NY ORGANISERING AV HELSE- OG OMSORG

Transkript

1 NY ORGANISERING AV HELSE- OG OMSORG 2015

2 Innhold BAKGRUNN:... 3 MÅL:... 3 FORUTSETNINGER:... 3 PROSESS OG MEDVIRKNING... 4 AVDELING FOR HELSE- OG OMSORG... 4 AVDELINGSLEDER FOR HELSE- OG OMSORG... 6 STRATEGISK LEDELSE:... 7 NY ORGANISASJONSSTRUKTUR I HATTFJELLDAL KOMMUNE... 7 ARBEIDET FREMOVER... 8 OPPSUMMERING:... 8 Vedlegg: - Prosessplan for organisering av ny avdeling for Helse- og omsorg - Referat fra informasjonsmøter med ansatte og tillitsvalgte - Kartlegging av arbeidsoppgaver - Møte i styringsgruppen den og Organisasjonskart for Hattfjelldal kommune etter ny organisering av Helse- og omsorg Dokumenter ikke vedlagt: - Orienteringer gitt i kommunestyret og formannskap - Referat fra HTV-møte den , og

3 BAKGRUNN: Arbeidet med endring av organiseringen av Helseavdelingen og Pleie-, rehabilitering og omsorgsavdelingen (PRO) har pågått siden 2010/2011. Prosjektet er av flere årsaker blitt utsatt. I formannskapets sak nr.: 13/11 ble prosjektet utsatt i påvente av at samhandlingsreformen skulle bli avklart. Og rådmannen fikk også i forbindelse med et prosjekt om etablering av felles legekontor for Grane og Hattfjelldal, samt etablering av et lokalt ØHD-tilbud, politisk aksept for at organiseringsprosjektet skulle utsettes. Sosialavdelingen var i utgangspunktet ikke en del av organiseringsprosjektet, men rådmannen kom etter hvert frem til at avdelingens størrelse (2 årsverk) og tilknytning til spesielt helseavdelingen gjorde det naturlig å implementere de i den nye avdelingen som politisk beslutningsnivå hadde initiert opprettelsen av. MÅL: Hovedmål: Hattfjelldal kommune skal organisere sitt tjenestetilbud av helse-, pleie- og omsorgstjenester og sosial- og barnevernstjenester slik at brukerne gis kvalitativt gode og helhetlige tjenester innenfor den til enhver tid gjeldende økonomiske ramme. Resultatmål: - VI-følelse i den nye avdelingen - Etablere en kostnadseffektiv strategisk ledergruppe - Etablere ny ledelse i ny avdeling for pleie, helse, sosial (barnevern) - Helhetlige og kvalitativt gode og effektive tjenester til brukerne Prosessmål: - Alle berørte medarbeidere skal involveres, engasjeres og ansvarlig gjøres i prosessen - Fordele oppgaver og ansvar på en slik måte alle medarbeidere skal kunne fungere i den justerte strukturen FORUTSETNINGER: - Alle vil være garantert arbeid tilsvarende samme stillingsstørrelse som en har før prosessen starter. Imidlertid vil det for noen bli endringer i arbeids- og ansvarsområdet. Det vises for øvrig til HTA kapittel 1 3 punkt Endringer i arbeidsoppgaver kan utløse forhandlinger etter HTA kapittel 4 punkt 4.A.2.

4 PROSESS OG MEDVIRKNING Av hovedavtalen kapittel B fremgår det at arbeidsgiver så tidlig som mulig skal informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd når det gjelder omorganisering/omlegging av driften. Videre fremgår det av arbeidsmiljøloven 4-2 at under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon skal arbeidsgiver sørge for at den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Rådmannen har i prosessen med ny organisering av helseavdelingen, PRO-avdeling og sosialavdelingen møtt på personalmøter i alle avdelinger for å informere om den forestående prosessen, og hva endringen som en nå legger opp til faktisk medfører for den enkelte. I tillegg har rådmannen informert virksomhetens hovedtillitsvalgte løpende gjennom hele prosessen på møter med de hovedtillitsvalgte. Rådmannen, som har vært prosjekteier for prosjektet med ny organisering av helse- og omsorg, nedsatte i november 2014 en styringsgruppe bestående av avdelingsleder for helseavdelingen, fung. avdelingsleder for PRO-avdelinger, avdelingsleder for sosialavdelingen, hovedtillitsvalgt for Delta og hovedtillitsvalgt for Norsk Sykepleierforbund. Personalrådgiver ble utpekt som prosjektleder for prosjektet. Rådmannens forslag til prosessplan for organisering av ny avdeling for Helse- og omsorg ble enstemmig godkjent av arbeidsmiljøutvalget på deres møte den som sak 10/15. I tillegg har rådmannen løpende holdt formannskapet orientert om prosessen. Avdelingsledere/enhetsledere foretok en kartlegging av sine arbeidsoppgaver i mai/juni Og på bakgrunn av det som kom frem gjennom kartleggingen ble det utarbeidet et forslag til arbeidsoppgaver for ny avdelingsleder for helse- og omsorg. Forslaget ble gjennomgått på styringsgruppens møte den Styringsgruppen er enig om at enhetslederne gjennom de oppgaver som nå søkes lagt til ny avdelingsleder vil bidra til at enhetslederne må bruke mindre ressurser på administrative oppgaver og dermed får frigjort ressurser til å arbeide med kvalitet i, og utvikling av, tjenestene til beste for brukerne. Medlemmene i styringsgruppen var opptatt av å få plass oppdaterte stillingsbeskrivelser for enhetsledere og delegasjoner slik at man får synliggjort rammeverker for fremtidige ansvarsog arbeidsområde for den enkelte. På den måten sikrer man at det er samhandlingen mellom enhetsledere og den nye avdelingslederen som blir fokus når vedkommende tiltrer, samtidig som det skapes trygghet og forutsigbarhet for alle parter. AVDELING FOR HELSE- OG OMSORG Hattfjelldal kommunes tjenester til sine brukere, innbyggere og samfunnet for øvrig er i konstant endring og utvikling. Vi har begrensede ressurser, både økonomisk og personellmessig, og vi her helt avhengig av å utnytte disse optimalt for å kunne yte de tjenester vi skal iht. lover, forskrifter eller politiske vedtak. Samtidig er det utfordrende å

5 sette grenser mellom hva som er ønskelig nivå på tjenestene vi yter og hva som er tilstrekkelig kvantitet og kvalitet på tjenestene. Hvordan kan vi så best løse disse utfordringene? En måte er å se på måten vi organiserer våre tjenester og se om vi ved små justeringer kan legge forholdene bedre til rette for å lykkes. Men vi kan aldri organisere oss til suksess organisering er kun et hjelpemiddel og ikke et svar. Helseavdelingen og Pleie-, rehabilitering og omsorgsavdelingen har i dag et utstrakt samarbeid i forbindelse samhandlingsreformen, ØHD-plasser. Og svært mange av avdelingenes brukere er brukere av begge avdelingenes tjenester. Ved å slå disse avdelingene sammen til en ny avdeling kan vi kanskje komme ett skritt nærmere på av brukeren kan henvende seg en plass for å få den hjelpen vedkommende trenger, istedenfor å måtte henvende seg til flere instanser som i dag. Sosialavdelingen, som i all hovedsak yter tjenester etter barnevernloven, har et nært samarbeid spesielt med helsesøster i helseavdelingen, i tillegg til at samarbeid med PRO, oppvekst og kulturavdeling, NAV etc. For rådmannens side vurderes det som lite hensiktsmessig å ha en egen avdeling bestående av to årsverk. Sosial- og barnevernstjenesten vil uavhengig av organisatorisk plassering også i fremtiden måtte arbeide tverrfaglig, selv om rådmannen nå foreslår at de legges inn i en ny helse- og omsorgsavdeling. Kanskje burde man ha vurdert om ikke NAV også burde vært en del av en ny helse- og omsorgsavdeling for derigjennom å få samlet alle kommunens helse- og omsorgstjenester i en avdeling. Rådmannen har likevel valgt å holde NAV utenfor med den begrunnelse at NAV består av en kommunal og en statlig del, og at NAV derfor ikke er en fullintegrert del av den kommunale forvaltningen. Når en nå søker å slå sammen helseavdelingen, PRO-avdelingen og sosialavdelingen til en avdeling så setter man brukerne behov for tjenester i sentrum. Man danner en bedre plattform for å kunne yte helhetlige tjenester til brukerne. En gjør det lettere å kunne flytte ressurser fra en enhet til en annen, det være seg bemanningsmessige eller økonomiske ressurser, alt etter hvor skoen trykker. Forholdene for samarbeid på tvers av enheter styrkes og man kan utvikle tjenestene utfra et helhetsperspektiv uten å måtte forholde seg til systemrelaterte «bremser» som beslutningskjede i to likestilte avdelinger kan være når disse ikke har samme fokus, eller ikke ser at endringen vil være en fordel for dem begge i større eller mindre grad, eller at en endring i en avdeling influerer negativt på en annen avdeling. En avdeling for helse- og omsorg vil bestå av følgende enheter: Enhet for helsetjenester, Enhet for institusjoner (Hattfjelldal sykehjem), Enhet for hjemmebasert omsorg, Enhet for miljøterapitjenesten og Enhet for sosial- og barnevernstjenester. Hver enhet vil ledes av en enhetsleder og rapportere direkte til avdelingsleder for helse- og omsorg.

6 Organisasjonskart for den nye avdelingen for Helse- og omsorg i Hattfjelldal kommune: Avdelingsleder for Helse- og omsorg Enhet for Helsetjenester Enhet for Institusjonstjenester Enhet for Hjemmebaserte tjenester Enhet for Sosial- og barnevernstjenester Enhet for Miljøterapitjenester AVDELINGSLEDER FOR HELSE- OG OMSORG En ny avdeling for Helse- og omsorg medfører at det opprettes en stilling som avdelingsleder for helse- og omsorg. Hattfjelldal kommune har valgt å benytte tittelen avdelingsleder på sine avdelinger som rapporterer til rådmannen, og en bør ikke fravike fra denne praksisen her. Dette medfører for øvrig at noen medarbeidere som i dag har stillingstittel avdelingsleder vil måtte få endret sin stillingstittel til enhetsleder for sine ansvarsområder for å unngå at det skapes forvirring og usikkerhet om stillingens hierarkiske plassering i organisasjonen. For rådmannen er det viktig å understreke at organisasjonsendringen innen helse- og omsorg ikke er en «degradering» av dagens avdelingsledere, men en styrking av tjenestene som tilbys våre brukere og innbyggere. Samtidig som man tydeliggjør enhetsledernes faglige integritet bedre og sørger for den enkelte for frigjort ressurser til å utøve faget sitt på en enda bedre måte. Som avdelingsleder for helse- og omsorg vil man få ansvar for den nye avdelingens budsjettog økonomi, direkte personalansvar for de stillingene som rapporterer direkte til vedkommende og overordnet personalansvar for alle andre i sin avdeling. Avdelingsleder skal utføre saksbehandling for politiske utvalg, oppgaver av forvaltningsmessig art, drive med råd- og veiledning, og samordning og utvikling av avdelingens ressurser og tjenester til beste for tjenestemottakerne. Stillingshjemmelen til den tidligere avdelingsleder for Pleie-, rehabilitering og omsorg omgjøres nå til avdelingsleder for helse- og omsorg. Og rådmannen har i arbeidet med budsjett- og økonomiplan tatt hensyn til finansieringen av denne stillingen.

7 STRATEGISK LEDELSE: Rådmannens ledergruppe består p.t. av 13 personer inkl. rådmannen selv, men med utgangspunkt i dagens organisasjonskart skulle ledergruppen ha vært ennå større (totalt 21 personer). Samtidig følger det av kommuneloven 23 nr. 2 at rådmannen skal påse at de saker som legges frem for folkevalgte organer er forsvarlig utredet og at vedtak iverksettes. Videre skal rådmannen sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Når man i tillegg forholder seg til det faktum at samfunnet er i konstant endring og at Hattfjelldal kommune som organisasjon må endre sine tjenester til brukere og innbyggere i takt med samfunnsendringer, tilsier dette utfra et ledelsesperspektiv at det å drive med strategisk ledelse og utvikling kan være utfordrende for rådmannen når ledergruppen er så stor. For med så mange personer som skal forholde seg direkte til rådmannen blir det utfordrende for ham til enhver tid å ha tilstrekkelig kunnskaper om den enkeltes fagfelt for å kunne veilede den enkelte faglig. I tillegg kommer det faktum at kreves utstrakt vilje og evne til samarbeid og vene til å prioritere fellesskapet foran egen avdeling/enhets behov. Og man kan ikke basere seg på at personer skal ha de nødvendige forutsetninger og kunnskaper om alle andres behov til å kunne gjøre de nødvendige prioriteringer på bekostning av egen enhets behov. Rådmannen signaliserte allerede i forbindelse med ny organisering av oppvekst og kultur at han på sikt ser for seg en stor og en liten ledergruppe. Den lille ledergruppen benyttes gjerne til overordnet strategisk tenkning og utviklingsarbeid, mens en stor ledergruppe er et nyttig redskap ved f.eks. implementering av allmenngyldige prinsipper for Hattfjelldal kommune siden det sikrer bred deltakelse og kort avstand mellom beslutningstaker og iverksetter. Virksomhetens behov for strategisk planlegging og utvikling blir mer og mer fremtredende hvis vi skal løse de samfunnsmessige utfordringer vi står overfor. Statlige myndigheter pålegger kommunal forvaltning flere og flere oppgaver, og kravet til leveranser fra kommunene er den samme uavhengig av kommunens størrelse. NY ORGANISASJONSSTRUKTUR I HATTFJELLDAL KOMMUNE Ved etableringen av avdeling for Helse- og omsorg vil Hattfjelldal kommune administrativt være organisert i samsvar med en tre-nivå modell for ledelse. De tre nivåene består av rådmannen, avdelingsledere og enhetsledere. Et nytt organisasjonskart for Hattfjelldal kommune etter opprettelsen av avdeling for Helseog omsorg følger som vedlegg til dette dokumentet.

8 ARBEIDET FREMOVER Ved opprettelsen av avdeling for Helse- og omsorg har vi formalisert rammene for en mer effektiv drift, og styrket potensialet for å kunne yte tilstrekkelig kvantitet og kvalitet på våre tjenester til brukerne. Det er nå arbeidet med å ta ut effektene begynner. Stillingen som avdelingsleder vil bli lyst ledig eksternt så snart som overhodet mulig etter at saken har vært behandlet politisk. Og man har i den forbindelse invitert styringsgruppen for prosjektet til et møte den for å gjennomgå utkast til utlysningstekst. Videre vil arbeidsgiver utarbeide forslag til stillingsbeskrivelser for avdelingsleder og for enhetslederne, slik at man har klargjort rammene til den enkelte. Samtidig vil rådmannen gå igjennom delegasjonene til avdelingsledere/enhetsledere slik at også disse er klar i forkant av tiltredelse av ny avdelingsleder. Etter at ny avdelingsleder har tiltrådt begynner arbeidet med å videreutvikle den nye avdelingen til en helhetlig avdeling med gode arenaer for samarbeid og ressursutnyttelse, Avdelingslederstillingen vil fysisk bli plassert på PRO, slik at vedkommende vil være tilgjengelig for store deler av personalet, brukere og pårørende. OPPSUMMERING: 1. Det opprettes en ny avdeling Helse- og omsorg. 2. Den nye avdelingen ledes av en avdelingsleder for Helse- og omsorg som rapporterer til rådmannen. 3. Den nye avdelingen består av følgende enheter: Helsetjenester, Institusjonstjenester, Hjemmebaserte tjenester, Miljøterapitjenester og Sosial- og barnevernstjenester. 4. Stillingshjemmelen som avdelingsleder Pleie-, rehabilitering og omsorg omgjøres til avdelingsleder for Helse- og omsorg 5. Stillingen som avdelingsleder for Helse og omsorg lyses ledig eksternt snarest.