HERØY KOMMUNE SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Roy Skogsholm Arkiv: M71 Arkivsaksnr.: 10/545

Transkript

1 HERØY KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Roy Skogsholm Arkiv: M71 Arkivsaksnr.: 10/545 MANGLENDE TETTING AV PÅLEGG FRA ARBEIDSTILSYNET Rådmannens innstilling: 1.For å tette Arbeistilsynets pålegg og å rette opp udekkede områder i organisasjonen gjennomføres følgende tiltak: 1. For å ivareta prosjektledelsen for Samhandlingsreformen frigjøres kommunalleder 1 fra innenfor servicekontoret. 2. Styrking av økonomifunksjonen i administrasjonsenheten med en 50% stilling fra for å bistå enhetsledere, kommunallederne og rådmannen i budsjettarbeid, regnskap og 3.Styrking av helsesekretærfunksjonen. Saksutredning: Arbeidstilsynet gjennomførte 6.-7.mai 2010 tilsyn ved Herøy kommune. I brev av ble Herøy kommune gitt 3 pålegg. Det ble umiddelbart iverksatt tiltak og rapport ble oversendt Arbeidstilsynet innen fristen I tilbakemelding ble to av påleggene tettet mens det tredje opprettholdt følgende pålegg: Virksomheten skal gjennomføre tiltak for å forebygge belastninger som følge av økt tidspress etter omstillingen. Dette pålegget ville føre til bemanningsmessige konsekvenser og dermed budsjettkonsekvenser. Saken ble derfor forelagt formannskapet til behandling. Formannskapet gjorde i møte følgende vedtak: Herøy Formannskap har drøftet pålegg fra Arbeidstilsynet datert og gjort følgende vedtak: 1. Formannskapet tar til etterretning at følgende tiltak er gjennomført administrativt: a. Servicekontoret har fått økte budsjettrammer til innleie av vikar i 2011, og det brukes tilkallingsvikar ved behov og ferieavvikling. De nye fagsystemene som er innført på lønn og personal har bidratt til å lette arbeidet og frigjøre ressurser. Opplæringen på nye nye systemene er gjennomført og ansatte har innarbeidet gode rutiner som gjør at de er trygge på de oppgavene

2 de skal utføre. Det er etablert nettverk for ansatte på lønn/personal og post/arkiv. Det holdes jevnlige møter på servicekontoret. b. Det er gjennomført delegering nedover fra enhetslederne der det er mulig. c. Det er gjennomført 25 % stillingsøkning ved helsesekretærfunksjonen og tilgjengeligheten er redusert ved legekontoret ved å innføre telefonsvarer fra kl samt omdisponering av arbeidsoppgaver for å hindre stress. d. Tilgjengeligheten ved teknisk enhet er midlertidig redusert til kl hver dag. I en periode har teknisk enhet også hatt stengt for publikum hver onsdag. 2.Formannskapet godkjenner at følgende tiltak gjennomføres innenfor vedtatt budsjett: a. Det gjennomføres opplæring i administrative systemer for effektivisere saksbehandlingen. b. Inntil videre(inntil nye stillinger er på plass) innføres redusert tilgjengelighet til kl til administrasjonsstaben, teknisk enhet og de øvrige enhetslederne. Servicekontoret skal være tilgjengelig fra kl c. Nye prosjekter utsettes i tid. Unntak er prosjekter der det kan finansieres ressurser for prosjektledelse. d. Saksbehandlingen tilrettelegges slik at en unngår overtid utover lovbestemmelser og at ferier og avspasering kan avvikles fortløpende. Dette vil medføre noe lengre saksbehandlingstid.

3 3. For å ivareta prosjektledelsen for Samhandlingsreformen frigjøres kommunalleder 1 fra innenfor servicekontoret. Stillingsøkningen innarbeides ved budsjettrevisjonen pr og gjennomføres pr Følgende tiltak legges fram til behandling av budsjettet for 2012 og økonomiplanen : 1. Styrking av økonomifunksjonen i administrasjonsenheten med en 50% stilling fra for å bistå enhetsledere, kommunallederne og rådmannen i budsjettarbeid, regnskap og 2. Styrking av helsesekretærfunksjonen. 3. Styrking av kontorfunksjonen ved Herøy skole. 4. Nye lokaler for helsetjenesten innen Sees i sammenheng med samhandlingsreformen. 5. Styrking av IT-funksjonen ved Herøy skole gjennom samordning av bibliotek/skole i 2013 med felles IT-funksjon. 5. Administrasjonsutvalget ber rådmannen igangsette evaluering av omstillingsprosessen og to-nivå modellen i tråd med tidligere vedtak. 6. Resultatet av evalueringen legges fram for kommunestyret i desembermøtet. Dette ble meldt inn til Arbeidstilsynet og de tettet pålegget. Som det framgår av vedtaket krever punkt 3 og 4 økonomiske uttellinger. Vi klarte ikke ved behandlingen av budsjettet for 2012 og økonomiplanen for å finne dekning for disse tiltakene. I et møte med de tillitsvalgte og hovedverneombud den ble vi bedt om å orientere Arbeidstilsynet om dette avviket. Dette er gjort både muntlig og skriftlig. Arbeidstilsynets reaksjon er negativ og vi forventer oss et nytt forsterket pålegg de nærmeste dagene. Arbeidstilsynet beskriver mulige konsekvenser slik: Hvis ikke Arbeidstilsynet har mottatt skriftlig tilbakemelding om at pålegget er oppfylt innenfor fastsatt tidsfrist, kan Arbeidstilsynet ilegge en løpende tvangsmulkt eller engangsmulkt, jf. Arbeidsmiljølovens Arbeidstilsynet kan også helt eller delvis stanse virksomhets aktiviteter inntil pålegget er etterkommet, j.f. arbeidsmiljøloven Det har nå i tillegg oppstått andre problemer i organisasjonen som må løses. På grunn av hardt arbeidspress har kommunallederne bedt seg fritatt for personalarbeid, økonomiarbeid og IKT-arbeid tilknyttet utgivelse av Herøyfjerdingen. I tillegg har det oppstått behov for overflytting av personell p.g.a. overbelastning Jeg har gått gjennom dette grundig og har innvilget disse fritakene så snart vi finner andre løsninger. IKT-tjenestene til Herøyfjerdingen må vi heretter kjøpe. Dette gjelder servertjenester og programoppdatering. Vi har ute forespørsler på disse tjenestene. Dette må innarbeides ved første budsjettrevisjon.

4 Det andre løser vi med å gjennomføre punkt 3 og 4 i formannskapets vedtak av Punkt 3 og 4 kan gjennomføres i 2012 med inndekning på avsatte midler for samhandlingsreformen. I 2013 mangler kr For senere år må det tilføres kr pr. år. Dette vil vi komme tilbake til ved behandlingen av budsjettrevisjonen pr Ved denne budsjettrevisjonen må vi også ta hensyn til: - Pålegg fra Statsarkivet som vil påføre oss kostnader på kr pr. år i 2013 og Omorganisering teknisk kr i 2013 og kr i Spesialpedagogiske pålegg i barnehagen kr pr. år - Melding om Helgelandskraft om reduksjon i utbyttet fra og med 2013 med 1,4 mill kr. pr. år. Slik det ser ut i dag mangler vi kr i 2013 og kr i Fra 2015 og utover vil vi mangle ca 1,9 mill kr. pr. år. Det vil nok da være riktig å stramme inn organisasjonen ytterligere med 1,9 mill kr. eller 5 nye stillinger utover de 9 som må tas i 2013 fra og med Da må vi sette av kr av fondsmidler utover det som allerede er avsatt. Dette betyr at kommunestyret må omdisponere de avsetningene som ble gjort ved budsjettbehandlingen Alt dette vil vi komme tilbake til ved budsjettrevisjonen pr Vi må imidlertid nå ta stilling til konsekvensene av Arbeidstilsynets pålegg og den situasjonen som er oppstått i administrasjonen. Vi kan ikke risikere økonomiske uttellinger p.g.a. bøtelegging og vi er nødt til å få personal og HMS-funksjonen på plass. Vurdering: Etter at vi fikk pålegget fra Arbeidstilsynet drøfter vi HMS og psykososiale avvik i hvert eneste ledermøte. Dette gir meget klare signaler om hardt arbeidspress i organisasjonen i alle enheter. Når vi nå opplever at personer med sterk arbeidsbelastning og mye overtid ber om fritak for oppgaver bekrefter dette Arbeidstilsynets observasjoner.. Vi har en meget positiv organisasjon som står på og påtar seg mye ekstraoppgaver og jobber mye overtid uten økonomisk godtgjørelse. Vi må imidlertid være på vakt og sette inn tiltak før overbelastningen blir for stor. Jeg finner det derfor riktig at vi nå gjennomfører formannskapets vedtak av : 3. For å ivareta prosjektledelsen for Samhandlingsreformen frigjøres kommunalleder 1 fra innenfor servicekontoret. Stillingsøkningen innarbeides ved budsjettrevisjonen pr og gjennomføres pr Følgende tiltak legges fram til behandling av budsjettet for 2012 og økonomiplanen : a. Styrking av økonomifunksjonen i administrasjonsenheten med en 50% stilling fra for å bistå enhetsledere, kommunallederne og rådmannen i budsjettarbeid, regnskap og b. Styrking av helsesekretærfunksjonen. c. Styrking av kontorfunksjonen ved Herøy skole.

5 d. Nye lokaler for helsetjenesten innen Sees i sammenheng med samhandlingsreformen. e. Styrking av IT-funksjonen ved Herøy skole gjennom samordning av bibliotek/skole i 2013 med felles IT-funksjon. Jeg anbefaler at punkt 3 og 4 a,b, gjennomføres nå og resten oppfølges senere. Vedlegg: - Pålegg fra Arbeidstilsynet av a. Svar til Arbeidstilsynet av b. Svar fra Arbeidstilsynet c. Brev til Arbeidstilsynet