Innkalling for Formannskapet. Saksliste

Transkript

1 Birkenes kommune Innkalling for Formannskapet Møtedato: Møtested: Kommunehuset, møterom Himmelsyna Møtetid: 15:15-18:00 Saksnr Tittel Saksliste 033/14 Godkjenning av møteprotokoll /14 Meldinger 035/14 Ytterligere bosetting av flyktninger 036/14 Organisasjonsstrategi og delegasjonsreglement 037/14 Kartlegging renholdstjenesten 038/14 Økonomiplan , årsbudsjett 2015 Saksdokumentene er tilgjengelig i Servicetorvet i ekspedisjonstiden 10:00 15:00 og på Forfall meldes på epost til Servicetorvet eller på telefon Birkeland, Arild Windsland Ordfører Gro Anita Trøan Rådmann

2 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 033/14 Formannskapet PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K /4033 Godkjenning av møteprotokoll Administrasjonens forslag til vedtak: Møteprotokollen av godkjennes.

3 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 034/14 Formannskapet PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K /4033 Meldinger Administrasjonens forslag til vedtak: Meldingene tas til orientering. Underliggende saker: Saksnummer Tittel 1 Notat med hovedtall økonomi oktober

4 Birkenes kommune Økonomikontor Pb BIRKELAND Dok. ref. Dato: 14/689-13, jp Saksbehandler: LIDA Notat med hovedtall økonomi oktober Formålet med denne rapporten er å gi informasjon på et tidlig tidspunkt, og vise bevegelsene på de store budsjettpostene. Rapporten forklarer ikke alle avvikene, men tar for seg hovedtall pr oktober med vekt på det som ligger på Fellesområder(1A*). Gjeldende driftsinntekter- og kostnader (1B*), er det kun personalkostnadene som er kommentert i denne rapporten. Øvrige driftskostnader er kommentert nærmere i tertialrapportene etter innspill fra avdelingene. Netto resultat pr. tjenesteområde og totalt pr. oktober (bokført pr ): Regnskap tom oktober Budsjett 2014 inkl. endring Kolonne1 Regnskap okt Budsjett oktober Avvik i kr Budsjett tom oktober Avvik i kr Avvik i % R-2013 Teknisk , Ressurssenter , Skole og barnehage , Helse og velferd , Servicesenter , Kirken , Fellesområder , Mer/mindreforbruk Totalt for kommunen viser regnskapet et mindreforbruk i forhold til budsjett på kr 5,4 mill. hittil i år. Det positive avviket gjelder i hovedsak periodisering av skatt og rammeinntekter. Frie inntekter pr oktober: Regnskap Budsjett Budsjett tom okt tom okt. Avvik inklusiv endr. Frie inntekter pr oktober* Regnskapsmessig er det et overskudd hittil i år på kr 5,9 mill. pr oktober. Det forventes at det jevner seg ut i forhold til budsjett innen utgangen av året. Underliggende er at kommunen har mottatt høyere rammetilskudd og inntektsutjevning i perioden enn periodisert i budsjettet. Årsprognosen tilsier at frie inntekter blirkr 0,6 mill lavere enn budsjett. Dette fordeler seg på kr 0,2 mindre i inntekter gjeldende konsesjonsavgift og 0,4 mill i lavere skatt- og rammeoverføringer. Postboks 115 Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: 4795 Birkeland postmottak@birkenes.kommune.no

5 Netto finans pr oktober: Regnskap Budsjett Budsjett tom okt tom okt. Avvik inklusiv endr. Netto finans pr oktober* Netto finans viser regnskapsmessig et overforbruk på kr 2,2 mill.. Det skyldes i hovedsak at avdrag på investeringslån er høyere enn budsjettert i perioden med 2,9 mill. Motsatt effekt har avkastning på gevinst på verdipapirer som er høyere enn budsjettert. Det ligger an til at kommunens rentekostnader og renteinntekter blir litt lavere enn budsjettert, og årsprognose viser at det vil påløpe netto kr 0,3 mill. mindre i kostnader enn budsjettert. Foreløpig ligger urealisert gevinst på verdipapirer an til å bli kr 1,7 mill. høyere enn budsjettert. Minimumsavdrag investeringslån er imidlertid estimert til å bli kr 1,1 mill. høyere enn budsjett. Årsprognose for netto finans forventes å få et positivt avvik på ca kr 0,9 mill.. Utvikling i likviditet: Utvikling i likviditet (10 000) Sum likvide midler Netto likvide midler fratrukket bundne midler Blå linje markerer likvide midler i banken. Rød linje er fratrukket bundne midler som skattetrekk, ubrukte lånemidler og bundne fond. Pr oktober utgjør det ca kr 34,9 mill. av de kr 39,4 mill. som står i banken. Pr oktober er da investeringer hittil i år tatt med i beregningen av ubrukte lånemidler. Likviditeten har vært lavere denne måneden enn normalt, og det ble foretatt overføringer mellom bankkonti for å dekke utbetalinger før rammetilskuddet kom inn. *1A er det rapporteringsskjemaet som tar for seg frie inntekter, finans og disponeringer, 1B er det rapporteringsskjemaet som tar for seg driftsinntekter og driftskostnader på de ulike tjenesteområdene. **Frie inntekter består av skatt, rammetilskudd, konsesjonsavgift, integreringstilskudd og andre statlige tilskudd. ***Netto finans består av renteinntekter, renteutgifter, avdrag på lån, avkastning på finansielle instrumenter og utbytte. Side 2 av 4

6 Utviklingen i personalkostnader t.o.m. november: LØNNSKOSTNADER INKLUSIV SOSIALE KOSTNADER, SYKELØNNSREFUSJONER OG INNSPARINGSKRAV Regnskap Budsjett Gjennomsnittlig budsjett jan feb mars apr mai jun jul aug sep okt nov Utviklingen i personalkostnader hittil i år er fortsatt positiv i forhold til å innfri innsparingskravene i 2014, men nedbemanningen henger etter pga. nye behov som oppstår. I november stiger personalkostnadene noe i forhold til budsjett, men da er ikke sykelønnsrefusjoner for november bokført ennå. Det må minnes om at det knytter seg inntekter til en del av lønnskostnadene som SFO og sykehjemsplasser og at det også ligger inne lønnskostnader som hører til selvkostområder i dette diagrammet. Faktisk innsparing vil derfor være lavere. Side 3 av 4

7 Personalkostnad og budsjett pr område Regnskap Budsjett Teknisk, Helse & velferd og Servicesenter ser ut til å holde seg innenfor budsjetterte personalkostnader. Helse & velferd har en del drahjelp fordi de på grunn av mye vikarbruk ikke får så høye pensjonskostnader som budsjettert, samtidig har de lønnskostnader knyttet til kjøp av tjenester som ikke ligger innenfor personalkostnadene. Skole & barnehage har vanskeligere for å holde seg innenfor budsjetterte personalkostnader. Kommunen får sannsynligvis noe lavere pensjonskostnader enn budsjettert. En del av dette inngår i de reduserte personalkostnadene. Det ser heller ikke ut til at kommunen vil bruke alle de midlene som var avsatt til årets lønnsoppgjør. Det budsjettet er tatt ut av grafene. Lisa Dahl Controller Side 4 av 4

8 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 059/14 Tjenesteutvalget PS /14 Formannskapet PS Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Tone Røinesdal K2 - F30 14/2018 Ytterligere bosetting av flyktninger Administrasjonens forslag til vedtak: Birkenes kommune opprettholder vedtaket om å bosette 36 flyktninger i perioden I 2015 vedtas i tillegg å bosette 4 personer. Administrasjonen gjennomfører vedtaket ved å øke stillingsressursen for flyktningetjenesten til totalt 120 %. Flyktningetjenestens driftsbudsjett, skjema 1b, ansvar 2530, beregnes til ,- for 2015, en økning på ,-. Teknisk driftsbudsjett vedlikehold ol økes med kr Integreringstilskuddet, skjema 1a, beregnes i 2015 til ,-, en økning med ,-. Vedlegg: Birkenes kommune - Anmodning om bosetting av flyktninger 2014 og 2015 Følgeskriv KS Behov for økt bosetting Saksopplysninger: Integrerings- og mangfoldsdirektoratet Regionkontor Sør (IMDi Sør) anmodet i brev av Birkenes kommune om å bosette 60 flyktninger i perioden Anmodningstallene kom IMDi frem til i samarbeid med KS.

9 Kommunestyret i Birkenes fattet vedtak , sak 54/13, om bosetting av 36 flyktninger i perioden IMDi har så i brev av sendt en ny anmodning til kommunen om å bosette 20 flyktninger i 2014 og 20 i Bosatte i 2013 og 2014 Et flertall av flyktningene som er bosatt i 2013 og 2014 er yngre mennesker med liten eller ingen skolebakgrunn. De har dermed rett til grunnskoleopplæring for voksne etter Opplæringsloven 4-1 og har full uke med norsk og samfunnskunnskap, ulike grunnskolefag og integreringsfremmende aktiviteter som sitt introduksjonsprogram. Andre har opplæring i norsk og samfunnskunnskap 3-4 dager og språkpraksis 1-2 dager i uken. Det kan være en utfordring å skaffe gode språkpraksisplasser, men det er etablert et godt samarbeid med private og kommunale virksomheter. Birkenes kommune har ikke vedtak om bosetting av enslige mindreårige. I 2014 er det likevel bosatt en person som er kategorisert som «enslig mindreårig» siden vedkommende er under 18 år og ankom Norge uten foreldre/foresatte. Bosettingen er å betrakte som en familiegjenforening da vedkommende bosettes her hos sin søster som oppnevnes som verge og er nærmeste omsorgsperson. Medio november har Birkenes har bosatt 9 personer i Vi arbeider for at vi før årsskiftet har bosatt de 12 personer som vil være i tråd med kommunestyrevedtaket. De som er bosatt i 2014 er fra Afghanistan, Eritrea, Somalia og Tsjetsjenia. Introduksjonsprogram Kommunen har plikt til å tilby introduksjonsprogram til alle nyankomne flyktninger mellom18 og 55 år. Introduksjonsprogrammet har som mål å gi grunnleggende ferdigheter i norsk, innsikt i norsk samfunnsliv, samt å forberede de nyankomne for deltakelse i yrkeslivet eller i det ordinære utdanningssystemet. Loven regulerer et fulltidsprogram. Programmet starter så snart som mulig etter bosetting. Arbeidslivets regler for ferie og fravær legges til grunn. Introduksjonsprogrammet varer i inntil 3 år. Deltakerne får månedlig introduksjonsstøtte, tilsvarende 2 G i året, som er skattepliktig.

10 Aktivitet Aktivitet for flyktninger, bosatt i Antall Deltar i introduksjonsordningen 14 Arbeid 4 Barn i barnehage 5 Barn i grunnskole 10 Videregående opplæring eller studier 4 Fødselspermisjon 1 Annet, inkl. ulike NAV-ordninger 1 Barn hjemme med mor 1 Oversikten viser kun personer som fortsatt bor i Birkenes kommune. Alle avtalte bosettinger i 2014 er medregnet. Boliger Flyktningtjenesten leier i større grad boenheter på det private markedet. Dette kan være mer krevende mht oppfølging. En egnet bolig med tanke på bosetting av flyktninger er en enkel, solid bolig sentralt plassert på Birkeland. Det er behov for noen boliger med flere soverom, men det trengs flest hus med hybler eller små leiligheter med 2 soverom. Bodplass er også nødvendig. En viktig forutsetning er at boligene ligger i nærhet til ulike tjenester som bank, butikk, skole, barnehage, helsetjenester. Integreringstilskudd Integreringstilskuddet blir fordelt over 5 år og er med satsene for 2015: Voksne: ,- Enslige voksne: ,- Barn: ,-

11 År Integreringstilskudd, Integreringstilskudd, beregnet ut fra bosetting av 12 i 2014 beregnet ut fra bosetting av 12 i 2014, 16 i og hvert år i perioden 2015 og 12 i 2016,2017 og Integreringstilskuddet føres under skjema 1A i budsjettet i tråd med standarden. Forskjellen mellom integreringstilskudd og direkte kostnader i flyktningetjenesten sees i sammenheng med utgifter i øvrig tjenestetilbud (ordinært budsjett) og til uforutsette behov for tjenester. Andre tilskudd Det er eget tilskudd til opplæring i norsk og samfunnskunnskap for voksne. Ved eventuell bosetting av personer over 60 år og/eller personer med kjente funksjonshemminger er det ulike ekstra tilskudd. Utgifter til bosetting av flyktninger For 2015 er det lagt opp til et driftsbudsjett på ,-. Dette er beregnet skal dekke lønnsutgifter for ansatte, introduksjonsstøtte, andre utbetalinger og bidrag til boutgifter, SFO og barnehage, utgifter til bosetting og etablering, tolkeutgifter og andre driftsutgifter i avdelingen. Utgifter, som påløper andre enheter/avdelinger i kommunen vil kunne dekkes innenfor rammen av det totale beløpet som kommunen mottar i integreringstilskudd. Pga. stramme driftsrammer på teknisk foreslås budsjettrammen på teknisk økt med kr (forskjellen mellom økt integreringstilskudd og økte utgifter i flyktningetjenesten). Det er alltid en risiko ift. ekstraordinære behov for kommunale tjenester som vi ikke kan forutse på forhånd. Dette må løses i hvert enkelt tilfelle i samarbeid mellom aktuelle tjenesteytere. Foreslått budsjett for 2015 er beregnet ut fra bosetting av 12 flyktninger. Dersom det vedtas å bosette totalt 16 personer i 2015, anslås det at utgiftene totalt i 2015 vil øke med om lag ,-. Det er da tatt høyde for at flyktningetjenesten øker med 20 % stilling. Dette er en permanent utvidelse for å kunne imøtekomme behov for oppfølging i årene framover. Det understrekes igjen at flyktningetjenesten har en minimumsbemanning. Takket være svært kompetente medarbeidere er det likevel en forsvarlig tjeneste.

12 Vurdering: Bosetting av flyktninger fordrer et godt tverrfaglig samarbeid innad i kommunen for å nytte kommunenes samlede ressurser. Lag, foreninger og frivillige er viktige for å skape en god integreringsprosess. I tillegg er tilgjengelighet til boliger en viktig rammefaktor. Flyktningetjenesten må ha tilstrekkelig bemanning i til å lede og koordinere arbeidet både innad kommunen og i samarbeid med andre etater og det viktige «frivillige Birkenes». Bosettingen må være ut fra hva som er forsvarlig. Vi må være realistiske ut fra hva vi har kapasitet til ut fra ønsket om å gjøre et kvalitativt godt arbeid med bosetting og kvalifisering av nyankomne flyktninger. Vi må også ha tilgang på egnede boliger. På denne bakgrunn ser vi ikke at det er mulig å kunne imøtekomme IMDis anmodning fullt ut. Anbefaling: Birkenes kommune opprettholder vedtaket om å bosette 36 flyktninger i perioden I 2015 vedtas i tillegg å bosette 4 personer. Administrasjonen gjennomfører vedtaket ved å øke stillingsressursen for flyktningtjenesten til totalt 120 %. Flyktningtjenestens driftsbudsjett, skjema 1b, ansvar 2530, beregnes til ,- for 2015, en økning på ,-. Integreringstilskuddet, skjema 1a, beregnes i 2015 til ,-, en økning med ,-.

13 Postadresse: Postboks Kr.sand lntegrerings- og mangfoldsdirektoratet BIRKENES KOMMUNE Postboks Birkeland Vær vennlig og distribuer brevet til: Rådmann Ordfører Flyktningtjenesten/NAV Komm.nr.: 0928 Besøksadresse: Tordenskjoldgt 9 Kristiansand Internett: E-post: post@imdi.no Sentralbord: Telefaks: DERES REF VÅR REF DATO Anmodning om bosetting av flyktninger i 2014 og 2015 Vi viser til tidligere kontakt med kommunen om bosetting av flyktninger. I dette brevet ber vi kommunen vurdere å bosette flere flyktninger i 2014 og Henvendelsen er basert på samarbeidsavtalen mellom staten og KS. IMDi Sør har tidligere anmodet Birkenes kommune om bosetting av 20 flyktninger i 2014 og 20 flyktninger i I sitt vedtak har Birkenes kommune redusert antallet til 12 flyktninger i 2014 og 12 flyktninger i På bakgrunn av at det skal bosettes flyktninger både i 2014 og 2015, ber vi Birkenes kommune om å fatte et nytt vedtak for 2014 og 2015 som er i tråd med IMDis tidligere anmodning: minst 20 nyankomne flyktninger i minst 20 nyankomne flyktninger i Forutsatt at det bosettes flyktninger i 2014 og 2015, vil bosettingsbehovet i 2016 og 2017 bli per år ut fra dagens prognoser. Dette gir følgende plantall for kommunen i 2016 og 2017: minst 20 nyankomne flyktninger i minst 20 nyankomne flyktninger i Kommunene gjør en stadig bedre jobb med å bosette flyktninger. Fra 2012 til i dag øker kommunenes vedtak fra under 6000 til 7600 plasser per år. Bosettingen skjer også jevnere gjennom året og plassene utnyttes raskere enn før. Flere kommuner enn før over hele landet ser bosetting av flyktninger i sammenheng med sysselsetting og befolkningsutvikling. Nasjonalt utvalg for bosetting har satt som mål at kommunene skal tilby bosettingsplasser i 2014 og Dette målet er også lagt til grunn for

14 samarbeidsavtalen mellom staten og KS om bosetting av flyktninger som ble fornyet 22.april Staten og KS har en løpende dialog om rammebetingelser som gjør kommunene i stand til å bosette flere flyktninger. Tilskuddene som utløses ved bosetting av flyktninger er økt. I vedlegget til dette brevet er det redegjort nærmere for bakgrunnen for anmodningen og hvilke tilskudd som utløses ved bosetting. Vi vil understreke betydningen av presise vedtak for antall flyktninger som skal bosettes. Vi ber om at det ikke fattes vedtak som inkluderer familiegjenforente eller begrenser mulighetene til å gjennomføre bosettingsarbeidet. Vedtak må fattes uten forbehold. IMDi oppfatter at alle vedtak er bindende for begge parter. Skulle det av spesielle grunner ikke la seg gjøre å realisere alle plassene, ber vi om at ubenyttede plasser overføres til neste års bosetting. For å legge til rette for jevn og forutsigbar bosetting i årene , ber vi om kommunens svar på anmodningen innen 1. september Ta kontakt med regiondirektør Ingrid Sætre, isa@imdi.no, tlf eller kommunekontakt Mons Sydness, msy@imdi.no, tlf i IMDi Sør hvis dere ønsker mer informasjon om anmodningen eller bosetting av flyktninger generelt. IMDi er også på tilbudssiden når det gjelder å delta på møter med ledelsen i kommunen, eventuelt sammen med andre statlige etater. IMDi vil blant annet samarbeide med fylkesmannen om oppfølgingen av dette brevet. Vedtaket bes sendt skriftlig til IMDi Sør og på e-post til post@imdi.no med kopi til KS v/nina Gran; nina.gran@ks.no. Anmodningen er utarbeidet i samarbeid med KS. Vi viser til vedlagt brev fra KS. Vi ser fram til et fortsatt godt samarbeid med Birkenes kommune! Med vennlig hilsen for lntegrerings- og mangfoldsdirektoratet Ingrid Sætre regiondirektør Astrid Espegren seniorrådgiver Dokumentet er godkjent elektronisk og trenger ikke signatur Kopi: Fylkesmannen KS 2

15 Vedlegg Nærmere om bakgrunnen for anmodningen Staten ved IMDi anmodet i fjor kommunene om å bosette flyktninger i Alle landets kommuner er bedt om å bosette flyktninger. Kommunene har hittil vedtatt å bosette 7557 flyktninger i år, og IMDis prognose basert på siste signaler er at kommunene vil vedta 7700 plasser. Med et årlig nivå på om lag 8000 bosettingsplasser vil kommunene ha stor nok kapasitet til å bosette det årlige forventede antallet nye flyktninger, i følge siste prognoser. Bosettingsbehovet for 2014 er imidlertid økt til og målet er å bosette flyktninger både i 2014 og Grunnen til det økte behovet er at flere asylsøkere har beskyttelsesbehov og får innvilget oppholdstillatelse, at UDI har effektivisert sin saksbehandling, og at kommunenes kapasitet ikke har økt tilsvarende. Det er i dag over 5500 flyktninger i asylmottak med oppholdstillatelse og som venter på å flytte til en kommune. Over 700 av disse er barn i familier, hvor av 200 barn har bodd mer enn tre år i asylmottak. For å få bosatt det store antallet bosettingsklare flyktninger som venter i mottakene, trengs det en særlig innsats fra kommunene i 2014 og i Nasjonalt utvalg for bosetting, som er et partssammensatt utvalg fra staten og kommunene, har satt som mål at kommunene skal tilby bosettingsplasser i 2014 og Dette målet er også lagt til grunn for samarbeidsavtalen mellom staten og KS som ble fornyet 22.april Samarbeidsavtalen skal bidra til økt bosetting av flyktninger som har fått opphold i Norge. Nasjonalt utvalg har bestemt at IMDi skal rette en ny henvendelse til kommunene om å fatte vedtak om de manglende plassene i 2014 og Dersom kommunene vedtar plasser i 2014 og 2015, tilsier prognosene at det vil være behov for å bosette 8000 flyktninger i årene 2016 og Dersom kommunene vedtar færre enn plasser i 2014 og 2015, vil bosettingsbehovet i 2016 og 2017 øke tilsvarende. Bosettingsbehovet for enslige mindreårige er fastsatt til å være 480 i 2014, mens behovet for vil være på 430 per år. Kommunene mottar ulike tilskudd fra staten for å dekke kommunale utgifter som følger av bosetting og integrering av flyktninger. Tilskuddene utgjør 8,2 milliarder kroner i Da er ikke ordinære overføringer til kommunene tatt med. For å stimulere til økt bosetting har regjeringen styrket integreringstilskuddet med 327,8 millioner kroner i Nærmere informasjon om ulike økonomiske virkemidler ved bosetting av flyktninger, finnes på IMDis hjemmesider Å finne egnet bolig til flyktninger kan være en utfordring. Det er avgjørende at kommunenes vedtak om bosetting følges opp gjennom boligplan og aktiv bruk av Husbankens ordninger. Husbanken i din region kan kontaktes v/ regiondirektør Margot Tellnes på tlf Det vises også til nærmere informasjon på Husbankens hjemmesider. 3

16 Bosetting av flyktninger er en permanent kommunal oppgave på lik linje med andre kommunale oppgaver. Bosettingsarbeidet må i likhet med andre kommunale oppgaver inn i faste og planlagte former, basert på flerårige vedtak og plantall. Det forventede antallet flyktninger det er behov for å bosette i den enkelte kommune de kommende år, skal fremgå av plantall som gir kommunene god forutsigbarhet. IMDi vil hvert år gi kommunene oppdaterte plantall for kommende 3-års periode. Dagens bosettingsmodell er en solidaritetsmodell. Med dette menes at dersom én kommune som blir anmodet om å bosette flyktninger svarer nei eller fatter vedtak som er lavere enn IMDis anmodning, må antallet flyktninger fordeles på de øvrige bosettingskommunene. Modellen er basert på samarbeidsavtalen mellom staten og KS. Det er et prinsipp at flyktninger skal bosettes i kommuner over hele landet. Kommunen må ha et tilpasset tjenestetilbud, herunder introduksjonsprogram og opplæring i norsk og samfunnskunnskap til de som bosettes, slik at de kan komme i arbeid eller gå videre til kvalifisering og utdanning. Norges internasjonale forpliktelser innebærer å ta imot mennesker som er utsatt for forfølgelse i sine hjemland. Bosetting av flyktninger er ikke bare en humanitær oppgave. Flyktninger utgjør også en ressurs. Både privat og offentlig sektor vil ha behov for mer arbeidskraft i årene fremover. Gjennom gode kvalifiseringsprogram kan kommuner skreddersy kompetanse som arbeidslivet trenger. En betydelig andel av de voksne flyktningene er enslige ved bosettingstidspunktet, men en del har familie i hjemlandet som kan forventes å komme til Norge. At flyktninger får familien sin til landet vil være positivt for integreringen og kan bidra til befolkningsutvikling, men kan også innebære utfordringer med boliger og kapasitet i kommunene. Det anbefales derfor at kommunen har fokus på at det kan komme familiegjenforente i tillegg til de som bosettes. Familieinnvandrede til personer i målgruppen for integreringstilskudd, utløser også tilskuddet. Se for mer informasjon om tilskuddsordningene. IMDi bistår gjerne med ulike tiltak sammen med våre samarbeidspartnere for å legge til rette for bosetting. Dette inkluderer: Langsiktig planlegging av bosettings- og kvalifiseringsarbeidet; derunder samarbeidsavtaler med IMDi og Husbanken, flerårige vedtak og jevn bosetting. Tilgjengelige tilskudd fra staten som er ment å dekke kommunale utgifter ved bosetting og integrering av flyktninger (integreringstilskudd, norsktilskudd, særskilt tilskudd for enslige mindreårige, tilskudd ved bosetting av personer med alvorlig, kjente funksjonshemminger og/eller adferdsvansker, Husbankens boligfinansieringsordninger mv). Prioritering av tilskudd til utleieboliger innenfor dagens budsjett. Større og mer fleksibel bruk av Husbankens startlån. Profesjonell bruk av det private leiemarkedet, hvor dette ses som en parallell løsning til bruk av kommunale boliger ved bosetting av flyktninger. Mer utfyllende informasjon om tilskuddsordninger, rundskriv med mer i forbindelse med bosetting av flyktninger, finnes på IMDi sine hjemmesider: Ta gjerne kontakt med IMDi hvis dere ønsker mer informasjon om anmodningen eller bosetting av flyktninger generelt. 4

17 Fra: Eva Rasch Sendt: 4. juni :14 Til: Postmottak Birkenes kommune Emne: Anmodning om bosetting av flyktninger i 2014 og 2015 Vedlegg: Birkenes kommune - Anmodning om bosetting av flyktninger 2014 og 2015.docx; KS Behov for økt bosetting.pdf Hei! Vedlagt følger brev til kommunen om anmodning av flyktninger i 2014 og 2015, informasjon om plantall for mottak av flyktninger i 2016 og 2017, samt et eget informasjonsbrev fra KS. IMDi Sør har for første gang har laget en faktapublikasjon om bosettings- og kvalifiseringsarbeidet i Agder og Telemark. Her kan dere lett få oversikt over kommunenes arbeid i 2013, og samtidig se på resultater og praksis fra kommuner i regionen. Håper dere finner nyttig informasjon her! Med vennlig hilsen Ingrid Sætre regiondirektør Integrerings- og mangfoldsdirektoratet, IMDi Sør Directorate of Integration and Diversity Mobil: Sentralbord: E-post: isa@imdi.no Tordenskjoldstgt. 9, Kristiansand Postboks Kristiansand

18

19

20 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato Kommunestyret PS 005/14 Administrasjonsutvalget PS /14 Tjenesteutvalget PS /14 Eldrerådet PS /14 Formannskapet PS Arbeidsmiljøutvalget PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Marianne Moen Knutsen K1-030, K /3693 Organisasjonsstrategi og delegasjonsreglement Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Organisasjonsstrategi og delegasjonsreglement vedtas. 2. Administrasjonen innarbeider visjonen for Birkenes kommune, samt målene i kommuneplanens samfunnsdel i organisasjonsstrategien, når disse er vedtatt i kommunestyret. Vedlegg: Organisasjonsstrategi, Grunnlag for medarbeidskap og lederskap - Sammen kan vi mer! Delegasjonsreglement, politisk nivå Saksopplysninger: Organisasjonsstrategi I meldingssak til kommunestyret ble organisasjonsstrategien, et grunnlag for medarbeiderskap og lederskap i Birkenes kommune, lagt fram.

21 Strategien har vært ute på høring, og innspill er innarbeidet etter vurdering i rådmannens ledergruppe. I meldingen ble det informert om at organisasjonsstrategien ville bli lagt fram for kommunestyret for endelig behandling sammen med delegasjonsreglementet. Delegasjonsreglement Gjeldende delegasjonsreglement for Birkenes kommune ble vedtatt av kommunestyret i 1995, sak 57/ I 2000 ble det foretatt en gjennomgang av reglementet, K-sak 024/ Det ble da ikke foretatt endringer i reglementet, men kommunestyret vedtok at ny evaluering skulle gjennomføres i løpet av våren Delegasjonsreglementet er ikke evaluert etter Det er foretatt endringer i.f.t lovverk og administrativ organisering. Kommunestyret har etter valget i 2011 gitt administrasjonen i oppdrag å revidere delegasjonsreglementet. I kommunestyret ble det fattet følgende vedtak i sak KS-066/13: Det nedsettes en arbeidsgruppe på totalt seks personer; tre politiske representanter og tre fra administrasjon. Politiske representantene er fra administrasjonsutvalget, Anders Christiansen Ap, fra tjenesteutvalget, leder Eva Aabel Retterholt Sp, og fra formannskap/planutvalget ordfører Arild Windsland. Rådmannen velger tre personer som skal representere administrasjonen i arbeidsgruppen. Revidert delegasjonsreglement legges fram for politisk behandling i løpet av 1. halvår Som følge av manglende kapasitet i administrasjonen første halvår, har arbeidet med delegasjonsreglementet blitt ytterligere forsinket. I høst har arbeidet blitt intensivert, og arbeidsgruppen har hatt flere møter og diskutert prinsippene som er lagt til grunn for forslag til nytt delegasjonsreglement. Når administrasjonen har valgt å legge begge disse sakene fram som en sak, er det med forståelsen om at disse sakene er vevd tett sammen, jfr. KS anbefaling. Organisasjonsstrategien er fundamentet for det som skal kjennetegne Birkenes kommune. Et godt delegasjonsreglement skal være med på å

22 konkretisere hvordan Birkenes kommune som organisasjon vil arbeide, og tydeliggjøre hvem som har fullmakt og ansvar for hva mht. de til en hver tid gjeldene lover og forskrifter. Bakgrunn KS utaler følgende om arbeidsgiverpolitikk og ledelse «De største utfordringene for kommunesektoren framover er evne til nyskaping, og tilgang på og forvaltning av egen arbeidskraft. En strategisk arbeidsgiverpolitikk og tydelig ledelse er nøkler for og lykkes.» I refleksjonsheftet «Skodd for framtiden» stilles blant annet følgende spørsmål: Hvilke verdier skal vår organisasjon bygge på og hva skal kjennetegne oss om organisasjon og arbeidsgiver? Hvilke verdier skal prege samspillet mellom politikere, leder, ansatte og tillitsvalgte? Hva skal kjennetegne våre ledere og ansatte, og hvilke forventinger og krav stilles i vår organisasjon? Hvordan skal vi rekruttere, utvikle og mobilisere de beste medarbeidere og ledere? Hvordan skal vi utvikle et godt arbeidsmiljø med utviklingsmuligheter for den enkelte og for oss som organisasjon? Hvordan og på hvilke måter kan vi legge til rette for nye arbeidsmåter og organisering, samt tenke nytt om rekruttering og kompetanse. Hvordan møter vi og innbyggerne framtidas utfordringer? I Birkenes kommune har det ikke vært tilstrekkelig fokus på strategisk arbeidsgiverpolitikk. I tillegg har kommunen hatt et delegasjonsreglement som ikke har blitt revidert på mange år. Med dette som utgangspunkt har administrasjonen utarbeidet to strategisk viktige styringsdokumenter, som begge har avhengighet til hverandre: Organisasjonsstrategien «Sammen kan vi mer» Nytt delegasjonsreglement Organisasjonsstrategi

23 Organisasjonsstrategien «Sammen kan vi mer! er et felles fundament for utvikling av mål, relasjoner, arbeidsmiljø og tjenesteleveranse. Bred involvering av alle bidrar til en felles innsats, for å nå ønsket tilstand, der vi omsetter målene til konkrete handlinger og integrerer det i en helhet til det beste for alle. Gjennom en prosess har ledere og medarbeidere kommet fram til noen viktige prinsipper og satsingsområde. I organisasjonsstrategien som er vedlagt, er 3 satsningsområder «rekruttere og beholde», «kompetanseutvikling» og «lederskap» valgt ut med bakgrunn i våre behov. I tillegg er beste praksis konkretisert som et felles fundament for alt vi gjør. Dette hviler på de verdiene som er valgt etter bred prosess, hvor medarbeidere fra hele organisasjonen deltok: sprek- ekte dyktig. Her er vi ennå i startfasen med å få verdiene integrert i hele organisasjonen og hos den enkelte. En verdigruppe har fått mandat til å gjøre verdiene kjent og brukt i organisasjonen. Verdier og holdninger, erfaringer og ferdigheter utgjør sammen med kunnskap den kompetansen som den enkelte medarbeidere er bærere av og bruker daglig i sin jobbutførelse. Det blir derfor viktig å jobbe strategisk med alle disse tre elementene for å nå kommunens visjon for seg selv som arbeidsgiver og for innbyggerne i kommunen. Delegasjonsreglement I arbeidet med å etablere beste praksis i henhold til organisasjonsstrategien, er delegasjonsreglementet, og utøvelse av dette, et viktig element. Det har vært et klart mål at man skal få et delegasjonsreglement som kan være et godt og effektivt styringsverktøy i det daglige, og som samtidig bidrar til åpne og demokratiske prosesser. Det betyr at et delegasjonsreglement skal være enkelt å finne fram i, både for politikere og ansatte, men også for innbyggere i kommunen. Når man har et klart og godt delegasjonsreglement som ligger åpent, vil det være med til å gi det innsynet den enkelte ønsker og trenger, for å skaffe seg kunnskap om hvor de enkelte sakene avgjøres i en kommune. Dette kan være med å bygge opp tilliten mellom innbyggerne og de som er valgt/ ansatt til å forvalte samfunnets fellesoppgaver i kommunen. Det kan igjen være med på å fortsette å bygge et godt omdømme. Et godt omdømme bygges innenfra. For at reglementet skal fungere etter sin hensikt, er det helt avgjørende betydning at det er tillit mellom politikere og administrasjonen. Det har også vært et viktig prinsipp at man skulle utarbeid et reglement som er enkelt å vedlikeholde/ ajourføre framover, slik at man effektivt kan justere reglementet i tråd med gjeldende

24 vedtak og lovverk. Til grunn for dette forslaget til delegasjonsreglementet ligger et prinsipp om utstrakt bruk av delegasjon. Målet med dette prinsippet er at avgjørelsen skal tas nærmest brukere/ innbyggere og av personer med solid faglig kompetanse. Det fordrer at kommunestyret og det administrative nivå hele tiden, på alle nivåer, arbeider systematisk med kompetanseutvikling. Det er helt nødvendig at man sikrer at man har kompetanse til å utføre de oppgavene som er gitt kommunen gjennom stortingsvedtak og lovverk. Kommunen har i sin organisasjonsstrategi et mål om å gjøre riktige vedtak og utføre jobben rett første gang. Det krever målrettet arbeid med å ha rett fagkompetanse. Selve delegasjonsreglementet: I forslag til delegasjonsreglement har vi valgt å dele delegasjonsreglementet inn i 3 deler: Del A: Mål og overordnede prinsipper vedtas av kommunestyret Del B: Politisk nivå, samt delegering fra polisk nivå til rådmann vedtas av kommunestyret Del C: Administrativt nivå videredelegering fra rådmann vedtas i administrasjonsutvalg Del A Del A inneholder formålet med delegasjonsreglementet og de grunnleggende prinsippene for delegering og gir retningslinjer for hvordan myndighet delegeres, samt bruk av delegert myndighet. Et reglement skal også inneholde tiltak for rettssikkerhet, kontroll og tilbakemelding. Et godt og oversiktlig reglement kan være med på å bygge tillit fra innbyggerne til politisk og administrativt nivå gjennom et åpent og klart reglement. Det kan også være med på å legge til rette for gode og forutsigbare vedtaksprosesser, gjennom tydelige skillelinjer mellom politisk og administrativt ansvar og myndighet. Dette forslaget til delegasjonsreglement legger opp til en endring i forholdet til videredelegering. All delegering tar utgangspunkt i kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til andre folkevalgte organer og til administrasjonen ved rådmannen. Endringen består i at det bare er kommunestyret som kan delegere til rådmannen og bare rådmannen som kan delegere videre internt i administrasjonen. Dette sikrer mulighet til å ha oversikt

25 over hvilket nivå som til en hver tid har delegert myndighet. Tidligere praksis har vært at det enkelte folkevalgte organ har kunnet videredelegere til administrasjonen ved rådmannen. Del B I del B er det en oversikt over lovpålagte, folkevalgte organer i kommunen som kommunen må ha. Ut over disse lovpålagte utvalg/ folkevalgte organene, kan kommunestyret selv velge å opprette faste utvalg og komiteer og bestemme hvilke oppgaver som skal legges til disse. I tillegg er delegeringen fra kommunestyret til rådmannen en del av del B. Kommunelovens 23 slår fast at administrasjonssjefen/rådmannen er den øverste leder for den samlede kommunale administrasjon, med de unntak som følger av lov, og innenfor de rammer kommunestyret fastsetter. Den sier også noe om at kommunestyret kan gi rådmannen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis kommunestyret ikke har bestemt noe annet. Dersom det er usikkerhet om saken er prinsipiell, skal avgjørelsen om dette tas av ordføreren og rådmannen. Vi har valgt et elektronisk verktøy som kan ivareta behovet for åpenhet og innsyn for alle, tydelighet på hvem som har myndighet til hva og at det er forholdsvis enkelt å vedlikeholde.

26 Organisasjonsstrategi Grunnlag for medarbeiderskap og lederskap i Birkenes kommune «Sammen kan vi mer!» 1

27 Innhold Punkt Tekst Side 1 Visjon og mål for Birkenes kommune 3 2 «Sammen kan vi mer!» og veien dit 3 3 Prinsipper for beste praksis i Birkenes kommune 5 4 Roller og ansvar 7 5 Våre verdier 9 6 Utfordringer 10 7 Hovedmål, delmål og strategier. Satsingsområdene Fra drøm til handling 17 9 Ordliste 17 2

28 1. Visjon og mål for Birkenes kommune Visjonen for Birkenes kommune:.. (innarbeides etter vedtak) Målene i kommuneplanens samfunnsdel:. (innarbeides etter vedtak) Visjonen og målene som politikerne har satt for Birkenes kommune er det oppdraget som ansatte har fått og som vi skal oppfylle gjennom vårt arbeid. Kommuneplanens samfunnsdel inneholder hovedmål og gir retning for organisasjonens arbeid. Alle ansatte skal bidra til en framtidsrettet utvikling av kommunen som organisasjon, tjenesteyter og samfunnsutvikler. 2. «Sammen kan vi mer!» og veien dit I 2013 startet arbeidet med å utvikle en overordnet strategi for Birkenes kommune som organisasjon og som tjenesteyter. Gjennom en prosess med medvirkning fra ledere, tillitsvalgte og andre ansatte, har vi fått et dokument som beskriver hvordan vi som organisasjon ønsker å være og hvordan vi ønsker å bli oppfattet av omverdenen. Dokumentet kan beskrives som en plattform. Plattformen er grunnlaget som medarbeiderne løser sine oppgaver ut fra. Her uttrykkes kommunens visjon, verdier og hva som er beste praksis. Viktige utfordringer, innsatsområder og strategier beskrives. Plattformen gir uttrykk for en felles ambisjon for hele organisasjonen i Birkenes kommune. Godt samarbeid med de tillitsvalgte og med verneombud er avgjørende for at vi skal lykkes med å omsette plattformen til god praksis. Betydningen av godt medarbeiderskap er løftet opp på linje med godt lederskap. I en kunnskapsbasert virksomhet som vår skjer verdiskaping og utvikling gjennom samhandling i møte mellom mennesker, ikke gjennom detaljert styring og kontroll. Dette krever en organisasjon som setter ansvar og tillit i fokus og som i større grad enn før evner å styre etter verdier. Sammen kan vi mer! skal uttrykke de handlinger, holdninger og verdier som ansatte praktiserer i det daglige. Plattformen er derfor viktig for både ledere og medarbeidere. 3

29 Våren 2013 ble det kjørt en prosess der ledere og tillitsvalgte prioriterte tre satsingsområder for organisasjonen. Disse er gjengitt i kapitlet om kommunens mål og strategier. I mai 2014 valgte et representativt utvalg av ansatte organisasjonens verdier: Sprek Ekte - Dyktig. Alle medarbeidere er blitt involveres i arbeidet medå konkretisere innholdet av verdiene. Arbeidet ledes av en verdigruppe. Plattformen er basert på hva som er beste praksis i Birkenes kommune, felles verdier og at vi alle tar ansvar for å løse våre felles utfordringer. Modellen viser visjon øverst, 3 satsingsområder i midten, verdier og beste praksis i Birkenes kommune som grunnmur. Veggene viser at menneskelige ressurser og virksomhetens mål og strategier må ses i sammenheng for å oppnå best resultater. 4

30 3. Prinsipper for beste praksis i Birkenes kommune Godt omdømme skapes gjennom å levere gode resultater og å fortelle de gode historiene om hva vi har oppnådd. Omdømme defineres som summen av de egenskaper andre tillegger oss. Alle medarbeidere er omdømmebyggere i praksis gjennom møte med innbyggere. Hver enkelt av oss tar ansvar for å gi alle en god opplevelse. Sammen skaper vi Birkenes kommunes omdømme. Vi er best når: Vi gjør hverandre gode Vi kommuniserer åpent og direkte Vi skaper de gode løsningene sammen Vi lærer av feil og beste praksis Vi gir riktig kvalitet med en gang All tjenesteyting i Birkenes kommune bygger på prinsipper for beste praksis. Prinsippene gjelder for alle som utfører oppdrag på vegne av kommunen uavhengig av rolle, oppgaver og ansvar. Beste praksis bidrar til at Birkenes kommune kan levere tjenester til riktig kvalitet og pris i tråd med vedtatte styringsdokumenter og norsk lov. Oppdraget vårt er å være en kompetent leverandør av tjenester til enhver tid. Et solid omdømme som tjenesteyter bidrar til at Birkenes kommune er en attraktiv arbeidsplass for kompetente ledere og medarbeidere. 6

31 Vi gjør hverandre gode Alle ansatte i Birkenes kommune: Er opptatt av avtalt kvalitet Tar ansvar for helheten Reflekterer over felles praksis og er opptatt av forbedring Spiller hverandre gode og bidrar aktivt til et godt arbeidsmiljø Er lojale overfor gjeldende mål, strategier og retningslinjer Vi kommuniserer åpent og direkte Kulturen i Birkenes kommune er basert på felles holdninger og verdier. Vi kommuniserer tydelig og avklarer forventninger. Våre innbyggere opplever oss som åpne og direkte i all kommunikasjon. Vi snakker med hverandre - og ikke om hverandre. Alle ulike problemstillinger tas opp så tidlig som mulig med den/de det gjelder. Vi skaper de gode løsningene Medarbeidere og ledere har et felles ansvar for å skape gode og effektive tjenester og arbeidsplasser. Ansvaret innebærer at vi tar hensyn til helheten i kommunen, når vi løser våre egne arbeidsoppgaver. Vi har ulike roller og ulikt ansvar og jobber mot det samme målet. Samarbeidet tar utgangspunkt i likeverdighet og tydelige, gjensidige forventninger og forpliktelser. Sammen finner vi de små, daglige og smarte grepene som kan gjøres for stadig å bli bedre og bedre. Vi har felles tro på at det hele tiden er mulig å bli litt bedre. Gjennom daglige forbedringer får vi en bærekraftig utvikling av kommunen, både som samfunn og organisasjon. Vi lærer av feil og beste praksis hos (hver)andre Vi skaper smarte løsninger sammen, når vi legger til rette for systematisk og felles læring på alle arbeidsplassene. Vi utvikler kompetansen målrettet og deler erfaringer kontinuerlig som et arbeidsfellesskap. Alle tar ansvar for egen læring og personlig effektivitet. Gjennom målrettet evaluering av praksis retter vi opp feil og mangler, samtidig som vi legger til rette for at flest mulig avvik kan unngås i fremtiden. Våre arbeidsmetoder fører til at vi stadig forbedrer vår praksis. Noen av metodene vi bruker er: 7

32 Lean: Utgangspunktet er brukerens behov. Målet er å frigjøre tid til oppgaver som skaper verdi for brukeren. Praksis forbedres kontinuerlig gjennom forenkling og forbedring av arbeidsprosessene. Refleksjon: Medarbeiderne reflekterer over egen praksis BLT- metoden (problem, løsning, test) LØFT Veiledning Systematisk bruk av tilsynsrapporter (fylkesmannen.no) Vi gjør det riktig første gang Ved å gjøre det riktig første gang blir kvaliteten på tjenesten bedre og ressursene brukes mer effektivt. Vi reflekterer over praksis og forbedrer arbeidsprosessene hele tiden, slik at gode systemer og rutiner kan utvikles, opprettholdes og forbedres. Når vi gjør det vi sier vi skal gjøre i vårt første møte med innbyggerne, skaper vi forutsigbarhet og trygghet for innbyggerne. Å gjøre det riktig første gang er også viktig i vårt møte med hverandre som arbeidskolleger. Arbeidet glir lettere oss i mellom, og vi gleder oss til neste gang vi er avhengig av hverandre for å levere et godt resultat. medarbeidere Utviklings- og 4. Roller og ansvar Ansattes kompetanse er kommunens viktigste ressurs i møte med innbyggerne. Som medarbeidere og ledere er vi myndiggjorte og tar ansvar i lys av kunnskap, erfaringer, holdninger, verdier, delegasjon og tillit. Vi er aktive pådrivere som ser nye muligheter og rom for forbedring. Vi tar felles ansvar for å skape et godt arbeids- og læringsmiljø. Både ledere, tillitsvalgte og medarbeidere har rett og plikt til å gjøre sitt beste for å skape et godt samarbeid i hele kommunen og på den enkelte arbeidsplass. Vi har ulike roller, og den enkelte skal være bevisst på sin rolle. I møte med våre brukere og omverdenen skal vi oppleves som et fellesskap, der vi tar ansvar for hverandre. Kort og godt: Sammen kan vi mer!. Folkevalgte Kommunestyret har en overordnet arbeidsgiverfunksjon og er det øverste arbeidsgiverpolitiske organ. Kommunens plattform for ledelse og medarbeiderskap vedtas av kommunestyret. De folkevalgte er arbeidsgivere kollektivt, som medlemmer av styrer, råd og utvalg, og ingen folkevalgt har arbeidsgiveransvar som enkeltrepresentant. Arbeidsgiverfunksjonen kommer til 8

33 syne i møtesammenheng og i form av vedtak. Politikernes hovedoppgave er å sette mål, fastsette rammebetingelser, tildele ressurser, delegere ansvar og evaluere. Ledere Kommunestyret har delegert arbeidsgiveransvaret til rådmannen, og rådmannen er administrasjonens kontaktperson overfor den politiske ledelsen. Rådmannen, tjenestesjefene, enhetslederne og avdelingslederne er arbeidsgiverrepresentanter med fullt økonomi, personal og resultatansvar. Fagleder er de ansattes nærmeste arbeidsleder dersom ikke noe annet er bestemt. Medarbeidere Vi er flere hundre kollegaer på dusinvis av arbeidssteder i titalls yrker. Vi har ulike oppgaver, men et felles ansvar for aktivt å bidra til å fremme Birkenes sitt positive omdømme og arbeide for innbyggernes beste. Kravene til utvikling, endring og omstilling betinger at alle medarbeidere er aktive og frimodige bidragsytere i utviklingsarbeid og prosesser. Tillitsvalgte De tillitsvalgtes viktigste rolle er å representere medarbeiderne i Birkenes kommune. Den tillitsvalgte skal ivareta arbeidstaker når det gjelder rettigheter i henhold til kontrakter, tariffavtaler og lignende. Hovedavtalen regulerer ordningen med tillitsvalgte og skal gi arbeidstakerne reell innflytelse på hvordan arbeidsplassen skal organiseres, og hvordan arbeidsmetodene skal utvikles, slik at dette bidrar til en fleksibel og brukervennlig tjenesteyting. Tillitsvalgte utøver også formell medbestemmelse på vegne av alle ansatte i administrasjonsutvalget og gjennom deltakelse i ansettelsesutvalg og arbeidsmiljøutvalg. De tillitsvalgte har et særlig ansvar - sammen med arbeidsgiver - for å bidra til at alle saker kan drøftes og løses på en åpen og konstruktiv måte. De har et medansvar for å informere sine medlemmer om deres rettigheter og plikter. På denne måten har de tillitsvalgte en sentral og viktig rolle i å medvirke til gode arbeidsmiljøer. Verneombud Verneombudets rolle er å ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Alle problemer bør først søkes løst av den som best kjenner dem, for eksempel ved at den 9

34 enkelte tar opp saken med sin nærmeste overordnede. Dersom saken ikke løses, er det naturlig at verneombudet blir kontaktet. Oppdager verneombudet forhold som kan medføre ulykkes- eller helsefare, skal verneombudet straks varsle ledelsen, og de som er utsatt for faren. Arbeidsgiveren skal avverge faren eller sørge for at forholdet blir rettet opp innen rimelig tid. 10

35 5. Våre verdier Birkenes kommunes verdier skal understøtte vår visjon og hjelpe oss til å ta riktige avgjørelser og prioriteringer i det daglige. Våre verdier er: A B C SPREK EKTE DYKTIG Verdiene ble identifisert gjennom en samling der tretti medarbeider fra ulike avdelinger deltok i en kreativ prosess. Gjennom verdiene blir det tydelig hvilke forventninger vi skal ha til hverandre som kollegaer og ledere, og hva som skal kjennetegne oss som organisasjon både internt og eksternt. Vårt felles verdier skal prege vår hverdag, veilede oss til å gjøre de riktige valgene og motivere oss til å yte vårt beste. Verdi «A» Med dette mener vi at: Her kommer punktvis konkretisering Verdi «B» Med dette mener vi at: Her kommer punktvis konkretisering Verdi «C» Med dette mener vi at: Her kommer punktvis konkretisering 11

36 6. Utfordringer 6.1 Utfordringer for kommunen (kommer i oppdatert kommuneplan) 6.2 Utfordringer for organisasjonen Birkenes kommune har ansvar for velferdsoppgaver, forvaltning og samfunnsutvikling. Med økt velstand møter vi økte forventninger fra våre innbyggere og samarbeidspartnere, både når det gjelder kapasitet og kvalitet. Kommunen skal levere tjenester til et stadig mer differensiert samfunn med stort aldersspenn og mange ulike kulturer representert. Kommunen er i vekst og utvikling, innbyggertallet stiger. Sentrale myndigheter styrer vår tjenesteleveranse gjennom rettigheter, lovkrav, kontroll og tilsyn, samt krav til miljøhensyn i alle ledd. I tråd med endringer i forventninger og krav til kommunens tjenester og oppgaver, vil også utfordringene som arbeidsfellesskap og arbeidsgiver endre seg. Birkenes kommunes hovedutfordringer som arbeidsgiver: Rekruttere, utvikle og beholde medarbeidere med fremtidsrettet kompetanse Levere bedre og billigere tjenester Målrettet bruk av medarbeidernes samlede kompetanse Erfarne medarbeidere med lang fartstid slutter og erstattes med nye medarbeidere. Bygge en kultur for innovasjon og etablering av nye arbeidsformer. Effektiv problemløsning i fellesskap og på tvers av fag og struktur. Intern samordning og felles prioritering av tjenester og ressurser Etterslep i forhold til utvikling av organisasjonen og å skape et robust tjenestetilbud. Være en inkluderende og attraktiv arbeidsplass for alle Ønskede endringer: Vi vil ha mindre av: Driftsorientert rekruttering Individuell praksis Brannslukning Feil utførelse som forbedres senere Stykkevis og delt Regelstyring Vi vil ha mer av: Framtidsrettet rekruttering Felles praksis Planmessig handling Gjøre ting riktig første gang Helhet Mål- og resultatstyring 12

37 7. Hovedmål, delmål og strategier Organisasjonsstrategien gir oss en bedre mulighet til å utvikle beste praksis. Gjennom beste praksis løser vi oppdraget i tråd med kommunens visjon, mål og verdier. 7.1 Rekruttere og beholde Birkenes kommune er helt avhengig av stadig ny tilførsel av kunnskap og kompetanse. Det ventes å bli stor konkurranse om arbeidskraften framover. Det er derfor viktig å rekruttere og beholde medarbeidere med riktig kompetanse i overenstemmelse med de krav og behov som stilles til tjenesteytingen i dag og i framtiden. SATSINGSOMRÅDE: REKRUTTERE OG BEHOLDE Mål: Vi er et attraktivt arbeidsfellesskap for kompetente medarbeidere SLIK VIL VI HA DET: SLIK GJØR VI DET: Vi satser på kvalitet - Vi har en god rekrutteringsprosess - Vi legger til rette for heltid - Vi gir konkurransedyktige betingelser - Vi legger vekt på kompetanse Vi kommuniserer enhetlig Vi har fremragende arbeidsplasser Vi har en kultur med gjensidig tillit og - Vi har en tydelig kommunikasjonsstrategi med tilhørende grafisk profil - Vi er til stede på valgte arenaer til rett tid - Vi bruker aktuelle sosiale medier - Vi har aktiv kontakt med studenter, elever og lærlinger om jobbmuligheter i kommunen og tilbyr praksisplasser - Vi legger til rette for medarbeidere i ulike livsfaser - Vi har systematisk oppfølging av ansatte - Alle nye medarbeidere gjennomfører et introduksjonsprogram med fadderordning - Alle kjenner sin rolle, sitt ansvar og sine kjerneoppgaver - Vi legger til rette for fysisk aktivitet og trivselstiltak - Vi satser på arbeidsmiljøgrupper med fokus på trygge, utfordrende og meningsfulle arbeidsplasser - Vi har en åpen dialog på arbeidsplassen om drift og utvikling 13