SAKSFRAMLEGG. Administrasjonsutvalget Saksbehandler: Elin Vikene Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 17/2364. Utvalg:

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Elin Vikene Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 17/2364 Sign: Dato: Utvalg: Administrasjonsutvalget REFERATLISTE ADMINISTRASJONSUTVALGET Omorganisering av Vågen Læringssenter status juni Reisepolicy

2 Oppvekst- og kulturetaten Notat til orientering Til: Hovedutvalg oppvekst og kultur Administrasjonsutvalget Fra: Etatsjef oppvekst og kultur Bjørn Andersen Arkivkode Arkivsaknr./løpenr. Dato A25 &20 15/ / OMORGANISERING AV VÅGEN LÆRINGSSENTER - STATUS JUNI 2017 Arbeidsgruppe Arbeidsgruppa for omorganiseringen av Vågen læringssenter ble etablert i januar 2017 på bakgrunn av politiske vedtak i administrasjonsutvalget (saksnr. 23/16) og hovedutvalg oppvekst og kultur (saksnr. 39/16). Arbeidsgruppa fikk sitt mandat fra etatsjef for oppvekst og kultur. Første møte i arbeidsgruppa ble holdt og det har vært 7 møter i løpet av vinteren og våren. I tillegg ble det arrangert et informasjonsmøte for de ansatte ved Vågen læringssenter 19. januar. Gruppa har bestått av tre representanter fra de ansatte, en fra PPT, en hovedtillitsvalgt og to representanter fra stab i oppvekst og kulturetaten. Mandatet til gruppa var å arbeide med tre områder: Identifisere og sett i gang risikoreduserende tiltak. Foreta en ny risikovurdering når risikoreduserende tiltak har fått tid til å virke. Starte arbeidet med å beskrive innholdet og organiseringen av læringssenteret slik det skal fremstå etter omorganiseringen. Risikoreduserende tiltak En forutsetning for gjennomføring av de risikoreduserende tiltakene er stabilitet i personalsituasjonen. Etatsjef vurderer ikke at stabiliteten i personalgruppa på det nåværende tidspunkt er stabil nok til at det er mulig å sette i verk risikoreduserende tiltak. Det har vært lyst ut to pedagogstillinger ved senteret i vinter, men det har vært utfordrende å få søkere som oppfyller de kompetansebehovene man har ved læringssenteret. Stillingen som avdelingsleder ved Vågen læringssenter er også lyst ut. Denne hadde søknadsfrist 29. mai.

3 Oppvekst- og kulturetaten Arbeidsgruppa har imidlertid arbeidet med å identifisere risikoreduserende tiltak. Arbeidet har vært ledet av bedriftshelsetjenesten i kommunen. Rapporten etter dette arbeidet er under ferdigstillelse og tiltak identifisert her vil kunne settes i verk så snart det er en mer avklart personalsituasjon ved læringssenteret.. Vågen læringssenter - innhold og organisering Arbeidsgruppa har satt i gang et arbeid med å beskrive hvordan innholdet og organiseringen av læringssenteret skal være etter omorganiseringen. Dette er et dokument der nåværende ansatte ved læringssenteret, PPT og de ansatte i stab har bidratt. Dokumentet er ment som et utgangspunkt å arbeide videre med for ny avdelingsleder når denne er på plass. Referansegruppe Det er også opprettet en referansegruppe for omorganiseringsarbeidet. Det har vært berammet et møte i denne gruppa. Møtet ble imidlertid avlyst da arbeidsgruppa avgjorde at det ikke ville være hensiktsmessig med et møte i referansegruppa på det stadiet i arbeidet man har vært denne vinteren/ våren. Dersom arbeidsgruppa finner det hensiktsmessig vil det bli innkalt til møte i referansegruppa i løpet av august/ september. Veien videre I første rekke jobbes det med å få på plass ny avdelingsleder ved læringssenteret. Ny leder vil ha en avgjørende rolle både i arbeidet med å rekruttere nye pedagoger, samt lede arbeidet med å sette rammene for innhold og organisering i forbindelse med omorganiseringen av senteret. Etatsjef oppvekst og kultur vil orientere utvalgene underveis og kommer med en fyldigere sak utpå høsten.

4 Oppvekst- og kulturetaten

5 Iverksettes fra Reglement for reiser i tjenesten Karmøy kommune Mål og prinsipper Karmøy kommune sitt reisereglement skal sikre at tjenestereiser blir gjennomført på en kostnadseffektiv og fornuftig måte. Med tjenestereise menes all reiseaktivitet i tilknytning til arbeid, altså både reiser i forbindelse med møter, kurs, seminarer, studieturer mm. Reiser skal skje på billigst og hurtigst mulig måte utfra en samlet vurdering der både transport, opphold og kostnader ved reisetid legges til grunn. Godkjenning Alle reiser utover ordinært tjenestedistrikt skal være forhåndsgodkjent av leder med budsjettansvar. Studieturer skal være knyttet opp til kommunens/etatens satsingsområder. Studieturer innenlands skal godkjennes av avdelingssjef. Utenlandsturer skal godkjennes av etatsjef. Reisemåte Fly/båt/tog Økonomiklasse/lavpris skal som hovedregel benyttes. Unntak fra dette må godkjennes særskilt. Bil/offentlig kommunikasjon Offentlig kommunikasjonsmiddel skal som hovedregel nyttes når dette er mulig/ hensiktsmessig i forhold til tidsbruk/kostnad. Bestilling og oppgjør for reisen mm Ved bruk av reisebyrå for bestilling av reiser, plikter alle å bruke det byrå kommunen til enhver tid har innkjøpsavtale med. Pr. mai 2015 har kommunen innkjøpsavtale med HRG Nordic. Faktura sendes Karmøy kommune v/aktuell enhet/leder. Reiseregning leveres innen 1 måned etter avsluttet reise.

6 Det betales ikke ut forskudd til dekning av utgifter i forbindelse med reiser. Utbetaling av reiseoppgjør skjer i forbindelse med ordinær lønnskjøring. Alle ledere kan inneha eget kommunalt kredittkort for bruk under reiser. Tjenestereiser inkl. studieturer dekkes i sin helhet av arbeidsgiver. Program skal således ikke omfatte opplegg av privat karakter. Diett / refusjon av måltider og utlegg Reiser i Norge og Norden godtgjøres med diett etter statens reiseregulativ. På reiser der måltider helt eller delvis er dekket skal dette trekkes ut når reiseoppgjøret utarbeides, jfr. ellers det til enhver tid gjeldende reiseregulativ. Reiser utenom Norden godtgjøres etter regning i hht nærmere avtale. Reisetid/arbeid utover normalarbeidstid For reiser i forbindelse med møter, kurs og seminarer kan fleksitidsordningen benyttes innenfor rammen av ytre arbeidstid ( ). For undervisningspersonell vises det for øvrig til statens regler for arbeidstid på reiser, jfr.hta. Arbeid utover ordinær arbeidstid blir kompensert time for time så lenge den faglige delen av opplegget varer. Eventuell middag og sosialt samvær gir ikke rett til avspasering. Dersom det ikke er praktisk mulig å avspasere, blir lønn utbetalt time for time. Reiseforsikring Karmøy kommune har egen reiseforsikring for ansatte på tjenestereiser. For nærmere info vises det til Forsikringsportalen på kommunens extranett.

7 SAKSPROTOKOLL - REFERATLISTE ADMINISTRASJONSUTVALGET Administrasjonsutvalget behandlet saken den , saksnr. 18/17 Behandling: Vedtak: 1. Omorganisering av Vågen Læringssenter status juni 2017 Tatt til orientering. 2. Reisepolicy Tatt til orientering.