Medarbeiderundersøkelse metode og fremdriftsplan.

Transkript

1 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler Dato: Side 1 av 6 FE / /8586 Anne Haugberg Medarbeiderundersøkelse metode og fremdriftsplan. Utvalg Møtedato Saksnummer Arbeidsmiljøutvalget /15 Partsammensatt utvalg /15 Kommunestyret /15 Rådmannens innstilling Partssammensatt utvalg gir sin tilslutning til gjennomføring av medarbeiderundersøkelse i Hattfjelldal kommune i 2016, ved hjelp av undersøkelse fra «Bedrekommune.no». Det legges til grunn at undersøkelsen gis samme innhold og metode som ved medarbeiderundersøkelsen i Fremdriftsplanen for medarbeiderundersøkelsen vedtas slik: Arbeidsmiljøutvalget Møtebehandling: Forslag på ny innstilling fra Trine T. Bolstad: «Foreslår at medarbeiderundersøkelsen i 2016, i Hattfjelldal kommune blir gjennomført etter MTM metoden. Anmoder administrasjonen om å innhente tilbud, og at kommunestyret bevilger penger til gjennomføring.» Rådmannens innstilling vedtatt mot 1 stemme. AMU-019/15 Innstilling: Partssammensatt utvalg gir sin tilslutning til gjennomføring av medarbeiderundersøkelse i Hattfjelldal kommune i 2016, ved hjelp av undersøkelse fra «Bedrekommune.no». Det legges til grunn at undersøkelsen gis samme innhold og metode som ved medarbeiderundersøkelsen i Fremdriftsplanen for medarbeiderundersøkelsen vedtas slik:

2 Side 2 av Partsammensatt utvalg Møtebehandling: AMU sin innstilling vedtatt mot 2 stemmer. Tilleggsforslag fra Trine Thorsen Bolstad at saken behandles i kommunestyret. Forslaget fra Bolstad vedtatt mot 3 stemmer. Ordfører sin dobbeltstemme avgjør. P-002/15 Innstilling: Partssammensatt utvalg gir sin tilslutning til gjennomføring av medarbeiderundersøkelse i Hattfjelldal kommune i 2016, ved hjelp av undersøkelse fra «Bedrekommune.no». Det legges til grunn at undersøkelsen gis samme innhold og metode som ved medarbeiderundersøkelsen i Fremdriftsplanen for medarbeiderundersøkelsen vedtas slik: Saken sendes til kommunestyret.

3 Habilitet i forvaltningen: Side 3 av 6 Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel Spørsmål medarbeiderundersøkelse.pdf Lokale tilleggsspørsmål for Hattfjelldal kommune.docx Ingen kjent administrativ inhabilitet. Oppsummering av saken: I 2014 ble det gjennomført en medarbeiderundersøkelse i Hattfjelldal kommune. Man benyttet da undersøkelsen til en undersøkelse som opprinnelig var utviklet i 2002 i samarbeid mellom Kommunens Sentralforbund og Kommunal- og regionaldepartementet i aktiv dialog med arbeidstakerorganisasjonene på hovedsammenslutningsnivå. En planla allerede da at neste medarbeiderundersøkelse skulle gjennomføres vinteren 2016, og kommunestyret var opptatt av at man i neste undersøkelse kunne sammenligne funnene fra undersøkelsen i Arbeidsgiver v/rådmannen har i møte med de hovedtillitsvalgte for Delta, Fagforbundet, Nito, Norsk Sykepleierforbund og Utdanningsforbundet blitt enig om å benytte samme undersøkelse som i 2014 da dette vil gi partene et godt grunnlag for å vurdere om vi har hatt positiv utvikling i organisasjonen siden sist. Saken legges frem for arbeidsmiljøutvalget og partssammensatt utvalg for å få deres tilslutning til bruk av samme medarbeiderundersøkelse i 2016 som i Saksopplysninger: Sommeren 2014 gjennomførte Hattfjelldal kommune en medarbeiderundersøkelse svarprosenten var på 57%. Det var da gått to år siden forrige gang det ble gjennomført en medarbeiderundersøkelse. I forkant av medarbeiderundersøkelsen i 2014 var valg av undersøkelse, metode for gjennomføring og etterarbeid i den enkelte avdeling/enhet drøftet med de hovedtillitsvalgte og ledergruppen og behandlet i arbeidsmiljøutvalget. Og man valgte å benytte medarbeiderundersøkelsen til en undersøkelse som er utviklet av Kommunens Sentralforbund (KS) og daværende Kommunal- og regionaldepartementet, i aktiv dialog med de ansettes organisasjoner gjennom hovedsammenslutningene. Under kommunestyrets behandling av resultatene fra medarbeiderundersøkelsen 2014 i sak nr.: 78/14, ble det uttrykt en forventning om at samme undersøkelse ble benyttet ved neste korsvei slik at det var muligheter for å sammenligne resultater og se om det var skjedd endringer. Videre vedtok kommunestyret at «For fremtidige undersøkelser skal det være sammenlignbare system for alle avdelinger.» I tillegg gav kommunestyret sin tilslutning til at neste medarbeiderundersøkelse skulle gjennomføres vinteren Til orientering har KS nå utarbeidet en ny medarbeiderundersøkelse, «10 faktor», og den vil på sikt erstatte undersøkelsen på Foreløpig er undersøkelsen som ble

4 brukt i 2014 tilgjengelig, men den ikke vil bli vedlikeholdt. Man vil derfor før eller siden måtte gå over til den nye undersøkelsen. Side 4 av 6 Rådmannen har i møte med de hovedtillitsvalgte den 19. november 2015 tatt opp spørsmålet om hvilken metode som bør benyttes ved neste undersøkelse. Arbeidstakerorganisasjonene har anbefalt at man i 2016 bruker samme undersøkelse som i 2014, men at man ved undersøkelsen i 2018 går over til den nye «10 faktor» undersøkelsen. På den måten sikrer man gjennomføring og evaluering av de tiltak man ble enige om i den enkelte avdelings/enhets utviklingsplan etter undersøkelsen i De hovedtillitsvalgte uttalte i samme møte seg på vegne av Fagforbundet, Utdanningsforbundet, Norsk Sykepleierforbund, Delta og Nito at de var i mot at det skulle kjøres en medarbeiderundersøkelse i ekstern regi. En medarbeiderundersøkelse er et verktøy for å utvikle kommuneorganisasjon. For at undersøkelsen skal bli et godt verktøy er man avhengig av at flest mulig av medarbeiderne deltar i undersøkelsen. Både ledere og tillitsvalgte har en oppgave i forhold til å informere om undersøkelsen og skape forståelse for betydningen og viktigheten av den enkeltes deltagelse. Eierskap til undersøkelsen er viktig for å ha kontroll på evalueringen og oppfølging gjennom tiltaksplaner. Ansatte må kjenne seg igjen i undersøkelsen. For rådmannen er det viktig at både arbeidsmiljøutvalget og partssammensatt utvalg stiller seg bak metode og innhold i undersøkelsen, og saken legges derfor frem for behandling. Praktiske opplysninger knyttet til gjennomføring av medarbeiderundersøkelsen i 2016: Medarbeiderundersøkelsen består av 50 spørsmål. Som i 2014 vil man også i 2016 søke å få lagt inn 5 lokale tilleggsspørsmål, slik at undersøkelsen blir direkte sammenlignbar med den som ble gjennomført i Alle faste medarbeidere (med unntak av frivillig brannmannskaper og rådmannen), medarbeidere tilsatt i et forpliktende arbeidsforhold for en lengre periode (f.eks. som vikar for en som har foreldrepermisjon) og personer som benyttes jevnlig som vikarer, inviteres til å delta i undersøkelsen. Medarbeiderne vil i undersøkelsen bli knyttet opp til en avdelings-/enhets tilhørighet i virksomheten. Medarbeidere som har to eller flere stillinger fordelt på ulike avdelinger/enheter vil bli plassert inn i den avdelingen/enheten hvor de har størst stillingsprosent. Der man har lik stillingsstørrelse i alle avdelinger/enheter vil det bli foretatt en konkret vurdering av hvor vedkommende bør innplasseres. Det gjøres oppmerksom på at små avdelinger/enheter med få ansatte som NAV, barnevern, kultur (bibliotek, ungdomsarbeider og frivilligsentral), ikke kan presenteres med egne rapporter fordi dette vil gå på bekostning av kravet til anonymitet i undersøkelsen. Arbeidsgiver vil i samråd med arbeidstakerorganisasjonene vurdere hva som anses mest formålstjenlig. Alle resultater vil uansett inngå i resultatet for kommunen som helhet. I gjennomføringen av undersøkelsen vil hver enkelt medarbeider få et brukernavn og passord til undersøkelsen. Alle besvarelser gjøres via internett. Personer som ikke har tilgang til egen jobb- PC kan f.eks. benytte privat PC, PC på biblioteket eller ta kontakt med Servicekontoret for å gi sin besvarelse. Undersøkelsen gjennomføres i tidsrommet 25. januar 14. februar Deretter vil resultatene fra undersøkelsen bli sortert og presentert for ledergruppen, de tillitsvalgte, og i den enkelte avdeling/enhet inkl. resultatet på kommunenivå. Avdelingene/enhetene skal med bakgrunn i resultatene fra undersøkelsen utarbeide hver sin utviklingsplan for arbeidsmiljøet. Arbeidsmiljøutvalget vil få en foreløpig rapport uten

5 Side 5 av 6 utviklingsplaner primært på sitt møte i mars, før endelig rapport med utviklingsplaner utarbeides og sendes kommunestyret til behandling i juni 2016.

6 Side 6 av 6 Fremdriftsplan: Vurdering: I etterkant av medarbeiderundersøkelsen i 2014 ble det arbeidet godt i den enkelte avdeling/enhet med å utarbeide utviklingsplaner. Arbeidsgiver og arbeidstakere ble enige om hvilke tiltak man skulle arbeide med og hvilke målsettinger man hadde med arbeidet. Og det er kun ved å gjennomføre en identisk undersøkelse at man vil ha muligheter til å måle om tiltakene har gitt ønsket effekt. Undersøkelsen som ble benyttet i 2014 er et velutviklet verktøy med et faglig kvalitativt innhold med tanke på måling av medarbeidertilfredshet. Dette sammen med det faktum at ca. 300 kommuner i Norge har lisens til nettportalen og dermed anledning til å gjennomføre undersøkelsen, gir muligheter til å sammenligne hvor kommunen står i forhold til andre kommuner. Bruk av samme verktøy som andre kommuner bidrar til større validitet av de funn som gjøres. Hattfjelldal kommune betaler kr ,- pr. år for å kunne benytte alle undersøkelsene som befinner seg på Ved å benytte deres undersøkelse påløper det kun minimale kostnader i motsetning til om man skulle kjøpt en slik undersøkelse eksternt. Undersøkelsen fra 2011 kostet i underkant av kr ,-. Administrative og økonomiske konsekvenser: Medarbeiderundersøkelsen vil primært bli besvart av den enkelte medarbeider i arbeidstiden. Undersøkelsen tar ca. 30 minutter å gjennomføre slik at man på en enkel måte kan få tatt høyde for gjennomføringen i driften noe som gir minimalt med kostnader. En størst mulig deltakelse fra medarbeidere er en god investering i opprettholdelse og utvikling av et godt arbeidsmiljø. Kommunen betaler årlig lisens på slik at vi ved å benytte deres undersøkelse kun vil påføres ekstra kostnader for tilleggsspørsmål beregnet til kr ,-. Kontering: Ikke relevant. Konklusjon/anbefaling: Det anbefales at arbeidsmiljøutvalget og partssammensatt utvalg gir sin tilslutning til at medarbeiderundersøkelse 2016 har samme innhold og gjennomføringsmåte som undersøkelsen i Anne Haugberg personalrådgiver