Administrativ organisering nye Steinkjer kommune - prosjektleders beslutning

Transkript

1 Administrativ organisering nye Steinkjer kommune - prosjektleders beslutning Notat fra: Prosjektleder Torunn Austheim Dato: Saksnr/løpenr: 2018/ /2018 Klassering: 030 Innledning Det vises til drøftingsnotat av og drøftingsmøte som grunnlag for denne beslutningen. Det er viktig å understreke at vi bygger en ny kommune med en administrativ organisering som er tilpasset den nye kommunen, samtidig som vi tar med oss det beste fra dagens to kommuner. Den nye kommunen vil ha flere ansatte og flere enheter enn den største kommunen har i dag. Det understrekes også at dette er den administrative organiseringen av nye Steinkjer kommune fra Mål Hovedmålet med den administrative organiseringen av nye Steinkjer kommune er å legge til rette for en organisasjon som kan nå målene og ambisjonen for kommunen, slik de er fastsatt i intensjonsavtalen, og som kan bidra til å svare opp hovedutfordringene for organisasjonen. I henhold til kommunelovens 23 nr. 2, skal «rådmannen sørge for at kommunen «drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser og at den er gjenstand for betryggende kontroll». Valg av administrativ organisering har også som overordnet mål å sikre nettopp dette. Prinsipper: Følgende prinsipper vektlegges som grunnlag for prosjektleders konklusjon: Helhetlig og tverrsektoriell tenkning Fokus på digitalisering og endring i arbeidsmåter og måten tjenestene ytes på Legge til rette for å motta nye oppgaver Samarbeid med frivilligheten og fokus på innbyggerdialog og innbyggermedvirkning (kommune 3.0) Ingen enheter legges direkte under rådmannen Fokus på ledelse God ledelse i kommunal sektor er avgjørende for å levere gode tjenester til innbyggerne. God ledelse handler om å vise gjennomføringskraft, mestre styring, være tydelig i rollen som leder og legge til rette for mestring og motivasjon hos medarbeidere. I tillegg er det viktig å bygge en kultur for nyskaping og læring, godt arbeidsmiljø og høy etisk bevissthet. Strategisk ledelse: For å bidra til kontinuerlig strategi- og fornyingsarbeid i nye Steinkjer kommune er det viktig at

2 den administrative organiseringen gjør det mulig for ledere å bidra i strategiarbeid. Dette vil gjelde ledere på alle plan, men er spesielt viktig for rådmannens ledergruppe. Nærledelse: For å legge til rette for mestring og motivasjon hos medarbeiderne må den administrative organiseringen bidra til at det er nærhet mellom leder og medarbeidere. Økonomi Intensjonsavtalen inneholder forventninger om økonomiske innsparinger. Den administrative organiseringen skal bidra til å nå dette målet, både direkte og indirekte. Direkte ved at totalkostnaden med den administrative organiseringen av nye Steinkjer vil bli mindre enn summen av kostnadene ville vært dersom de to kommunene ikke hadde slått seg sammen. Indirekte ved at satsing både på strategisk ledelse og nærledelse har som mål å redusere kostnader for nye Steinkjer kommune. Strategisk ledelse vil øke fokuset på organisasjonsutvikling og organisasjonsendring for å sikre optimal drift. Økt mulighet for nærledelse vil øke mestring og motivasjon hos medarbeiderne og også ha som mål å redusere sykefraværet gjennom tettere oppfølging av medarbeidere. Den administrative organiseringen ivaretar også fokuset på digitalisering og innovasjon. Dette arbeidet vil også på sikt føre til reduserte utgifter og/eller økt kvalitet på tjenestene. Prosjektleders beslutning om administrativ organisering Det opprettes følgende fire etater: Oppvekst Helse Kultur Teknisk Ulikhet i størrelse på de fire etatene vil gjenspeiles i lederstrukturen hvor det i oppvekst- og helseetaten kommer inn et ledernivå mellom etatsjef og enhetsleder: sektorleder. Det opprettes en stabstjeneste med en egen stabssjef som også har funksjon som assisterende rådmann. I Stabstjenesten inngår følgende fagområder: Personal Digitalisering Plan og utvikling Økonomi Politisk sekretariat Det er viktig å understreke at stabstjenestens hovedoppgave er å understøtte og være serviceorgan for etatene. Organisasjonskartet

3 Nærmere om de enkelte etatene og stabstjenesten Det er viktig å understreke at det er det underliggende innholdet i etatene (enheter/funksjoner) som er grunnlaget for den overordnede ledelsesstrukturen. Prosjektleder understreker at etatsjefene og stabssjef/assisterende rådmann som ansettes skal gjennomføre arbeidet med å få på plass egen organisasjon fram til og at det i dette arbeidet er muligheter for justeringer. Dette gjelder både sammensetning av sektorer og fagområder (gjelder stabstjenesten) og navn på de ulike sektorene/fagområdene. Det er også muligheter for mindre justeringer mellom etatene og mellom etatene og stabstjenesten. Innspillene fra høringsrunden vil bli oversendt den enkelte leder som innspill i den videre prosessen. Stabsfunksjoner i etatene Det legges til grunn at behovet for stabsfunksjoner i de største etatene vil reduseres med den foreslåtte organiseringen og at sektorlederne vil kunne ivareta mange av de oppgavene som i dagens Steinkjer ligger til stabene. Oppvekstetaten Organisasjonskartet for oppvekstetaten ser slik ut. Det må påregnes mindre justeringer i prosessen fram mot :

4 Helseetaten Organisasjonskartet for helseetaten ser slik ut. Det må påregnes mindre justeringer i prosessen fram mot : NAV I tillegg kommer NAV som enhet i helseetaten. Det vil bli opp til den videre prosessen om NAV blir direkte underlagt helsesjefen eller i en av sektorene. Kulturetaten Organisasjonskartet for kulturetaten ser slik ut. Det må påregnes mindre justeringer i prosessen fram mot :

5 Teknisk etat Organisasjonskartet for teknisk etat ser slik ut. Det må påregnes mindre justeringer i prosessen fram mot : Når det gjelder eiendomsforvaltning er det satt ned en egen arbeidsgruppe som vil komme med forslag i løpet av 2019 til hvordan denne skal organiseres i nye Steinkjer. Dersom den skal organiseres som kommunal enhet vil det være naturlig at den legges inn i teknisk etat. Stabstjenesten Prosjektleder vil i større grad rendyrke stabstjenesten som støttefunksjon for etatene og rådmannen og velger derfor å samle alle funksjonene i en tjeneste: Stabstjenesten. Stabstjenesten vil ledes av stabssjef som også har funksjon som assisterende rådmann. De øvrige fagområdene i stabstjenesten vil organiseres med egne ledere, underlagt stabssjef. Stabssjef vil inngå fast i rådmannens ledergruppe, øvrige ledere i stabstjenesten vil møte i ledergruppa etter behov. I Stabstjenesten inngår følgende fagområder: Personal Digitalisering Plan og utvikling Økonomi Politisk sekretariat

6 Organisasjonskartet for stabstjenesten ser slik ut. Det kan bli mindre justeringer i prosessen fram mot : Nærmere om de enkelte fagområdene i Stabstjenesten Det kan bli mindre justeringer i prosessen fram mot : Personal I personal ligger blant annet: Ansvar for arbeidsgiverpolitiske utviklingsoppgaver, rådgivning innen personalpolitiske problemstillinger, kompetanseplan/tiltak, lærlingeordningen, rekruttering, pensjon, seniortiltak, ansettelse, oppsigelse, avtaleverk, HMS, sykefravær, overordnet IA-arbeid, utvikling av lønnssystemet, lokale forhandlinger, lønnspolitikk, lønnsfastsetting og kvalitet/eqs. Personaltjenesten i nye Steinkjer vil i tillegg få et tydelig ansvar for organisasjonsutvikling. Det forventes at personaltjenesten arbeider tett sammen med den enkelte etat-, sektor- og enhetsleder når det gjelder personalsaker. Digitalisering Digitalisering vil ha et særlig ansvar for digitaliseringsarbeidet i nye Steinkjer kommune (ref. DigINN-rapporten). I dette ligger ansvaret for utviklingsarbeid knyttet til digitalisering og innovasjon. Inn-Trøndelag IKT legges også hit. Plan og utvikling Plan og utvikling har ansvaret for plan, utredning, beredskap, FoUI, næringsutvikling og større utviklingsprosjekter. Sektorovergripende rådgivningsoppgaver som kommuneoverlege og kommuneadvokat legges inn i dette fagområdet. Folkehelsekoordinator og klima/miljø er andre sektorovergripende oppgaver som legges hit. Ansvaret for næringsutvikling som er plassert her er kontaktpunktet og ansvaret administrativt i en modell hvor 1.linjetjenesten utøves av andre aktører, slik det gjøres i dagens Steinkjer kommune. Det presiseres at det er en egen prosess knyttet til organiseringen av næringsarbeidet i nye Steinkjer kommune. Denne skal ende i en sak til fellesnemnda. Den administrative organiseringen vil selvfølgelig bli tilpasset det som blir resultatet av denne prosessen. Økonomi Økonomi vil ha ansvar for økonomi og finansforvaltning, virksomhetsstyring (internkontroll), innkjøp, Inn- Trøndelag skatteoppkreverkontor og grunneiendom. På samme måte som for personalfunksjonen forutsettes det at økonomitjenesten arbeider tett sammen med den enkelte etat-, sektor- og enhetsleder når det gjelder økonomisaker.

7 Politisk sekretariat Politisk sekretariat opprettes som eget fagområde. I tillegg til politisk sekretariat har dette fagområdet ansvaret for valg, interkommunalt samarbeid, innbyggerdialog, kommunikasjon, publikumsservice og arkiv. Ansvaret for interkommunalt samarbeid er i denne sammenheng administrative og politiske samarbeid på strategisk nivå (pr. dato gjelder dette Inn-Trøndelagsregionen og Midt-Trøndelag regionråd). Ledelse i nye Steinkjer God ledelse i kommunal sektor er avgjørende for å levere gode tjenester til innbyggerne. Den administrative organiseringen skal muliggjøre både strategisk ledelse og nærledelse. Etatsjefene og stabssjef/assisterende rådmann er rådmannens ledergruppe, et forum for strategisk ledelse med fokus på å utvikle kommunens organisasjon og tjenesteproduksjon. Etatsjefene og stabssjef/assisterende rådmann: ansvar for strategiarbeid, budsjett/økonomi innen egen etat, personalansvar for sektorledere (helse og oppvekst) / for enhetsledere (kultur og teknisk) / for fagområdeledere (stabstjenesten) Sektorlederne: bistå etatsjefen i det strategiske arbeidet, budsjett/økonomiansvar innen egen sektor, sørge for at etatsjefen til enhver tid er oppdatert på utviklingen i sektorene, personalansvar for enhetslederne. Enhetslederne og fagområdesjefer: budsjett/økonomiansvar og personalansvar innen egen enhet/fagområde. For å sikre nærledelse vil det åpnes for at det i de største enhetene skal være mulig å videredelegere ansvar for personaloppfølging. Den enkelte ansatte skal til enhver tid forholde seg til sin nærmeste leder. Delegasjonsreglement skal utarbeides Videre prosess: Det legges følgende tidsplan for den videre prosessen Frist Ansette etatsjefer, stabssjef/assisterende rådmann og fagområdesjefer Fastsette interne organisasjonskart i etater og stabstjeneste Ansette sektorledere Ansette enhetsledere Alle ansatte i Steinkjer og Verran skal ha avklart hvilken stilling de skal ha i nye Steinkjer kommune Nye Steinkjer kommunes organisering settes i verk Prinsipper og grunnlag for den videre prosessen utarbeides og drøftes med tillitsvalgte.