Prosedyre for databriller

Transkript

1 Prosedyre for databriller Rev. Dato Status Laget av Kontrollert av Godkjent av Revidert MKJ LIL JOE Implementert LGA MKJ JKF Implementert LGA MKJ JKF Avdeling Fagområde ISO Ref. Dok. Type Løpenr. Personal HMS 4.2,d PR 008 PRS-PR-008 Rev.: 01 Side 1 av 6

2 INNHOLD PROSEDYRE FOR DATABRILLER HENSIKT OMFANG OG GYLDIGHETSOMRÅDE OMFANG OMFATTER AVGRENSNING DEFINISJON AV DATABRILLE ANSVAR OG MYNDIGHETSFORHOLD OPPFØLGING AV ARBEIDSTAKERS SYN SYNSTEST OG ØYEUNDERSØKELSE TILRETTELEGGING AV ARBEIDSPLASSEN KJØP AV DATABRILLER UTSKIFTEFREKVENS FOR DATABRILLER REFUSJON AV UTGIFTER ANNET REFERANSER VEDLEGG... 6 PRS-PR-008 Rev.: 01 Side 2 av 6

3 1 HENSIKT Prosedyren har til hensikt å sikre at ansatte i Sjøfartsdirektoratet får oppfølging av synet i forbindelse med arbeid foran dataskjerm, herunder får dekket nødvendige utgifter til synsundersøkelser og terminalbriller, hvis behov. 2 OMFANG OG GYLDIGHETSOMRÅDE 2.1 Omfang Prosedyren inkluderer retningslinjer for følgende aktiviteter i forbindelse med oppfølging av ansattes syn: - Synstest og øyeundesøkelse - Tilrettelegging av arbeidsplassen - Kjøp av terminalbriller - Refusjon av utgifter til terminalbriller Bakgrunn for prosedyren er «forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 14-4»: Se også Arbeidstilsynets faktasider om databriller Omfatter Prosedyren gjelder for alle ansatte i Sjøfartsdirektoratet som jevnlig, og under en betydelig del av sitt arbeid, utfører arbeid ved en dataskjerm. Prosedyren vil gjelde, selv om den ansatte ikke benytter dataskjermen daglig, men i gjennomsnitt arbeider minst 2 timer daglig ved en dataskjerm 2.3 Avgrensning Prosedyren og rettighetene beskrevet i forskriften gjelder ikke for arbeid av tilfeldig og kortvarig karakter eller for ansatte som er i oppsigelsestid. 3 DEFINISJON AV DATABRILLE Databrille er et samlebegrep for brillekorreksjoner som er ordinert for å optimalisere synet for ansatte som arbeider ved dataskjerm. Det presiseres at såkalte standard progressive briller som egner seg til daglig bruk, ikke kan defineres som databriller. Arbeidsgiver har ikke plikt til å dekke utgifter til briller/kontaktlinser som arbeidstakeren trenger i dagliglivet, utenom jobben. 4 ANSVAR OG MYNDIGHETSFORHOLD Arbeidstakeren må selv følge opp sine rettigheter i henhold til denne prosedyren. Nærmeste leder skal bidra til at den ansatte får oppfylt sine rettigheter i tråd med linjene i prosedyren. Underavdeling personal skal, i samarbeid med den ansattes nærmeste leder, sørge for eventuell tilrettelegging av arbeidsplassen i forbindelse med synsproblemer som kan skyldes arbeidet ved dataskjerm. PRS-PR-008 Rev.: 01 Side 3 av 6

4 Når ansatte føler behov for å få sjekket synet i forbindelse med arbeid foran dataskjerm, skal Underavdeling personal utstede rekvisisjon for nødvendig synstest og eventuelt kjøp av databriller. 5 OPPFØLGING AV ARBEIDSTAKERS SYN 5.1 Synstest og øyeundersøkelse Ansatte i Sjøfartsdirektoratet har rett til synstest og øyeundersøkelse foretatt av en person med nødvendige kvalifikasjoner (optiker/øyelege). Dette kan enten være før den ansatte begynner i arbeid ved dataskjerm, dersom ansatte får synsproblemer som kan skyldes arbeidet ved dataskjerm og, om nødvendig, med jevne mellomrom Dersom utfallet av synstesten gjør det nødvendig, sett ut fra arbeidet ved dataskjerm, har den ansatte rett til videre undersøkelser hos øyespesialist. Ansatte som føler behov for synstest må ta kontakt med Underavdeling personal, som fyller ut rekvisisjonsskjema. Skjemaet fungerer som godkjenning til å bestille synstest hos den leverandør av databriller som Sjøfartsdirektoratet har inngått rammeavtale med (f.t. xxxxxxxx). Underavdeling personal kan fylle ut skjema «på direkten» til ansatte som oppsøker personal eller sende skjema pr e-post når det er påkrevd. Den ansatte må selv bestille de nødvendige undersøkelser som det er gitt rekvisisjon til. Ordinære synstester og øyeundersøkelser skal gjennomføres hos den leverandøren som Sjøfartsdirektoratet har inngått avtale med. 5.2 Tilrettelegging av arbeidsplassen Dersom den ansatte får synsproblemer som kan skyldes arbeidet ved dataskjerm, kan vedkommende ta kontakt med Underavdeling personal, som vil sette i gang prosessen med å vurdere tilrettelegging av arbeidsplassen. Denne vurderingen gjøres sammen med den ansatte selv og i samråd med dennes nærmeste leder og, ved behov, den leverandør som Sjøfartsdirektoratet har inngått avtale med. 5.3 Kjøp av databriller Dersom det er påkrevd, sett ut fra den ansattes arbeid ved dataskjerm, skal den ansatte få databriller som egner seg for vedkommendes arbeid. Såfremt det er gitt rekvisisjon i henhold til pkt. 5.1, må det dokumenteres på rekvisisjonsskjemaet av optiker at databriller er påkrevd for arbeid ved dataskjerm. Databriller skal kjøpes hos den leverandør som Sjøfartsdirektoratet har inngått avtale med, såfremt den ansatte som skal kjøpe briller har bosted eller arbeidssted nærmere enn 1 mil fra en av leverandørens butikker. Dersom leverandørens butikk er lengre unna, kan den ansatte kjøpe databriller hos andre optikere innenfor beløpet som dekkes etter avtalen Sjøfartsdirektoratet har med sin leverandør. Det understrekes at det skal kjøpes briller som er ordinert utelukkende for å optimalisere synet for ansatte som arbeider ved dataskjerm. Kjøp av personlige briller (eller linser) beregnet for daglig bruk, vil ikke bli dekket av Sjøfartsdirektoratet. Den leverandør som Sjøfartsdirektoratet har inngått avtale med, vil ha en oversikt over hvilke produkter Sjøfartsdirektoratets ansatte kan kjøpe. PRS-PR-008 Rev.: 01 Side 4 av 6

5 5.4 Utskiftefrekvens for databriller Den leverandør som Sjøfartsdirektoratet har inngått avtale med, vil gi råd knyttet til behov for jevnlige synsprøver og behov for utskifting av databriller. Generelt er det behov for at ansatte i alderen år tar ny synsprøve hvert tredje år, og ansatte fra 50 år og oppover hvert andre år, men det understrekes at det individuelt kan være behov for hyppigere eller sjeldnere undersøkelser. Dersom den ansatte har behov for jevnlige synsundersøkelser og eventuelt nye databriller i henhold til dette, må den ansatte følge anvisningene i punkt 5.1 og 5.3 og Sjøfartsdirektoratet vil dekke utgifter i tråd med leverandørens råd knyttet til utskiftefrekvens for databriller. Den ansatte er selv ansvarlig for databrillen. Brillene er kun beregnet for bruk i arbeidet. Dersom den ansatte mister eller ødelegger databrillen på fritiden, må den ansatte selv dekke utgifter til kjøp av ny brille. Hvis databriller blir mistet, ødelagt eller skadet i forbindelse med tjenesten eller tjenestereise (hvor det er behov for databrille), vil dette bli behandlet som en forsikringssak og kostnaden til reparasjon eller kjøp av nye briller vil bli dekket, såfremt vilkårene for dette er oppfylt. 6 REFUSJON AV UTGIFTER Utgifter knyttet til synstester og øyeundersøkelser, samt databriller i tråd med denne prosedyre, vil bli dekket av Sjøfartsdirektoratet i henhold til avtalen med leverandøren. Den ansatte betaler selv alle utgifter til databrillene. Utgiftene til databriller, herunder synsundersøkelser, brilleinnfatning, glass og tilpasning av brillene i tråd med retningslinjene i denne prosedyren, vil deretter bli refundert av Sjøfarsdirektoratet. Den ansatte kan velge å kjøpe en dyrere innfatning, men vil i så fall kun få refundert et beløp tilsvarende det en ordinær databrille ville kostet i henhold til Sjøfartsdirektoratets avtale med leverandøren. Den ansatte skal levere refusjonskrav til Underavdeling personal ved å fylle ut skjemaet «refusjon av utlegg» som ligger som mal i Word/interne skjema. Følgende dokumentasjon skal vedlegges refusjonskravet: - kvittering for utgiftene - rekvisisjonsskjema, påført leverandørens bekreftelse på hvilken brilletype/glass som var påkrevd. Såfremt refusjonskravet er dokumentert i henhold til ovennevnte og retningslinjene i denne prosedyren, vil Underavdeling personal sørge for at utgiftene blir refundert fortløpende av Underavdeling plan og økonomi. 7 ANNET Hvis synsproblemer vedvarer etter at en databrille er kjøpt og tatt i bruk, bør den ansatte selv ta kontakt med Underavdeling personal. Underavdeling personal skal deretter følge dette opp overfor bedriftshelsetjenesten. 8 REFERANSER Det vises til «forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 14-4»: Arbeidstilsynets faktasider om databriller PRS-PR-008 Rev.: 01 Side 5 av 6

6 9 VEDLEGG Vedlagt er oversikt over - hvilken leverandør Sjøfartsdirektoratet har rammeavtale med - leverandørens utsalgssteder - standard priser PRS-PR-008 Rev.: 01 Side 6 av 6