsreglementet gjelder Reglement for politiske styrer, råd og utvalg , vedtatt i k-styre 21/4-16 sak 36/16. Økonomireglementet og finansreglementet er under revisjon og vil bli fremlagt som egen sak våren NOU 2016:4 Høring ny kommunelov Saken har vært til høring og kommunestyret behandlet saken 19/9-16 i sak 89/16 hvor kommunestyret fattet følgende vedtak: «Kommunestyret i Alta vedtar høringsuttalelse til Ny Kommunelov (NOU 2016:4) med de vurderinger som fremkommer i saken.» Utdrag fra saksfremlegget vedr folkevalgte organer og kommunens administrasjon: «Kap. 8 Folkevalgte organer og kommunens administrasjon Folkevalgte organer:

3 Utvalget foreslår i hovedsak å videreføre dagens regler om folkevalgte organer. Kommunestyrets rolle er tydeliggjort. Det er det tatt inn i loven at kommunestyret kan delegere sin myndighet til andre folkevalgte organer, ordføreren, kommunedirektøren og andre rettssubjekter, ( 5-2 ). Bestemmelsen om formannskapet videreføres i hovedsak. Utvalget mener at regelverket for komiteer og faste utvalg kan forenkles og tydeliggjøres. Det foreslås en enklere utvalgsstruktur ved at komiteer og faste utvalg etter dagens kommunelov 10 slås sammen og gis betegnelsen utvalg, ( 5-5). Utvalgene kan være faste eller midlertidige, og de kan få tildelt beslutningsmyndighet, innstillingsrett eller bare utredningsoppgaver. For at rammene for de folkevalgte organ skal være klare foreslås det at skal fastsettes et reglement som gir de sentrale rammene for organet og virkeområdet, eventuell vedtaksmyndighet og tidsperiode. Det foreslås at utvalg bare kan opprettes av kommunestyret selv (og til en viss grad ordfører). Det er nytt. Utvalgene (ikke formannskapet) skal imidlertid selv kunne opprette arbeidsutvalg (for midlertidige utredningsoppdrag mv). Disse utvalgene skal bestå av utvalgets egne medlemmer. Vurdering: Rådmannen er enig i at kommunestyrets oppgaver og ansvar tydeliggjøres i loven og at regelverket for dagens utvalg og komiteer forenkles og tydeliggjøres. En er videre enig i at bestemmelsene om formannskapet videreføres. Formannskapet bør imidlertid kunne opprette arbeidsutvalg på samme måte som de øvrige utvalg. Det bør vurderes nærmere om slike arbeidsutvalg kun skal kunne bestå av utvalgets medlemmer eller om også andre skal kunne velges som medlemmer i slike utvalg. Kommunens administrasjon: Utvalget ønsker en felles, kjønnsnøytral tittel på lederen for kommunens administrasjon og foreslår kommunedirektør som en slik ny lovpålagt tittel som alternativ til dagens rådmann/ administrasjonssjef, ( 13-1). Oppgaver knyttet til lederrollen er i hovedsak videreført. For å tydeliggjøre ansvar og roller ytterligere foreslår utvalget at det tas inn en bestemmelse om at kommunedirektøren får et særlig ansvar for å gjøre folkevalgte organ oppmerksomme på særskilte iverksettelsesutfordringer: Dersom kommunedirektøren blir oppmerksom på faktiske eller rettslige spørsmål som har sentral betydning for gjennomføring av et vedtak, skal vedkommende gjøre det folkevalgte organet oppmerksom på dette ( 13-1, 4.ledd). Utvalget foreslår videre at kommunedirektøren skal gis ansvar for den løpende håndteringen av personalsaker, herunder hvem som skal ansettes eller sies opp samt ilegging av tjenestlige reaksjoner (advarsel, suspensjon mv. )( 13-1, 7.ledd ). Dette er annerledes enn i dagens lov hvor slik myndighet må delegeres til rådmannen fra kommunestyret. Kommunestyret skal fortsatt ha ansvaret for budsjett og arbeidsgiverpolitikk, herunder bemanningsnormer, valg av antall stillinger innenfor en kategori innenfor vedtatt budsjett og hvilke stillingskategorier

4 eller antall årsverk som skal reduseres ved nedbemanninger. Kommunestyret vil også fortsatt ha ansvar for å ansette kommunedirektøren. Vurdering: Rådmannen støtter forslaget om å lovfeste tittelen «kommunedirektør» på kommunens øverste administrative leder. Kommunens øverste leder har i dag har ansvar for kommunens ansatte, både faglig og administrativt. Det vurderes etter dette som riktig at han/ hun gis ansvar den løpende håndtering av personalsaker i kommunen, herunder ansettelser og oppsigelser. En slik ansvarsfordeling er allerede gjennomført i stadig større grad i kommunene i dag.» Organisasjonsendringer 1) Habilitering Kommunestyret vedtok i følgende i sak 105/16 k-styre 25/10-16: «Habiliteringstjenesten i Barn- og ungetjenesten/oppvekst og kultur overføres til Virksomhet Bistand/Helse og sosial med virkning fra og med » Endringen er inntatt i delegasjonsreglement ved at myndighetsutøvelse etter lov er flyttet fra O/K sin delegasjon til H/S. 2) Viltnemd Kommunestyret vedtok 21/11-16 følgende: «Alta kommune oppretter viltnemd som fast underutvalg for Hovedutvalget for næring, drift og miljø.» I samme sak vedtok kommunestyret reglement og delegasjon til viltnemda, delegasjon til viltnemda er inntatt i delegasjonsreglementet. Høring: Delegasjonsreglementet har vært til høring i tjenesteområdene, fellestjenesten og advokatene Vurdering:

5 Delegering er et viktig element i effektiviseringsarbeidet i Alta kommune. Kommuneloven jfr. høring NOU 2016:4 ny kommunelov, og særlovgivning åpner for at kommunene i større grad selv bestemmer hvordan saker skal behandles og på hvilket forvaltningsnivå avgjørelser skal treffes. Det legges vekt på kommunens og kommunestyrets oppgaver i planlegging og styring. De endringer som er gjort i forhold til gjeldende delegasjonsreglement, (ligger ute på kommunens hjemmeside), lovendringer, endringer etter vedtak i kommunestyret osv er merket som følger: Det som er nytt/eller endret er skrevet inn med blått. Det som er foreslått tatt/må tas ut, er merket med rødt. I det følgende kommenteres kort endringer som er foretatt. Kommunestyret Ingen endring Formannskap/økonomiutvalg Ingen endring Planutvalg Det er kun gjort mindre endringer i lovverket innen plan og bygg, som går på: å utarbeide, som er tatt ut og andre som er tatt inn/fjernet pga lovendringer. Ikke forskyvninger i delegasjonene mellom politikk og administrasjon. Det kommer nye lov og forskriftsendringer på plansiden om en tid, som vil gjøre det nødvendig å behandle reglementet for p/b lov på nytt. Administrasjonsutvalget Det er foretatt mindre justeringer i adm.utvalgets delegasjon, i samsvar med den delegasjon om rådmannen har, bla gjelder det inndragning av stillinger som tas ut. I ny kommunelov som vil komme i 2017/2018, blir det trolig en endring i lovteksten når det gjelder ansvaret i personalsaker, jfr. NOU 2016:4 Høring ny kommunelov, k-styre 19/9-16 sak 89/16 I NOU 2016:4 ny kommunelov er forholdet mellom kommunestyre og administrasjon utredet grundig: I NOU en står bla følgende: Personalsaker «Utvalget har vurdert om kommunedirektøren bør gis større myndighet i loven slik at det ikke er nødvendig å delegere denne myndigheten. Etter utvalgets vurdering bør kommunedirektøren ha det løpende personalansvaret for den enkelte,

6 inkludert ansettelse, oppsigelse, avskjed og tjenstlig reaksjon hvis ikke annet er fastsatt i lov. Utvalgets prinsipielle utgangspunkt her er at kommunestyret har ansvaret for budsjettet og arbeidsgiverpolitikken. Arbeidsgiverpolitikk vil for eksempel kunne omfatte ledelsesfilosofi, bemanningsnormer, valg av antall stillinger innenfor en kategori innenfor vedtatt budsjett og hvilke stillingskategorier eller antall årsverk som skal reduseres ved nedbemanninger. Dette bør kommunestyret fortsatt ha ansvaret for. Ansvaret for den løpende håndteringen av personalsaker, som hvem som skal ansettes eller sies opp, bør imidlertid legges til kommunedirektøren. Dette er annerledes enn i dagens kommunelov. Det skal også pekes på at det er denne løsningen som i stadig større grad blir praktisert i kommunene. Det er både naturlig og praktisk at konkrete beslutninger vedrørende bemanning og personalpolitikk tas på dette nivået. Utvalget foreslår således at det lovfestes at kommunedirektøren har det løpende personalansvaret for den enkelte, inkludert ansettelse, oppsigelse, avskjed og tjenstlig reaksjon hvis ikke annet er fastsatt i lov. Dette er altså løpende personalsaker i kommunen. Ansettelse mv. av kommunedirektøren er det derimot kommunestyret selv som gjør. Dersom kommunestyret imidlertid også har delegert kompetansen til å ansette og å si opp personell til administrasjonsutvalget, kan imidlertid denne ordningen ikke fortsette som følge av at dette ansvaret og beslutningsmyndighet nå i lov legges til kommunedirektøren.» Utvalgets tilrådning i NOU 2016:4 ny kommunelov, er at kommunestyret ikke skal involvere seg i konkrete ansettelser, oppsigelser osv. I kommunens nåværende delegasjonsreglement er ansettelser, oppsigelser osv delegert til rådmannen. Når ny kommunelov kommer i 2017/2018 blir det ikke lenger nødvendig å delegere fullmakt innen personalsaker til rådmannen, da det vil bli lovfestet at rådmannen skal ha denne fullmakten. I ny kommunelov vil tittelen til rådmannen blir endret, til kommunedirektør. Hovedutvalget for næring, drift og miljø Tilnærmet ingen endring. Forskrifter som er vedtatt er tatt inn og det foreslås at avslag innen jordloven/skogloven som er lagt til hovedutvalget, tas ut. Viltnemda er lagt inn som underutvalg til hovedutvalget, i samsvar med kommunestyrets vedtak Hovedutvalget for oppvekst og kultur

7 «Organisasjonsendring for Habiliteringstjenester er inntatt i delegasjonsreglement ved at myndighetsutøvelse etter lov er flyttet fra O/K sin delegasjon, til H/S. Omsorgsutvalget I forbindelse med valget høsten 2007 vedtok kommunestyret å opprette to omsorgsutvalg. Det ene utvalget skulle ivareta oppgaver etter opplæringsloven, barnevernloven og barnehageloven og det andre ivareta oppgaver etter sosialtjenesteloven og kommunehelsetjenesteloven. Omsorgsutvalgene var underutvalg til hovedutvalgene for O/K og H/S. Omsorgsutvalgene besto av 3 medlemmer valg av og blant hovedutvalgets medlemmer. Omsorgsutvalget for H/S ble nedlagt vedtatt lagt ned i Rådmannen vurderer at omsorgsutvalget for oppvekst også bør legges ned. Omsorgsutvalget er ikke et lovpålagt utvalg. Da omsorgsutvalget ble opprettet ble dette i hovedsak begrunnet i behovet for politisk styring, i forhold til å vurdere administrativ praksis, og for til å kunne samordne tjenestene best mulig. Dersom omsorgsutvalget legges ned vil oppgavene blir ivaretatt administrativt. Klagesakene behandles i 1. runde av kommunens fagfolk som vurderer saken opp mot de aktuelle myndighetskrav. Hvis vedtaket som påklages opprettholdes i sin opprinnelige form, sendes klagesaken videre til endelig behandling på fylkesnivå, og ikke som i dag hvor klagene skal gå via omsorgsutvalget først. Hvis fylkesnivået ikke er enig i kommunens vurderinger og skjønnsutøvelse, blir kommunens vedtak opphevet og sendt tilbake for ny behandling. Rådmannen vurderer at man i dag har gode saksbehandlingsrutiner og faglig dyktige saksbehandlere innenfor oppvekst, noe som også omfatter klagesaksbehandling. At klagesaker etter opplæringsloven, barnevernloven mv skal behandles i omsorgsutvalget før de oversendes fylkesmannen fører til økt saksbehandlingstid og at de som har påklaget en sak må vente lengre med å få svar på sin klage. Rådmannen vil fremheve at det er et stort fokus på å samordne ressursbruken knyttet til enkeltbrukere. Et av målene med organiseringen av B/U tjenesten var bla å bidra til bedre samordning av ressurser knyttet til enkeltbrukere. Rådmannen har forståelse for at politisk nivå ønsker å føre kontroll med de tjenester som kommunen yter ihht ovennevnte særlover, herunder kostnadene knyttet til disse. Dette ivaretas ved at administrasjon i forbindelse med månedsrapportering innen økonomi, og budsjettrapportering til

8 hovedutvalgene, orienterer om saksmengde, antall klagesaker og ressurssituasjon i tjenesteområdet. Omsorgsutvalget ser ut til å ha hatt, (er usikker på om det er protokoll fra alle møtene): Ett møte i 2016 med 3 saker, 2 møter i 2015 hvor det har vært orienteringssaker, 1 møte i 2014 med informasjonsaker, 1 møte i 2013 med 3 saker og to møter i Ut fra det ovennevnte vil rådmannen tilrå at omsorgsutvalget for oppvekst nedlegges med virkning fra Hovedutvalget for helse og sosial «Organisasjonsendring for Habiliteringstjenester er inntatt i delegasjonsreglement ved at myndighetsutøvelse etter lov er flyttet fra O/K sin delegasjon, til H/S. Formuleringen vedr klager, er endret i tråd med lovverk og dagens praksis Hovedutvalget oppnevner representanter til helseinstitusjonenes styrer. Punktet anses ikke relevant lenger, da helseinstitusjonene ikke har styrer, og punktet fjernes Lov om folkehelsearbeid tas ut, de enkelte paragrafer er delegert til kommuneoverlegen og rådmannen. For øvrig er nye lov/forskriftsendringer tatt inn, merket med blått. Delegasjon til ordføreren Hovedutvalgsledere Ingen endring, kun en henvisning til økonomis belastning der søknader innvilges. Delegasjon til rådmannen Det er foretatt en presisering av rådmannens myndighet innen personal og organisasjonssaker i samsvar med den delegasjon rådmannen er gitt. Henvisningen til finansreglementet er tatt ut, da nytt finansreglement vil blir fremlagt for kommunestyre. Under avsnittet: økonomisaker kjøp avtaler der det foretatt korrigeringer i samsvar med vedtatte reglement innen innkjøp. Endring/nytt lovverk er inntatt

9 Rådmannen anbefaler at kommunestyret vedtar vedlagte delegasjonsreglement for valgperioden Videre anbefaler rådmannen at kommunestyret vedtar at omsorgsutvalget for O/K nedlegges med virkning fra 1. januar 2017 og oppgavene overføres til rådmannen. Alta, Målfrid Kristoffersen Ass.rådmann Dette dokumentet er godkjent elektronisk og derfor uten underskrift.