SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Jan-Hugo Sørensen Arkiv: 030 Arkivsaksnr.: 15/443

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Jan-Hugo Sørensen Arkiv: 030 Arkivsaksnr.: 15/443 ORGANISASJONSSTRUKTUR Rådmannens innstilling: ::: Sett inn innstillingen under denne linja 1. Ny administrativ organisering gjennomføres i tråd med forslagene fra evalueringsgruppen. 2. Ny administrativ organisering iverksettes seinest ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under denne linja Rådmannens kommentarer Historikk Fra 1970-tallet og fram til var Karlsøy kommune administrativt organisert etter den klassiske etatsmodellen. Denne organiseringen var godt kjent og hadde mange fordeler. Organisering etter etatsmodellen hadde også en del svakheter, og disse var først og fremst at man hadde for mange nivåer mellom de ansatte som møter brukerne og kommunens ledelse. Videre ble det etterspurt større helhetlig ansvar for lederne av de ulike virksomhetene, og utviklingen i moderne organisasjoner viste at det var nødvendig at virksomhetslederne får totalansvar for økonomi, personal og tjenestekvalitet. Et stort flertall av landets kommuner har derfor de siste 20 årene gått over til flatere strukturer, det vil si at man har forsøkt å redusere antall nivåer mellom ansatte som møter brukerne og ledelsen. Ny administrativ organisering pr Etter en grundig prosess vedtok kommunestyret i begynnelsen av 2013 ny administrativ organisering pr Målet med ny organisering skulle være at kommunen skulle kunne yte bedre tjenester og bedre service innenfor tildelte budsjettrammer. Vedtaket innebar at man organiserte kommunens virksomhet som resultatenheter, med unntak av helse- og sosialetaten som ble opprettholdt inntil videre. Lederne for de enkelte skoler, barnehager, tekniske enheter og NAV fikk fullstendig resultatansvar for økonomi, personal og tjenestekvalitet. Enhetslederne skulle da rapportere direkte til rådmannsnivået.

2 Bakgrunnen for at kommunestyret valgte å opprettholde helse- og sosialetaten inntil videre var at man var meget tilfreds med de samlede resultatene for etaten, samtidig som man så at det innenfor denne sektoren var mange brukere som hadde behov for tjenester fra ulike avdelinger. Vurderingen og tildelingen av disse tjenestene kunne best gjøres i et tett tverrfaglig samarbeid med en felles ledelse. Kommunestyret vedtok også en forenkling av den politiske organiseringen, først og fremst ved at formannskapet overtok oppgavene til hovedutvalg for teknisk sektor. Evaluering av den nye administrative organiseringen Rådmannen har nedsatt en gruppe bestående av ledere, ansatte og tillitsvalgte som har fått i oppdrag å evaluere den nye organiseringen som har virket i 1,5 år. Arbeidsgruppen har gjort en grundig jobb og har i sin rapport datert kommet med sine vurderinger og forslag. Evalueringen har tatt utgangspunkt i dokumentstudier og intervjuer av ansatte, tillitsvalgte, ledere og folkevalgte. Intervjuene viser følgende (skal fra 1 til 4, hvor 4 er best): 1. Mer effektiv drift 3,11 2. Tydeligere ansvarsforhold 3,35 3. Bedre økonomistyring 3,25 4. Rask endring ressursbruk 3,00 5. Mer samordnet planlegging 2,87 6. Større grad av brukerorientering 2,93 7. Bedre grunnlag for målstyring 3,17 8. Innsparing administrative ressurser 2,00 Evalueringen viser derved at vi etter forholdsvis kort tid har oppnådd gode resultater innenfor mange viktige områder (effektiv drift, tydeligere ansvarsforhold, bedre økonomistyring og bedre grunnlag for målstyring). Samtidig viser intervjuene at vi fortsatt har forbedringspotensiale innenfor andre områder (mer samordnet planlegging, større grad av brukerorientering og innsparing av administrative ressurser). Når det gjelder administrative ressurser så ønsker rådmannen å påpeke at vi de siste årene har redusert antall ansatte, herunder antall ledere. Ressurser til ledelse Karlsøy kommune har de siste årene redusert ressursene til ledelse ved at mange enheter er slått sammen og har fått felles ledelse. Etter rådmannens syn er vi nå kommet til et kritisk punkt hvor ytterligere reduksjoner vil gå ut over de tjenester vi skal tilby innbyggerne. Erfaringene etter at vi iverksatte budsjettvedtaket fra desember 2014 viser at omfattende reduksjon av ledelsesressurser går ut over de tjenester vi skal tilby innbyggerne. Det er umulig å produsere tjenester innenfor skoler, barnehager, teknisk sektor, pleie og omsorg, helse, sosial m.v. uten at vi samtidig har satt av nødvendige ressurser til både faglig og administrativ ledelse. Mange av lederne utfører i dag ordinære oppgaver i tillegg til ledelsesfunksjonen, og et godt eksempel her er teknisk sektor, hvor de to tidligere enhetslederne begge brukte en stor del av stillingen sin til saksbehandling og tjenesteproduksjon. Færre ledere og større enheter betyr også at arbeids- og ansvarsbelastningen på de enkelte lederne blir uforsvarlig, samtidig som de ansatte ikke får nødvendig oppfølging og støtte. Både KS og flere departement ber nå kommunene satse mer på ledelse og sette av ressurser til dette.

3 Rådmannen mener at skal Karlsøy kommune lykkes framover med å skape et livskraftig samfunn med gode tjenester så må man se viktigheten av å sette av ressurser til ledelse. Endring av administrativ organisering pr. 1. halvår 2015 Kommunestyrets budsjettvedtak for 2015 innebar at man gjennomførte betydelige endringer av den administrative organiseringen, og her nevnes: Skolen og barnehagen i Vannvåg slåpes sammen til et oppvekstsenter Felles ledelse av begge oppvekstsentrene på Vannøya Sammenslåing av barnehagene på Ringvassøya og Reinøya Sammenslåing av de to tekniske resultatenhetene Sammenslåing av de to stabsavdelingene Helse- og familieavdelingen innenfor helse- og sosialetaten mister sin lederressurs og avdelingen underlegges etatssjefen Alle disse endringene er nå gjennomført. Samtidig arbeider rådmannen med å effektuere den delen av budsjettvedtaket som innebærer at vi reduserer bemanningen med om lag 18 årsverk. Samtidig med dette har rådmannen justert organiseringen av renholdsressursene slik at disse nå legges direkte til de enkelte resultatenheter/avdelinger. Alle disse endringene innebærer betydelige omorganiseringer som både de ansatte og lederne merker. Evalueringsgruppens forslag Evalueringsgruppen har vurdert 3 ulike alternativer for framtidig administrativ organisering, og dette er: I Etatsmodellen II - Tonivåmodellen med enhetsledere III Hybdridmodellen (kombinasjonsmodellen) Gruppen har jobbet systematisk og har blant annet kjørt en såkalt SWOT-analyse, hvor man vurderer organisasjonens sterke og svake sider, og framtidens muligheter og trusler. Gruppen anbefaler hybridmodellen, og dette innebærer at man i hovedsak viderefører den nye organiseringen som allerede er gjennomført/blir gjennomført pr. våren/sommeren Følgende endringer anbefales: Hansnes skole overtar ansvaret for kulturskolen og voksenopplæringen Spesialpedagogisk konsulent tilknyttes Vannøy oppvekstsenter Kantinedriften ved rådhuset tilknyttes hovedkjøkkenet på sykehjemmet Helse- og sosialetaten omdøpes til helse- og omsorgsetaten med følgende avdelinger som hver har sin egen administrative leder: o Helse- og familie (rus, psykiatri, barnevern, lege, helsesøster, flyktningkonsulent og NAV) o Åpen hjemmebasert omsorg (med flere avdelinger) o Institusjonalisert omsorg med sykehjem (med flere avdelinger) o Psykisk utviklingshemmede (PU) Evalueringsgruppen har, på bakgrunn av SWOT-analysen og de kritiske suksessfaktorene, foreslått konkrete tiltak på ulike satsingsområder: Forbedret service i møte med brukerne Systematisk oppfølging av alle enheter Kompetanseutvikling

4 Brukerne i fokus Kvalitet i tjenestene Fokus på ledelse Samarbeid administrasjon og politikere Høringsprosessen Evalueringsgruppens rapport ble sendt ut på høring Det er kommet mange innspill fra ansatte, tillitsvalgte, AMU, hovedutvalgene og politiske partier. Følgende har gitt uttalelse: NAV Karlsøy Norsk Sykepleierforbund, avdeling Karlsøy Ledergruppen innenfor helse- og sosialetaten Ansatte innenfor helse- og familieavdelingen Fellesuttalelse fra Senterpartiet, Kystpartiet, Arbeiderpartiet og Sosialistisk Venstreparti Karlsøy SV v/ ordførerkandidaten Avdelingssykepleier Parabaran Rajalingam Helse- og sosialutvalget Kultur- og oppvekstutvalget AMU Rådmannens anbefalinger Rådmannen viser til at Karlsøy kommune gjennomførte store endringer i den administrative organiseringen pr Videre har man i første halvår 2015 implementert betydelige organisasjonsendringer som følge av budsjettvedtaket for 2015, herunder er vi i sluttfasen med hensyn til å nedbemanne organisasjonen med om lag 18 årsverk i Rådmannen vil derfor ikke anbefale at man nå på nytt gjennomfører store endringer som betyr at man reverserer hele organisasjonskartet. Rådmannen viser til at de fleste høringsuttalelsene, herunder de tillitsvalgte og AMU, ønsker at man i hovedsak viderefører hybridmodellen som vi har i dag. Erfaringene med tonivåmodellen for barnehager og skoler viser at enhetsledere som får utstrakte fullmakter, og som samtidig har nødvendig kompetanse og tid til ledelse, gjør en betydelig bedre jobb for kommunen med hensyn til økonomi, personal og tjenesteproduksjon. Rådmannen anbefaler derfor administrasjonsutvalget og kommunestyret å slutte seg til forslagene fra evalueringsgruppen. Alternativt anbefaler rådmannen at kommunestyret utsetter saken slik at de nye folkevalgte får vurdere kommunens framtidige organisering grundig.

5 ... Sett inn saksutredningen over denne linja