Møteinnkalling. Verran kommune. Administrasjonsutvalget MALM Tlf.: Utvalg:

Transkript

1 Verran kommune 7790 MALM Tlf.: Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Verran servicekontor, møterom: Fosdalen Dato: Tidspunkt: 09:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf , mellom kl eller på epost til: Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Malm Anders Lindstrøm /s/ Ordfører Torunn Austheim /s/ Rådmann

2 Sakliste Utvalgssaksnr PS 2/17 PS 3/17 Innhold Telefongodtgjøring - bruk av arbeidsgiverbetalt telefon utenfor arbeidstid Trepartssamarbeid - etablering av samhandlingsarena Untatt off.

3 Verran kommune Arkivsak. Nr.: 2014/ Saksbehandler: Lise Eriksen, Personalleder Ansvarlig leder: Torunn Austheim, Rådmann Godkjent av: Jacob Br. Almlid, Ass. rådmann Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 2/ Formannskapet Vedlegg Vedlegg 1 Referat fra drøftingsmøte Telefongodtgjøring - bruk av arbeidsgiverbetalt telefon utenfor arbeidstid Rådmannens forslag til vedtak Ordningen med kompensasjon for sjablongmessig inntektstillegg for ansatte som får dekket utgifter til elektroniske kommunikasjonstjenester avvikles med virkning fra Saksopplysninger Fra 1. januar 2014 ble det innført ny sjablonberegning for beskatning av elektroniske kommunikasjonstjenester (fasttelefon, mobiltelefon, bredbåndsabonnement og internetttilkobling). Dette innebar at alle arbeidstakere som får dekket en eller flere slike tjenester fordi de er pålagt å være tilgjengelig ut over ordinær arbeidstid - skal ha et fast inntektstillegg på kr (sjablongbeløpet). Det er tjenestlig behov for den ansatte som avgjør om telefon eller internett skal dekkes av arbeidsgiver og det er fordelen med privat bruk av slike elektroniske kommunikasjonstjenester utenfor ordinær arbeidssituasjon som er skattepliktig.

4 For de aller fleste vil en slik ordning ikke medføre utgifter, men for arbeidstakere som har minimal privat bruk av telefon utenfor arbeidstid, og/eller har høy skattesats, kan det unntaksvis medføre at det betales skatt for et større beløp enn privat bruk av telefon/bredbånd. I Verran kommune ble det, for å fange opp potensielt uheldige skattemessige situasjoner, vedtatt at det skulle innføres en lønnsmessig kompensasjon på kr 2 000,- per år for alle som falt inn under ordningen (totalt 25 personer). Kostnadene for ordningen er samlet på ca. kr ,- pr år. Vurdering Den situasjonen det er tatt høyde for i Verran antas å berøre svært få av de som har arbeidsgiverbetalt telefon. For de aller fleste vil fordelen ved privat bruk av telefonen overstige de skattemessige kostnadene med ordningen. Det betales i tillegg også skatt av denne kompensasjonen. Samtlige kommuner i Inn-Trøndelagssamarbeidet innførte sjablongmessig tillegg, uten kompensasjon for berørte arbeidstakere, da ordningen ble innført. Den vedtatte ordningen i Verran kommune er således en særordning som en ikke kan se at det er grunnlag for å videreføre. Med bakgrunn i dette, samt kommunens anstrengte økonomi, foreslås ordningen avviklet. Saken er drøftet med arbeidstakerorganisasjonene Referat vedlagt.

5 Verran kommune Fellestjenester Vår dato Vår referanse 2014/ Saksbehandler Lise Eriksen, Deres referanse «REF» «MOTTAKERNAVN» «ADRESSE» «POSTNR» «POSTSTED» «KONTAKT» Referat fra drøftingsmøte Tilstede: NITO v/ Espen Høy, Utdanningsforbundet v/ingrid Blekastad, Fagforbundet v/ Morten Aakvik, Lise Eriksen Sak: Drøfting av Verran kommunes telefonreglement Bakgrunn: I henhold til dagens telefonreglement har ansatte som rådmannen har pålagt å være tilgjengelig på telefon utover normal arbeidstid, kompensasjon på kr 2 000,- per år for å dekke skatt av inntektstillegg (vedtatt i Verran formannskap PS 132/14). Kompensasjon foreslås fjernet fra Protokoll Hvis de ansatte er pålagt å ha telefon utover normal arbeidstid for å dekke et kommunalt behov, mener tilstedeværende organisasjoner at dette må kompenseres. Med hilsen VERRAN KOMMUNE Lise Eriksen Personalleder lise.eriksen@verran.kommune.no Postadresse Besøksadresse Telefon Bankkonto Liaveien 1, 7790 MALM E-post Telefaks Org.nr postkasse@verran.kommune.no NO

6 Verran kommune Arkivsak. Nr.: 2017/ Saksbehandler: Torunn Austheim, Rådmann Ansvarlig leder: Torunn Austheim, Rådmann Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 3/ Trepartssamarbeid - etablering av samhandlingsarena Rådmannens forslag til vedtak Rådmannen anbefaler administrasjonsutvalget å fatte slik innstilling: 1. Verran kommune etablerer trepartssamarbeid mellom folkevalgte, politikere og administrasjon benevnt Samhandlings- og utviklingsmøtet i Verran. 2. Partene oppnevner representanter til Samhandlings- og utviklingsmøtet slik: -Administrativ ledelse representeres ved rådmann, personalsjef og 1 driftsleder etter rådmannens bestemmelse. -De ansatte representeres ved til sammen 3 hovedtillitsvalgt fra forhandlingssammenslutningene. -Folkevalgt ledelse representeres ved 3 folkevalgte valgt blant formannskapets medlemmer. 3. Rådmannen stiller sekretariat for møtet og arbeidsgiver tar ansvar for at det innkalles til og gjennomføres et møte hvert halvår. 4. Alle parter skal ha anledning til å fremme forslag til tema til møtene. Saksopplysninger Steinkjer kommune deltok for en del år siden i KS sitt kvalitetskommuneprogram med fokus på kvalitet og effektivitet i tjenestene samt sykefraværsproblematikk. Trepartssamarbeidet i kvalitetskommuneprogrammet hadde som mål å gjennomføre en konstruktiv samhandling mellom de folkevalgte, lederne og de ansatte slik at innbyggeren merket en forbedring i

7 tjenestene. Organiseringa av trepartssamarbeidet skulle være i tillegg til allerede etablerte samarbeidsformer i henhold til lov og avtaleverk. De gode erfaringene fra prosjektet resulterte i at Steinkjer kommune har videreført trepartssamarbeidet benevnt "samhandlings- og utviklingsmøte" som en uformell arena for meningsutveksling om utfordringer og strategier for kommunen. Tema som har vært oppe til diskusjon har handlet om omdømme, omstilling, organisasjonsutvikling, nærværsarbeid, heltid/deltid osv. Også i Verran kommune har vi flere arenaer for samhandling, men ingen som inkluderer alle tre parter. Det er viktig for utviklingen av kommunen og kommunens tjenesteyting at man er åpne for nye måter å samarbeide på. Samtidig må man selvsagt være bevisst kommunens ansvarsstruktur. Intensjonen i kommuneloven er at rådmannen (administrasjonssjefen) innenfor rammen av folkevalgte vedtak, styrer virksomhetens ressurser herunder også ansattressursen. Dette forutsetter at det ikke opprettes kommunale organer som bidrar til å forstyrre ansvarsforståelsen. Dette avskjærer imidlertid ikke muligheten til å etablere en uformell samhandlingsarena hvor både folkevalgt ledelse, administrativ ledelse og tillitsvalgte er representert. Samhandlings- og utviklingsmøtet er ikke et formelt utvalg eller komité med hjemmel i kommunelovens 10. Saksvurdering Hensikten med et slikt trepartssamarbeid er å få til gode samhandlingsarenaer og ha fokus på å skape en felles forståelse for de utfordringer og oppgaver kommunen har. På disse arenaene bør det legges opp til uformell informasjonsutveksling, debatter over aktuelle saker og tematikk. Et av formålene er at vi gjennom gjensidig informasjons- og meningsutvekslinger kan unngå mindre konflikter og omkamper og åpne for forståelse og klarhet for hverandre synspunkt. Rolleforståelsen og derav en gjensidig respekt mellom partene for de ulike rollene, blir en viktig forutsetning for å lykkes i trepartssamarbeidet. Utvikling av trepartssamarbeidet skal ikke foregå på bekostning av det ordinære og etablerte system for samhandling i henhold til lov og avtaleverk som allerede eksisterer i Verran kommune, det skal være et tillegg. Trepartssamarbeidet er en møteplass der de formelle avtalepartene treffer folkevalgte i den hensikt å gjøre kommunen til en bedre plass å bo og arbeide i. Et slikt samarbeid kan gi muligheter til å være med å påvirke kommunens utvikling frem mot nye Steinkjer, men samtidig også forplikte deltakerne til konstruktiv idéutveksling. Slik kan det være mye å hente på en slik møtearena. Det er derfor også viktig at partene er riktig representert. Rådmannen foreslår at også Verran etablerer og driver en slik arena fram mot kommunesammenslåingen og anbefaler at administrativ ledelse representeres ved rådmann, personalleder og 1 driftsleder. De tillitsvalgte og folkevalgt ledelse bør ha samme antall representanter. Det vurderes også viktig at folkevalgt ledelse er representert ved sentrale politikere. Det anbefales følgelig at folkevalgte representanter til møtet velges blant formannskapets medlemmer. Det anses ikke nødvendig å utpeke vararepresentanter til Samhandlings- og utviklingsmøtet.

8 For å sikre best mulig politisk forankring kan det være formålstjenlig å også behandle saken i formannskap/kommunestyre og saken fremlegges derfor administrasjonsutvalget med innstilling til vedtak. Steinkjer kommune skal ha sitt neste møte i Samhandlings- og utviklingsmøte den Det er luftet flere tema til diskusjon, bla "Hvordan kan alle parter medvirke til å sikre arbeidsglede og motivasjon i omstillingsprosesser?". Det er foreløpig ikke ferdigstilt sakliste/tema. Rådmannen mener at dette avtalte møte med fordel kan utvides til å utgjøre et felles møte, dersom Verran etablerer et tilsvarende organ.