POLITISKE SAKSDOKUMENT:

Transkript

1 POLITISKE SAKSDOKUMENT: FRÅ PAPIR TIL PC Installasjons- og brukarrettleiing Politikar-PC Surnadal kommune 1

2 2

3 Innhald 1 Last ned PDF-XChange Viewer Installere PDF-XChange Viewer Anbefalt struktur på lagring Fornuftig lagring Dersom du brukar Windows XP: Dersom du brukar Windows 7: Lage mapper Dersom du brukar Windows XP: Dersom du brukar Windows 7: Mappestruktur Filnamn Bruke PDF-XChange Viewer Opne og lukke bokmerke Hoppe fram og tilbake i det politiske dokumentet Museknapp over objekt Notatverktøy Raud pil Gjennomstreking Skrive Link til referatsaker Angre

4 1 Last ned PDF-XChange Viewer NB! Dette gjeld kun for dei som skal bruke eigen pc. Dei som har fått utdelt pc har dette programmet installert allereie. For at politikarar skal kunne ha papirlause møte, må dei ha programvare for redigering, og endring av møtepapir. Surnadal kommune har valt programmet PDF-XChange Viewer, som er det same som Vestnes kommune brukar. 1. Last ned PDF-XChange Viewer Den finn du ved å gå inn på Surnadal kommune sine heimesider på Ve l Politikk i toppmenyen og deretter Politikar-PC nedst i venstremenyen. Her kan du laste ned programmet 2. Trykk på lenka program for å laste ned programvaren. Litt avhengig av om du brukar Internet Explorer, Mozilla Firefox, eller en annan nettlesar, vil du no få spørsmål om kvar du vil lagre fila di. Vel skrivebordet 4

5 2 Installere PDF-XChange Viewer Etter at du har lasta ned PDF-XChange Viewer, som er programmet du skal bruke på framtidige papirlause politiske møte, er vi klar for å installere PDF-XChange Viewer. Finn fram til programmet du skal installere. Den ligger no på skrivebordet, og heiter PDFXVwer.exe. Dersom den ikkje ligg på skrivebordet, kan det vere at den automatisk har hamna på nedlastingar. Denne mappa finner du ved å gå på: Start -> Dokumenter -> Nedlastinger. Når du har funne fila PDFXVwer.exe er det klart for installering. 3. Trykk ein gong på fila med venstre museknapp. Filen vil bli blå (3). 4. Trykk Enterknappen (Return-knappen) ned ein gong. OBS! Etter at installasjonen har begynt, vil mange få spørsmål om Åpen fil Sikkerhetsadvarsel. Dersom det skjer deg, er det berre å trykkje KJØR, og fortsette installasjonen. 5. Vel språk for installasjonen (5). 6. Trykk OK for å fortsette. 5

6 7. Trykk Neste for å fortsette installasjonen (7). 8. Vel så Jeg Aksepterer Lisensbetingelsene (8). Trykk så Neste (9) for å fortsette. 6

7 Denne lille installasjonsmanualen går ikkje inn på kva du skal gjere dersom du ønskjer å endre installasjonsområde. 9. Trykk neste for å fortsette installasjonen (9). 7

8 10. Forsikre deg om at A) Addon for Internet Explorer ikkje er haka av. Forsikre deg om at B) Addon for Mozilla Firefox, opera og Chrome ikkje er haka av. Trykk Neste for å fortsette (10). 8

9 11. Trykk neste for å fortsette. 12. Trykk neste for å fortsette. 9

10 1 0 Politiske saksdokument 13. Trykk for å ikkje akseptere ASK Toolbar (13A). a. Trykk for å ikkje akseptere å bytte søkeleverandør (13B). b. Trykk Neste for å fortsette (13C). 14. Trykk neste for å fortsette.

11 1 1 Politiske saksdokument 15. Trykk Installer for å installere PDFX-Change-programmet. Så er det berre å vente mens programmet installerer seg ferdig.

12 1 2 Politiske saksdokument 3 Anbefalt struktur på lagring For å ha en ordentlig struktur over mapper og filer som tilhører dei ulike utvalg, har Surnadal kommune ein anbefalt struktur. Vi skal her ta for oss anbefalt struktur, og kva vi skal gjere for å få til mappene. 3.1 Fornuftig lagring Dersom du brukar Windows XP: Gå inn på mine dokumenter (Start -> Kjør -> Mine dokumenter) Dersom du brukar Windows 7: Gå inn på Dokumenter (Start -> Dokumenter) 3.2 Lage mapper For å lage ei mappe, gjer følgjande: Dersom du brukar Windows XP: Vel FIL -> NY -> Mappe

13 1 3 Politiske saksdokument Dersom du brukar Windows 7: Trykk med høgre museknapp ein eller annan stad midt i bilete, og vel så NY -> MAPPE 3.3 Mappestruktur Vi har nokre anbefalingar på bruk av ein fornuftig struktur når det gjeld politiske dokument. Ein anbefalt mappestruktur får du i dette underkapittelet. Lag ei mappe som heiter 2011 I mappa som heiter 2011 lagar du mapper som har namn lik de politiske råd og utval du er medlem av. Eksempel på gode namn som ligg i 2011-mappa kan vere: - Kommunestyret - Formannskap - HAA - HTM - H2O I mappa Kommunestyret lagar du to mapper: - Innkallingar - Protokoller Hald venstre museknapp nede medan du merker dei to mappene med namn Innkallingar og Protokoller. OBS! Dette blir gjort for og lett kunne lage fleire mapper! Når mappene er merka, trykk høgre museknapp ned, og vel KOPIER. Du har no kopiert dei tomme mappene. Gå så tilbake til mappa som heiter Trykk på høgre museknapp på dei utvala du enno ikkje har laget mapper for.

14 1 4 Politiske saksdokument Vel så lim inn. Gjenta dette på alle mapper du ikkje har laga mapper i. For å spare tid kan du no gjere følgjande: Lag mapper som heter 2012, 2013, 2014, og Merk alle mapper som ligger rett under Trykk med høgre museknapp på mappa som heiter Vel lim inn. Gjenta på alle andre mapper med årstal. Då har du laga mappestruktur for alle politiske råd og utval du er medlem i. 3.4 Filnamn Ei anbefaling på filnamn som kan vere oversiktlege og strukturerte er: Alle innkallingar og protokoller blir namngitt etter månad først. For eksempel 03_2011 som viser til at møtet var i mars Dersom det eventuelt er ønskeleg med dato kan då filnamnet bli 03_24_2011. Dersom namnekonvensjonen blir gjort på månad_årstal(eks 03_2011), er det lett å sortere på namn. Da vil politiske dokument bli sortert på månad først.

15 1 5 Politiske saksdokument 4 Bruke PDF-XChange Viewer I denne lille brukarrettleiinga skal vi gå igjennom vanleg bruk av et PDF-program. Vi skal sjå litt på dei viktigaste verktøya for bruk av PDF-XChange Viewer Opne og lukke bokmerke Av og til er det nødvendig å lage ekstra plass på skjermen til saksdokument. Då kan det vere greitt å kunne lukke bokmerke midlertidig. Ved å trykkje på a) skjuler du bokmerke Ved å velje VIS -> Bokmerker får du fram bokmerka igjen Hoppe fram og tilbake i det politiske dokumentet Når det gjeld hopping fram og tilbake i det politiske dokumentet (frå sak til sak, mellom vedlegg osv), er det enklast å bruke Bokmerker. Under bokmerker finn du ein oversikt over alle saker som er med i det politiske møtet. Ved å trykkje på +-tegnet som er ved sida av saka, får du fram underpunkta. Ved å trykkje på Saksfremlegg hopper du direkte til saksframlegget. Ved å trykkje på +-tegnet som er ved sida av Vedlegg, viser du fram underpunkta. Då kan du ved å trykke på underpunkta hoppe direkte dit Museknapp over objekt Dersom du ønskjer å vite meir om kva et verktøy gjer i PDF-XChange Viewer, kan du halde museknappen over eit verktøy. Då vil du få opp ei tekstboble som seier noko om funksjonaliteten til verktøyet.

16 1 6 Politiske saksdokument Ved å halde musepeikar over uthevingsverktøy (a), får eg opp ein tekstboks (b) som seier noko om verktøyet Notatverktøy Ved å halde musepeikar over Notatverktøy (a), får du opp ein tekstboks(b) som gjev deg informasjon om det aktuelle verktøyet. Ved å trykkje på (a), får du opp ein palett (b) med forskjellige notatverktøy-val For å bruke kommentarfeltet, er det berre å trykkje på den plassen i dokumentet du ønskjer å kommentere Ved å trykkje på (b), får du opp forskjellige uthevingsverktøy. For å bruke kommentarfeltet, er det bare å trykkje på den plassen i dokumentet du ønskjer å kommentere

17 1 7 Politiske saksdokument Raud pil Ved å trykkje på den raude pila, får du opp eit pilverktøy. Dette kan være nyttig for å peike til noko i ditt politiske dokument. For å bruke dette verktøyet, er det nok å halde venstre museknapp nede, dra frå der pila skal starte, til der pila skal slutte. For å lage ein kommentar, er det nok å dobbeltklikke på pila du har laga Gjennomstreking For å velje eit gjennomstrekingsverktøy, er det nok å trykkje på symbolet For å gjennomstreke noko, kan du halde venstre museknapp nede, og merke teksten som skal gjennomstrekast Skrive Dersom du ønskjer å skrive noko i det politiske dokumentet, kan du trykkje på symbolet Trykk så med venstre museknapp der du ønskjer å skrive. Så er det bare å skrive i veg Link til referatsaker For å lese referatsaker, kan du finne dei på: Surnadal kommune sine heimesider under Politikk og deretter Saklister i venstremenyen. Trykk deg ned i det aktuelle utvalet og riktig dato, og nedst på sakslistene, finn du referatsakene. Desse er nummerert med RS Angre Det er fleire måtar å angre på. Ved å gå på Rediger, og så velje Angre siste handling, går du et steg tilbake på det siste du gjorde. En snarveg for dette er å halde nede CTRL-tasten medan du trykkjer på Z.