Til Thor Smith Stickler Rådmannen Postboks HOLMESTRA ND Hans Erik Utne Rådmannen Postboks HOLMESTRA ND

Transkript

1 NOTAT Til Thor Smith Stickler Rådmannen Postboks HOLMESTRA ND Hans Erik Utne Rådmannen Postboks HOLMESTRA ND Fra: Helle Tronstad Larssen Tjenestekontoret Postboks HOLMESTRAND Dok.dato: Vår Ref: STATUS RAPPORT TIL PUBLISERING -GRUPPE 10 TJENESTEKONTOR- BOLIGKONTOR Side 1 av 8

2 Kommunesammenslåing Holmestrand, Hof og Sande STATUSRAPPORT TIL PUBLISERING ARBEIDSGRUPPE 10 TJENESTEKONTOR- BOLIGKONTOR» 1. FEBRUAR 2017 Side 2 av 8

3 Innholdsfortegnelse 1 Medlemmer av arbeidsgruppen 2 Mandat 3 Status Navn medlem Stillingstittel Virksomhet Kommune Anne Mette Virksomhetsleder Tjenestekontoret Sande Side 3 av 8

4 Fallmyr Lill Ellen Isaksen Inntakskoordinator og saksbehandler Tjenestekontoret Sande Anette Hof Anne Pedersen Inntakskoordinator Helse og oppvekst/ Holmestrand og saksbehandler Tjenestekontor Helle T Larssen Leder Helse og Holmestrand tjenestekontor oppvekst/tjenestekontor Hilde Næss HTV NSF Repr. TV org.samlet Holmestrand Gruppe leder aktivitetsgruppe 10: Helle Tronstad Larssen. Mandat Oppdatert Fellesmandat: Mandat: Den administrative organisering av nye Holmestrand kommune skal være på plass fra på en slik måte at inkludering av Sande kommune er nødvendig ivaretatt. Dette betyr at det skal legges opp til at prosjektet trekkes ut i tid slik at sammenslåingen i størst mulig grad skjer i en sammenhengende prosess fram mot , men likevel slik at Nye Holmestrand (Hof og Holmestrand) framstår som en velfungerende kommune fra Overordnet ledelse, rådmann og kommunalsjefer skal være på plass, og de områder kommunalsjefene skal ha ansvar for skal være klare. Samarbeidsløsninger med Sande som for eksempel felles ledelse kan være aktuell løsning i noen tilfeller. Tjenesteområdene skal være organisert i hensiktsmessige enheter, slik at også Sande forutsettes som del av den felles kommunen fra Dette kan bety midlertidige overgangsløsninger inntil sluttdato for prosjektet Samarbeidsløsninger på ulike områder med andre kommuner skal være avklart, herunder lokalisering av de ulike tjenesteområder og evt. vertskommune samarbeide. Ansattes rettigheter på alle nivå, skal ivaretas i arbeidet med å løse utfordringer av personalmessig karakter ved dannelsen av ny organisasjon. Synergieffekter, heri effektiviseringsgevinster, ved sammenslåingen skal synliggjøres, samtidig som tjenestekvaliteten overfor kommunens felles innbyggere skal søkes opprettholdt, og i enkelte tilfeller forbedres. IKT- infrastruktur og fagsystemer skal være samordnet, og sammenslåingen skal søke utvikling og forbedring av digitale løsninger for den kommunale organisasjon, og overfor innbyggerne. Føringene gitt gjennom den politiske plattformen for kommunesammenslåingen, som framkommer i vedlegget til søknaden om kommunesammenslåing for Hof og Holmestrand, og den nye plattformen som inkluderer Sande, skal ivaretas. Mandat for gruppe 10: Tjeneste og boligkontor skal være hensiktsmessig organisert i forhold til innbyggere og ansatte i Holmestrand kommune. Saksbehandling og tildeling innenfor de kommunale helse- og omsorgstjenestene skal sikre riktige tjenester til rett tid og i tilstrekkelig omfang. God saksbehandling er viktig for å kvalitetssikre tildelingen av tjenestene. Saksbehandling og tildeling innenfor bolig og startlån sees i et tverrfaglig perspektiv som sikrer bostedsløse- og vanskeligstilte innbyggere en trygg og tilpasset bolig. Mandatet til gruppe 10 opprettholdes, da gruppen anser at nytt overordnet mandat ikke influerer på gruppe 10 opprinnelige mandat Side 4 av 8

5 Kartlegging av følgende med frist : Må være på plass innen Minimumsløsning Lokalisering av tjenestekontor for Hof og Holmestrand. Det foreslås å lokalisere tjenestekontoret i sentrumsnære lokaler i Holmestrand uavhengig av de utøvende tjenestene, det bør være sentralt i forhold til geografiske forhold. Anbefales behandlet av prosjekt ledelsen og fremmes som sak til felles nemnd. Innspill fra repr fra Sande: Sande har allerede utfordringer med lokalisering av tjenestekontoret pt. De foreslår å se det i sammenheng med framtidig sammenslåing fra 2020 og se på lokaliserings spørsmål til også å omfatte sentral plassering i Sande. Forslaget om sentral plassering i Sande kom som innspill etter siste møte og er av den grunn ikke drøftet i gruppe 10. IKT Det er en kritisk suksess faktor at alle fagsystemer somelektronisk pasientjournal system, HRM, økonomi og arkiv systemer er samordnet. For at oppgavene til tjenestekontoret skal utføres er det avgjørende at fagsystem, arkiv, kvalitetssystem med rutiner, delegasjonsreglement, tjenestebeskrivelse, stillingsbeskrivelser og annet er utarbeidet og vedtatt. Personal Kartlagt behov for saksbehandler stillinger er: -50 % økning saksbehandler stilling fra Holmestrand 4,7 årsverk -100 % stilling omdisponering fra Hof til Holmestrand fra årsverk - Ingen økning av stillinger for Sande, opprettholder 4,9 årsverk. Det forutsetter at det kun er kjerneoppgaver som er igjen i nytt tjenestekontoret. - Det vil være overtallighet på lederfunksjon 100% stilling, da det er ledere på begge tjenestekontorene i Sande og Holmestrand.( fra 2020) Anskaffelser Ved flytting og etablering av nye kontorer. Ikke kostnadsberegnet i gruppen, da det vurderes at beregnes og sees i sammenheng med andre aktivitetsgrupper. Økonomiske rammer: Kontorer: -Anskaffelser og nye kontorer vil medføre behov for investeringer i forhold til møbler, datateknologi, tlf, kopi maskiner, og annet nødvendig utstyr for å drifte et kontor. Ikke beregnet kostandene pt. Utfra dagens antall ansatte i de tre kommunene er det 13 personer som er i stillingene, det bør beregnes arbeidsstasjoner/ kontorer. 1 møterom. Bil: - Bil må være tilgjengelig for kartleggingsbesøk, da avstandene vil øke. Forslag til framtidig budsjett: Opprettholde rammene for Sande og Holmestrand Legge til for Hof - forslag til ramme beregnes utfra 2 årsverk med tilhørende sos.utg,pensjon og driftsutgifter. Tilsvarende 1,4 mill. Side 5 av 8

6 Budsjett Sande 2017:4,4 mill. inkl sosiale utgifter og pensjon Budsjett Holmestrand 2017: 2,8mill. inkl. sos utgifter og pensjon. Budsjett Hof 2017: Det mangler budsjett tall for Hof. Framtidig budsjett for Hof og Holmestrand: 4,2 mill. Framtidig budsjett for Sande, Hof og Holmestrand: 8,6 mill. Synergi effekter og effektiviseringsgevinster: - Sikre likhet i forhold til forvaltningen av søknader i forhold til helse- og omsorg på tvers av de 3 kommunene. - Saksbehandlingen vil gi kommunen et bredere fagmiljø. - Økt effektivisering av saksbehandlingen. - Balansering av tjenestenivået for kommunene - Økt effektivisering av tjenester som omfattes av samhandlingsrefomen og «eldre bølgen» Det er ikke mulig å tallfeste økonomiske «gevinster» på dette området pt. Oppgaver som kan løses sammen før Tjenestekontoret kan slås sammen til et kontor og selvstendig virksomhet, før 2020 Om minimumsløsningene som beskrevet over er sikret. Boligkontor kan trolig også slåes sammen før det vil gruppe 10 komme tilbake til jfr. Framdriftsplan. Kopi av fremdriftsplanen utarbeidet i desember 2016 som vedlegg. Side 6 av 8

7 Fremdriftsplan Tidspunkt Desember 2016 Januar 2017 Milepæler Justering av statusrapport med innspill fra Sande leveringsfrist Justering av overordnet mandat med korrigert mandat for gruppe 10. Kartlegging tjeneste og boligkontor i Sande Innlevering til gruppeleder innen Hva må avklares/være på plass for at det skal fungere som ny kommune fra : Lokalisering Personellmessige utfordringer IKT- fagprogram. Økonomiske rammer Delegasjonsreglement for forvaltning av enkelt vedtak for helse- og omsorgstjenestene og boligtildeling. 2.Hva bruker vi lengre tid på fram mot sammenslåing med Sande? 3.Er det fagfelt/ områder og oppgaver Sande og «nye Holmestrand»kan løse sammen før 2020? Utarbeide oversikt med antatte milepæler. Sendes innen Arbeidsgruppemøte: kl Gruppeledermøte: Februar 2017 Innlevering av svar på spørsmål fra januar. Frist se pkt 3 januar. Arbeidsgruppemøte: kl Innlevering status rapport : Gruppeledermøte: Arbeidsområde: Boligkontor - Personellmessige utfordringer, økonomiske rammer. Avventer tilbakemelding på forslag fra prosjektledelsen på innlevert rapport.1.2. Mars2017 Gruppeledermøte: Arbeidsgruppemøte Arbeidsområde: Boligkontor April 2017 Gruppeledermøte: 24.4 Arbeidsgruppemøte Arbeidsområde: Boligkontor+ Synergi effekter -effektivisering-arkiv Innlevering status rapport Mai 2017 Gruppeledermøte:22.5 Arbeidsområde: Arbeidsgruppemøte Hva gjenstår Side 7 av 8

8 Synergi effekt- effektivisering-arkivanskaffelser (sees i sammenheng med lokalisering) Innlevering status rapport- 8.6 September 2017 Innlevering status rapport Oktober 2017 Innlevering status rapport Desember 2017 Innlevering status rapport-7.12 Side 8 av 8