HERØY KOMMUNE MØTEINNKALLING

Transkript

1 Utvalg: ADMINISTRASJONSUTVALG Møtested: Formannskapssalen på rådhuset Møtedato: Tid: Eventuelt forfall meldes til tlf. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. HERØY KOMMUNE MØTEINNKALLING Saksnr. 1/11 10/545 Arkivsaksnr. Tittel SAKSLISTE PÅLEGG FRA ARBEIDSTLSYNET - KORTSIKTIGE OG LANGSIKTIGE TILTAK Herøy,

2 PÅLEGG FRA ARBEIDSTLSYNET - KORTSIKTIGE OG LANGSIKTIGE TILTAK Saksbehandler: Roy Skogsholm Arkiv: M71 Arkivsaksnr.: 10/545 Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/11 Arbeidsmiljøutvalget /11 Administrasjonsutvalg / Formannskap Innstilling: Herøy Formannskap har drøftet pålegg fra Arbeidstilsynet datert og gjort følgende vedtak: 1.Formannskapet tar til etterretning at følgende tiltak er gjennomført administrativt: a. Servicekontoret har fått økte budsjettrammer til innleie av vikar i 2011, og det brukes tilkallingsvikar ved behov og ferieavvikling. De nye fagsystemene som er innført på lønn og personal har bidratt til å lette arbeidet og frigjøre ressurser. Opplæringen på nye nye systemene er gjennomført og ansatte har innarbeidet gode rutiner som gjør at de er trygge på de oppgavene de skal utføre. Det er etablert nettverk for ansatte på lønn/personal og post/arkiv. Det holdes jevnlige møter på servicekontoret. b. Det er gjennomført delegering nedover fra enhetslederne der det er mulig. c. Det er gjennomført 25 % stillingsøkning ved helsesekretærfunksjonen og tilgjengeligheten er redusert ved legekontoret ved å innføre telefonsvarer fra kl samt omdisponering av arbeidsoppgaver for å hindre stress. d. Tilgjengeligheten ved teknisk enhet er midlertidig redusert til kl hver dag. I en periode har teknisk enhet også hatt stengt for publikum hver onsdag. 2.Formannskapet godkjenner at følgende tiltak gjennomføres innenfor vedtatt budsjett: a. Det gjennomføres opplæring i administrative systemer for effektivisere saksbehandlingen. b. Inntil videre(inntil nye stillinger er på plass) innføres redusert tilgjengelighet til kl til administrasjonsstaben, teknisk enhet og de øvrige enhetslederne. Servicekontoret skal være tilgjengelig fra kl c. Nye prosjekter utsettes i tid. Unntak er prosjekter der det kan finansieres ressurser for prosjektledelse. d. Saksbehandlingen tilrettelegges slik at en unngår overtid utover lovbestemmelser og at ferier og avspasering kan avvikles fortløpende. Dette vil medføre noe lengre saksbehandlingstid. 3.For å ivareta prosjektledelsen for Samhandlingsreformen frigjøres kommunalleder 1 fra løpende saksbehandling innenfor personalfunksjonen. Dette gjennomføres ved å tilføre lønn og personal en ny 50-% stilling. Overordnet HMS legges også til denne funksjonen. Omorganiseringen gjennomføres ved omrokering innenfor servicekontoret. Stillingsøkningen innarbeides ved budsjettrevisjonen pr og gjennomføres pr Følgende tiltak legges fram til behandling av budsjettet for 2012 og økonomiplanen : a. Styrking av økonomifunksjonen i administrasjonsenheten med en 50% stilling fra for å bistå enhetsledere, kommunallederne og rådmannen i budsjettarbeid, regnskap og budsjettkontroll/rapportering.

3 b. Styrking av helsesekretærfunksjonen. c. Styrking av kontorfunksjonen ved Herøy skole. d. Nye lokaler for helsetjenesten innen Sees i sammenheng med samhandlingsreformen. e. Styrking av IT-funksjonen ved Herøy skole gjennom samordning av bibliotek/skole i 2013 med felles IT-funksjon. Rådmannens innstilling Herøy Formannskap har drøftet pålegg fra Arbeidstilsynet datert og gjort følgende vedtak: 1.Formannskapet tar til etterretning at følgende tiltak er gjennomført administrativt: e. Servicekontoret har fått økte budsjettrammer til innleie av vikar i 2011, og det brukes tilkallingsvikar ved behov og ferieavvikling. De nye fagsystemene som er innført på lønn og personal har bidratt til å lette arbeidet og frigjøre ressurser. Opplæringen på nye nye systemene er gjennomført og ansatte har innarbeidet gode rutiner som gjør at de er trygge på de oppgavene de skal utføre. Det er etablert nettverk for ansatte på lønn/personal og post/arkiv. Det holdes jevnlige møter på servicekontoret. f. Det er gjennomført delegering nedover fra enhetslederne der det er mulig. g. Det er gjennomført 25 % stillingsøkning ved helsesekretærfunksjonen og tilgjengeligheten er redusert ved legekontoret ved å innføre telefonsvarer fra kl samt omdisponering av arbeidsoppgaver for å hindre stress. h. Tilgjengeligheten ved teknisk enhet er midlertidig redusert til kl hver dag. I en periode har teknisk enhet også hatt stengt for publikum hver onsdag. 2.Formannskapet godkjenner at følgende tiltak gjennomføres innenfor vedtatt budsjett: e. Det gjennomføres opplæring i administrative systemer for effektivisere saksbehandlingen. f. Inntil videre(inntil nye stillinger er på plass) innføres redusert tilgjengelighet til kl til administrasjonsstaben, teknisk enhet og de øvrige enhetslederne. Servicekontoret skal være tilgjengelig fra kl g. Nye prosjekter utsettes i tid. Unntak er prosjekter der det kan finansieres ressurser for prosjektledelse. h. Saksbehandlingen tilrettelegges slik at en unngår overtid utover lovbestemmelser og at ferier og avspasering kan avvikles fortløpende. Dette vil medføre noe lengre saksbehandlingstid. 3.For å ivareta prosjektledelsen for Samhandlingsreformen frigjøres kommunalleder 1 fra løpende saksbehandling innenfor personalfunksjonen. Dette gjennomføres ved å tilføre lønn og personal en ny 50-% stilling. Overordnet HMS legges også til denne funksjonen. Omorganiseringen gjennomføres ved omrokering innenfor servicekontoret. Stillingsøkningen innarbeides ved budsjettrevisjonen pr og gjennomføres pr Følgende tiltak legges fram til behandling av budsjettet for 2012 og økonomiplanen : Side 3 av 9

4 f. Styrking av økonomifunksjonen i administrasjonsenheten med en 50% stilling fra for å bistå enhetsledere, kommunallederne og rådmannen i budsjettarbeid, regnskap og budsjettkontroll/rapportering. g. Styrking av helsesekretærfunksjonen. h. Styrking av kontorfunksjonen ved Herøy skole. i. Nye lokaler for helsetjenesten innen Sees i sammenheng med samhandlingsreformen. j. Styrking av IT-funksjonen ved Herøy skole gjennom samordning av bibliotek/skole i 2013 med felles IT-funksjon. Behandling/vedtak i Arbeidsmiljøutvalget den sak 1/11 Behandling: Rådmannens innstilling tiltres. Vedtak: Herøy Formannskap har drøftet pålegg fra Arbeidstilsynet datert og gjort følgende vedtak: 1.Formannskapet tar til etterretning at følgende tiltak er gjennomført administrativt: i. Servicekontoret har fått økte budsjettrammer til innleie av vikar i 2011, og det brukes tilkallingsvikar ved behov og ferieavvikling. De nye fagsystemene som er innført på lønn og personal har bidratt til å lette arbeidet og frigjøre ressurser. Opplæringen på nye nye systemene er gjennomført og ansatte har innarbeidet gode rutiner som gjør at de er trygge på de oppgavene de skal utføre. Det er etablert nettverk for ansatte på lønn/personal og post/arkiv. Det holdes jevnlige møter på servicekontoret. j. Det er gjennomført delegering nedover fra enhetslederne der det er mulig. k. Det er gjennomført 25 % stillingsøkning ved helsesekretærfunksjonen og tilgjengeligheten er redusert ved legekontoret ved å innføre telefonsvarer fra kl samt omdisponering av arbeidsoppgaver for å hindre stress. l. Tilgjengeligheten ved teknisk enhet er midlertidig redusert til kl hver dag. I en periode har teknisk enhet også hatt stengt for publikum hver onsdag. 2.Formannskapet godkjenner at følgende tiltak gjennomføres innenfor vedtatt budsjett: i. Det gjennomføres opplæring i administrative systemer for effektivisere saksbehandlingen. j. Inntil videre(inntil nye stillinger er på plass) innføres redusert tilgjengelighet til kl til administrasjonsstaben, teknisk enhet og de øvrige enhetslederne. Servicekontoret skal være tilgjengelig fra kl k. Nye prosjekter utsettes i tid. Unntak er prosjekter der det kan finansieres ressurser for prosjektledelse. l. Saksbehandlingen tilrettelegges slik at en unngår overtid utover lovbestemmelser og at ferier og avspasering kan avvikles fortløpende. Dette vil medføre noe lengre saksbehandlingstid. 3.For å ivareta prosjektledelsen for Samhandlingsreformen frigjøres kommunalleder 1 fra løpende saksbehandling innenfor personalfunksjonen. Side 4 av 9

5 Dette gjennomføres ved å tilføre lønn og personal en ny 50-% stilling. Overordnet HMS legges også til denne funksjonen. Omorganiseringen gjennomføres ved omrokering innenfor servicekontoret. Stillingsøkningen innarbeides ved budsjettrevisjonen pr og gjennomføres pr Følgende tiltak legges fram til behandling av budsjettet for 2012 og økonomiplanen : k. Styrking av økonomifunksjonen i administrasjonsenheten med en 50% stilling fra for å bistå enhetsledere, kommunallederne og rådmannen i budsjettarbeid, regnskap og budsjettkontroll/rapportering. l. Styrking av helsesekretærfunksjonen. m. Styrking av kontorfunksjonen ved Herøy skole. n. Nye lokaler for helsetjenesten innen Sees i sammenheng med samhandlingsreformen. o. Styrking av IT-funksjonen ved Herøy skole gjennom samordning av bibliotek/skole i 2013 med felles IT-funksjon. Bakgrunn: Arbeidstilsynet gjennomførte tilsyn hos Herøy kommune mai Tilsynet er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsing Arbeid for helse. Temaet for tilsynet var psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøforhold, hovedsakelig regulert i Arbeidsmiljølovens 4-1, 4-2 og 4-3. Tilsynet resulterte i følgende pålegg: 1. Virksomheten skal sikre seg at HMS-systemet og dets aktiviteter etterfølges i praksis i enhetene og på rådhuset. Ved påleggsfristens slutt skal virksomheten evaluere hvordan pålegget er etterkommet og melde dette tilbake til Arbeidstilsynet, jf Intemkontrollforskriften 5, nr 6, 7 og 8. Frist for gjennomføring: Virksomheten skal evaluere omstillingsprosessen, samt konsekvensvurdere og gjennomføre tiltak i forhold til tidspress som resultat av omstillingen, jf. Internkontrollforskriften 5 5, nr 6 og 8. Frist for gjennomføring: Virksomheten må knytte til seg godkjent bedriftshelsetjeneste, jf forskrift om at virksornheter innen visse bransjer skal ha godkjent bedriftshelsetjeneste 1 Frist for gjennomføring: Herøy kommune avga rapport om gjennomførte tiltak for å rette opp de pålegg som var gitt. Denne rapporten var behandlet av AMU og undertegnet av hovedverneombud mottok vi svar fra Arbeidstilsynet der de bekreftet at pålegg 1 og 3 var tettet mens vi fikk et nytt pålegg på opprinnelig pålegg 2: Virksomheten skal gjennomføre tiltak for å forbygge belastninger som følge av økt tidspress etter omstillingene. Hjemmel: Internforskriften 5, nr 6 og 8. Begrunnelse: Kommunen har gjennomført omstillingsprosesser som har påvirket arbeidsmiljøet. Virksomheten har evaluert omstillingsprosessene, og funnet at et økt tidspress Side 5 av 9

6 for enkelte er en konsekvens av disse. Det er ikke iverksatt tiltak i tilstrekkelig grad for å forbygge belastninger som følge av det økte tidspresset. Hva skal til for at Arbeidstilsynet skal anse pålegget som utført: En beskrivelse av hvilke tiltak som er gjennomført /planlagt gjennomført for å redusere belastningene som følge av økt tidspress, oversendes Arbeidstilsynet innen fristens utløp. Frist for gjennomføring og tilbakemelding settes til : Saksutredning: Tilsynet som ble gjennomført 6.-7.mai 2010 ble gjennomført som plenums- og særmøter med rådmann, enhetsledere, tillitsvalgte, verneombud og hovedverneombud. Ordføreren deltok også på oppsummeringsmøte i plenum. Det påfølgende pålegget ble drøftet i ledermøter og avdelingsmøter og det er gjennomført en rekke tiltak for å rette på enkelte forhold med spesiell fokus på psykososiale arbeidsforhold. Sluttrapporten av er en oppsummering av rapporter som ble utarbeidet av hver enkelt enhetsleder etter at tiltakene var gjennomført. Siden dette dreier seg om tilbakemelding på pålegg 2 gjengir jeg hele vårt svar vedrørende dette pålegget: PÅLEGG NR. 2. : EVALUERING AV OMSTILLINGSPROSESSEN VURDERING AV TILTAK FOR Å LETTE TIDSPRESSET PÅ DE ANSATTE. P.g.a. sterk økning i kommunens kapitalkostnader p.g.a. store investeringer i skole- og eldresektoren samt sterk reduksjon i rammetilskuddet p.g.a. reduksjon i folketallet, måtte kommunen gå til en reduksjon av driftsbudsjettet på hele 10 % fra Dette resulterte i at hele 19 ansatte måtte bort. Tre skoler ble nedlagt og en del tjenesteområder ble fjernet og erstattet med interkommunale ordninger. I denne harde nedskjæringsprosessen forsøkte en å skjerme tunge driftsfunksjoner spesielt omsorgssektoren og skolesektoren. Dette resulterte i at rene administrative funksjoner ble rammet hardt. Ledelsesorganiseringen ble omorganisert fra en tre-nivåmodell til en tonivåmodell. Dette betyr at mellomleddet (etatsjefene) ble borte. Samtidig ble økonomisjef og personalkonsulent fjernet. Rådmannen har kun to administrative stillinger i sin stab. Dette betyr at administrative funksjoner som tidligere lå hos etatsjefene må skyves både oppover og nedover. Dette betyr at enhetslederne må ha økonomi- og personalansvar alene. Dette ansvaret hadde de fra før men kunne støtte seg på etatsjefene. Overgangen til to-nivåmodellen hadde en tosidig målsetting: 1. En mer rasjonell og oversiktlig organisering med gode kommunikasjonslinjer 2. Effektiviseringsgevinst. Denne omorganiseringen var en meget omfattende prosess. Det ble holdt over 80 forhandlings-/drøftingsmøter med de ansatte. I tilegg ble det kjørt prosesser med grendelag, brukerorganisasjoner og interesseorganisasjoner. Parallelt med omorganiseringen ble det innført nye administrative systemer (IT). Opplæring og innføring avsluttes i Før omorganiseringen ble det gjennomført opplæring av enhetslederne på rutiner, reglement, avtaleverk og retningslinjer. Et eget omfattende opplegg over 4 samlinger. Innføringen av nye administrative systemer har gjort det ekstra stressende i Situasjonen vil derfor forbedre seg i Hele omorganiseringsprosessen har gått meget bra. Det har ikke vært støy i organisasjonen og lite eller ingen klager fra brukerne. De som har deltatt og vært sentral i prosessen(enhetslederne og rådmannens stab samt servicekontoret) har opplevd prosessen som krevende og stressende. De fleste mener å han fått nye og krevende arbeidsoppgaver å forholde seg til. Dette fører til Side 6 av 9

7 tidspress da de også må ivareta de rene driftsoppgavene de hadde tidligere. Det er små muligheter å delegere noe nedover. Budsjett og personalansvar hadde lederne også tidligere men i realiteten utførte etatsjefene mye av oppgavene. Kommunallederne har hatt mange svært tunge oppgaver i De har derfor vært lite tilgjengelig for enhetsledere og fagsjefer til rådgivning i budsjett og rapporteringsrutiner. En bedre opplæring av enhetslederne i budsjett- og regnskapsrutiner vil lette arbeidet betydelig. Vi planlegger derfor en slik opplæring tidlig i En omstilling med reduksjon av 19 ansatte der vi fortsatt skal holde samme tjenestenivå ovenfor brukerne må føre til at den gjenværende organisasjonen må jobbe mer. Dette fører til større press på alle. I vårt tilfelle mest på de administrative funksjonene. Det kan til tider være vanskelig i forholde seg til lovpålagt arbeidstid og lovpålagt ferie kan være vanskelig å gjennomføre i perioder av året. Selv om presset føles tungt mener vi at vi fortsatt er innenfor forsvarlige rammer. De fleste av lederne gir på tross av økende tidspress, tilbakemeldinger om at den nye organiseringen virker godt og de har fått mer meningsfylte og klart definerte oppgaver. Ingen har meldt ønske om å gå tilbake til gammel organisering. Dessverre er budsjettrammene for 2011 og senere blitt ytterligere forverret p.g.a. reduserte rammeoverføringer fra staten. Dette fører til ytterligere reduksjon av stillinger. Det er spesielt småkommunene som rammes av disse problemene. Det er vanskelig å klare å opprettholde et forsvarlig nivå spesielt på de overordnede oppgavene. I Herøy kommune er vi spesielt bekymret for utilstrekkelige ressurser innenfor overordnet personalforvaltning (Herunder HMS, AMU,ATU osv.). Uansett må vi forholde oss til de budsjettrammene som finnes. Organisasjonen fungerer innenfor de rammer som er gitt. Vi viser for øvrig til rapportene fra enhetslederne som følger som vedlegg. Situasjonen i mai var at vi var i avslutningsfasen av omstillingen og det foregikk en ganske omfattende opplæring i nye økonomisystemer og fagsystemer. Prosessen hadde vært svært belastende for mange i organisasjonen. De tilbakemeldinger som ble gitt var derfor mye preget av denne situasjonen. Etter at alle prosesser er på plass og mange tiltak er gjennomført opplever vi en mye bedre situasjonen uten at vi kan bekrefte at arbeidsbelastningene er tilbakeført til nivået før omstillingen. Det er klart at arbeidspresset er større med 19 færre ansatte i organisasjonen og de samme oppgavene og i tillegg flere nye skal gjennomføres. De rene administrative stillingene er redusert med vel 40 %. Følgende tiltak er gjennomført i 2010/2011 for å bøte på situasjonen: -Servicekontoret har fått økte budsjettrammer til innleie av vikar i 2011, og det brukes tilkallingsvikar ved behov og ferieavvikling. De nye fagsystemene som er innført på lønn og personal har bidratt til å lette arbeidet og frigjøre ressurser. Opplæringen på nye nye systemene er gjennomført og ansatte har innarbeidet gode rutiner som gjør at de er trygge på de oppgavene de skal utføre. Det er etablert nettverk for ansatte på lønn/personal og post/arkiv. Det holdes jevnlige møter på servicekontoret. -Det er gjennomført delegering nedover fra enhetslederne der det er mulig. -Det er gjennomført 25 % stillingsøkning ved helsesekretærfunksjonen og tilgjengeligheten er redusert ved legekontoret ved å innføre telefonsvarer fra kl samt omdisponering av arbeidsoppgaver for å hindre stress. -Tilgjengeligheten ved teknisk enhet er midlertidig redusert til kl hver dag. I en periode har teknisk enhet også hatt stengt for publikum hver onsdag. Side 7 av 9

8 Vår konklusjon i vår tilbakemelding av er at vi driver innenfor forsvarlige rammer. Ledergruppen har på nytt drøftet pålegget av og hver enhetsleder har avgitt et notat der de prioriterer nye tiltak. Disse følger som vedlegg til saken. For å tilfredsstille de påleggene som er gitt vil vi gjennomføre følgende tiltak innenfor vedtatte budsjetter: -Det gjennomføres ny opplæring i administrative systemer for effektivisere saksbehandlingen. -Inntil videre(inntil nye stillinger er på plass) innføres redusert tilgjengelighet til kl til administrasjonsstaben, teknisk enhet og de øvrige enhetslederne. Servicekontoret skal være tilgjengelig fra kl Nye prosjekter utsettes i tid. Unntak er prosjekter der det kan finansieres ressurser for prosjektledelse. -Saksbehandlingen tilrettelegges slik at en unngår overtid utover lovbestemmelser og at ferier og avspasering kan avvikles fortløpende. Dette vil medføre noe lengre saksbehandlingstid. For å lette administrasjonsstaben og enhetslederne er det tydelig at vi må tilføre nye ressurser for lette arbeidet med budsjett/budsjettkontroll. Jeg foreslår at administrasjonsstaben styrkes med en 50%- stilling som økonomikonsulent. Det andre området der det etterlyses styrking er personalarbeid og overordnet HMS. Jeg foreslår at administrasjonsstaben økes med en 50% stilling innen personal og overordnet HMS. Disse områdene må ha absolutt høyeste prioritet. I tillegg ønskes styrking av helsesekretærfunksjonen, kontorfunksjonen ved Herøy skole og selvsagt nye lokaler for helsetjenesten. Signaler fra Samhandlingsreformen tyder på at dette bør organiseres sammen med en styrking av omsorgssenteret. Jeg foreslår derfor at følgende kostnadskrevende tiltak vurderes/behandles: Følgende tiltak legges fram til behandling av budsjettet for 2012 og økonomiplanen : -Styrking av økonomifunksjonen i administrasjonsenheten med en 50% stilling fra for å bistå enhetsledere, kommunallederne og rådmannen i budsjettarbeid, regnskap og budsjettkontroll/rapportering. -Styrking av helsesekretærfunksjonen. -Styrking av kontorfunksjonen ved Herøy skole. -Nye lokaler for helsetjenesten innen Sees i sammenheng med samhandlingsreformen. -Styrking av IT-funksjonen ved Herøy skole gjennom samordning av bibliotek/skole i 2013 med felles IT-funksjon. Vurdering: Herøy kommune er i likhet med andre kommuner av lignende størrelse kommet mellom barken og veden. De økonomiske rammene er blitt så stramme at vi må gjennomføre store bemanningsreduksjoner samtidig som lover og retningslinjer samt krav fra brukerne krever mere tjenester. Det betyr at flere oppgaver må gjennomføres på færre hender. Dette fører til et større arbeidspress. I vårt tilfelle større enn det Arbeidstilsynet kan akseptere. I vår omstillingsprosess har vi lagt vekt på å verne de utøvende ledd innenfor omsorg og skole og presset de administrative funksjonene. Nå blir vi presset til å gjøre forandringer. Det finnes ikke ledige ressurser i budsjettet. Tvert imot har det skjedd nye ting i det siste som tyder på en underbalanse på ca. 0,5 mill kr. Dette pluss de korrigerende tiltakene vi foreslår, må finansieres med reduksjoner i driften. De første tilstrammingene vil komme ved budsjettrevisjonen i juni. Jeg frykter for at dette igjen forskyver problemene inn i driften med større arbeidspress der. Side 8 av 9

9 Det er grunn til å spørre om det er mulig å drive forsvarlig innenfor de rammene småkommunene har. Vi har allikevel ikke noe valg. Klarer vi ikke dette vil vi bli bøtelagt fra Arbeidstilsynet og det har slettes ikke økonomiske rammer til. Vedlegg: - Arbeidstilsynet Angående tilbakemelding på pålegg - Rapport om gjennomføring av tiltak som følge av pålegg av Rapport fra enhetsleder Herøy sykehjem Rapport fra enhetsleder helse Rapport fra enhetsleder Herøy skole Rapport fra enhetsleder for hjemmetjenesten - Rapport fra administrasjonsenheten datert Side 9 av 9