MØTEINNKALLING. Administrasjonsutvalget. Sted Rakkestad kulturhus, Formannskapssalen Dato Tid 09:00 SAKSLISTE. Tittel

Transkript

1 MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget Sted Rakkestad kulturhus, Formannskapssalen Dato Tid 09:00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 8/18 18/2833 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I ADMINISTRASJONSUTVALGET DEN /18 18/2200 DIGITALISERINGSSTRATEGI RAKKESTAD KOMMUNE 10/18 18/2686 HANDLINGSPLAN MOT VOLD OG OVERGREP I NÆRE RELASJONER FOR RAKKESTAD KOMMUNE /18 18/2146 BUDSJETT 2019 OG ØKONOMIPLAN Orientering Lønnsoppgjøret 2018 Rakkestad kommune. Medarbeiderundersøkelse 2018 Rakkestad kommune. Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rakkestad, 14. november 2018 Ellen Solbrække (s) Ordfører

2 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I ADMINISTRASJONSUTVALGET DEN Saksbehandler Jorun Cesilie Dybvik Arkiv 033 Arkivsaksnr. 18/2833 Saksnr. Utvalg Møtedato 8/18 Administrasjonsutvalget Rådmannens forslag til vedtak Protokollen fra møte i Administrasjonsutvalget den godkjennes. Vedlegg Protokoll fra møte i Administrasjonsutvalget den Side 2 av 15

3 DIGITALISERINGSSTRATEGI RAKKESTAD KOMMUNE Saksbehandler Kåre Kristiansen Arkiv 060 &26 Arkivsaksnr. 18/2200 Saksnr. Utvalg Møtedato 6/18 Eldrerådet /18 Rådet for funksjonshemmede /18 Ungdomsrådet /18 Integreringsrådet /18 Kultur- og oppvekstutvalget /18 Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget /18 Helse- og omsorgsutvalget /18 Administrasjonsutvalget /18 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Kommunestyret vedtar digitaliseringsstrategi for Rakkestad kommune i Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget den sak 16/18 Teknikk-, miljø- og landbruksutvalgets uttalelse Kommunestyret vedtar digitaliseringsstrategi for Rakkestad kommune i Kultur- og oppvekstutvalget den sak 16/18 Kultur- og oppvekstutvalgets uttalelse Kommunestyret vedtar digitaliseringsstrategi for Rakkestad kommune i Integreringsrådet den sak 6/18 Integreringsrådet ønsker å rette fokus mot at personer med annet morsmål enn norsk/lite norsk kunnskaper kan nyttiggjøre seg de digitale løsninger i publikumstjenestene. Rådet ser at dette kan være en utfordring innenfor de økonomiske rammene som ligger til grunn for strategien, men ønsker likevel at administrasjonen skal ha dette med seg som en mulighet i det videre arbeidet med dette. Side 3 av 15

4 Sak 9/18 Integreringsrådets uttalelse Kommunestyret vedtar digitaliseringsstrategi for Rakkestad kommune i Ungdomsrådet den sak 8/18 Ungdomsrådets uttalelse Kommunestyret vedtar digitaliseringsstrategi for Rakkestad kommune i Rådet for funksjonshemmede den sak 8/18 Rådet for funksjonshemmede håper at digitalstrategien lykkes, men understreker at digital kommunikasjon ikke kan erstatte menneskelige møte i alle sammenhenger. Rådet for funksjonshemmede opplever at det er områder i Rakkestad kommune hvor det er begrenset nettilgang. Forøvrig ble rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Rådet for funksjonshemmedes uttalelse Kommunestyret vedtar digitaliseringsstrategi for Rakkestad kommune i Eldrerådet den sak 6/18 Digitalisering har kommet for å bli. Det er viktig også for eldre å prøve å følge med på denne utviklingen. Eldrerådet ser at det vil være en periode hvor deler av befolkningen ikke er fortrolig med å kommunisere elektronisk. Det er viktig at det legges til rette for «alle» uansett hvilke kunnskaper man har og hvor trygg man er i forhold til bruk av digitale verktøy. Eldrerådet mener at alle politikere også medlemmene i bruker-/interesseutvalg - bør gis nettbrett/pc og få dokumentene til utvalget tilsendt elektronisk. Eldrerådets uttalelse Kommunestyret vedtar digitaliseringsstrategi for Rakkestad kommune Vedlegg Digitaliseringsstrategi for Rakkestad kommune Side 4 av 15

5 Sak 9/18 Kortversjonen Rakkestad kommune må i enda større grad enn før henge med i den digitale utviklingen. Det er laget en digitaliseringsstrategi. Her beskrives systematisk hva som bør gjøres og i hvilken rekkefølge, på et overordnet nivå. Strategien beskriver en samordnet og systematisk utvikling på tvers av organisering. Hensynet til brukerne, innbyggere og næringsliv, og deres krav og forventninger har fått et viktig fokus i strategien. Bakgrunn Rakkestad kommune anser det som helt vesentlig å være fremoverlent i digital utvikling. Vi må tilby effektive, tidsriktige og funksjonelle løsninger for ansatte, innbyggere og næringsliv. Raske svar, automatiserte løsninger og mulighet for å utføre tjenester og forespørsler uansett tid på døgnet (24:7) er noe samfunnet forventer. Kommunene har også pålegg på seg til å både levere og ta i bruk digitale løsninger. Fra ansattes side er det klare forventninger om funksjonelle og tidsriktige løsninger som letter arbeidet, minsker tidsbruken og høyner kvaliteten. Oppetid hele døgnet (24:7), høy stabilitet og oppdaterte løsninger er nødvendig. En arbeidsgruppe bestående av ansatte med ulike funksjoner og fra forskjellige seksjoner og staber har siden januar arbeidet med å lage en digitaliseringsstrategi. Dette etter et mandat gitt av rådmannen og rådmannens ledergruppe. Strategien legger føringer for en helhetlig digital utvikling i Rakkestad kommune. Det er de siste årene innført mange gode tiltak, men få av prosessene er sett i sammenheng og samhandling og brukerfokus har ikke alltid vært vurdert. Rakkestad kommune kan bli bedre på metoder, prosesser og verktøy for digitalisering, noe denne strategien legger føringer for. Ansvar mellom IT og seksjoner/staber er til en viss grad definert, men i forhold til utvikling og et felles mål om samhandling og samarbeid trengs det nok en enda tydeligere formalisering. Andre faktaopplysninger Digitalisering omfatter alt fra selvbetjeningsløsninger til mer omfattende løsninger innen helse- og omsorg, som for eksempel trygghets- og overvåkingsteknologi. Det overordnede målet er å skape bedre, mer tilgjengelige og oppdaterte løsninger til det beste for våre ansatte, innbyggere og næringsliv. Strategien inneholder noen målsettinger og forslag til viktige fokusområder. Blant annet at det lages en egen strategi for oppvekst, som tar for seg perioden fra barnet starter i barnehage til det går ut ungdomsskolen. Dette for å sikre en helhetlig og lik mulighet for tilnærming av digital kompetanse for våre barn. Det er viktig at arbeidet med digitalisering utføres grundig, planmessig og samkjørt. Rakkestad kommune bør tidlig definere en digitaliseringsorganisasjon med en tydelig leder og et klart mandat. Det er viktig å skynde seg langsomt da den teknologiske utvikling skjer raskt, i mange ulike retninger og ikke alltid samkjørt. For alle tiltak som iverksettes eller vurderes iverksatt ligger det strenge sikkerhets- og personvernmessige vurderinger bak. Side 5 av 15

6 Sak 9/18 Kompetanse Kompetanse et nøkkelord for Rakkestad kommune. Ikke bare for de som skal lede an i digitaliseringsarbeidet, men også for de som skal vedta løsninger og bevilge midler og de som skal benytte seg av de ulike løsningene. Ansatte må gis mulighet til å tilegne seg den nødvendige kunnskap som trengs for å benytte seg av systemene i sitt daglige virke. Likeså må innbyggerne få mulighet til å opparbeide seg grunnleggende kunnskap om digitale verktøy og ikke minst hvordan det brukes de ulike digitale løsningene som stat og kommune både tilbyr, men også noen ganger krever skal brukes. Samtidig må det tas høyde for at det er ulikt nivå på innbyggernes digitale kompetanse, fra de som kan en del til de som ikke ennå har tilegnet seg noe kompetanse. Det er også viktig å ta høyde for at noen ikke ønsker å tilegne seg digital kompetanse. Frivillig Sentral er allerede i gang med kompetanseheving av innbyggerne på ulike digitale løsninger som er tilgjengelige. Dette arbeidet blir viktig også i tiden fremover. Via KS er det mulig å søke midler til dette arbeidet. Felles portal I strategien går arbeidsgruppen inn for å opprette «Min Side» for alle innbyggere. Tanken er at alle personopplysninger og andre data skal lagres slik at innbyggerne slipper å gjenta dette for hver ny kontakt med Rakkestad kommune. Automatiske svar er også en mulighet, på den måten er innbyggerne sikret å få vite at forsendelsen er kommet frem. Min Side blir innbyggernes kontaktflate med kommunen hvor egen saksgang kan følges og svare ut henvendelser fra kommunen. Innbyggerne i sentrum Hovedfokus i arbeidet med digitaliseringsstrategien er å sette innbyggerne og næringslivet i sentrum. Fokus på gode og fornufte løsninger som gjør kontakten med Rakkestad kommune enklere, raskere og mer effektivt. Klart Språk Undersøkelser viser at 1 av 3 ikke alltid forstår det som det offentlige sender ut. Selv om dette ikke direkte er en del av digitaliseringen, ser arbeidsgruppen på dette som så viktig å få på plass slik at informasjonen blir enkel og forståelig og gjør at den «digitale dørstokkmila» ikke blir større enn forventet og at budskapet som formidles i digitale kanaler forstås. Handlingsplaner Handlingsplanene rulleres hvert år, digitaliseringsstrategien rulleres annethvert år. Helse- og miljøkonsekvenser Økonomi Strategien, som den foreligger her, gir ingen økonomiske konsekvenser, foruten de føringer for fremtidige digitale retningsvalg og prioriteringer. Side 6 av 15

7 Sak 9/18 Når arbeidet med budsjett og økonomiplaner starter bør det fastsettes tiltak. I enkelte tilfeller med tilhørende bevilgninger. KS har utarbeidet både en gevinstkokebok og et gevinstverktøy som Rakkestad kommune vil ta i bruk for å måle konkrete effekter av digitale investeringer. Administrasjonens vurdering Det er en viktig strategi som vedtas og iverksettes. Rådmannen anbefaler den vedtatt. Side 7 av 15

8 HANDLINGSPLAN MOT VOLD OG OVERGREP I NÆRE RELASJONER FOR RAKKESTAD KOMMUNE Saksbehandler Vicki Daae Arkiv F74 Arkivsaksnr. 18/2686 Saksnr. Utvalg Møtedato 8/18 Eldrerådet /18 Rådet for funksjonshemmede /18 Ungdomsrådet /18 Integreringsrådet /18 Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget /18 Kultur- og oppvekstutvalget /18 Helse- og omsorgsutvalget /18 Arbeidsmiljøutvalget /18 Administrasjonsutvalget /18 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Kommunestyret vedtar handlingsplan mot vold og overgrep i nære relasjoner for Rakkestad for perioden i Kultur- og oppvekstutvalget den sak 18/18 Kultur- og oppvekstutvalgets uttalelse Kommunestyret vedtar handlingsplan mot vold og overgrep i nære relasjoner for Rakkestad for perioden i Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget den sak 18/18 Teknikk-, miljø- og landbruksutvalgets uttalelse Kommunestyret vedtar handlingsplan mot vold og overgrep i nære relasjoner for Rakkestad for perioden i Integreringsrådet den sak 8/18 Rådet syns er positivt at det er lagd en handlingsplan og at det er en meget god plan. Side 8 av 15

9 Sak 10/18 Integreringsrådet mener at hvis planen og tiltak skal fungere godt krevers det kontinuerlig arbeid med tilstrekkelig kompetanse og trygghet hos de som arbeider nærmest brukerne. Spesielt er dette viktig hos mennesker som ikke har verbalt språk og/eller et annet morsmål enn norsk. Rådmannen forslag enstemmig vedtatt. Integreringsrådets uttalelse Kommunestyret vedtar handlingsplan mot vold og overgrep i nære relasjoner for Rakkestad for perioden i Ungdomsrådet den sak 10/18 Ungdomsrådets uttalelse Kommunestyret vedtar handlingsplan mot vold og overgrep i nære relasjoner for Rakkestad for perioden i Rådet for funksjonshemmede den sak 10/18 Rådet for funksjonshemmede påpeker at SLT- koordinator og arbeid etableres i desember 2018, og det tilrådes at SLT- arbeidet innlemmes i handlingsplanen. For øvrig ble rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Rådet for funksjonshemmedes uttalelse Kommunestyret vedtar handlingsplan mot vold og overgrep i nære relasjoner for Rakkestad for perioden i Eldrerådet den sak 8/18 Eldrerådet ser positivt på at kommunen har en egen handlingsplan mot vold og overgrep i nære relasjoner. Det er viktig at informasjon når ut til innbyggerne slik at man vet hvem man kan kontakte og hvilken hjelp man kan få dersom man selv er utsatt for eller kjenner til andre som blir utsatt for vold. Eldrerådets uttalelse Kommunestyret vedtar handlingsplan mot vold og overgrep i nære relasjoner for Rakkestad for perioden Side 9 av 15

10 Sak 10/18 Vedlegg 1. Handlingsplan mot vold og overgrep i nære relasjoner for Rakkestad Bakgrunn I regjeringens handlingsplan Et liv uten vold - handlingsplan mot vold i nære relasjoner, oppfordres landets kommuner til å utarbeide egne kommunale handlingsplaner mot vold i nære relasjoner. Rådmannen opprettet derfor en arbeidsgruppe som skulle utarbeide en slik handlingsplan. Deltagerne er sammensatt av ledere i hjelpetjenestene og ansatte med kompetanse på fagfeltet. Politiet og lokalt krisesenter har vært invitert ved behov. I tillegg har flere eksterne samarbeidspartneren vært involvert i arbeidet. Handlingsplanen i Rakkestad kommune omfatter vold og seksuelle overgrep i nære relasjoner, tvangsekteskap og kjønnslemlestelse. Side 10 av 15

11 Sak 11/18 BUDSJETT 2019 OG ØKONOMIPLAN Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv 151 Arkivsaksnr. 18/2146 Saksnr. Utvalg Møtedato 9/18 Eldrerådet /18 Rådet for funksjonshemmede /18 Ungdomsrådet /18 Ungdomsrådet /18 Integreringsrådet /18 Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget /18 Kultur- og oppvekstutvalget /18 Helse- og omsorgsutvalget /18 Arbeidsmiljøutvalget /18 Administrasjonsutvalget /18 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak 1. Med hjemmel i kommunelovens 44 og 45 vedtas Rakkestad kommunes budsjett 2019 og økonomiplan med netto driftsrammer fordelt på de enkelte rammeområdene, slik det fremkommer i budsjett 2019 og økonomiplan (Budsjettskjema 1A) og (Budsjettskjema 1B). Økonomiplanen vedtas per rammeområde og totalt for perioden i henhold til budsjettskjema 1A og 1B. 2. Rådmannen gis fullmakter iht. bokstav C i rådmannens forslag til vedtak. 3. De kommunale gebyrer, egenbetalinger, avgifter og godtgjørelser fastsettes i samsvar med budsjett 2019 og økonomiplan (Vedlegg 1: Priser for kommunale varer og tjenester, samt vedlegg 1A, 1B og vedlegg 2). 4. Det kommunale skattøre fastsettes til maksimalsatsen gitt av Stortinget. 5. Investeringsbudsjettet for 2019 og (inkl. finansiering), vedtas slik det fremgår av budsjett 2019 og økonomiplan (Investeringsbudsjettet sammendrag), (Budsjettskjema 2A og 2B) totalt kr i Det godkjennes låneopptak på kr til finansiering av investeringer og startlån i Punktene A F nedenfor vedtas som beskrevet nedenfor. A. RAMMEOMRÅDER Budsjettet for 2019 gis som netto rammebevilgning innenfor følgende rammeområder: Rådmannen Stabene NAV Rakkestad Side 11 av 15

12 Sak 11/18 Skole Barnehage Kommunikasjon og kultur Rakkestad familiesenter Hjembaserte tjenester Skautun rehabiliterings- og omsorgssenter Bo- og aktivitetstjenester Teknikk, miljø og landbruk Næring og sysselsetting Rakkestad Kirkelige Fellesråd og Trossamfunn Fellesområder (Fellesutgifter og inntekter) Rammeområdenes tallmessige budsjettforslag framkommer i budsjettskjemaene under obligatoriske oversikter. B. SKATTØRE Forskuddstrekk og forskuddsskatt samt formuesskatt for inntektsåret 2019 beregnes i henhold til høyeste skattøre som blir bestemt av Stortinget. C. FULLMAKTER 1. Rådmannen gis fullmakt til å foreta budsjettjusteringer innenfor hvert rammeområde. 2. Rådmannen gis fullmakt til å fordele pensjonskostnader mellom rammeområdene. 3. Rådmannen gis fullmakt til å fordele budsjettert lønnsoppgjørspott mellom rammeområdene. 4. Rådmannen gis fullmakt til å budsjettere og fordele avskrivninger mellom rammeområdene (nulleffekt for kommunen som helhet). D. TILSKUDD TIL DE POLITISKE PARTIER a) Gruppestøtten fastsettes til kr 1.154,- (likt kronebeløp per kommunestyregruppe) b) Representantstøtten fastsettes til kr 2.453,- per kommunestyrerepresentant. c) Gruppestøtten og representantstøtten justeres hvert år i samsvar med deflator i statsbudsjettet. d) E. EIENDOMSSKATT Rakkestad kommunestyre vedtar i medhold av eiendomsskattelovens 2 og 3 - bokstav a - å skrive ut eiendomsskatt på faste eiendommer i hele kommunen i Rakkestad kommunestyre fastsetter skattesatsen for eiendomsskatt i 2019 til: Side 12 av 15

13 Sak 11/18 4,75 promille for boliger og fritidseiendommer av gjeldende takstverdier. 4,75 promille for andre eiendommer av gjeldende takstverdier. F. LÅN Rakkestad kommune tar opp lån på kr ,- til investeringer pluss kr ,- til startlån i Rakkestad kommunes lån avdras iht. kommunelovens 50.7 a; Kommunens samlede lånegjeld skal avdras med like årlige avdrag. Gjenstående løpetid for kommunens samlede gjeldsbyrde kan ikke overstige den veide levetiden for kommunens anleggsmidler ved siste årsskifte. Samlet lånegjeld beregnes i henhold til regnskapsstandard for minstefradrag. Rådmannen gis fullmakt til å godkjenne det enkelte låneopptak med lånevilkår innenfor de rammer som kommunestyret har fastsatt i budsjettet. i Kultur- og oppvekstutvalget den sak 21/18 Rådmann Alf Thode Skog orienterte om budsjettet. Kultur- og oppvekstutvalget støtter rådmannens forslag til vedtak. Kultur- og oppvekstutvalgets uttalelse Kultur- og oppvekstutvalget støtter rådmannens forslag til vedtak. i Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget den sak 22/18 Rådmann Alf Thode Skog orienterte om budsjettet. Teknikk- miljø- og landbruksutvalget støtter rådmannens forslag til vedtak. Teknikk-, miljø- og landbruksutvalgets uttalelse Teknikk- miljø- og landbruksutvalget støtter rådmannens forslag til vedtak. i Integreringsrådet den sak 9/18 Hvis IMDi henstiller kommunen om mottak av flyktninger også i mener Integreringsrådet at bosetting av flyktninger bør finne sted. Integreringsrådet støtter for øvrig rådmannens forslag til vedtak. Integreringsrådets uttalelse Side 13 av 15

14 Sak 11/18 Hvis IMDi henstiller kommunen om mottak av flyktninger også i mener Integreringsrådet at bosetting av flyktninger bør finne sted. Integreringsrådet støtter for øvrig rådmannens forslag til vedtak. i Ungdomsrådet den sak 11/18 Saken utsettes en uke. Ungdomsrådets vedtak Saken utsettes en uke. i Rådet for funksjonshemmede den sak 11/18 Rådet for funksjonshemmede ber om å bli orientert om de interne drøftingene omkring «Flåteavtalen» mellom Rause og Rakkestad kommune før eventuelle endringer iverksettes. Rådet er fornøyd med at fysioterapi- og ergoterapiressurser styrkes. Rådet for funksjonshemmede støtter for øvrig rådmannens forslag til vedtak. Rådet for funksjonshemmedes uttalelse i Eldrerådet den sak 9/18 Eldrerådet har ingen spesielle kommentarer når det gjelder drift Eldrerådet er kjent med at det framover satses på at eldre skal bo lenger i eget hjem i stedet for plass i sykehjem. Det settes fokus på mer hjembaserte tjenester og hverdagsrehabilitering slik at flere i større grad skal greie seg selv i egen bolig. Sykdom, ensomhet, begrenset nettverk og behov for hjelp i hverdagen oppleves som en vanskelig situasjon for mange eldre. Når det gjelder planer om bygging av nytt sykehjem, eventuelt rehabilitering av eksisterende sykehjem, er Eldrerådet bekymret for at det ikke planlegges flere plasser enn hva sykehjemmet allerede har. Bekymringen bygger på fakta om at vi blir flere eldre, eldre lever lengre enn tidligere og det blir flere demente personer. Selv om kommunen satser på at flere skal bo hjemme i egen bolig lengre, vil behovet for sykehjemsplasser, slik Eldrerådet ser det, etter all sannsynlighet øke. Rådmannens forslag til vedtak vedtatt. Eldrerådets uttalelse Rådmannens forslag til vedtak vedtatt. Side 14 av 15

15 Sak 11/18 Vedlegg Forslag til Budsjett 2019 og Økonomiplan Bakgrunn småten for økonomiplan og årsbudsjett, går fram av kommunelovens kapittel 8, 44, 45, 46 og 47. Kommunestyret skal en gang i året vedta en rullerende økonomiplan. Økonomiplanen skal omfatte minst de fire neste budsjettår. Planen skal omfatte hele kommunens virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. Kommunestyret vedtar selv økonomiplan og årsbudsjett og endringer i disse. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet. Innstillingen til økonomiplan og årsbudsjett, med de forslag til vedtak som foreligger, legges ut til alminnelig ettersyn i minst 14 dager (jf. kommunelovens 44 og 45) før den behandles i kommunestyret. Kultur- og oppvekstutvalget, Helse- og omsorgsutvalget, Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget og bruker- og interesseutvalgene, samt Arbeidmiljøutvalget og Administrasjonsutvalget skal uttale seg til budsjett- og økonomiplanframlegget, før det blir vedtatt av kommunestyret. Administrasjonens vurdering Rådmannens vurderinger er redegjort for i dokumentet «Budsjett 2019 og økonomiplan , rådmannens forslag». Side 15 av 15