Møteinnkalling. Verran kommune. Administrasjonsutvalget MALM Tlf.: Utvalg: Verran Servicekontor, møterom: Fosdalen

Transkript

1 Verran kommune 7790 MALM Tlf.: Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 16:00 Administrasjonsutvalget Verran Servicekontor, møterom: Fosdalen Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Malm Bjørn Skjelstad /s/ Ordfører Jacob Br. Almlid /s/ Rådmann

2 Sakliste Utvalgssaksnr PS 1/15 PS 2/15 Innhold Revidering av regler for fleksibel arbeidstid Telefonreglement for tilsatte i Verran kommune Untatt off.

3 Verran kommune Arkivsak. Nr.: 2015/128-3 Saksbehandler: Lise Eriksen,Kontorleder Ansvarlig leder: Jacob Br. Almlid, Rådmann Godkjent av: Jacob Br. Almlid,Rådmann Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 1/ Revidering av regler for fleksibel arbeidstid Vedlegg: 1 Regler for fleksibel arbeidstid vedtatt Regler for fleksibel arbeidstid - revidert 2015 Saksopplysninger Regler for fleksitid ble sist gang vedtatt av administrasjonsutvalget Vedlagt følger gjeldende regler, forslag til nye regler og referat fra drøfting med arbeidstakerorganisasjonene. Følgende endringer er foreslått: Pkt. 1:..publikum og andre enheter... og en justering i forhold til dagens åpningstid i servicekontoret Pkt. 2: Oppdatert lovhenvisning Pkt. 3:..daglig registrere - en presisering Nytt pkt. 6: Definering av ankomst og sluttid med henvisning til etiske regler for ansatte i Verran kommune. Tillegg som omhandler driftsledere Fleksiskjema skal føres av alle ansatte med unntak av de som jobber i turnus eller etter faste arbeidsplaner. Reisetid i forbindelse med tjenestereiser kan også føres i fleksiskjemaet. Driftsleder har et særskilt ansvar for at alle registrerer og leverer skjemaet hver måned. Driftsledere i kapittel og ledergruppen (rådmannen, strategisk rådgiver og økonomisjef) er også unntatt fleksitidsbestemmelsene. Unntak for ledergruppen er vedtatt av formannskapet. Driftsledere kan ikke avspasere hele dager, men de styrer sin egen arbeidstid, jfr. lederavtalene. Det er kun driftsledere som kan ha avtale om ekstra fridager, og dette er en del av lederavtalene som inngås mellom rådmannen og den enkelte driftsleder. Ledere med lederavtaler og ekstra fridager (avtaledager) skal melde uttak av avtaledager til rådmannen med kopi til personal, og dagene føres i Out-look.

4 Vurdering Regler for fleksitid må revideres fortløpende når endringer oppstår. Det er videre behov for presiseringer med hensyn til arbeidstid generelt og driftsledere spesielt. Det framlagte forslaget er drøftet med tillitsvalgte i møte den Forslaget ble samme dag utsendt til alle arbeidstakerorganisasjonene, med en frist for innspill satt til Ved fristens utløp er det ikke mottatt innspill vedrørende framlagte forslag. Rådmannens forslag til vedtak Reviderte regler for fleksibel arbeidstid vedtas.

5

6 REGLER FOR FLEKSIBEL ARBEIDSTID 1. Reglene skal praktiseres slik at service overfor publikum og andre enheter ikke blir skadelidende. Dette medfører at ikke alle på samme arbeidssted kan ta ut fleksitid samtidig. Kommunens sentralbord skal være betjent fra kl Ordningen omfatter alle arbeidstakere som ikke arbeider etter turnusordning eller i fast oppsatt arbeidsplan. Driftsledere er unntatt fleksitidsbestemmelsene, jfr. Arbeidsmiljølovens Arbeidstakere som kommer inn under ordningen med fleksibel arbeidstid, skal daglig registrere arbeidstiden på skjema som sendes driftsleder/leder ved hver driftsenhet 1. arbeidsdag etter månedsskifte. Dersom oppdatert skjema ikke sendes uoppfordret innen tidsfristen, foreligger ingen avtale. 4. Normalarbeidstid er fra kl. 08:00 15:30. Kjernetid er den tiden alle må være til stede. Kjernetiden i Verran kommune er fra kl til Rammetid ytre arbeidstid er det tidsrom hvor ankomst og sluttid kan variere fra dag til dag. Rammetiden i Verran kommune er satt fra og fra Ved møtevirksomhet på kveldstid utvides rammetiden til kl Ankomst og sluttid defineres som tidspunkt for når arbeidet starter og slutter. Alle ansatte og engasjerte har et selvstendig ansvar for å utnytte arbeidstiden mest mulig effektivt. jfr. Etiske regler for ansatte i Verran kommune, pkt Avregningsperioden er en kalendermåned. 8. Som hovedregel kan det overføres 15 plusstimer eller 10 minustimer fra måned til måned. 9. Arbeidstakere som omfattes av fleksitidsordningen, kan avspasere opptjente plusstimer i avregningsperioden, begrenset til to dager per måned. Fridagene må tas av oppspart/til gode tid og avtales med driftsleder. 10. I forbindelse med julehøytiden kan det overføres 25 plusstimer og avspaseres på forskudd. Minustimene fra jul må innarbeides i løpet av januar. 11. Forholdet til overtid Overtid er definert som pålagt arbeid ut over den ordinære arbeidstiden. Overtid må pålegges av nærmeste overordnede. Arbeidstakeren avgjør selv om overtiden skal gå inn i fleksiregnskapet eller om det skal avspaseres særskilt (time mot time). Overtidstillegget skal i så fall utbetales i henhold til Hovedtariffavtalens 6. Driftsledere Driftsledere er unntatt fleksitidsbestemmelsene, jfr. pkt. 2. Driftsledere i Verran kommune har inngått lederavtaler som evalueres og revideres årlig. Ekstra fridager kan være en del av lederavtalen. Fridager føres i Out-look, og melding om uttak gis til Rådmannen med kopi til personal. Avtaledager kan utbetales ved årets slutt dersom disse ikke er benyttet i løpet av kalenderåret. (Vedtatt av administrasjonsutvalget xx.xx.2015)

7 Verran kommune Arkivsak. Nr.: 2009/ Saksbehandler: Lise Eriksen, Kontorleder Ansvarlig leder: Jacob Br. Almlid, Rådmann Godkjent av: Jacob Br. Almlid, Rådmann Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 2/ Telefonreglement for tilsatte i Verran kommune Vedlegg 1 Telefonreglement for tilsatte i Verran kommune Saksopplysninger Ansatte som rådmannen har pålagt å være tilgjengelig på telefon utover normal arbeidstid, må etter regler innført i 2014 skatte av et inntektstillegg på kr 4 392,-. Med bakgrunn i de endringer som trådte i kraft ble beløpet for kompensasjon for dette foreslått hevet til kr 2 000,- per år. Dette gjelder de som til en hver tid har pålegg om telefon utover normal arbeidstid. Formannskapet vedtok i PS 132/14 følgende vedrørende beskatning av arbeidsgiverfinansierte EKOMtjenester: 1. Kompensasjon for skattepliktig beløp på kr 4 392,- utbetales med kr 2 000,- per år/kr 166,67,- per måned. 2. Kompensasjon utbetales til ansatte som har avtale om å være tilgjengelig på telefon utenom normal arbeidstid. 3. Dette vedtak erstatter F. 27/06 og gjelder fra og med Verran kommune har ikke et gjeldende telefonreglement utover vedtaket om kompensasjon.

8 Vurdering Utkast til telefonreglement for tilsatte i Verran kommune er utarbeidet i forbindelse med de nye reglene for EKOM-tjenester. Et reglement vil synliggjøre rettigheter og plikter i forbindelse med bruk og godtgjøring av tjenestetelefon og datakommunikasjon. Rådmannens forslag til vedtak Telefonreglement for tilsatte i Verran kommune vedtas.

9 Telefonreglement for tilsatte i Verran kommune 1. Når det er nødvendig av hensyn til tjenesten, kan det tilstås godtgjøring for bruk av tjenestetelefon og datakommunikasjon. Dette kan gjelde mobiltelefon og/eller internettabonnement. 2. Tilsatte som må være tilgjengelig utenom arbeidstid skal som hovedregel bruke tjenestetelefon. 3. Kommunen og brukeren betaler kostnadene etter fastsatte regler/retningslinjer. Hver enkelt må gjøre seg kjent med dette. 4. Når brukeren ikke lenger fyller krav som framgår av pkt. 1, opphører godtgjøringen. 5. Ved permisjoner og sykefravær utover 1 måneder må tjenestetelefoner innleveres midlertidig. Avvik fra dette punkt avtales spesielt. 6. Alle som må ta med seg telefonen hjem etter arbeidstid skal innrapporteres for skattlegging. 7. Ansatte som rådmannen har pålagt å være tilgjengelig på telefon utover normal arbeidstid, må etter regler for EKOM-tjenester skatte av inntektstillegget. Arbeidsgiver kompenserer for dette i h t gjeldende vedtak i Verran formannskap. Tjenestetelefoner til felles bruk (mobiltelefoner som vakttelefoner) Kommunen kan anskaffe mobiltelefoner som utelukkende brukes i tjenesten (f.eks. vakttelefoner). Disse telefonene oppbevares på arbeidsplassen når de ikke er i bruk og det forutsettes at de ikke benyttes til privatsamtaler.