STJØRDAL KOMMUNE. Møteinnkalling

Transkript

1 STJØRDAL KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Administrasjonsutvalget F-salen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 09:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på mail til eller på SMS til Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtedokumentene finnes på kommunens hjemmeside; Stjørdal, Ivar Vigdenes/sign. leder Hanne Elin Ovesen sekretær -1-

2 Saksliste for Administrasjonsutvalget i møte Innhold U.off. Utvalgssaksnr Arkivsaksnr Saker til behandling PS 1/15 Fleksitidsordning for ansatte i Stjørdal kommune 2014/8546 PS 2/15 Seniortiltak - evaluering 2015/4414 PS 3/15 PS 4/15 Forslag til retningslinjer for tjenestereiser for ansatte og ombud i Stjørdal kommune Godkjenning av protokoll 2015/

3 Sakertilbehandling -3-

4 Sakertilbehandling -4-

5 STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: 403 Arkivsaksnr: 2014/ Saksbehandler: Trine Forshaug Stølen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 11/ Administrasjonsutvalget 1/ Formannskapet Kommunestyret Fleksitidsordning for ansatte i Stjørdal kommune Rådmannens forslag til vedtak/innstilling: 1. Vedlagte forslag til ny fleksitidsordning for ansatte i Stjørdal kommune gjøres gjeldende f.o.m Tidligere vedtak i K-sak 6-94 og oppheves fra samme dato. 3. Rådmannen delegeres myndighet til å administrere ordningen. 4. Fremtidige revideringer vedtas i Administrasjonsutvalget. Vedlegg: Vedlegg: Forslag til ny fleksitidsordning i Stjørdal kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Arbeidsmiljøloven kap. 10 K-sak nr. 112/06 Saksopplysninger AML 10-2, 3. ledd gir arbeidstakere rett til fleksibel arbeidstid dersom det kan gjennomføres uten ulempe for virksomheten. Det skal være opp til arbeidstaker og arbeidsgiver i fellesskap å finne fram til løsninger som ivaretar arbeidstakers ønsker og behov samtidig som de fyller kravet om å være «uten ulempe for virksomheten». -5-

6 En grunnleggende forutsetning for å kunne benytte fleksitid er at kommunens tjenestetilbud til enhver tid skal kunne gi riktig og tilstrekkelig service overfor brukere og publikum. Fleksitid skal ikke benyttes dersom det medfører et dårligere tilbud enn innbyggerne normalt kan forvente. Stjørdal kommune har i dag ordning med fleksibel arbeidstid for rådhusansatte og utearbeidere ved etat Teknisk drift, men ordningen er ikke revidert siden 2006 (K-sak 112/ ). I forslaget til ny ordning er det i hovedtrekk følgende endringer: Ordningen skal omfatte alle enheter hvor det er driftsmessig forsvarlig. Undervisningsstillinger og stillinger som innebærer turnus kan ikke inngå i ordningen. Muligheten for fleksibel arbeidstid for disse arbeidstakergruppene må løses på annen måte. I skolen kan det gjøres gjennom de individuelle arbeidstidsavtalene og i turnusvirksomhetene gjennom andre turnustyper. Slike tilrettelegginger bør være lokalt tilpasset og inngår derfor ikke i forslaget. Avregningstidspunktet (enden av den perioden en betrakter ved vurdering av pluss- og minustimer i fleksitidsregnskapet) endres fra utgangen av hver måned til utgangen av hvert tertial. Dette medfører at ansatte skal kunne avvikle avspasering for eksempel i forbindelse med påskeferie (1. tertial), sommerferie (2. tertial) og høstferie/juleferie (3. tertial), og dermed ikke ha behov for overføring ut over angitte timer mellom avregningsperiodene. Antall timer som kan overføres fra en avregningsperiode til neste er økt fra 20 til 30. Ordningen med langdag for rådhusansatte på torsdag opphører, og arbeidstiden fordeles jevnt ut over uka. Det har de siste årene gradvis blitt færre henvendelser fra publikum denne tida; flere benytter seg av muligheten til selv å søke informasjon via hjemmesiden. I tillegg er det tidligere bestemt at Servicetorget stenger kl alle dager. Det er dermed ikke lenger behov for langdag for alle ansatte. Det kan fortsatt avholdes møter ved behov fra publikum denne tida, men da ved bruk av fleksitid. Vurdering Forslaget til reglement er knyttet til bestemmelsene i arbeidsmiljøloven og anbefales vedtatt. Informasjonstiltak Personalhåndboka på Kvalitetssida oppdateres med nytt reglement Det legges ut nyhet på Innsida Fleksitidsordningen gjøres kjent i stillingsutlysninger for stillinger som er omfattet av ordningen -6-

7 Forslag til ny fleksitidsordning Hensikt I henhold til AML 10-2 (3) har arbeidstaker rett til fleksibel arbeidstid dersom dette kan gjennomføres uten vesentlig ulempe for virksomheten. Ordning med fleksibel arbeidstid i Stjørdal kommune er et gode som skal være med på å bidra til at den enkelte arbeidstaker får muligheten til å tilpasse arbeidstida si til arbeidsoppgaver og personlige behov og gi økt trivsel og effektivitet i arbeidet. Det er en forutsetning at service overfor publikum er sikret. De som kommer inn under ordningen skal ta hensyn og praktisere fleksitid slik at det ikke får uheldige konsekvenser for tjenestetilbudet og arbeidet den enkelte skal utføre. Omfang Fleksitidsordningen gjelder for enheter hvor det er driftsmessig forsvarlig. Det er etatssjef som avgjør om det er driftsmessig forsvarlig. Undervisningsstillinger og stillinger som innebærer turnus kan ikke inngå i ordningen. Det presiseres at det er arbeidsgiver som har styringsrett ved praktisering av fleksitid. For ledere som er unntatt reglene om overtid jf. AML (1), gjelder fleksitidsordningen kun for dem som ikke har kompensasjon i form av ekstra fridager jf. HTA kap. 1, 6.3. Ledere som har ekstra fridager skal avtale antall dager (inntil 10) med nærmeste leder. Deltidsansatte som er ansatt på deltid for å dekke bestemte dager eller en bestemt del av arbeidsdagen er unntatt fra ordningen. En arbeidstaker med delvis uførepensjon kan dersom arbeidsgiver og lege samtykker opparbeide fleksitid. Ved sykmelding, også gradert sykmelding, fryses fleksitidsregnskapet ved at man stempler som sykmeldt. Avtalen Definisjoner: Kjernetid: Den tid alle må være tilstede (deltidsansatte avtaler tid med leder). Avregningsperiode: Den periode en betrakter ved opptelling av pluss- og minustimer. Ved avregningstidspunktet kan en overføre 30 plusstimer evt. inntil 10 minustimer til neste avregningsperiode. Det vil ikke være anledning til å overføre plusstimer ut over dette. Flere enn 10 timer minus i avregningsperioden medfører trekk i lønn. Ordningen med lønnstrekk skal ikke nyttes til å redusere arbeidstakernes arbeidstid. Gjentatte avregningsperioder med mer enn 10 timer minus skal ikke forekomme. -7-

8 Normalarbeidstid: Utgangspunktet for arbeidstidsordningen. Dersom man arbeider normalarbeidstid hver dag, opparbeider man verken plusstid eller minustid. Ytre arbeidstid: Det tidsrom hvor arbeidsdagens begynnelse og slutt kan variere fra dag til dag. For arbeidstakere med normalarbeidstid er dette tidsrommet kl og kl Fleksitidsordningen med angitt ukentlig arbeidstid, normalarbeidstid, kjernetid, avregningsperiode og merknader: Kjernetid Avregnings Arbeidstakere Arb.tid pr. Normalarb. Merknad uke tid 1 periode Ansatte Rådhuset 36,5 t Hver 4. mnd 30 plusstimer (30.04, og 31.12) Utearb. teknisk 37,5 t Ansatte utenfor rådhuset 37,5 t Arbeidstiden registreres i TidBank. Første ankomst til, og siste avgang fra kontoret, skal alltid registreres. Velferdspermisjoner registreres som permisjon med eller uten lønn. Øvrige private oppdrag legges utenom kjernetid, og registreres ikke som arbeidstid. 3. Fraværsdager pga. sykdom, kurs, m.v. er i fleksitidsregnskapet å regne som dager med normalarbeidstid, og registreres i TidBank på korrekt kode. Møter og pålagte tjenestereiser, inkludert reisetid, registreres som arbeidstid etter avtale med leder, jf. HTA 4.7 i fellesbestemmelsene. 4. Start/slutt på arbeidsdagen skal hovedsakelig skje på det faste arbeids-/oppmøtested. Ved tjeneste utenfor det faste arbeids-/oppmøtested skal det legges opp til avslutning ved normalarbeidstidens utløp. 5. Det kan ikke arbeides mer enn gjennomsnittlig 12 timer pr dag eller 48 timer pr uke over en periode på åtte uker. Etter individuell avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker kan det arbeides fleksitid også på frilørdager med inntil 5 timer mellom kl og Arbeidstaker må ved starten av hver måned korrigere eventuelle feil og deretter godkjenne sitt fleksitidsregnskap i TidBank før det blir attestert av nærmeste leder. 7. Avspaseringsdager må avtales med nærmeste leder. 8. Eventuell plusstid og minustid skal avvikles i oppsigelsestiden. Det utbetales ikke kompensasjon for plusstimer som ikke avvikles i oppsigelsestiden. Unntak for dette kan 1 Daglig arbeidstid er for rådhusansatte utvidet med 6 min. pr. dag utover den ukentlige arbeidstid. Bakgrunnen for dette er K-sak 5/94 hvor det er inngått avtale om at det innarbeides fri i romjula. Arbeid i romjula pga. vaktordninger avspaseres time mot time etter vanlige regler. -8-

9 gjøres for arbeidstakere som er sykmeldt i oppsigelsestiden. Eventuelle minustimer skal trekkes i lønn før fratredelse. 9. Overtidsgodtgjøring blir bare utbetalt for arbeid utover normalarbeidstiden i hht. HTA 6 i fellesbestemmelsene. Overtidsarbeid skal være pålagt i det enkelte tilfelle, og må stemples på riktig kode i TidBank. NB! For å få overtiden utbetalt må utskrift fra TidBank leveres. 10. Leder kan utvide kjernetiden/normalarbeidstiden der det er nødvendig av driftsmessige årsaker. Av hensyn til servicen overfor publikum forutsettes det at en kommer frem til ordninger slik at publikumsrettede funksjoner er betjent i åpningstiden. 11. Det presiseres at arbeidsmiljølovens (AML) bestemmelser vedrørende arbeidstid på alle områder er gjeldende. Spesielt vises til bestemmelser om arbeidstidens lengde mv. 12. Oppstår det tvist om fortolkning av disse bestemmelsene avgjøres dette av rådmannen. Avgjørelsen kan bringes inn for administrasjonsutvalget. -9-

10 STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: 400 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Kari l. Øfsti Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 12/ Administrasjonsutvalget 2/ Formannskapet Kommunestyret Seniortiltak - evaluering Rådmannens forslag til vedtak/innstilling: Seniorordning som ble vedtatt i kommunestyret videreføres: Alternativ A. Individuell tilpasning/tilrettelegging innen en økonomisk ramme på kr pr. år fra alder 62 år til 64 år, eller inntil kr fra fylte 64 år. Leder sammen med senioren avgjør hvilke tiltak beløpet skal benyttes til. Forholdsmessig for de med reduserte stillinger. Tiltakene må være rettet mot hva den enkelte senior selv ønsker. Tiltakene skal være rettet mot tre satsningsområder: 1. Tilrettelegging/tilpasning på arbeidsplass. 2. Treningsutstyr og/eller treningskontingent. 3. Faglig oppdatering i nåværende jobb og/eller senior/pensjonistkurs. Beløpet utbetales til den enkelte når kvittering er levert. Alternativ B Inntil 5 ekstra fridager fra alder 62 år til 64 år, og inntil 10 ekstra fridager fra fylte 64 år og så lenge den enkelte står i stillingen. Forholdsmessig for de med reduserte stillinger. Senior skal i samråd med leder avklare tidspunkt for uttak av fridagene. Ved behov for innleie av vikar de dagene senioren tar ut ekstra fridager overføres tjenestestedet hhv inntil / pr. år,- eller forholdsmessig beløp. Ingen overføring til de tjenestesteder som ikke har vikarutgifter. Det må fremgå av avtalen om det er behov for vikar. -10-

11 Vedlegg: Spørreskjema Saksopplysninger: Gjeldende seniorordning ble vedtatt i kommunestyret I vedtaket var det et pkt. 2: Ordningen revideres februar Pga. sykdom ble ikke evalueringen iverksatt før mars/april Etter avtale med fagforeningene, foregikk evalueringen ved at det ble sendt tre spørsmål til alle enhetsledere og til fagforeningene. Spørsmålstillingene er vedlagt. 60 % av enhetslederne svarte og 50 % av fagforeningene svarte. (Disse representerer ca. 80 % av arbeidstakerne ) Selv om det er nyanser i svarene, kan de sammenfattes slik: 1. Seniortiltakene oppleves positive. Noe usikkerhet om de fører til at tilsatte står lenger i jobb. 2. De aller fleste drøfter innholdet i ordningen med sin nærmeste leder på forhånd. 3. Flertallet mener nåværende ordning er grei. Noen enhetsledere svarer at antall fridager kan være utfordrende ang. vikarbruk. Noen både tillitsvalgte og enhetsledere- mener at ordningen bør utvides. Av svarene framgår det at de aller fleste benytter ordningen med fridager. Ca. 90 % av de som fyller kriteriene, benytter seg av ordningen. Regnskapet for 2014 viser at ordningen har kostet ca Noe usikkert tall siden det har vært to ulike ordninger og at det på et tidspunkt i år var usikkerhet knyttet til videreføring. Budsjett for 2015 er 1.1 millioner og det vil sannsynligvis være tilstrekkelig til å dekke utgiftene. Pr er det bokført Antallet seniorer øker i årene framover. Vurdering: Ordningen med seniortiltak blir positivt mottatt av arbeidstakere i Stjørdal kommune. De utrykker at de blir sett og verdsatt. Både enhetsledere og ansatte er i tvil om dette er tiltak som er avgjørende for om man blir stående lenger i jobb. Allikevel vil rådmannen tilrå at ordningen fortsetter og det i sin nåværende form. -11-

12 SENIORORDNINGEN - EVALUERING TILLITSVALGTE: 1. Seniortiltakene skal være forebyggende tiltak for å motivere seniorer til å bli stående lenger i jobb? Opplever ansatte det slik? 2. Har du dialog med din leder der dere blir enige om hva og hvordan seniortiltakene best kan komme deg til nytte? 3. Dersom noe skal endres angående seniortiltakene, hva skulle det være? -12-

13 STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: 541 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Trine Forshaug Stølen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 14/ Administrasjonsutvalget 3/ Formannskapet Retningslinjer for tjenestereiser for ansatte og ombud i Stjørdal kommune Rådmannens forslag til vedtak/innstilling: 1. Retningslinjer for tjenestereiser gjøres gjeldende fra Fremtidige revideringer vedtas i Administrasjonsutvalget Vedlegg: Vedlegg: Forslag til retningslinjer for tjenestereiser for ansatte og ombud i Stjørdal kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Værnesregionens innkjøpsavtale med reisebyrået HRG. Saksopplysninger Værnesregionen innkjøp har inngått innkjøpsavtale for tjenestereiser med et reisebyrå. For tiden er dette HRG (Hogg Robinson Group). For å sikre at tjenestereiser foretas i henhold til avtalen, er det behov for retningslinjer for tjenestereiser for ansatte og ombud i Stjørdal kommune. -13-

14 Retningslinjer for tjenestereiser (forslag) Formål Formålet med denne rutinen er å legge til rette for at tjenestereiser skjer på den mest formålstjenlige, miljøvennlige og økonomiske måten, og å fremme nøkterne, miljøbevisste og kostnadsbevisste holdninger. Grunnlagsinformasjon Retningslinjene skal håndteres i tråd med Værnesregionens innkjøpsavtale med gjeldende avtaleleverandør Statens reiseregulativ Innland Statens reiseregulativ Utland SGS 1001 Reiseregulativet Omfang/målgruppe Alle ansatte og ombud som skal på tjenestereise i Norge og utlandet. Beskrivelse/utførelse 1. Det skal alltid vurderes om reisen kan erstattes med video-/telefonkonferanse. Dette sparer tid, kostnader og er det beste alternativet for miljøet. 2. Reisen skal gjennomføres på billigste måte uten at reisetiden blir urimelig lang. 3. Ved bruk av bil skal en bestrebe seg på å kjøre sammen når det er mulig. 4. Alle flyreiser og hotellopphold skal bestilles gjennom avtaleleverandør for å utnytte kommunens reiseavtaler 1. Reisen skal godkjennes av nærmeste leder før bestilling. Det er ikke anledning til å kjøpe flyreiser og hotellopphold andre steder. Dette for å sikre avtalelojalitet, spare penger, sikre rettigheter og tilgang til hjelp om noe skulle gå galt. Se for øvrig egen rutine for reisebestilling. 5. Dersom det er behov for leiebil skal dette bestilles gjennom avtaleleverandør. 6. Reiseavtalene skal ikke benyttes til privat bruk. 7. Bonuspoeng opptjent på jobbreiser skal kun benyttes i jobbsammenheng. 8. For informasjon om tjenestereiseforsikring, se 9. Tjenestereiser skal alltid betales fullt ut av kommunen selv. Unntak gjelder der folkevalgte og ansatte deltar på møter/samlinger i regi av departementet, KS osv. eller i egenskap av å være kommunens representant i styrer etc. Folkevalgte og ansatte skal 1 Gruppereiser, reiser for skoleklasser og lignende kan bestilles andre steder. -14-

15 ikke akseptere fritidsreiser betalt av private bedrifter, organisasjoner og lignende som de har kontakt med på vegne av kommunen. 10. Alle reiseregninger registreres fortløpende, senest to måneder etter reisen. Registrering foretas elektronisk i gjeldende system for dette. -15-

16 PS4/15Godkjenningavprotokoll -16-