MØTEINNKALLING. Vi ber om at forfall vert meldt til servicekontoret/utvalssekretær på telefon

Transkript

1 VOLDA KOMMUNE Utvalg: Formannskapet Møtestad: 1. etg., Samfunnshuset Dato: Tid: 16:00 MØTEINNKALLING Medlemar som er ugilde i ei sak vert bedne om å gje melding, slik at varamedlemar kan bli kalla inn. Jf. 8, 3. ledd i forvaltningslova. Vi ber om at forfall vert meldt til servicekontoret/utvalssekretær på telefon Varamedlemar får saksdokumenta førebels berre til orientering. Dei får særskilt melding når dei skal møte. B- saker er underlagt teieplikt og er unnatekne offentleg innsyn. Møtet er ope for publikum, med unnatak når b-saker vert handsama. Saksdokumenta er lagt ut til gjennomsyn på servicekontoret og på folkebiblioteket til møtet vert halde.

2 VOLDA KOMMUNE SAKLISTE Saksnr. PS 141/10 PS 142/10 Sak Godkjenning av innkalling og sakliste Nye dataløysingar for pleie- og omsorgsavdelinga i samband med Gerica Ressurs Styring og Kvalitetslosen.

3 PS 141/10 Godkjenning av innkalling og sakliste

4 VOLDA KOMMUNE SAKSDOKUMENT Sakshandsamar: Svein Berg-Rusten Arkivsak nr.: 2010/297 Arkivkode: Gerica, 630 Utvalsaksnr Utval Møtedato 142/10 Formannskapet Kommunestyret NYE DATALØYSINGAR FOR PLEIE- OG OMSORGSAVDELINGA I SAMBAND MED GERICA RESSURS STYRING OG KVALITETSLOSEN. Administrasjonen si tilråding: Det vert løyvd kr ,- til fornying av IT utstyret(inkludert inventar) i pleie- og omsorgsavdelinga. Investeringa vert finansiert ved låneopptak. Vedleggsliste: Uprenta saksvedlegg: Samandrag av saka: Datautstyret på omsorgssenteret er snart 7 år gamalt og utskifting står føre. Utskiftingsbehovet er samanfallande med kommunens satsing på overgang til elektroniske timelister og innføring av kvalitetssystemet Kvalitetslosen. Prosjekt GericaRessursStyring (GRS) er eit samarbeidsprosjekt med Ørsta. Saka vert fremja no med bakgrunn i at ein etter framdriftsplanen for innføring av GRS skal ha oppstart ved årsskiftet. Opplæring, innføringa og drift skjer parallelt med Ørsta. Saksopplysningar: Då omsorgssenteret vart tatt i bruk i 2004 vart det kjøpt inn IT utstyr som skulle gje god driftssikkerheit. Etter sju år kan ein seie at dette lukkast ein med. Men, som vi alle er kjende med, går den teknologiske utviklinga vidare. Mellom anna dukkar nye programvarer opp som kan lette kvardagen på mange vis, og som også kan frigjere manuelt arbeid samstundes som kvaliteten på arbeidet vert betre. I tillegg til dette blir det nye krav om elektronisk samhandling mellom kommunehelseteneste, fastlegar og helseføretak i forbindelse med Samhandlingsreforma. Skal vårt eige kvalitetssystem, Kvalitetslosen, få den posisjonen det

5 burde hatt, og som lova krev, må det vere elektronisk tilgjengeleg på alle personallokasjonar. Kvalitetslosen er sentral for kommunens handtering av avviksmeldingar og HMT arbeid. Med Kvalitetslosen vert dette arbeidet no elektronisk, og sikrar at meldingar kjem dit dei skal og at dei vert handterte. Det må altså leggast betre til rette på kvar personallokasjon for at tilsette kan ta i bruk både GRS og kvalitetslosen, samt vere teknisk klar til elektronisk helsefagleg samhandling med samarbeidande aktørar. Dette stiller også krav om fleire arbeidsstasjonar for dei tilsette enn det vi har i dag. GericaRessursStyring(GRS) er kort fortalt eit program som overtek for dei manuelle timelistene. GRS snakkar saman med Agresso, som er både rekneskaps- og lønssystemet i både Volda og Ørsta. All fråværsregistrering skal registrerast i GRS. Det er og eit system som lettar den administrative forvaltninga med innleige av vakter ved fråvær. Administrator(f.eks ein leiar i heimetenestene) ser umiddelbart den økonomiske konsekvensen ved å velje den eine vikaren framfor den andre. Ein vil for eksempel umiddelbart kunne sjå om ein vikar vil utløyse overtidsutgifter. Programmet har til ei kvar tid siste oppdaterte lov- og avtaleverk, slik at all godkjent føring på elektronisk timeliste vert lønsmessig korrekt vurdert. Ein vil kunne oppnå ein kvalitetsgevinst framfor at timelister vert ført og godkjent med bakgrunn i tilvisars kunnskap/ tolking av avtaleverket. GRS vil og gje totalt betre oversikt på arbeidet til den einskilde arbeidstakar sidan programmet ser alt arbeidet den einskilde har, også når ein jobbar på fleire plassar. Dette gjer det lettare å jobbe for å løyse utfordringar med deltidsproblematikk. Også i høve ulike BevegelegArbeidsTidsordningar vil programmet vere til stor hjelp. Tilsette sjølv, og leiarar, kan på ein enkel måte følgje med på at ein held seg innanfor gjeldane lover- og avtaleverk. For pleie- og omsorgsavdelinga vil ein kunne spare på at ein kan slutte med kopiering av papirbaserte timelister, no vert timelistene elektroniske og kvar arbeidstakar kan sjå sin lønsslipp på si side i programmet. 14 samtalerom/ vaktrom i pleie- og omsorgsavdelinga er dimensjonerte for ein elektronisk arbeidsstasjon. Desse romma får no to arbeidstasjonar, noko som medfører ei lita investering med supplering av kontorutstyr. For løn- og personalavdelinga vil elektroniske timelister føre til at månadleg punching av timelister etter kvart vert slutt. I 2011 får løn- og personalavd 30% stilling i fråvær grunna senior- tilrettelegging. Denne stillingsprosenten treng ikkje erstattast ved innføring av GRS, kommunen kan spare lønsmidlane. I tillegg kan dei spare ca ,- i utsendingskostnader av lønsslippar. Det har allereie vore mykje kursing saman med Ørsta på innføring- og bruk av GRS, og intensjonen har vore å ta programmet i bruk frå årsskiftet. Superbrukarar har fått opplæring og er klare til internopplæring så snart det vert lagt til rette for det. Vurdering og konklusjon: IT utstyret i pleie- og omsorgsavdelinga står uansett føre oppgradering. For å ta i bruk ny programvare og å gi tilsette muligheit til å nytte ny programvare, er det vurdert at total utskifting og etablering av fleire arbeidsstasjonar må gjerast. Investeringa vil gje innsparingar både i pleie- og omsorg og i løn- og personalavdelinga. Investeringa vil og legge grunnlag for auka kvalitet både når det gjeld lov- og avtaleverk og i høve faglege kvalitetsforbetringar. Helse og miljøkonsekvensar: Sikker og stabil handtering av lønsspørsmål knytt til turnusarbeid er openbart eit gode. At alle tilsette også får elektronisk oversikt på lønsslipp, vaktoversikt og ledige vakter vert vurdert som framskritt. Ved å etablere fleire arbeidsstasjonar slepp ein å stå i kø og vente

6 på ledig maskin, og ein kan unngå å måtte gå utover arbeidstida for å gjere seg ferdig med det elektroniske arbeidet som alle faktisk må gjere i høve dokumentasjonsplikta for tenesteytinga. Økonomiske konsekvensar: Kostnaden på suppleringsutstyret er i følgje tilbod ca ,- inkl.mva., inventar kjem i tillegg. Den kommunale IKT avdelinga ser føre seg 2-3 vekers arbeid på installasjon for dei. Innsparingar vil vere utgifter til ei 30% stilling samt andre driftsutgifter på om lag ,-. Beredskapsmessige konsekvensar: Ikkje vurdert. Jarle B Krumsvik adm. sjef Utskrift av endeleg vedtak: Klageinstans: