SAKSFRAMLEGG OVERGANG TIL ELEKTRONISK UTSENDING AV UTVALSSAKER / 2011/299

Transkript

1 HAREID KOMMUNE Rådmann SAKSFRAMLEGG Saksnr. 2011/299 Løpenr. 2602/2011 Klassering 060 Sakshandsamar: Helga Bøe-Grimstad, Servicekontoret Utvalsaksnr Utval Møtedato LEVEKÅRSUTVALET NÆRING OG MILJØUTVALET FORMANNSKAPET KOMMUNESTYRET OVERGANG TIL ELEKTRONISK UTSENDING AV UTVALSSAKER / 2011/299 Tilråding frå rådmannen: 1. Det vert sendt ut elektronisk møtedokument til kommunestyret, formannskapet, næring og miljøutvalet og levekårsutvalet. 2. Det vert kjøpt inn nettbrett til alle medlemmane i desse utvala. Det vert kjøpt inn fire ekstra nettbrett til innkalla varamedlemar. Det må investerast i redigeringsapplikasjon. 3. Kvart 4. år må det budsjetterast med investering av ny datapark. 4. Det vert ikkje investert i eigen emøte modul frå Ergo. 5. Fortrulege saker vert sendt ut på papir til faste medlemmar. Dei vert samla inn av utvalssekretæren etter møtet. 6. Servicekontoret reduserer bemanning med 20% 7. Det vert skrive avtale om bruk og tildeling av dataverkty for kvar einskild politikar. Politikarane vert skattelagt med inntil kr i månaden. 8. Politikarar, utvalssekretær og sakshandsamarar vert gitt rett opplæring 9. Møtebøkene vert arkivert på papir ved servicekontoret som før 10. Vedtaket vert sett i kraft Utskrift til: sakshandsamar for ekspedering

2 Samandrag av saka: Saka om elektronisk utsending av møtebøker kjem opp etter oppmoding frå politikarane, dette som eit ledd i forslag til innsparingstiltak i kommunen. Eg har snakka med fire kommunar; Lærdal, Vestnes, Stranda og Ørskog, som alle sender møtedokument elektronisk. Dei omtrentlege utrekningane som er gjort gjeld kommunestyre, formannskap, levekår og næring og miljø. Vi har også diskuterte saka i den interkommunale ephorte-gruppa (Volda, Ørsta, Herøy, Sande, Vanylven, Ulstein og Hareid). Alle er vel einige om at dette er framtida, diskusjonen går meir på kva tid er den rette for å gå over, kva utval skal vere med osv. Med det eg veit no held Volda på å skrive sak som skal leggast fram politisk før utgangen av året. Saksopplysningar: Før vi eventuelt vel å gå over til elektronisk utsending av møteinnkalling og møtebøker er det fleire moment som må vurderast. 11. Kva utval skal dette gjelde. Det må avgjerast om dette skal gjelde alle utvala i Hareid kommune, avgrensa til dei store utvala (kommunestyret, formannskapet, næring og miljøutvalet og levekårsutvalet) eller om dette berre skal gjelde formannskap eller kommunestyret. I dei fire kommunane eg var i kontakt med sender dei elektroniske saksdokument til alle dei store utvala. 12. Elektronisk verkty. Alternativa her er eigne datamaskiner, berbar datamaskin eller nettbrett. Dette er sjølvsagt også eit spørsmål om kostnad; levetid, brukarvennlegheit, toleranse overfor slag/støyt osv. Skal det gå an å skrive merknadar og framlegg til vedtak elektronisk, eller skal dette gjerast som før på papir. I Lærdal kommune har alle faste medlemmane i dei store utvala berbar datamaskin, dette gjeld også 1.vara. I Vestnes kommune er det gjort på same måte men her har også 2.vara datamaskin. I Stranda kommune brukar politikarane sine eigne datamaskiner. Det vert sendt lenke til møteinnkallinga på nett, dei les då innkallinga der. Det vert så trykt opp møtedokument som politikarane hentar på rådhuset. I Ørskog kommune har alle faste medlemmar i dei store utvala nettbrett, i tillegg har dei 4 varanettbrett ved servicekontoret. Dersom vara må innkallast, må dei kome på rådhuset å hente eit nettbrett. 13. Evt fornying av maskinparken må leggast inn i budsjettet. Dersom vi går for kjøp av berbare datamaskiner eller nettbrett er fornying av maskinparken noko som må leggast inn i budsjettet i alle fall kvart 4. år. Av dei kommunane eg var i kontakt med, var det berre Ørskog som hadde teke høgde for fornying av datamaskinparken. Dei har budsjettert med investering av ny datapark kvart 4. år. 14. Innkjøp av eigen modul frå Ergogroup. Dette er ein modul som heiter emøte. Den er tillaga slik at politikaren får sin eigen katalog der møtedokumenta ligg. Der kan de skrive merknadar i dokumentet og lage klart framlegg til forslag m.m. Denne modulen har ikkje teke høgde for saker unnateke offentleg innsyn. Dei kan difor ikkje overførast til politikarane sin katalog. Denne modulen generer også ein del ekstra arbeid for utvalssekretærane, som må lage PDF av møtedokumentet og laste det over i katalogen der alle politikarane går inn og hentar dokument. Her kan politikarane markere og skrive notat og dei har tilgang til eldre møtedokument som dei har motteke. Dette vil gi meirarbeid til utvalssekretærane og politikarane må lærast opp i korleis dette skal nyttast. 15. Handtering av saker unnateke offentleg innsyn. Med unntak av ein kommune trykte dei opp desse på papir. Ein kommune sender sakene via e-post, men det er ikkje noko val for Hareid kommune. I Ørskog henta dei desse sakene ved Utvalssak nr: Side: 2 av 5

3 servicekontoret. I dei to andre kommunane vert sakene levert sakshandsamar i møtet, og så vert det sett av tid slik at politikarane kan sette seg inn i saka. 16. Innsparing på bruk av papir, konvoluttar, porto og service på kopimaskin (servicekontroll går på mengda trykte kopiar). I tillegg vil vi spare ein del på tillaging og trykking av sakene (fysisk). Vestnes og Ørskog kommune har redusert bemanning grunna overgang til elektronisk utsending av møtedokument. Ørskog (reduserte med 50% ved sekretariatet for utsending) har eige sekretariat som berre jobbar med utvalsarbeid. Det vart difor naturleg at delar av bemanninga vart overført til anna avdeling. Ørskog kommune har redusert bemanninga med 30%. Dei andre kommunane reduserte ikkje bemanninga, då utvalsekretærane der har andre oppgåver som vart utført ved servicekontoret. Ingen av dei har rekna på andre kostnader ved overgang til elektronisk utsending 17. Skattelegging. Dersom det skal kjøpast berbar datamaskin eller nettbrett vil dette kome under regelverk for arbeidsgjevarfinansierte elektroniske kommunikasjonstenester. Vurdering og konklusjon: Utval Dersom det skal vere snakk innsparing i budsjettet bl.a. ved å redusere bemanninga ved servicekontoret (eller ikkje tilsette i den vakante stillinga vi har pr. d.d.) må alle dei store utvala vere med i prosessen. Om vi vel å starte med eit utval vil ikkje bemanninga kunne reduserast. Innsparinga i forhold til porto m.m. vert minimal og i tillegg må ein kjøpe datamaskiner/nettbrett. Dette vil nok ikkje gi ønska innsparing. Eit anna moment som taler for at alle dei store utvala går over til elektronisk utsending samla er at vi då får felles rutinar for alle utvala. For servicekontoret som har fleire som er utvalsekretærar og som må gå inn som sekretær i utval som andre har ansvar for ved for eksempel sjukdom og ferie, vil felles rutinar gjere arbeidet enklare. Dataverkty Dersom det skal kjøpast inn eigne maskiner så vil valet stå mellom berbare PC-ar eller nettbrett/nettbrett. Kostnadane på ein standard berbar PC vil i dette tilfellet truleg ligge på om lag 6000 kroner, medan eit nettbrett vil ligge på frå 3500 til om lag 5000 kroner for eit standard brett. Dersom representantane skal kunne redigere pdf-dokumenta ved hjelp av PC, så krev det eigen programvare som er relativt kostbar. Eller de opprette eit eige dokument med merknadar og forslag til vedtak. Ved val av nettbrett har i alle fall Apple utvikla ein applikasjon som heiter GoodReader den kan nyttast til å skrive merknadar mm. og kostar kr. 40 pr. brukar (dette vert nytta i Ørskog kommune). Dette er nok å få også for nettbrett som har Android som plattform. Kva ein i så fall bør velje kjem an på kva ein vil vektlegge. Bærbare PC-ar er meir robuste og kan køyre standardprogramvare mens nettbrett tek mindre plass og vil være enklare å nytte i ein møte-situasjon. Levetida for ein berbar PC er om lag 4 år, mens eit nettbrett truleg vil ha ei noko kortare levetid. Eit anna moment vi må ta omsyn til ved val av nettbrett er at alle då må ha trådlaust nettverk i heimen. Dei som ikkje har det må då kjøpe og få dette installert. Investering for faste medlemmar (22): Nettbrett a kr kr (med GoodReader kr dette er ein Apple applikasjon og kan berre nyttast til ipad) Berbar datamaskin a kr kr Utvalssak nr: Side: 3 av 5

4 Ein av kommunane eg har snakka med sender lenke til innkallinga på heimesida for så å trykke opp møtebøkene. Dette kan vi godt gjere, men det vil ikkje gi noko innsparing. emøte Modulen i ephorte kostar rundt kr som ein eingongskostnad og vidare rundt kr i årleg vedlikehaldskostnad. Modulen er grei å forhalde seg til for dei som har brukbar kunnskap om data. Ein må bl.a. kunne hente fil frå felleskatalog og laste den over i eigen katalog. Det må til opplæring av både utvalssekretærar og politikarar for å få denne modulen opp å gå. Modulen har ikkje teke høgde for at det i kommunane vert handsama ein del saker som er unnateke offentleg innsyn. Det er difor ikkje laga noko form for kryptering, og saker unnateke offentleg innsyn må difor sendast ut på papir. Eg ser på val av denne modulen som uaktuell. Kostnadane, avgrensingane i forhold til fortrulege saker, ekstra arbeid for utvalsekretærane og opplæring av politikarane vil gi meir arbeid. Fortrulege saker Å sende fortrulege saker via faks, e-post eller sms er ikkje sikkert nok, dette er difor ikkje alternativ som vert vurderte. Dersom vi skal sende fortrulege saker via nettet må dokumentet krypterast av sendar og dekrypterast av mottakar med passord/sertifikat e.l. Dette er ei omstendeleg og ressurskrevjande arbeid som det ikkje er ynskjeleg å gå inn på i denne omgang. Fortrulege saker kan enten sendast ut som før, sendt ut i raudt hefte og innsamla av utvalssekretær etter møte, eller dei fortrulege sakene vert delt ut i møtet og det vert sett av tid i møtet til gjennomgang av sakene. Det siste vil gi innsparing på porto og er sikrare i forhold til at dei sensitive sakene vert levert ut i møte. Innsparingar papir, kopiering, sending Innsparing i tidsbruk til trykking. I fjor vart det sendt ut møtedokument til 49 møter. Det er ulik mengde papir og arbeid knytt til utsendinga. Men om vi reknar at trykking/sending tek i snitt 4 timar gir dette ei årleg innsparing på 196 timar. Det tilsvarar ei stilling på 11 % og ei innsparing på omtrent kr Innsparing på bruk av papir, konvoluttar og porto vil til saman utgjere kr ; porto kr , konvoluttar kr. 2000, papir kr og service på kopimaskin (servicekontroll går på mengda trykte kopiar), fargekopi, svart/kvitt kopi og toner, samla kr Utrekna på grunnlag av trykte ark i året. Skattlegging Hareid kommune har vore i kontakt med KS og fått stadfesta at politikarane ved å få enten berbar datamaskin eller nettbrett kjem under lovverket for elektroniske kommunikasjonstenester. Dei andre kommunane har ikkje teke høgde for skattelegging i i høve til elektroniske kommunikasjonstenester. Dei politikarane som får tildelt dataverkty vert skattelagt med inntil kr i året. Det er ikkje lov å legge dette inn som eit punkt i godtgjersla til politikarane, men de står sjølvsagt fritt til å endre satsane på møtegodtgjersla. Det må sjølvsagt lagast til avtale som regulerer bruken av utlevert dataverkty. Opplæring Alle som nyttar sak/arkivsystemet i ephorte må få opplæring i korleis eit saksframlegg skal opprettast, melde det opp til utval og knytte vedlegg til saksframlegget elektronisk. Dei må gjerast kjend med rutinar for utval i Hareid kommune. Dette er gjort, men det må repeterast med jamne mellomrom. Både politikarane og utvalssekretærane må, alt etter val som vert gjort, få opplæring. Erfaringsmessig spriker datakunnskapen mykje. Utvalssak nr: Side: 4 av 5

5 Eit anna val som må takast er om alle skal gå over til kommunal e-postadresse. Då slepp vi endringar i e-postadressene og forvirring når endringa ikkje er meldt inn frå dykk eller vi ikkje har registrert endringa hjå oss. Kostnaden for dette vil vere ca. kr. 200 pr år pr adresse. Arkiv Møtebøkene skal framleis oppbevarast på papir i arkivet. Det er ikkje snakk om å gå over til full elektronisk utsending av saker. Samla oppsett kostnad Vi gjer merksame på at alle prisane/utrekningane er omtrentlege. Utstyr Investering nettbrett/ (25 stk) Samla investering på 4 år Samla innsparing drift på 4 år Drift Porto, konvoluttar, papir og service på kopimaskin Drift Innsparing stilling 20% Innsparing drift Investering Miljøkonsekvensar: ja reduserar bruken av papir, bensinbruk for bilar osv. Økonomiske konsekvensar: nei ikkje dersom vi må investere i nytt dataverkty kvart fjerde år. Beredskapsmessige konsekvensar: nei Kommunestyret gjer vedtak om vi elektronisk utsending av politiske saker. Vedtaket vert gjort gjeldande frå Hareid, Bent Arild Grytten rådmann Helga Bøe-Grimstad leiar servicekontoret Utvalssak nr: Side: 5 av 5