Saksbehandler: Sigurd Eikje Arkiv: 034 Arkivsaksnr.: 16/279. Administrasjonsutvalget

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Sigurd Eikje Arkiv: 034 Arkivsaksnr.: 16/279 Sign: Dato: Utvalg: Administrasjonsutvalget NY ORGANISERING AV SENTRALADMINISTRASJONEN Rådmannens forslag til vedtak: Administrasjonsutvalget godkjenner forslag til organisering av sentraladministrasjonen.

2 SAKSFRAMSTILLING Ny organisering sentraladministrasjonen Administrasjonsutvalget behandlet i møte den , saksnummer 27/5, «Ny organisering av sentraladministrasjonen». Følgende vedtak ble fattet: Saken tilbakesendes til rådmannen Administrasjonsutvalget ønsker følgende belyst i saken: Nytt organisasjonskart Oversikt over antall personer/stilinger og funksjoner i ny organisasjonsenhet (stab/strategi/ utviklingsavdeling) Oversikt over stillingsmessige konsekvenser Oversikt over økonomiske/budsjettmessige konsekvenser Oversikt over lønnsmessige konsekvenser Oversikt over rekruttering og avtalemessige forhold Administrasjonsutvalget forutsetter at iverksettelsen utsettes til planen er vedtatt Rådmannen har hatt informasjons- og drøftingsmøter med de hovedtillitsvalgte, møter med etatsledelsene for å gjennomgå problemstillingene som ble reist i Administrasjonsutvalget, og for å ta en grundigere gjennomgang av ønsket med og konsekvenser av omorganiseringen. Karmøy kommune har i dag en tradisjonell organisering med en sentraladministrasjon og tre etater. De ulike etatene har flere ganger underveis omorganisert innad, for å få en mer effektiv måte å drive på. Oppgavene som skal utføres blir stadig mer omfattende og komplekse, og det er derfor helt nødvendig at kommunen til enhver tid ser på organisering og struktur. Etatene har i dag egne etatsledergrupper og staber. Sentraladministrasjonen har stort sett vært uendret i mange år, og det er behov for å se på strukturen. Karmøy kommune har en relativt knapp bemanning på administrative funksjoner sammenlignet med mange andre kommuner. Det er derfor viktig at det legges til rette for at denne kapasiteten blir brukt på en optimal måte. Med dagens organisering er det for mange som rapporterer direkte til rådmannen, og det er ingen organisert stab som kan ta en overordnet styring for å avhjelpe tilstrekkelig. En av konsekvensene av dette er at det kortsiktige arbeidet prioriteres mens de lange linjer i for liten grad blir ivaretatt. Begge deler er viktig, men det er de strategiske målene som over tid skal gi en bedre og mer effektiv kommune. De økonomiske konsekvensene av omorganiseringen ble stort sett tatt i kommunestyrets budsjettvedtak Det ble vedtatt opprettet ny stilling som stabssjef, og det ble vedtatt bevilget 1,2 millioner i forbindelse med omleggingen. I tillegg kommer engangskostnader i forbindelse med arbeid med kontorer og grupperom. Ansatte med tilstøtende arbeidsoppgaver organiseres kontormessig slik at de blir sittende nærmeste mulig hverandre. Stabssjefstillingen vil favne over et bredt ansvarsområde i tillegg til å arbeide tett opp mot rådmannen. Det var

3 viktig for rådmannen å finne en person til denne stillingen som både kjenner kommunen godt, har tillit både i organisasjonen og det politiske miljøet. Med bakgrunn i disse vurderingene valgte rådmannen å tilby etatsjef i Oppvekt og kultur, Ørjan Røed, stillingen som stabssjef. Rådmannen er innforstått med at hovedregelen tilsier at kommunen alltid skal lyse ut ledige stillinger. Denne gang valgte imidlertid rådmannen å avvike fra vanlig praksis ut fra det som er beskrevet ovenfor. Dette ble tatt opp i informasjonsmøtet med de tillitsvalgte den 15. oktober. Tillitsvalgte var positive til intensjon med omorganiseringen, men mente de burde vært involvert i prosessen tidligere. Etatsjefstillingen vil bli lyst ut på vanlig måte. Dagens sentraladministrasjon består av hovedgrupperingene: Økonomiavdelingen Personalavdelingen m/servicetorg og politisk sekretariat IT-avdelingen Arkiv Kommuneadvokat «Enkeltstillinger» - SLT-koordinator og kommunikasjonsleder 21,3 årsverk 25,2 årsverk 9 årsverk 4,7 årsverk 3 årsverk 2 årsverk Rådmannen ønsker å opprette en stab underlagt en stabsleder. Dette er en nyopprettet stilling, vedtatt i budsjett 2016 og med oppstart fra 1. februar Stabssjefen vil være rådmannens stedfortreder. Stabsleder får direkte ansvar for områdene økonomi, personal, IT og plan og strategi. Samordning og prioriteringer blir kanskje det viktigste området å se på. I 2016 skal det ansettes både ny IT-sjef og personalsjef på grunn av helt eller delvis pensjonering. Denne staben vil være helt sentral i arbeidet med å samordne og gjennomføre tverretatlige satsingsområder. I tillegg er det i kommunestyrets budsjettvedtak vedtatt opprettet stilling som frivillighetskoordinator. Stillingen utlyses tidlig i Med tanke på stillingsmessige, rekrutteringsmessige og avtalemessige konsekvenser blir det dermed opprettet én ny stilling (stabsleder), og to personer på planavdelingen blir flyttet fra teknisk etat til ny stab. Planavdelingen er komfortabel med løsningen, og ser flere fordeler ved ny organisering enn slik det var. For de øvrige ansatte i sentraladministrasjonen vil nok de daglige gjøremål stort sett oppleves som før. Omorganiseringen vil ikke ha noen lønnsmessige konsekvenser utover stillingen som stabssjef. Staben er tenkt organisert på følgende måte: 1 Økonomi. Avdelingen er organisert i fire underavdelinger, og foreløpig beholdes denne organiseringen. 2 Personal- og organisasjon. Underavdelinger her er personalavdeling, bedriftshelsetjeneste, formannskapssekretariat, lønningskontor, kantine og servicetorg. Det gjøres foreløpig ikke endringer her. 3 IKT-avdeling med to underavdelinger IT-stab og arkiv. Dette er som før.

4 4 Plan og strategi. Dette er en ny avdeling som opprettes for blant annet å få et større fokus på helhet og lengre prosesser. To ansatte fra planavdelingen i teknisk etat overføres hit, og videre legges også næringssjef, kommunikasjonsrådgiver, SLT-koordinator og frivillighetskoordinator hit. Kommuneadvokatområdet beholdes direkte under rådmannen, og ikke som del av staben. Rådmannen antar at det, i en verden med stadig hurtigere endringer, også fremover kan bli behov for justeringer i måten en må løse oppgaver på. Ny organisering fra februar 2016 vil nok ikke bli siste gang en har behov for endringer. Det grepet som nå tas gir uansett muligheter for bedre og mer effektiv ressursutnyttelse. Nytt organisasjonskart: Rådmannen i Karmøy, Sigurd Eikje sign.

5 SAKSPROTOKOLL - NY ORGANISERING AV SENTRALADMINISTRASJONEN Administrasjonsutvalget behandlet saken den , saksnr. 2/16 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Administrasjonsutvalget godkjenner forslag til organisering av sentraladministrasjonen.