Møteinnkalling SAKLISTE SKODJE KOMMUNE. Utval: ADMINISTRASJONSUTVALET Møtestad: Rådhuset Møtedato: Tid: 12:00

Transkript

1 SKODJE KOMMUNE Møteinnkalling Utval: ADMINISTRASJONSUTVALET Møtestad: Rådhuset Møtedato: Tid: 12:00 Eventuelt forfall kan meldast til Varamedlemmar møter etter nærare avtale. SAKLISTE Sak nr. Arkivsak 05/15 15/343 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE 06/15 15/73 TELEFONREGLEMENT 07/15 15/343 GODKJENNING AV PROTOKOLL Skodje, Terje Vadset ordførar

2 Administrasjonsutvalet Sak 05/15 Arkivsak nr: 15/343 Arkiv: Sakshandsamar: Malin Piegsa Sak nr Utval Møtedato 05/15 Administrasjonsutvalet GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Innkalling og sakliste vert gjennomgått. RÅDMANNENS FRAMLEGG TIL VEDTAK: Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjende. Arkivsaksnr.: 15/343 Side 1

3 Administrasjonsutvalet Sak 06/15 Arkivsak nr: 15/73 Arkiv: Sakshandsamar: Malin Piegsa Sak nr Utval Møtedato 06/15 Administrasjonsutvalet TELEFONREGLEMENT SAKSDOKUMENT: 1. Reglement for arbeidsgjevarfinansierte EKOM-tenester 2. Søknad og avtale om telefon/telefongodtgjersel SAKSOPPLYSNINGAR: Saken var meldt opp til administrasjonsutval men vart ikkje handsama då det ikkje hadde vore diskutert med tillitsvalde i kontaktmøte. No er dette gjort og eit nytt utkast føreligg VURDERING: Det er ønskje om å få på plass eit reglement som kan bidra til meir lik sakshandtering overfor tilsette som har naudsynt bruk av elektroniske kommunikasjonstenester i arbeidet sitt. Ulike einingar og faggrupper har ulike behov, og fleire detaljspørsmål dukkar opp utifrå ulike behov. Reglementet innheld av den grunn ei presisering av forskjellen mellom privat og kommunal mobiltelefon, samt data- og nettbrettbruk. I tillegg til reglementet er det utarbeidd ein søknad og avtale om telefon/telefongodtgjersle som eige dokument. Det er innhenta opplysningar frå andre kommunar i området og IT-avdelinga har uttala seg. Utkast til reglement har og vore til høyring hos tillitsvalde og vart diskutert i kontaktmøte og einingsleiarmøte. I forslaget som no ligg føre er dei ulike innspela innarbeida. RÅDMANNENS SITT FRAMLEGG TIL VEDTAK: Administrasjonsutvalet vedtek Reglement for arbeidsgjevarfinansierte EKOM-tenester samt søknad og avtale om telefon/telefongodtgjersel slik dokumenta ligg føre Arkivsaksnr.: 15/73 Side 1

4 Sentraladministrasjonen SØKNAD OG AVTALE OM TELEFON/TELEFONGODTJERSEL Etternamn, fornamn: Fødselsnr. (11 siffer): Tilsett nr.: Adresse: Postnr.: Poststad: Telefonnr Eg søkjer om telefongodtgjersle for bruk av eiga telefon (A) kommunal mobiltelefon (B/C) Grunngjeving: Stad: Dato: Underskrift søkjar: I samsvar med reglementet innvilgast telefongodtgjersle etter: A Tilsett med mindre behov: for tida kr 1000,- per år. B Kommunal mobiltelefon m. tilgang også utanom ordinær arbeidstid Skal privat telefonnummer overførast til kommunal bruk? JA NEI Skal telefonnummer behaldast etter at kommunal avtale opphøyrer? JA NEI C Kommunal mobiltelefon for bruk i arbeidstida og som ikkje kan takast med heim. Avtalen gjeld f.o.m. dato: Art: Ansvar: Teneste: Beløp per mnd.: Attestert: dato: Tilsvist: dato: Den som inngår avtalen med arbeidstakar scanner avtalen inn i arbeidstakar si personalmappe og sender originalavtalen til lønskontor med kopi til arbeidstakar. Ved avtale om kommunal mobiltelefon (B/C) skal og IT-avdelinga ha kopi.

5 Sentraladministrasjonen REGLEMENT FOR ARBEIDSGJEVARFINANSIERTE ELEKTRONISKE KOMMUNIKASJONSTENESTER (EKOM) I SKODJE KOMMUNE 1. Generelt: Telefongodtgjersle kan ytast i dei tilfelle det er naudsynt og økonomisk forsvarleg med omsyn til kommunen si drift. Godtgjersla skal differensierast etter behov jf. pkt 3 nedanfor. 2. Tildelingsmynde: Mynde til å tildele godtgjersla og kommunal mobiltelefon ligg til: - Rådmannen/assisterande rådmann for tildeling til einingsleiarar og tilsette i eiga stab. - Einingsleiarane for tildeling til tilsette i eiga eining. 3. Kategoriar: Fasttelefon og mobiltelefon vert likestilt i denne ordninga. Som hovudregel vert det gitt tilskot til anten fasttelefon eller mobiltelefon. Rådmannen eller andre kan likevel innvilgast tilskot til begge typar telefon dersom det er sterke tenestemessige grunner for det. A B C Tilsette med mindre behov: Tilskot vert gitt over løn med for tida kr 1000;- pr. år. Beløpet er skattepliktig. Arbeidstakarar som mottar slikt tilskot kan levere spesifisert rekning dersom utgiftene til tenestetelefon overstig tilskotsbeløpet. Det må då dokumenterast med spesifisert telefonrekning, og utgiftene må gjelde nødvendige tenestesamtaler. I slike tilfelle er beløpet skattefritt. Kommunal mobiltelefon m/tilgang utanom ordinær arbeidstid: Tilsette med oppgåver og ansvar der dei må kunne kontaktast både i og utanfor ordinær arbeidstid (t.d. rådmannen, eingsleiarar og andre med tilsvarande behov) kan tildelast kommunal mobiltelefon/fasttelefon. Kommunen eiger apparatet, men abonnementet kan stå i tilsett sitt namn. Kommunen dekker utgifter til telefon og abonnement. Den enkelte kan bruke mobiltelefon/telefon til moderat privat bruk, og ordninga blir innrapportert og beskattet etter dei til ein kvar tid gjeldande reglar. Dersom telefonnummer skal overførast frå privat til kommunalt bruk, og brukast vidare i etterkant av inngått avtale, må dette kome fram i avtalen (sjå søknad/avtale). Kommunal mobiltelefon som utelukkende skal brukast i arbeidstida og som ikkje skal takast med heim. Kommunen dekker utgifter til telefon og abonnement. Privat mobiltelefon: Kommunen har ikkje mynde på kva som lastas ned av app er eller korleis vedkomande bruker mobilen. Skodje kommune har ingen juridiske rettigheter på mobilen, og eigar må kjøpe telefon utan refusjon frå arbeidsgjevar.

6 Datamaskin: Berbar maskin er eit kommunalt arbeidsverkty og skal ikkje brukast til private gjeremål, og er såleis ikkje skattepliktig. Nettbrett: Nettbrett/iPad er eit kommunalt arbeidsverkty og skal ikkje brukast til private gjeremål, og er såleis ikkje skattepliktig. 4. Kriterium: Dei ansvarlege leiarane jf. pkt 2 avgjer behovet til den enkelte etter følgjande kriterium: - Naudsynt kontakt med eigen arbeidsplass/tilsette og publikum, både i og utanfor arbeidstida. - Arbeidsoppgåver i stillinga (beredskap, vakt, ansvar osv.) Nødvendige vakttelefonar t.d. innanfor heimesjukepleia, blir som før eigd og betalt av kommunen. Desse skal berre brukast i tenesta, og leggast igjen på arbeidsplassen når arbeidsdagen er slutt. Telefonane kan ikkje takast med heim. Kommunal mobiltelefon skal kunne tildelast arbeidstakarar som arbeider i eit utsett miljø med stor risiko for skade på mobiltelefonen. I tillegg kjem arbeidstakarar innanfor teknisk sektor som har ei viktig rolle i den kommunale beredskapsordninga. Arbeidsgjevar kjøper inn apparata, men arbeidstakaren kan stå som abonnent (telefongodtgjersle etter punkt B). 5. Skattereglar Godtgjersle eller anna fordel innberettes og beskattes etter dei til ein kvar tid gjeldande reglar. Telefongodtgjersle er skatte- og oppgåvepliktig ved bruk inntil 4392 kr pr år. Eit unntak er refusjon av reine samtaleutgifter (ikkje dekning av abonnementsavgift) der ein dokumenterer at det er nødvendige tenestesamtaler, og legg ved spesifisert utskrift av rekninga frå telefonoperatør. Vidare er det ikkje skatteplikt viss ein nyttar tenestetelefon i arbeidstida, men legg den frå seg på arbeidsstaden når arbeidsdagen er over. Arbeidsgjevar må då kunne dokumentere dette over for likningskontoret. Sporadisk tilgang, under 30 dagar i løpet av eit år utløyser heller ikkje skatteplikt. (Meir enn 14 dagar i løpet av ein periode på 30 dagar blir ikkje sett på som sporadisk). 6. Opphøyr Avtalen opphøyrer når behovet for telefon/ek-tenester fell bort (endring i stilling/funksjon), ved ulønna permisjon, sjukemelding over 3 månader, løna permisjon over 3 månader eller ved endring av bruk. Privat disponering av elektronisk kommunikasjon ved sjukemelding og løna permisjon over 3 månader kan avtalast mot at den tilsette sjølv betalar alle kostnader. Melding om opphøyr skal meldast skriftleg av rekvirent til personal/lønskontor med kopi til ITavdelinga. Utstyr som kommunen eig skal leverast attende og abonnement etc. avsluttast.

7 7.Kostnader Kostnader for telefongodtgjersle skal dekkast over budsjett på gjeldande arbeidsstad. 8. Endringar Administrasjonsutvalget kan gjere vedtak om endringar i reglementet når dette ikkje har budsjettmessige konsekvensar. Andre endringar i reglementet skal bli vedteke i formannskapet etter handsaming i administrasjonsutvalget. (Vedteke i Administrasjonsutvalet XXXXX)

8 Administrasjonsutvalet Sak 07/15 Arkivsak nr: 15/343 Arkiv: Sakshandsamar: Malin Piegsa Sak nr Utval Møtedato 07/15 Administrasjonsutvalet GODKJENNING AV PROTOKOLL Protokoll frå forrige møte og dette møte vert gjennomgått. RÅDMANNENS FRAMLEGG TIL VEDTAK: Protokoll frå sist møte og dette møte vart samrøystes godkjend. Arkivsaksnr.: 15/343 Side 1